더 나은 이메일을 보내는 방법에 대한 20가지 팁

더 나은 이메일을 작성하는 방법이 궁금하십니까? 글쎄요, 좋은 이메일 쓰기는 기본을 아는 것에서 시작됩니다.

자신감이 생기면 더 많은 뉘앙스를 적용하여 이메일 작성 기술을 더욱 향상시킬 수 있습니다. 기술 수준을 높이는 데 더 나은 이메일을 보내는 방법에 대한 책, 과정 또는 수업이 필요하지 않습니다. 이 블로그 게시물을 읽는 데 10분을 투자하면 모든 상황에서 좋은 이메일 메시지를 작성하는 데 필요한 모든 것을 알게 됩니다. 그것은 무한한 ROI의 잠재력을 지닌 경력에 대한 투자입니다.

다음으로, 시작 지점에 관계없이 더 나은 이메일 작성자가 되는 데 도움이 되는 20가지 이메일 작성 팁입니다.

1. 받는 사람을 고려하라

모든 전문적인 커뮤니케이션에서 청중을 가장 먼저 고려해야 합니다. 이메일을 읽을 사람은 어조부터 내용까지 이메일을 작성하는 방법을 결정합니다. 저것과 같이 쉬운.

동의하지 않는 경우 가족 및 친구는 물론이고 상사, 동료, 고객 및 계약자와 비슷하게 의사 소통하는지 고려하십시오. 동료와 의사 소통할 때 비즈니스 문의를 할 때만큼 이메일이 형식적일 필요는 없습니다. 기능별 용어 중 일부는 팀원 간의 교환에는 효율적일 수 있지만 최고 경영진에게는 혼란스럽습니다.

또한 청중에는 첫 번째 항목에 중점을 두고 "받는 사람:", "참조:" 및 "숨은 참조:" 필드에 추가된 모든 사람이 포함됩니다. 하나의 청중을 사용하면 메시지를 개인화하고 수신자를 위한 접근 방식을 쉽게 조정할 수 있습니다. 타이핑을 시작할 때 보낸 사람과 받는 사람 사이의 관계와 이전 서신을 반영해야 합니다.

2. 이메일에 대한 명확한 목표 설정

이메일을 쓰기 시작하기 전에 이메일의 목적에 대해 명확하지 않은 경우 수신자도 아닐 것이라고 확신할 수 있습니다. 메시지를 통해 달성하고자 하는 바를 명확히 하면 종이에 펜을 대기로 결정했을 때 자신을 효과적으로 표현하는 데 도움이 됩니다.

모든 좋은 이메일에는 단 하나의 목표가 있습니다. 이것을 '한 가지 규칙'이라고 합니다. 이메일에서 한 가지만 다루면 수신자가 더 쉽게 이해하고 조치를 취할 수 있습니다. 이메일에서 둘 이상의 작업을 요청하면 혼란을 야기하여 비효율적인 커뮤니케이션으로 이어질 수 있습니다.

메시지의 목표를 정의하기 위해 다음과 같은 질문을 스스로에게 할 수 있습니다.

• 받는 사람에게 무엇을 요청합니까?
• 그들이 어떻게 느끼기를 원하십니까?
• 그들은 어떻게 대응해야 합니까?
  

때로는 하나의 이메일에서 동일한 주제에 대해 여러 가지를 다루어야 하는 경우가 있습니다. 이 경우 글머리 기호 또는 번호 목록을 사용하여 메시지 형식을 명확하게 지정하는 것이 점점 더 중요해지고 있습니다. 다른 이메일 구성 요소를 강조 표시하면 받는 사람이 더 쉽게 메시지를 처리하고 필요한 모든 것을 다루는 방식으로 응답할 수 있습니다.

3. 이메일이 반드시

이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 기본 채널이 되었습니다. 우리 모두가 이메일(비꼬는 말)을 얼마나 좋아하든, 그리고 고객, 계약자 또는 동료와 커뮤니케이션의 e-paper-trail을 제공하는 것이 얼마나 중요한지 상관없이, 이메일은 모든 직장 커뮤니케이션의 올바른 채널이 아닙니다.

