업무용 이메일 작성 방법: 단계별

제목과 인사말부터 보내기 버튼 누르기까지 간단한 10단계로 비즈니스 커뮤니케이션을 위한 전문 이메일을 작성하는 방법을 알아보세요.

이메일은 틀림없이 오늘날 비즈니스 커뮤니케이션의 기본 형식입니다. 이것은 좋은 이메일 에티켓을 갖고 효과적인 이메일 메시지를 작성하는 방법을 아는 것이 매우 중요한 기술임을 의미합니다.

다음은 매번 훌륭한 이메일 메시지를 작성하는 데 도움이 되는 매우 간단한 10단계입니다.

완벽한 전문가용 이메일을 위한 10가지 쉬운 단계

1단계. 이메일 템플릿 선택

이메일 작성이 자신에게 적합하지 않은 경우 처음부터 끝까지 좋은 이메일을 작성하는 과정을 안내하는 이메일 템플릿을 선택할 수 있습니다. 온라인에서 사용할 수 있는 다양한 이메일 템플릿이 있거나 이메일 호스트의 템플릿을 사용하도록 선택할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft Outlook에는 멋진 메시지를 작성하는 데 도움이 되는 몇 가지 이메일 템플릿이 있습니다. 많은 최고의 이메일 작성 앱도 마찬가지입니다.

2단계. 제목 작성하기

가장 효과적인 이메일에는 눈길을 끄는 제목이 있습니다. 제목에 이메일의 목적을 설명할 뿐만 아니라 흥미롭고 클릭할 수 있는지 확인하세요. 제목 줄을 비워두거나 모호하게 두면 메시지가 수신자의 스팸 폴더로 이동하거나 간과될 위험이 있습니다.

3단계. 인사말 선택

이메일 수신자를 어떻게 맞이할 것인지 결정하십시오. 그 사람의 이름을 사용하시겠습니까, 아니면 "Dear Sir", "Dear Mr." 또는 "To Whom It May Concern"과 같은 일반적인 이름을 사용하시겠습니까? 일반적으로 받는 사람의 이름을 직접 부르는 것이 일반적인 인사말보다 더 효과적인 이메일이 됩니다. 받는 사람의 이름을 모르는 경우 사업장에 전화를 걸어 누구에게 이메일을 보내야 하는지 물어보십시오.

4단계. 이메일의 목적 명시

이메일 소개에는 목적을 명확하게 명시해야 합니다. 이 정보가 미리 제공되고 훑어보고 훑어보기 쉬운 방식으로 배치되어 있는지 확인하십시오. 이렇게 하면 수신자가 정보를 더 쉽게 읽고 흡수할 수 있습니다. 이메일 수신자가 이메일을 너무 빨리 읽어서 끝까지 읽지 못하는 경향이 있는 경우 목적을 미리 정하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

5단계. 이메일 본문 작성

이 프로세스의 가장 어려운 단계 중 하나는 이메일 본문을 작성하는 것입니다. 간결하게 작성하십시오. 너무 장황하거나 "xyz"에 대해 너무 자세히 설명하지 마십시오. 중요한 정보를 눈에 띄게 할 수 있는 글머리 기호를 포함하고 텍스트를 읽기 어렵게 만들 수 있는 이탤릭체를 사용하지 마십시오.

6단계. 후속 조치 시기 말하기

수신자로부터 회신을 받지 못한 경우 후속 조치 계획을 밝히지 않고 이메일을 끝내지 마십시오. 특히 어떤 종류의 문서를 요청하는 경우 응답할 시간을 충분히 줍니다. 그렇긴 하지만 수신자가 귀하가 실제로 다시 연락할 것이라는 것과 귀하가 그렇게 할 일반적인 시간 프레임을 알고 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

7단계. 사인오프 및 이메일 서명 선택

다음으로 로그오프 방법을 선택하고 전자 메일 서명을 포함해야 합니다. 일반적인 전문가용 사인오프 옵션은 다음과 같습니다.

• 진정으로,
• 고맙습니다,
• 친애하는,
• 공손히,
• 감사합니다.

