전문적인 비즈니스 편지를 작성하는 6단계 방법

경력 전반에 걸쳐 비즈니스 서신을 작성하게 될 것입니다. 사실, 지원서와 문의서 역시 비즈니스 서신이므로 공식적인 경력이 시작되기 전에 작성을 시작할 수도 있습니다.

비즈니스 서신은 일반적으로 조직의 이익을 증진하기 위해 한 전문가가 다른 전문가에게 작성하는 공식적인 서신이지만 항상 그런 것은 아닙니다. 어떤 경우에는 소개서 및 인터뷰 후속 조치와 마찬가지로 보낸 사람의 직업적 관심을 높이는 데 도움이 됩니다.

비즈니스 서신이란 무엇입니까?

비즈니스 서신은 일반적으로 한 전문가가 다른 전문가에게 보내는 공식적인 메시지입니다. 일반적으로 비즈니스 서신에서는 전략적 파트너십, 협업, 판촉 또는 요청 등을 통해 회사가 협력할 수 있는 기회에 대해 논의합니다.

비즈니스 서신은 비즈니스 이메일과 동일하지 않다는점을 명심하는 것이 중요합니다. 정의에 따르면 비즈니스 서신은 수신자의 책상이나 주소로 배달되는 인쇄된 서신입니다. 이 속성은 이메일 문의에서 비즈니스 편지를 돋보이게 하는 요소의 일부이며, 이것이 중요한 커뮤니케이션에 사용되는 경향이 있는 이유입니다. 그러나 비즈니스 서신과 비즈니스 이메일에는 몇 가지 유사점이 있습니다. 둘 다 비슷한 형식을 따르며 직접적인 클릭 유도 문구로 끝납니다.

다음을 포함하여 다양한 유형의 비즈니스 서신이 있습니다.

• 판매 편지
• 추천서
• 문의 편지
• 지원서
• 의향서
• 전송 편지
• 제안 편지
• 사직서
• 인터뷰 후속 편지
• 편지 요청
• 사무실 메모
• 자기 소개서
• 초대장

비즈니스 서신과 비공식 서신에는 형식과 내용이라는 두 가지 주요 차이점이 있습니다.

업무용 편지는 언제 보내나요?

비즈니스 서신은 자신의 회사를 대표하거나 자영업 중소기업 소유자로서 개인이 사업을 수행할 목적으로 발송됩니다. 다음은 이러한 인스턴스의 예입니다.

• 네트워킹이나 기타 독점 이벤트에 개인이나 팀을 초대합니다.
• 시간을 내어 면접관에게 감사 인사하기
• 이전 비즈니스 문의에 대한 후속 조치
• 프로모션 거래나 새로운 제품 또는 서비스 제공
• 정책 변경, 중요한 신규 채용이나 승진, 기타 회사 소식을 모든 팀 구성원에게 알립니다.
• 공식적으로 지원자에게 직위를 제안합니다.

비즈니스 서신의 일부는 무엇입니까?

헤더(날짜/주소/반품 주소)

날짜:비즈니스 서신을 작성할 때 작성한 날짜를 포함하는 것이 중요합니다. 이 정보는 프로모션 제안과 같이 시간에 민감한 커뮤니케이션에 필수적입니다.

주소:사서함 번호 또는 사무실을 포함하여 수취인의 전체 주소를 기재하십시오.

반품 주소:회사의 전체 주소를 포함하세요. 이렇게 하면 수신자가 쉽게 응답을 보낼 수 있습니다.

인사말

비즈니스 서신에서 표준 인사말은 "Dear"입니다. 편지를 “[수신자 이름]님께”로 시작하고 이름 뒤에 쉼표를 추가하세요. 수신자의 성과 이름을 짝지은 경칭으로 부르거나 단순히 성과 이름으로 호칭하도록 선택할 수 있습니다. 받는 사람의 이름을 알 수 없는 경우에는 제목에 편지를 보낼 수 있습니다.

몸

본문 단락은 비즈니스 서신의 대부분을 차지합니다. 이 섹션에서는 편지에서 제공하는 제안, 제안 또는 발표에 대해 논의합니다. 여기에는 다음 섹션이 포함됩니다.