수신자가 누구이고 왜 이메일을 보내려는지 명확하면 중지하십시오. 심호흡을 하고 자문해 보십시오. "이 이메일이 꼭 필요한가요?" 전반적으로 전문가들은 빠른 전화 통화나 Slack 메시지가 도움이 되더라도 이메일을 통해 과도한 의사 소통을 하는 경향이 있습니다. 아니면 Loom 비디오는 어떻습니까? 인기있는 밈에도 불구하고 모든 회의가 이메일이 아니었을 수 있음을 기억하는 것이 좋습니다.

따라서 이메일은 전문적인 커뮤니케이션의 한 채널일 뿐입니다. 비동기 통신을 위한 다양한 채널 중에서 메시지에 맞는 채널을 선택하십시오.

4. 이메일 에티켓 알기

이메일 에티켓은 이메일을 사용할 때 우리의 행동을 안내하는 일련의 원칙을 말합니다.

언어, 철자, 문법 및 매너에 관한 이메일 통신에 대한 불문 지침을 포함하는 행동 강령으로 정의할 수 있습니다. 에티켓은 이메일을 보내는 사람에 따라 다릅니다. 컨벤션의 공식적인 측면을 유지하는 것이 항상 더 안전합니다.

이메일 에티켓을 준수하면 의사 소통의 전문성을 확립하고 동료와 강력한 관계를 구축하며 회사를 잘 대표하는 데 도움이 됩니다. 이 주제에 대한 권위 있는 리소스가 없기 때문에 모든 전문가가 알아야 하는 이메일 에티켓에 대한 가장 중요한 규칙 및 팁 목록을 작성했습니다. 이 빠른 읽기를 통해 해당 주제에 대한 지식을 업데이트하고 비판적인 시각으로 이메일을 평가할 수 있습니다.

5. 적절한 이메일 구조를 따르십시오.

이메일을 작성하는 가장 좋은 방법은 형식을 고수하는 것입니다. 이메일은 수십 년 동안 사용되어 왔으며 우리 중 많은 사람들이 어린 시절부터 이메일을 사용해 왔습니다. 그렇기 때문에 우리의 뇌는 특정한 방식으로 그것들을 읽도록 배선되어 있습니다. 받는 사람이 모든 정중함과 형식을 건너뛸지 여부에 관계없이 예상한 내용에서 벗어나지 않으면 받는 사람이 요점을 파악하기가 더 쉽습니다.

이메일 구조에 대한 모범 사례는 다음과 같습니다.

• 제목 줄
• 인사
• 오프닝 라인
• 콘텐츠
• 행동을 요구하다
• 닫는 문장
• 승인
• 서명
  

좋은 이메일의 이러한 구성 요소 중 일부가 외국어처럼 들리더라도 걱정하지 마십시오. 이 블로그 게시물에서 잘 구성된 이메일의 각 부분을 다룰 것입니다. 책을 다 읽을 때쯤이면 모든 책을 잘 이해하기 위해 알아야 할 모든 것을 알게 될 것입니다. 추가 도움이 필요한 경우 AI 이메일 도우미가 되어 이메일 구성을 처리할 수 있는 Flowrite라는 도구에 대해서도 곧 알게 될 것입니다.

6. 이메일 제목을 최대한 활용하라

제목 줄은 받는 사람이 이메일에서 볼 수 있는 첫 번째, 그리고 아마도 유일한 것입니다. 제목이 좋지 않거나 제목이 없는 이메일은 읽지 않고 빠르게 삭제되거나 스팸 폴더로 바로 이동합니다.

제목 줄을 이메일의 헤드라인으로 생각해야 합니다. 이메일 요약입니다. 이메일이 읽히는지 여부에 가장 큰 영향을 미치는 단일 요소입니다. 제목 줄의 목표는 받는 사람이 메시지를 열고 나머지 작업을 수행하도록 전자 메일 본문을 제공하는 것입니다. 이메일 Faux pas가 가장 자주 발생하는 곳이기도 합니다.

