메모 작성 방법: 따라야 할 10단계

메모 작성 방법을 배우면 회사 사람들과 효과적으로 의사소통하는 데 도움이 됩니다.

메모, 메모는 비즈니스 또는 조직 내부의 내부 커뮤니케이션에 사용되는 짧은 편지입니다. 비즈니스 메모를 보낼 때 보낸 사람은 일반적으로 전체 부서와 같은 많은 사람들을 대상으로 합니다. 이것은 한 명 또는 소수의 수신자를 대상으로 하는 이메일과는 별개입니다.

조직 내의 새로운 정책을 부서에 알리고, 직원에게 정책 변경을 알리고, 회사에 예정된 이벤트를 알리는 등 여러 가지 이유로 메모를 사용합니다. 메모를 보내면 정보가 필요한 모든 사람이 동일한 정보를 받을 수 있으므로 조직 내 혼란과 불만이 줄어듭니다.

메모 작성은 어렵지 않지만 많은 사람들이 비즈니스 교육에서 메모 작성 방법을 배우지 않습니다. 이러한 유형의 비즈니스 문서를 작성해야 하는 경우 이 가이드가 잘 수행하는 데 도움이 될 것입니다.

필요한 재료

• 펜 및 종이와 같은 필기 재료
• 헤드 페이퍼
• 봉투
• 컴퓨터
• 이메일 액세스

1단계. 학습 메모 템플릿

효과적으로 작성하는 방법을 알 수 있도록 메모 템플릿을 공부하는 것을 고려하십시오. 그런 다음 메모를 효과적으로 작성하기 위해 조직 내에서 사용할 수 있는 템플릿 작성을 고려하십시오. 필요할 때 가져와서 채울 수 있는 일반적인 유형의 메모에 대한 템플릿을 만듭니다.

2단계. 제목 및 제목 줄 작성

메모 템플릿의 처음 네 줄은 제목과 제목 줄로 간주됩니다. 이것은 메모가 누구에게 왔는지, 누구에게 왔는지, 언제 보냈는지, 주요 주제가 무엇인지를 보여주기 때문에 메모의 가장 중요한 부분 중 하나입니다.

제목과 제목 줄은 다음과 같습니다.

에게:

에서:

날짜:

주제:

메모 머리글의 각 줄을 정확한 정보로 채우십시오. 그런 다음 페이지 상단의 이 정보 앞에 "메모랜덤(Memorandum)"이라고 적어 수신자가 어떤 유형의 커뮤니케이션인지 알 수 있도록 합니다. 메모의 제목은 편지의 목적이 무엇인지 명확하고 간결해야 합니다.

3단계. 메모의 목적 명시

메모의 목적을 첫 단락에 포함시키십시오. 메모의 시작 단락을 연구 논문의 논문 진술로 생각하십시오. 메모의 목적을 알려주고 독자에게 계속 읽을 이유를 제공합니다. 메모 작성은 가능한 한 간결하고 직설적인 것을 목표로 하기 때문에 이러한 유형의 비즈니스 커뮤니케이션에는 인사말을 작성할 필요가 없습니다.

메모의 첫 번째 문단은 독자에게 메모를 작성하는 이유를 알려야 합니다. "알려드리려고 글을 씁니다" 또는 이와 유사한 말을 할 수도 있습니다. 이 문단은 1~3문장이어야 하며 편지의 요점을 요약해야 합니다. 이 첫 번째 단락에 필수 정보를 입력하여 모든 사람이 통신 내용을 알 수 있도록 합니다.

4단계. 배경 정보 제공

두 번째 단락에서는 첫 번째 단락의 항목에 대한 배경 정보, 맥락 또는 뒷받침 증거를 제공합니다. 예를 들어, 첫 번째 단락이 독자를 회사 행사에 참석하도록 초대하는 경우 두 번째 단락은 독자에게 출석이 중요한 이유 또는 이벤트가 조직의 성장에 필수적인 이유를 알려줍니다.

배경 정보는 3~5문장이어야 합니다. 그러나 메모 본문에 있는 정보를 반복해서는 안 되지만 메모의 나머지 부분이 중요한 이유를 나타내는 배경 정보를 제공해야 합니다.

5단계. 후속 조치 방법 개요

이모의 본문은 요점을 간결하게 설명해야 합니다. 4~10줄 또는 3~5개의 문장을 사용하고 간결하게 유지하는 데 도움이 되는 글머리 기호를 사용합니다. 이 본문 단락에는 단락당 하나의 핵심 포인트가 있어야 합니다. 공백을 자유롭게 사용하십시오. 반복하지 마십시오.

6단계. 요점 요약

마지막 단락은 독자에게 이메일에 대한 후속 조치를 알려야 합니다. 예를 들어 초대에 회신을 요청하거나 직접 이메일로 질문을 보낼 수 있습니다. 직접적인 후속 조치가 필요하지 않은 경우 "이 문제에 관심을 가져 주셔서 감사합니다" 또는 이와 유사한 말을 하십시오. 이 단락의 요점을 요약할 수도 있습니다.

원하는 행동이 2~3문장 이상인 경우 글머리 기호나 번호가 매겨진 목록을 사용하여 사람들이 무엇을 하길 원하는지 설명하십시오. 이렇게 하면 독자가 메모를 읽고 목적을 가지고 읽지 않더라도 메모를 읽은 후 해야 할 일을 볼 수 있습니다. 보낸 사람의 이름이 머리글의 "보낸 사람" 부분에 나열되어 있기 때문에 전자 메일과 같이 메모 끝에 있는 편지에 서명하지 않습니다.

7단계. 클릭 유도 문안 포함

모든 메모에는 행동 계획이나 행동 촉구가 있어야 합니다. 독자는 자신에게 기대되는 바가 무엇인지, 그리고 그 기대를 어떻게 따를 수 있는지 알아야 합니다. 해당하는 경우 CTA에 이메일 주소와 전화번호를 포함할 수 있습니다. 의도된 작업은 첫 번째와 마지막 단락에 있어야 하며 본문에도 나타날 수 있습니다.

8단계. 직접적이고 명확한 쓰기 스타일 사용

메모의 작성 스타일은 유익하고 직접적입니다. 목표는 원하는 정보를 전달하고 원하는 작업을 요청하는 것입니다. 1인칭 및 2인칭 음성으로 작성하고 적절할 경우 명령형 문장을 사용합니다.

9단계. 필요한 경우 첨부 파일 추가

때때로 메모는 편지에 제공된 정보를 증명하기 위해 첨부 파일이 필요합니다. 독자가 쉽게 접근할 수 있는 방식으로 첨부하십시오. 이 방법은 조직의 도구에 따라 다르지만 액세스 가능한지 확인하십시오. 메모는 수많은 첨부 파일을 보내는 곳이 아닙니다. 대신 메모에 필요한 첨부 파일만 보내십시오. 긴 문장을 사용하지 마십시오.

Step 10. 메모를 보내기 전에 교정 및 편집

조직 내 여러 사람에게 메모를 보내야 하므로 보내기 전에 항상 주의 깊게 확인하십시오. 눈에 띄는 오타나 의도가 제대로 전달되지 않은 메모를 보내면 유능한 전문가로 보이는 데 도움이 되지 않습니다. 또한 정확성을 위해 메모를 교정하십시오. 연락처 정보, 날짜 및 시간이 모두 정확한지 확인하십시오. 이 정확성은 잘못된 의사 소통을 피하는 데 도움이 됩니다.

문법을 편집할 때 글을 게시하거나 제출하기 전에 글의 가독성 점수를 개선하는 데 시간을 할애하는 것도 좋습니다.