• 편지의 주요 목적을 명시하고 필요한 경우 편지 작성자를 소개하는 소개 단락입니다.
• 편지의 주제를 더 자세히 논의하는 하나 이상의 중간 단락입니다. 이는 입사 지원자의 관련 경험, 제안의 세부 사항, 정책 변경의 영향 또는 초대받는 행사에서 수령인이 기대할 수 있는 사항일 수 있습니다.
• 편지의 목적을 다시 설명하고 수신자가 후속 조치를 취할 수 있도록 조기 가격 책정과 같은 인센티브를 제공하는 마지막 단락입니다.

폐쇄

본문 부분을 작성한 후 간단하고 전문적인 서명으로 편지를 마무리하세요. 적절한 승인에는 다음이 포함됩니다.

• 감사합니다
• 문안 인사
• 최상의
• 공손히

서명

비즈니스 서신의 마지막 구성 요소는 서명입니다. 귀하의 성명과 MBA 또는 PhD와 같은 약어를 포함하십시오.

비즈니스 편지를 작성하는 6단계 방법

1 규칙을 배우세요

비즈니스 서신을 작성하기 전에 다음과 같은 비즈니스 서신 작성 규칙을 숙지하세요.

• 받는 사람에게 제대로 주소를 지정하세요. 어떤 경칭이 적절한지, 이름 철자를 어떻게 쓰는지 잘 모르겠으면 잠시 시간을 내어 이 정보를 조사해 보세요.
• 편지의 형식을 올바르게 지정하십시오. 비즈니스 서신 형식은 비공식 서신이나 이메일 형식과 다릅니다.
• 모든 관련 정보를 포함하세요. 이는 수신자의 주소와 귀하의 주소, 날짜 및 독자의 참여를 유도하고 사려 깊고 적절한 방식으로 응답할 수 있도록 필요한 모든 세부 정보를 포함하는 것을 의미합니다.

비즈니스 서한의 예를 검토하여 다른 작성자가 이러한 규칙을 어떻게 준수하는지 확인하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 동료나 관리자에게 과거 편지를 요청하여 온라인으로 비즈니스 편지의 예를 읽거나 검색해 보세요.

2 적합한 형식을 선택하십시오

비즈니스 서신 형식은 이러한 유형의 의사소통의 주요 특징입니다. 비즈니스 서신의 형식은 다음 중 하나로 구성될 수 있습니다.

• 차단하다
• 세미블록
• 수정된 블록

블록 형식에서는 모든 줄이 왼쪽 정렬되고 들여쓰기가 없습니다.

세미 블록 형식에서는 모든 줄이 왼쪽 정렬되고 각 단락이 들여쓰기됩니다.

수정된 블록 형식에서는 제목, 마무리 및 서명이 오른쪽 정렬되고 본문과 주소는 왼쪽 정렬됩니다. 이 형식에서는 들여쓰기가 없습니다.

어떤 형식을 선택하든 문자는 단락과 섹션을 구분하는 빈 줄로 한 칸 띄워야 합니다.

3 공식적인 언어를 사용하라

비즈니스 서신은 공식적이고 전문적인 의사소통입니다. 그렇다고 해서 답답하거나 부자연스러워야 한다는 뜻은 아니지만, 전문적인 분위기를 유지하고 전통적인 비즈니스 서신 형식을 준수해야 합니다.

4 내용/주제에 집중

비즈니스 서신은 하나의 주제에 초점을 맞춰야 합니다. 이는 제안, 문의, 감사, 응답 또는 요청일 수 있습니다. 편지의 제목에서 벗어나거나 편지에 여러 주제를 포함하지 마십시오. 그렇게 하면 편지의 내용이 혼란스러워지고 편지의 의도가 훼손될 수 있습니다.

5 길이를 고려하라

비즈니스 서신의 길이는 다양합니다. 때로는 한 페이지 길이일 때도 있습니다. 편지가 두 페이지를 초과하는 경우 편지 내용의 대부분을 다루는 별도의 보고서를 만드십시오. 긴 편지를 보내는 대신 독자를 위해 요약한 짧은 편지와 함께 보고서를 보내세요.

6 서명을 포함하세요

모든 비즈니스 서신에는 서명이 포함되어야 합니다. 즉, 귀하의 이름, 회사, 직함을 입력하고 귀하의 이름은 파란색 또는 검정색 잉크로 입력해야 합니다.

