공식 이메일을 작성하는 방법

공식 이메일을 어떻게 작성해야 할지 막막하신가요? 걱정하지 마십시오. 당신은 혼자가 아닙니다. 공식 이메일을 시작하는 것은 메시지가 더 자주 중요하기 때문에 어려운 작업이 될 수 있습니다. 그러나 공식 이메일 작성은 우리 모두가 배울 수 있는 것입니다. 이 기사에서는 공식 이메일을 시작하는 방법, 공식 이메일을 종료하는 방법 및 공식 이메일 서명을 포함하여 공식 이메일 형식에 대해 설명합니다. 또한 공식 이메일 샘플 10개를 제공하고 그 어느 때보다 빠르게 공식 이메일을 작성하는 데 도움이 되는 Flowrite의 이메일 템플릿을 소개합니다.

공식 이메일이란 무엇입니까?

공식 이메일은 응답이 필요한 사람(또는 그룹)에게 보내는 공식 이메일 유형입니다. 모든 공식 이메일과 마찬가지로 공식 이메일은 전문적이어야 하며 공식 구조, 제목, 인사말 및 서명과 함께 올바른 형식이어야 합니다.

공식 이메일의 예는 다음과 같습니다.

• 병가 메시지
• 회의 초대
• 누군가를 정식으로 소개하기
• 통지서 제출
• 누군가에게 감사

예를 들어, 사직서나 휴가 요청과 같은 공식 이메일은 다른 사람들과 공유할 수 있는 공식적인 요청입니다. 다시 말하지만, 그러한 메시지에서 가능한 한 정중하고 전문적인 태도를 취하면 긍정적인 반응을 얻을 수 있습니다.

상사, 교수, 동료, 고객 또는 잠재적인 비즈니스 파트너에게 이메일을 보낼 수 있습니다. 당신이 사용하는 언어와 당신이 얼마나 격식을 갖추었느냐에 따라 받는 사람이 당신을 인식하는 방식에 영향을 미칠 수 있다고 연구원들은 말합니다. "인터넷의 언어 또는 텍스트 사용은 일상적인 상호 작용에는 적합하지만 전문적인 맥락에서는 부적절할 수 있습니다."라고 결론지었습니다.

교훈? 공식 이메일을 작성할 때 적절한 구조를 유지하고 형식적으로 작성하십시오.

공식적인 공식 이메일을 작성하는 것은 단지 전문적인 작업이 아닙니다. 실용적이기도 하다. 공식 이메일 형식도 메시지가 흐릿하고 혼란스러워지는 것을 방지하도록 구성되어 있습니다. 공식 이메일에 대한 가이드를 따르면 결과를 생성하는 명확한 서신을 작성하는 데 도움이 됩니다.

공식 이메일은 어떻게 작성합니까?

공식 이메일 작성 형식의 이 단계별 프로세스와 이 섹션을 읽을 때쯤이면 공식 이메일을 작성하는 방법에 대해 알아야 할 모든 것을 알게 될 것입니다.

공식 이메일 형식

모든 공식 이메일의 구조는 간단하므로 마스터하는 데 오랜 시간이 걸리지 않습니다.

효과적인 공식 이메일에는 다음을 포함하여 네 부분이 있습니다.

• 인사
• 오프닝 라인과 바디
• 종결
• 서명

각 서신은 동일한 형식의 이메일 구조를 따르므로 일단 마스터하면 몇 분 안에 효과적인 이메일을 만들 수 있습니다.

공식 이메일을 시작하는 방법

모든 공식 이메일은 'Dear'로 시작합니다.

아는 사람에게 편지를 쓸 때는 전체 이름을 사용하세요. 작동 방식은 다음과 같습니다.

• "친애하는 폴 로버츠,"

이메일 인사말에 제목을 사용해야 합니까? 하지 않는 것이 좋습니다. Mr and Mrs와 같은 경어를 사용하는 것은 구식이며 기분을 상하게 할 수 있으므로 버리십시오. 마찬가지로 '친애하는 각하/부인'과 '누구에게 걱정거리'도 버려야 할 때다.

공식 이메일 인사말

그러나 사람의 전체 이름을 모르거나 그룹에 주소를 지정하는 경우 어떻게 됩니까?

누군가의 이름이 없는 경우(예: LinkedIn에서 찾을 수 없는 경우) 직무를 사용하는 등 다른 방법으로 이름을 지정하세요.

작동 방식은 다음과 같습니다.

• 친애하는 마케팅 매니저님,
• 인사담당자님,
• 친애하는 팀,

어떤 사람들은 공식 이메일에서 "안녕하세요"를 인사말로 사용할 수 있는지 알고 싶습니까? 그것은 당신에게 달려 있지만 공식 이메일에서 우리는 당신이하지 않는 것이 좋습니다. 증거와 일화에 따르면 이러한 경우에는 비공식적인 접근 방식이 적절하지 않습니다.