가장 흔한 실수는 수신자를 속여 이메일을 열도록 하는 것입니다. 제목 줄은 장난이 아니어야 하며 항상 이메일 내용과 관련되어야 합니다. 너무 짧거나 너무 긴 제목 줄은 종종 혼동을 줍니다. 모호하고 일반적인 것도 마찬가지입니다. 최고의 제목 라인은 유익하면서도 간결합니다.

문제는 이메일 제목 줄을 간결하지만 구체적으로 유지하는 것입니다. 이상적인 길이는 메시지의 개요를 제공하기에 충분해야 하는 3~8단어 사이입니다.

7. 최고의 이메일 인사말 선택

이메일을 시작하는 방식은 메시지의 어조를 설정하고 받는 사람의 첫인상을 결정합니다. 불행히도 많은 사람들이 그것에 충분한 관심을 기울이지 않습니다. 내 이메일을 시작하는 적절한 방법은 무엇입니까? 글쎄, 그것은 달려있다. 이메일에 대한 적절한 인사말은 커뮤니케이션 대상과 목적에 따라 격식을 갖추거나 친근할 수 있습니다.

가장 일반적인 이메일 인사말의 예는 다음과 같습니다.

1. <이름> 안녕하세요.

2. 안녕 <이름>

3. <이름> 님

특히 그 사람에 대해 잘 알지 못하는 경우 이메일 인사말을 지나치게 생각하기 쉽습니다. 또는 이메일이 특히 중요한 경우. "Hi Tom", "Hello Mr. Smith", 또는 "Dear Sir"라고 말해야 할지 고민 중이라면 시간을 낭비하는 것 같으면 형식적인 말을 하는 것이 항상 더 안전합니다.'

이러한 바다를 탐색하는 데 도움이 되도록 최고의 이메일 인사말에 대한 완전한 가이드를 작성했습니다.

8. 이메일 시작 문장 추가

이메일의 실제 내용으로 이동하기 전에 수신자를 지정하거나 컨텍스트를 제공하는 시작 줄을 추가해야 합니다. 그리고 관련된 모든 분들을 위해 "이 메일이 잘 되길 바랍니다"보다 더 상상력이 풍부하고 사려 깊은 것을 생각해 보시기 바랍니다.

다양한 상황에 대한 좋은 이메일 열기의 예는 다음과 같습니다.

• 제 소개 좀 할게요…
• 우리의 대화를 이어가기 위해…
• 연락주셔서 감사합니다...
• 이번주까지 잘 가시길 바랍니다...
• 나는 당신의 조언을 사용할 수 있습니다 ...
• 귀하의 빠른 응답은 대단히 감사합니다…
  

뒷주머니에 이러한 옵션이 있으면 이메일 내용에 매끄럽게 연결되는 완벽한 시작 라인에 착륙하는 데 어려움을 겪지 않아도 됩니다. 보너스 팁으로 받는 사람이 언제 메시지를 읽어야 할지 모르기 때문에 시작 문장에서 평일이나 하루 중 시간을 피하십시오.

9. 자기소개를 할까요?

대답은 다음과 같습니다. 아직 모르는 사람에게 연락하고 있다면 예, 해야 합니다. 조직 내 사람이든 외부 담당자이든 상관 없습니다. 좋은 이메일 에티켓과 일반적인 예의입니다. "그럼 이메일로 자기소개를 하는 방법은?" 물어볼 수 있습니다.

다음은 이메일에서 자기 소개를 하는 두 가지 확실한 방법입니다.

• 제 이름은 <이름> <성>이고, <회사명>이라는 <회사가 하는 일>에서 일하고 있습니다.
• 저는 <이름> <성>이고 <부서>에서 <직위>로 일하고 있습니다.
  

귀하의 이메일은 종종 귀하에 관한 것이 아니므로, 우리 모두가 자신에 대해 이야기하는 것을 아무리 좋아하더라도 자신을 소개하는 데 한두 문장 이상 사용해서는 안 됩니다.