비즈니스 서신의 예

실시예 1

Mr. Steven Ramirez 잉크 회사명 1 예시 Rd. 시, 뉴욕 10001

2023년 7월 11일

Juliana McCue 문구 회사 이름 44 예시 Way City, CA 94024

친애하는 줄리아나 맥큐,

이렇게 충성스러운 고객이 되어주셔서 개인적으로 감사하다는 말씀을 드리고 싶습니다. 지난 5년 동안 Stationery Company Name은 Ink Company Name의 최고 판매자였으며 저는 우리 팀 전체를 대표하여 귀하의 파트너십에 진심으로 감사하고 소중하게 생각합니다.

감사의 마음을 담아 독점적인 콜라보레이션 기회를 제공하고 싶습니다. 즉, 귀하의 소매점에서만 사용할 수 있는 완전히 맞춤화된 색상입니다. 숙련된 색상 전문가로 구성된 당사 팀은 가장 어두운 빛을 흡입하는 검정색부터 밝고 반사되는 네온 및 무지개 빛깔의 잉크에 이르기까지 무지개의 모든 색조를 개발할 수 있습니다. 독점적인 색상을 제공하면 귀하의 브랜드가 돋보일 수 있으며 전 세계 만년필 사용자를 귀하의 웹사이트와 오프라인 매장으로 끌어들일 수 있습니다.

우리 팀이 다른 파트너를 위해 개발한 맞춤형 색상의 예를 보여드리게 되어 기쁘게 생각합니다. 화상 통화를 원하시면 알려주세요. 통화 중에 저희가 제공하는 서비스에 대해 더 자세히 설명하고 함께 색상을 살펴보겠습니다. 세상에 하나뿐인 잉크를 통해 당신의 독특한 브랜드를 표현할 수 있는 모든 방법을 보여드릴 수 있기를 기대합니다.

감사합니다,

Steven Ramirez 컬러 개발 잉크 책임자 회사 이름 555-0000

실시예 2

Daneris Garcia 4950 예시 St. City, WA 10000

2022년 5월 14일

Mr. Neal Patel 마케팅 대행사 책임자 이름 City, AZ 20000

친애하는 파텔 씨,

Marketing Agency Name의 그래픽 슈퍼바이저 역할을 위해 인터뷰에 응해주셔서 감사합니다. 저는 우리가 강한 유대관계를 맺었으며 제가 귀하의 팀에 매우 적합할 것이라고 믿습니다.

그래픽 디자이너로서 나의 열정은 신흥 브랜드와 기존 브랜드를 시각적으로 표현하는 혁신적인 방법을 찾는 것입니다. 저는 2D 및 3D 작업에 상당한 경험이 있지만 지난 5년 동안 VR 및 AR 공간 설계에 우선순위를 두었습니다. 저는 이러한 분야에서 제품 개발에 중점을 두고 있는 기술 업계의 수많은 고객과의 경험이 저를 귀하의 팀에 자산으로 만들어 줄 것임을 알고 있습니다.

당신이 나를 그 자리로 고려해 주기를 바랍니다. 질문이 있거나 이전 작업의 추가 사례를 공유하고 싶다면 주저하지 말고 문의하세요. 저는 MANGA 회사를 위해 제가 한 일이 자랑스럽고 귀하의 팀과도 비슷한 일을 하게 되어 기쁩니다.

감사합니다, 다네리스 가르시아

비즈니스 서신 FAQ

비즈니스 서신이란 무엇입니까?

비즈니스 서신은 일반적으로 한 사업가가 다른 사업가에게 자신의 경력이나 회사의 이익을 증진하기 위해 작성하는 공식적인 편지입니다.

비즈니스 서신의 목적은 무엇입니까?

비즈니스 서신의 목적은 회사, 기관 또는 비영리 단체와 전문적으로 의사소통하는 것입니다.

비즈니스 서신에는 어떤 종류가 있나요?

• 자기 소개서
• 판매 편지
• 초대장
• 후속 조치
• 불만 편지
• 의향서

모든 비즈니스 서신에는 무엇이 포함되어야 합니까?

• 날짜
• 반품 주소
• 내부 주소
• 인사말
• 몸
• 폐쇄
• 서명