우리의 조언은 당신이 원하는 응답과 결과를 얻을 수 있는 가장 좋은 방법일 가능성이 높기 때문에 시도되고 테스트된 커뮤니케이션 접근 방식을 고수하는 것입니다. 우리 기사에서 이메일을 시작하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

오프닝 라인과 바디

여기에서 자세한 내용을 다루지는 않겠지만 공식 이메일은 응답을 받기 위한 것이므로 질문을 명확하게 하세요!

일반적으로 첫 번째 문장은 귀하가 누구인지 소개하고 이메일을 보내는 이유를 설명합니다. 다음 문장은 귀하의 요청, 질문 또는 메시지를 다룹니다. 아래의 10가지 공식 이메일 예에서 이 구조를 어떻게 사용했는지 확인할 수 있습니다.

메시지에서 적절한 어조를 사용하는 것이 중요하므로 공식 이메일을 작성하기 전에 올바른 단어를 찾는 것의 힘을 이해하는 것부터 시작하십시오.

공식 이메일 종료

전통적인 공식 이메일 승인은 그 사람의 이름을 알고 있는 경우 "진심으로"를 사용하고 모를 경우(또는 그룹에 편지를 쓰는 경우) "충실하게"를 사용하는 것입니다.

이 두 가지 공식 이메일 끝은 모든 상황에서 귀하를 포함해야 합니다. 그래도 원하는 경우 다음을 포함하여 다른 엔딩을 사용할 수도 있습니다.

• 진정으로
• 문안 인사
• 행복을 빌며

공식 이메일 끝부분의 선택은 컨텍스트와 커뮤니케이션 대상에 따라 크게 달라집니다. 아는 사람이 있으면 조금 덜 격식을 차릴 수 있습니다. 그러나 반면에 처음으로 메시지를 보냈거나 의사 소통 기술에 자신이 없다면 표준 이메일 끝 부분을 고수하십시오.

이메일 종료 방법에 대한 주제를 다루었으므로 더 많은 조언과 지침이 필요하면 확인하십시오.

공식 이메일 서명

공식 이메일 서명에는 다음을 포함하여 귀하에 대한 필수 정보가 포함되어 있습니다.

• 이름
• 직위
• 회사(해당되는 경우)
• 이메일 주소
• 전화 번호

이것들은 좋은 이메일 서명의 기본 사항이지만 관련이 있는 경우 더 자세한 내용을 자유롭게 추가할 수 있습니다. 예를 들어 원하는 경우 소셜 미디어 계정, 제품 링크 또는 회사 로고에 대한 링크를 포함할 수 있습니다.

공식 이메일 에티켓

비즈니스 커뮤니케이션은 비즈니스 이메일 에티켓이라고 하는 일련의 규칙을 따릅니다. 이 규칙은 이메일 작성 방법을 안내하고 메시지가 효과적으로 전달되도록 합니다.

다음은 더 나은 비즈니스 메시지를 작성하기 위해 알아야 할 10가지 필수 공식 이메일 에티켓 팁입니다.

1. 매력적인 제목 라인 만들기
2. 자기소개를 먼저 하세요
3. 짧고 메시지의 요점을 파악하세요.
4. 웃기려고 하지마
5. 이모티콘을 사용하지 마세요
6. 표준 글꼴에 충실
7. 무엇을 원하는지, 언제, 왜 원하는지 명확히 하십시오.
8. 보내기 전에 맞춤법과 문법을 확인하세요.
9. 큰 첨부 파일을 포함하지 마십시오.
10. 참조 및 숨은 참조를 드물게 사용

10가지 공식 이메일 샘플

우리의 요점을 설명하는 데 도움이 되도록 위에서 설명한 원칙과 실제 단계를 보여주는 10개의 공식 이메일 샘플을 만들었습니다. 공식 이메일 샘플에서는 응답이 필요한 명확한 서신을 보내야 하는 실제 사례에 중점을 두었습니다. 이 예는 메시지를 구조화하는 방법을 보여주지만 복사하여 붙여넣지는 마십시오. 각 공식 이메일을 개인화하여 전문적인 이메일이 되도록 하는 것이 중요합니다. 시작할 준비가 되셨습니까?

공식 소개 이메일 샘플

공식 소개 이메일은 비즈니스에서 확장할 수 있는 일반적인 예의입니다. 예를 들어, 이미 알고 있는 사람에게 고객, 고객 또는 잠재적인 새 직원을 소개할 수 있습니다. 공식 이메일 소개 템플릿에서 신뢰할 수 있는 고객을 새로운 제공업체로 추천하고 있습니다. 아래에서 작동 방식을 확인하세요.

병가 공식 이메일

우리 모두가 이따금 아프다는 것은 슬픈 사실이며, 당신은 계약상 당신이 오늘 일할 수 없을 것이라는 사실을 관리자에게 알려야 합니다. 따라서 병가 템플릿에 대한 이 공식 이메일에서 우리는 일을 할 수 없다는 점을 분명히 하고 있지만 언제 직장에 복귀하기를 희망하는지에 대한 세부 정보와 함께 긍정적인 메모로 끝맺습니다.