사인오프 아래에 성명을 인쇄해야 하지만 가능한 경우 이메일 서명도 포함해야 합니다. 이것은 이 목적에 맞는 앱에서 생성한 디지털 서명이거나 실제 서명의 이미지일 수 있습니다. 의무 사항은 아니지만 전자 메일 통신 끝에 개인 서명을 추가하면 보다 개인적이고 전문적인 통신이 될 수 있습니다.

8단계. 서명에 연락처 정보 포함

이메일을 보내는 사람이 여러 가지 방법으로 다시 연락할 수 있도록 이메일 서명에 연락처 정보를 포함해야 합니다. 귀하의 전화번호, 귀하의 소셜 미디어 또는 LinkedIn 정보, 귀하의 전체 이름 및 관련되거나 적용 가능한 기타 추가 정보를 포함하십시오.

9단계. 오타에 대한 이메일 교정

받는 사람에게 이메일을 보내기 전에 실수나 오타가 있는지 이메일을 다시 확인하는 것을 잊지 마십시오. 간단하고 고칠 수 있는 실수가 있는 경우 독자를 즉시 ​​미루는 아름다운 형식의 전문 이메일을 가질 수 있습니다. Grammarly는 오류를 쉽게 찾아 제거하는 데 도움이 되는 이메일용 플러그인을 제공합니다.

이메일에 Grammarly를 추가하는 방법을 알아보세요.

10단계. 보내기 버튼 누르기

틀림없이 이메일을 작성할 때 가장 긴장되는 부분은 보내기 버튼을 누르는 것입니다. 특히 Gmail을 사용하고 있는데 전송이 지연되는 경우에는 더욱 그렇습니다. 보내기 전에 이메일을 여러 번 교정했는지 확인하십시오. 중요한 이메일인 경우 자신에게 보내고 다시 교정한 다음 원하는 수신자에게 보냅니다.

전문 이메일의 예

다음은 서비스 제공업체가 고객에게 전문적으로 작성한 이메일의 예입니다.

제목 줄: 다시 전화해 주십시오: 지난 달 진행 상황 보고서

안녕 마이클,

지난 달의 프로젝트 진행 보고서를 검토할 준비가 되었습니다. 자세히 검토할 기회가 있는지 확인하고 싶습니다. 귀하의 편의를 위해 여기에 첨부되어 있습니다. 가장 중요한 메트릭을 지적하고 질문에 답할 수 있는 보고서를 검토할 회의를 설정하려면 저에게 전화해 주십시오.

이번 주말까지 연락이 없으면 제가 가지고 있는 휴대폰 번호인 555-239-5512로 전화를 드리겠습니다.

시간 내 주셔서 감사합니다,

제시카 윌슨

Content Marketing 4 U 프로젝트 매니저

555 이스트 브로드웨이 스트리트

올랜도, FL 65987

555-377-6671

[email protected]

제목 줄은 통신이 지난 달의 진행 보고서에 대한 것이며 보낸 사람이 이에 대해 전화를 걸고 싶어한다는 것을 독자에게 즉시 알립니다. 이메일의 시작 부분에는 목적과 검토를 위해 보고서가 첨부되어 있음이 명시되어 있습니다. 전화 회의 요청이 이루어지고 발신자는 수신자에게 언제 어떻게 후속 조치를 취할 것인지 명시합니다.

이렇게 하면 진행률 보고서에 대한 통신에 대한 기대치와 경계가 설정되고 수신자는 서비스 공급자가 당면한 문제의 중요성을 이해하고 있음을 알 수 있습니다. 이메일의 끝 부분에는 받는 사람이 가장 편리한 방법으로 연락할 수 있도록 발신자의 모든 공식 연락처 정보가 포함되어 있습니다.

전문적인 이메일을 작성하는 방법에 대한 마지막 말

비즈니스 커뮤니케이션은 그 어느 때보다 디지털화되었으며 이는 기하급수적으로 증가할 것으로 예상됩니다. 간결하고 직설적인 방식으로 효과적으로 커뮤니케이션하는 전문적인 이메일을 작성하는 방법을 배우는 것은 오늘날의 모든 직원이 배워야 하는 것입니다.

전문적인 이메일 메시지 작성에 대한 FAQ