전문적인 이메일을 작성하는 방법 – 5가지 쉬운 단계 및 5가지 모범 사례

전문적인 이메일을 작성하는 방법을 알아내는 것은 어려울 수 있습니다. 걱정하지 마세요. 당신은 혼자가 아닙니다.

우리 대부분은 매일 직장에서 이메일을 작성해야 하지만 말처럼 쉽지 않습니다. 매일 비즈니스 이메일을 작성하더라도 영어로 효과적으로 의사 소통하는 방법을 배운 적이 없다는 느낌이 들 수 있습니다. 내 요점을 명확하게 전달하는 방법은 무엇입니까? 정중하면서도 친근하게 보이려면? 이메일을 어떻게 시작해야 하나요?

새 이메일을 열면 대개 무슨 말을 하고 싶은지 정확히 알지만… 커서가 깜박이면 단어가 머릿속에 맴돌 수 있습니다. 생각을 추측하거나 쓰기 능력을 의심하기 시작할 수도 있습니다. 작가의 차단이 현실적이지만 전문적인 이메일을 보내는 방법을 배울 때 연습이 완벽합니다. ‍

이 5단계 및 모범 사례를 통해 모든 직장 상황에서 최선을 다하는 데 도움이 되는 이메일을 작성할 수 있습니다.

전문적인 이메일을 작성하는 5가지 쉬운 단계

작업에 대한 콜드 이메일을 보내거나, 두 사람을 서로 소개하거나, 판매 리드에 후속 조치를 취하는 경우 이 간단한 단계를 통해 목표를 달성하는 효과적인 이메일을 작성하도록 안내합니다.

1. 올바른 인사말과 함께 멋진 시작
2. 감사합니다
3. 목적을 설명하라
4. 클로징으로 좋은 인상 남기기
5. 전문적으로 승인
   

1. 올바른 인사로 멋진 출발

비즈니스 이메일을 작성할 때 "안녕하세요"라는 더 멋진 단어인 인사말이라고도 하는 전문적인 인사말로 가능한 한 좋은 첫인상을 남기는 것이 중요합니다.

독자를 잘 모른다면 항상 형식적인 이메일 인사말로 이메일을 여십시오.

• 친애하는 <이름>님,
  

새로운 관계를 시작하기 위해 연락을 취하는 경우 성을 사용해야 합니다.

• 친애하는 Ms./Mrs./Mr. <성>,
  

그 사람과의 업무 관계가 좀 더 캐주얼하다면, 좀 더 친근한 인사말을 사용해도 괜찮습니다.

• 안녕하세요 <이름>님.
  

연락할 사람에 대해 가능한 한 많이 배우는 것은 항상 좋은 생각입니다. 쓰는 사람의 이름을 모르는 경우 일반적으로 "Dear Sir or Madam" 또는 "To Whom It May Concern:"을 사용하는 것이 안전합니다. 후자 옵션에서 불규칙한 대문자와 구두점을 확인하고 첫 번째 옵션이 때로는 너무 형식적이어서 구식이거나 답답하거나 정치적으로 올바르지 않은 것으로 보일 수 있습니다.

2. 감사하라

처음으로 누군가에게 연락을 하든, 조직에 연락을 하는 사람에게 답장을 하든, 누군가에게 답장을 듣든 받는 사람에게 감사를 표하는 것으로 시작하는 것이 적절합니다.

처음 연락하는 경우 시간을 내어 이메일을 읽어준 사람에게 감사를 표하고 이름을 적어야 합니다.

• 시간을 내어 제 이메일 <이름>을 읽어주셔서 감사합니다.
  

조직 외부의 누군가가 문의를 위해 연락하는 경우 다음과 같이 말할 수 있습니다.

• <회사명>에 연락해 주셔서 감사합니다.
  

누군가 귀하의 이메일에 답장을 보내면 다음과 같이 말하십시오.

• 빠른 답변 감사합니다.
  

감사를 표현하는 것은 독자가 다음에 작성하는 내용을 더 잘 받아들이게 하고, 존중하는 사람으로 보이도록 하며, 좋은 이메일 에티켓의 일부입니다.

3. 목적 설명

시간을 내어 이메일을 읽어준 수신자에게 감사를 표한 후 의사 소통을 시작하는 경우 목적을 설명하는 것으로 시작하십시오.

• [제품 제공 X]에 대해 여쭤보려고 글을 씁니다.
• [채용 Y]에 대해 글을 씁니다.
  

회사에 대한 문의를 받은 경우 질문에 답하거나 고객을 적합한 동료와 연결하여 답변을 제공하세요.

• 귀하의 질문에 대한 답변은 [그들이 요청한 정보]입니다.
• [주제 Z]에 대한 귀하의 문의를 처리할 수 있는 동료 <이름>(참조)과 연결하겠습니다.
  

첫 번째 단락의 상단에서 목적을 명확히 한 다음 이메일의 본문 텍스트로 이동합니다. 그러나 독자는 귀하와 마찬가지로 바쁜 전문가라는 사실을 기억해야 합니다. 문장을 간결하게 유지하여 요점을 빠르게 전달하십시오.

4. 좋은 인상을 남겨라

이메일을 보내기 전에 독자에게 다시 한 번 감사 인사를 전하고 정중한 마무리 말을 덧붙이는 것이 좋습니다.