10. 가장 중요한 것부터 시작하라

좋은 이메일은 요점에 빠르게 도달합니다. 피라미드 원칙은 전문적인 이메일 커뮤니케이션에 대한 접근 방식입니다. McKinsey 경영진은 이미 1980년대에 생각을 효율적으로 구성하고 비즈니스 커뮤니케이션을 개선하기 위해 이 방법을 만들었습니다.

기본 원칙은 처음에 가장 중요한 요점을 만들고 그에 따라 이메일을 구성하는 것입니다. 일반적인 비즈니스 이메일은 질문에 답하거나 마지막에 요청을 제시합니다. 그래도 가장 중요한 요점을 제시하고 그 뒤에야 논거와 배경지식을 제공하는 것이 더 효과적이다. 예를 들어 상사가 동료와의 계약을 연장해야 하는지 묻는 이메일을 보내면 직접 답변하고 그 후에 "이유"를 설명하고 싶습니다.

더 나은 이메일을 보내는 방법에 대해 어려움을 겪고 있다면 피라미드에 대해 생각하고 맨 위에서 시작하여 의도를 미리 발표하십시오.

11. 기간에 저장하지 마십시오

더 나은 이메일을 작성하려면 마침표를 사용하지 마십시오.

문장 사이의 약간의 멈춤은 독자가 메시지를 소화할 시간을 줍니다. 간결한 문장으로 이러한 기회를 더 많이 가질 수 있습니다. 또한 연속적인 문장이 아닌 경우에도 길고 복잡한 문장을 끊는 것을 고려해야 합니다.

특히 영어가 모국어가 아닌 경우 쉼표를 올바르게 사용하는 방법도 배워야 합니다. 쉼표가 너무 많거나 너무 적거나 하나가 잘못된 위치에 있으면 혼동하기 쉽습니다.

12.사용 문장 케이스

대소문자를 사용하는 것은 문장의 첫 글자와 고유 명사를 대문자로 표기하는 것을 의미합니다. 우리 대부분은 이것이 대문자를 사용하는 올바른 방법이라는 것을 알고 있지만 이메일을 작성할 때 여전히 실패합니다. 문장 케이스는 비즈니스 이메일 에티켓의 일부이며 전문 이메일을 작성할 때 이를 무시하는 것은 결코 좋은 생각이 아닙니다. 또한 모두 대문자로 작성하는 것을 피하십시오. 항상 금지입니다. Flowrite를 사용하면 그러한 세부 사항에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 지침을 아무리 부주의하게 적어도 대문자가 올바르게 표시됩니다.

13. 어조를 신경써라

무엇을 말하느냐가 아니라 어떻게 말하느냐가 중요합니다.

어조는 감정, 성격, 음량, 억양 및 메시지의 전반적인 태도를 표현하는 글의 목소리로 정의할 수 있습니다. 그렇기 때문에 의도적으로 단어 선택을 하고 받는 사람이 이를 어떻게 해석할지 고려하는 것이 중요합니다. 이메일을 통해 메시지를 전달할 때 표정과 억양에 의존할 수 없으므로 긍정적으로 전달되도록 노력해야 합니다.

이메일의 전문적인 어조는 적절하게 처리하는 데 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 때로 당신은 격식을 차리고 좀 더 친근한 끝을 원하기 때문입니다. 흥분, 결단력 또는 격려를 표현하는 방법? 메시지를 효과적으로 전달할 수 있도록 모든 이메일에서 적절한 어조를 만드는 데 필요한 포괄적인 리소스를 제공합니다.

또한 Flowrite를 사용하면 의도한 대로 메시지를 전달할 수 있습니다. AI 이메일 생성기를 사용하면 보낼 이메일의 톤을 선택하고 우리가 무거운 일을 처리하도록 할 수 있습니다.