공식 사임 이메일

역할을 떠나기로 결정하면 공식 사임 이메일을 보내야 합니다. 이 공식 이메일은 자리를 떠나는 시작을 표시하고 시계를 째깍거리기 시작합니다. 이 예에서는 새로운 역할을 시작하는 데 필요한 필수 정보를 요청하면서 긍정적으로 고용을 끝내는 전문적인 공식 사직 이메일을 작성하는 방법을 보여줍니다.

공식 회의 초대 이메일

공식 초대 이메일을 만드는 것은 모든 전문 직원의 핵심 기술입니다. 이 공식 회의 초대 이메일에서 우리는 팀을 언급하고 이를 반영하기 위해 인사말과 승인을 변경했습니다. 보시다시피, 우리는 우리가 무엇을, 언제, 왜 요구하는지 명확했습니다. 공식 회의 초대 이메일을 살펴보십시오.

공식 초대 이메일

이 공식 초대 이메일에서는 개인의 이름을 언급하고 있습니다. 보시다시피 이렇게 하면 인사말과 승인이 변경되고 메시지에서 보다 구체적이고 대상이 지정될 수 있습니다. 이것이 어떻게 작동하는지 봅시다:

고객에게 공식 이메일을 작성하는 방법

고객을 대할 때 규칙을 준수하고 존중하는 것이 중요합니다. 고객에게 보내는 이 공식 이메일에서는 주문에 대한 추가 정보를 요청하고 있지만 이메일 템플릿 자체는 발생할 수 있는 여러 상황에 맞게 조정할 수 있습니다. 개요로 사용하고 특정 요구 사항에 맞게 개인화하십시오.

직업에 대한 공식 이메일을 작성하는 방법

이력서 또는 취업 지원서를 제출하는 것은 공식 이메일이 필요한 일반적인 상황입니다. 이 예에서 직업에 대한 공식 이메일을 작성하는 방법, 우리는 친절하지만 우리가 제공한 것에 대한 세부사항을 요청하고 다음 단계에 대한 추가 정보를 요청하는 것을 포함하여 집중하고 있습니다.

공식 2주 알림 이메일

효과적인 사직 이메일을 작성하는 방법을 이미 다루었지만 이 공식 2주 통지 이메일은 훨씬 더 짧고 집중적입니다. 이러한 이메일은 단기 직업이나 특정 이유로 떠날 수 있는 역할에 적합합니다. 불행히도 여기에는 오해의 여지가 없습니다.

공식 이메일 회신 샘플

누군가가 당신에게 이메일을 보내는 데 어려움을 겪을 때, 당신이 이메일을 받았다는 것을 인정하고 이메일로 무엇을 할 계획인지 설명하는 것이 예의입니다. 이 공식 이메일 회신 샘플에서는 모든 상황에서 사용할 수 있는 짧고 집중적인 보류 회신을 제공합니다.

공식 감사 이메일

공식적인 감사는 회사 전체에서 공유되고 미래를 위해 저장 및 저장되는 공식적인 서신입니다. 짧고 직설적인 이 공식 감사 이메일은 짧고 감미로우면서도 올바른 감정을 표현합니다.

Flowrite의 공식 이메일 템플릿

절차를 따르면 공식 이메일을 작성하는 것이 간단합니다. 이 기사의 공식 이메일 샘플은 필요에 따라 조정할 수 있는 개요를 제공해야 합니다. 그러나 더 쉬운 방법이 있습니다. Flowrite는 짧은 지침을 바로 보낼 수 있는 이메일 및 메시지로 변환하는 AI 작성 도구입니다. 공식 이메일을 작성하는 데 적합한 단어를 찾는 데 여전히 어려움을 겪고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 Flowrite는 시작하는 데 도움이 되고 영감을 제공하거나 전체 이메일을 작성할 수도 있습니다. 아래 예에서 볼 수 있듯이 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.

결론

공식 이메일 작성 형식이 아직 망설여지시나요? 그렇게 생각하지 않았다. 이 기사에서는 공식 이메일 인사말과 공식 이메일 끝을 포함하여 공식 이메일 형식을 여러 부분으로 나누려고 했습니다. 이 접근 방식이 공식 작성 방법을 배우는 데 도움이 되었기를 바라며 이제 공식 이메일 작성에 더 자신감을 갖게 되었습니다. 기사가 도움이 되었다고 생각합니다. 회사 전체에서 공식 이메일을 더 쉽게 시작할 수 있도록 팀과 공유하십시오. 최소한 다음 번에 공식 우편물에 대해 확신이 서지 않을 때 사용할 수 있도록 페이지를 북마크에 추가하십시오. 마지막으로, 더 나은 이메일을 더 빨리 작성할 수 있도록 도와주는 Flowrite와 공식 이메일 템플릿을 잊지 마십시오.