다음과 같은 내용으로 시작하십시오.

• 양해해 주셔서 감사합니다. <이름> 님.
• <이름>님, 고려해주셔서 감사합니다.
  

그런 다음 마무리 단락을 정중하게 마무리하십시오.

• 질문이나 우려 사항이 있으면 주저하지 말고 연락하세요.
• 여러분의 의견을 기다리겠습니다.

5. 전문적으로 승인

마지막 단계는 귀하의 이름으로 마감하는 전문 이메일을 포함하는 것입니다. 전통적으로 이것을 "축하"라고 하지만 이 단어는 인사말과 마찬가지로 약간 구식입니다. 적절한 이메일 에티켓에 따르면 승인 절차의 형식은 인사말과 일치해야 합니다.

이메일을 비공식적으로 시작한 경우 승인을 위한 좋은 선택은 다음과 같습니다.

• 진정으로,
• 안부 인사,
• 최고의 소원,
  

인사말이 더 캐주얼한 경우 다음으로 마무리하는 것이 좋습니다.

• 최상의,
• 여전히,
• 감사합니다,

닫은 뒤에 쉼표를 잊지 말고 다음 줄에 이름을 추가하는 것은 물론입니다.

받은 편지함 외부의 식별 및 커뮤니케이션 요구 사항을 위해 전문 이메일에 전체 이름, 직위, 회사 및 관련 연락처 세부 정보가 포함된 이메일 서명을 포함하는 것이 일반적입니다.

전문적인 이메일 작성 방법 – 모범 사례

이 섹션에서는 전문적인 이메일 작성을 위한 가장 중요한 모범 사례를 다룰 것입니다. 각 이메일의 내용은 다르지만 모든 이메일에 적용되는 일반적인 원칙이 있습니다. 이 지침을 최종 체크리스트로 사용하여 메시지로 성공할 수 있는 모든 기회를 스스로에게 줄 수 있습니다.

다음은 전문적인 이메일 작성을 위한 5가지 모범 사례입니다.

1. 받는 사람 이해하기
2. 톤에 신경쓰세요
3. 짧고 달콤하게 유지
4. 명확성을 위한 형식
5. 보내기 전에 교정

1. 받는 사람 이해하기

누구에게 편지를 쓰고 있습니까? 누군가의 이메일 주소 없이는 설득력 있는 이메일을 작성할 수 없다는 것이 명백하기 때문에 어리석게 들릴 수 있습니다.

하지만 B2B 업무를 하는 경우에도 기업이 아닌 사람에게 글을 쓴다는 사실을 기억해야 합니다.

우리 중 누구도 직업이 아니며 사람의 가장 좋은 점은 우리가 인간이라는 것입니다. 따라서 사람에게 쓰는 것임을 기억하십시오. 가볍고 친절하며 대화를 유지하십시오. 항상 기분을 고양시키고 귀하의 응답에 도움이 되도록 하십시오. 수신할 이메일 유형을 작성하십시오.

2. 어조에 주의

누구에게 편지를 쓰느냐에 따라 이메일의 분위기가 달라지고 종종 인사와 마무리도 결정됩니다. LinkedIn 이력서를 보낸 후 채용 담당자에게 후속 조치를 취하거나 판매를 성사할 수 있도록 리드를 쉽게 육성할 수 있도록 긍정적인 첫 번째 연락처를 만들고 싶을 수도 있습니다. 이러한 상황에는 종종 다양한 어조가 필요합니다. 입사 지원에 대한 후속 이메일은 고객 유치를 목표로 하는 이메일보다 더 형식적이어야 합니다. ‍

3. 짧고 달콤하게 유지

전문적인 이메일은 짧고 간결하게 유지하는 것이 가장 좋습니다. 당신이 말하려는 것을 명확하고 간결하게 전달하여 당신이 상대방의 시간을 존중한다는 것을 상대방이 이해할 수 있도록 하십시오. 3~5개의 문장으로 구성된 1~3개의 짧은 단락이면 충분합니다. 하지만 너무 짧게 유지하지 않는 것이 중요합니다. 전문적인 이메일은 최소 3문장이어야 합니다.

4. 명확성을 위한 형식

이메일을 읽기 쉽게 만들려면 단락 나누기로 여러 구성 요소를 구분하십시오. 글머리 기호 또는 번호 매기기 목록을 사용하여 메시지에 더 많은 구조를 가져오는 것을 고려하십시오. 가장 중요한 것을 강조하고 싶다면 글꼴 색상을 변경하는 대신 굵게 사용하십시오. 그러나 이메일에서 두 개 이상의 단어나 구문에 굵은 글씨체를 사용하지 마십시오. 글꼴을 선택할 때 고전을 고수하고 표준 글꼴 크기를 사용하십시오.

5. 보내기 전 교정

마지막으로, 작성한 내용이 명확하고 간결하게 읽히도록 주의 깊게 다시 확인해야 합니다. 업무용 이메일의 잘못된 의사소통은 많은 값비싼 실수를 유발할 수 있으며, 철자 오류와 문법 오류는 필연적으로 다른 사람의 당신에 대한 인식을 해칠 수 있습니다. 이메일이 완벽하다고 생각되더라도 받는 사람의 이름이 정확한지 확인하십시오.

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