14. 간결하게 유지

이메일을 짧고 간결하게 유지하면 메시지를 효과적으로 전달할 수 있습니다. 요점을 묻는 긴 이메일은 쉽게 답을 얻지 못하고 결국 잊혀집니다. 또는 더 나쁜, 오해. 평균적인 전문가는 하루에 100개 이상의 이메일을 수신하므로 아무도 긴 이메일을 읽을 시간이 없습니다.

15. 능동태를 사용하라

수동태로 쓰는 것은 형식적이고 전문적인 것처럼 보일 수 있으며 몇 단어만 더 사용하면 됩니다. 게다가 읽고 이해하기가 더 어렵습니다. 따라서 능동태를 사용하여 메시지를 명확하게 전달하기 위해 장황한 말을 제거하십시오. 처음에는 어려울 수 있지만 익숙해지면 이전보다 글의 흐름이 좋아지는 것을 알 수 있습니다.

16. 명확성을 위한 형식

글머리 기호와 번호 매기기 목록을 사용하면 이메일을 구성하고 수신자가 가장 중요한 항목에 주의를 기울이도록 할 수 있습니다. 시각적 단서 역할을 하는 것 외에도 목록을 사용하면 짧은 문장을 쉽게 작성할 수 있습니다. 예를 들어 클릭 유도문안을 강조하기 위해 굵게 사용할 수도 있습니다.

17. 명확한 행동 촉구

당신이 말하지 않는 한 받는 사람이 다음에 무엇을 해야 할지 알 것이라고 기대할 수 없습니다. 당신이 뭔가를 묻는다면 명확한 지시를 제공하십시오. 인터뷰 초대라면 그렇게 말하세요. 특정 날짜까지 응답이 필요하면 알려주십시오.

명확한 CTA를 위한 모범 사례는 다음과 같습니다.

• 날짜 및 세부정보 제공
• 단일 문장 단락 사용
• 복잡한 요청을 단계로 나누기
• 굵게 사용하는 것을 두려워하지 마십시오.

명확한 클릭 유도문안을 포함하는 것이 원하는 결과를 얻는 가장 효과적인 방법입니다. 사용하는 것을 잊지 마십시오.

18. 이메일 마감 문장으로 거래 인감

더 나은 이메일 작성자가 되려면 지속적으로 도구 상자를 구축해야 합니다. 이러한 도구 중 하나는 이메일의 내용 부분을 끝내는 닫는 문장입니다. 이 문구는 감사를 표시하고, 미래에 대한 기대치를 설정하고, 기꺼이 도와주겠다는 마음을 표현하는 데 사용할 수 있습니다.

이메일에 대한 가장 좋은 마무리 문장은 다음과 같습니다.

• 도움/지원/지원/시간 주셔서 감사합니다
• 당신의 응답을 기다립니다
• 내가 도움이 될 수 있다면 주저하지 말고 저에게 연락하십시오
  

위의 예에는 끝없는 변형이 있습니다. 이메일 커뮤니케이션 기술에 대한 자신감이 생기면 성격을 과시하고 이메일의 어조를 이해하는 더 많은 변화를 도입할 수 있습니다.

19. 이메일을 승인하는 가장 좋은 방법 결정

이메일 인사말이 받는 사람에게 자신에 대한 가장 중요한 첫인상을 준다는 점을 고려하면 서명은 메시지가 상대방의 입에 어떤 맛을 남기는지 결정합니다. 만능 솔루션이 없기 때문에 이메일을 끝내는 가장 좋은 방법을 결정하는 데 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 그러나 사인오프의 중요성을 간과하는 것은 결승선에서 걸려 넘어지는 것과 같습니다.

이메일 승인의 가장 일반적인 예는 다음과 같습니다.

• 진정으로,
• 최고의 소원,
• 문안 인사,
• 최상의,
• 건배,
  

이메일을 승인하는 가장 좋은 방법은 항상 받는 사람, 받는 사람과의 관계 및 이메일의 목적에 따라 다릅니다. 각 컨텍스트에 적합한 것을 선택하려면 약간의 추가 정보가 필요합니다. 이를 위해 가장 공식적인 것부터 사무실에 적합하지 않은 것까지 최고의 이메일 승인에 대한 포괄적인 가이드를 작성했습니다.

승인에 대한 결정에 동의하면 쉼표를 추가하고 다음 줄에 이름을 적습니다.

20. 맞춤법 검사

"보내기"를 누르기 전에 마지막으로 하고 싶은 일은 철자 오류를 잡아내고 대문자 사용이 올바른지 확인하는 것입니다.

잘못된 철자는 부주의함을 나타내며 이메일을 개선하기 위해 들이는 모든 생각과 노력을 망칠 수 있습니다. Grammarly와 같은 맞춤법 검사기는 훌륭하지만 모든 것을 파악하지 못하고 때때로 문맥을 이해하지 못합니다. 그렇기 때문에 스스로 오류를 찾아내는 훈련을 해야 합니다.

Flowrite를 사용하여 이메일과 메시지를 작성할 때 AI가 원어민 수준의 영어를 생성하여 인적 오류를 제거하여 집착과 맞춤법 검사 시간을 줄입니다.

인공 지능으로 더 나은 이메일을 작성하는 방법

Flowrite는 짧은 지침을 즉시 보낼 수 있는 이메일 및 메시지로 변환하는 AI 작성 도구입니다. 이메일 구조, 대문자 사용, 문법, 철자, 구두점 등을 관리합니다. 이름을 지정하면 됩니다. 우리 도구가 생성하는 이메일은 원어민 수준의 영어이므로 그것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 본질적으로 당신은 당신의 생각과 아이디어에 집중할 수 있고, Flowrite는 그들에게 날개를 줄 것입니다. 더 나은 이메일 작성을 시작하는 가장 빠른 방법이며 많은 사용자가 이를 사용하여 많은 것을 배웠다고 말했습니다.

시작하려면 이메일로 구성할 수 있는 몇 개의 짧은 문장을 작성하세요. 구문이나 문법에 대해 너무 걱정하지 말고 자연스럽게 머리에서 떠오르는 생각을 기록하는 것을 목표로 하십시오. 그런 다음 다음 단계를 위한 준비가 된 것입니다.

플로라이트 사용법

1. 지침으로 짧은 글머리 기호를 작성합니다.

시작하려면 머리에서 자연스럽게 떠오르는 생각을 적어 두십시오. 그게 다야 다음 단계를 위한 준비가 되었습니다.

2. 작성하려는 이메일 유형을 선택합니다.

이제 수신자가 누구이며 이메일로 무엇을 달성하려고 하는지 고려할 때입니다. 아마도 당신은 잠재적인 고용인에게 콜드 컨택을 하거나, 영업 리드에 대한 후속 조치를 취하거나, 회의를 예약할 것입니다. 우리는 모든 것을 다뤘습니다.

3. AI를 목격하여 이메일 생성

이제 마술을 할 시간입니다. 적합한 템플릿을 선택한 후 Flowrite가 사용자의 지시에 따라 완전한 이메일을 생성하는 데 몇 초 정도 걸립니다. 결과에 만족하지 못하는 경우 버튼 클릭으로 새 버전이 생성됩니다. 이메일 작성 기술을 더 신뢰한다면 이메일을 보내기 전에 수동으로 변경할 수도 있습니다.

이것은 인공 지능의 최신 발전을 사용하는 덕분에 가능합니다. 여전히 더 나은 이메일을 작성하는 데 도움이 될 수 있다고 확신하지 못한다면 지침을 모두 잊어버리고 Flowrite가 전체 이메일을 작성하도록 합시다.

꽤 깔끔하지 않나요? 글쓰기의 미래에 대한 조기 액세스를 위해 대기자 명단에 합류한 +25,000명의 사람들은 그렇게 생각합니다.

이미 더 나은 이메일을 작성하는 방법을 따라잡기 시작했습니다. 맞나요? 이 이메일 작성 팁(및 아마도 우리 도구)이 자신감을 갖고 더 나은 이메일을 보내고 이메일 작성 기술에 대한 신뢰를 구축하는 여정을 시작하는 데 도움이 되기를 바랍니다.