전문적인 비즈니스 편지를 작성하는 6단계 방법

경력 전반에 걸쳐 비즈니스 서신을 작성하는 자신을 발견하게 될 것입니다. 지원서와 문의 서신도 비즈니스 서신이기 때문에 경력이 공식적으로 시작되기 전에 작성을 시작할 수 있습니다.

비즈니스 서신은 항상 그런 것은 아니지만 일반적으로 한 전문가가 조직의 이익을 증진하기 위해 다른 전문가에게 보내는 공식 서신입니다. 경우에 따라 커버 레터 및 인터뷰 후속 조치와 마찬가지로 발신인의 직업적 관심을 높이는 데 도움이 됩니다.

비즈니스 서신이란 무엇입니까?

비즈니스 서신은 일반적으로 한 전문가에서 다른 전문가에게 보내는 공식 메시지입니다. 일반적으로 비즈니스 서신은 전략적 파트너십, 협업, 프로모션 또는 요청을 통해 회사가 협력할 수 있는 기회에 대해 논의합니다.

비즈니스 서신은 비즈니스 이메일과 같지않다는 점을 명심하는 것이 중요합니다.정의상 비즈니스 서신은 수신자의 책상이나 주소로 배달되는 인쇄된 서신입니다. 이 속성은 이메일 문의에서 비즈니스 서신을 돋보이게 만드는 요소의 일부이며, 이것이 중요한 커뮤니케이션에 사용되는 경향이 있는 이유입니다. 그러나 비즈니스 서신과 비즈니스 이메일 사이에는 몇 가지 유사점이 있습니다. 둘 다 유사한 형식을 따르고 직접적인 클릭 유도 문안으로 끝납니다.

다음을 포함하여 많은 유형의 비즈니스 서신이 있습니다.

• 판매 편지
• 추천서
• 문의 편지
• 지원서
• 의향서
• 전송 편지
• 제안서
• 사직서
• 인터뷰 후속 편지
• 편지 요청
• 사무실 각서
• 표지
• 초대장

비즈니스 서신과 비공식 서한 사이에는 형식과 내용이라는 두 가지 주요 차이점이 있습니다.

비즈니스 레터는 언제 보내나요?

사업 서신은 개인이 회사를 대표하거나 자영업 소상공인이 사업을 하려고 할 때 발송됩니다. 다음은 이러한 인스턴스의 예입니다.

• 개인 또는 팀을 네트워킹 또는 기타 독점 이벤트에 초대
• 면접관에게 시간을 내어 주셔서 감사합니다.
• 이전 비즈니스 문의에 대한 후속 조치
• 프로모션 거래 또는 새로운 제품 또는 서비스 제공
• 모든 팀 구성원에게 정책 변경, 중요한 신규 채용 또는 승진 또는 기타 회사 소식 알리기
• 지원자에게 직책을 공식적으로 제안하는 것

비즈니스 서신의 일부는 무엇입니까?

헤더(날짜/주소/반품 주소)

날짜: 비즈니스 서신을 작성할 때 작성한 날짜를 포함하는 것이 중요합니다.이 정보는 프로모션 제안과 같이 시간에 민감한 커뮤니케이션에 필수적입니다.

주소: PO Box 번호 또는 사무실 스위트를 포함하여 수령인의 전체 주소를 작성하십시오.

반송 주소: 회사의 전체 주소를 포함합니다.이렇게 하면 수신자가 쉽게 응답을 보낼 수 있습니다.

인사말

비즈니스 서신에서 표준 인사말은 "친애하는"입니다. "[받는 사람 이름]님께"로 편지를 시작하고 이름 뒤에 쉼표를 추가하십시오. 받는 사람의 성과 이름을 경칭으로 부르거나 이름과 성만 사용하여 받는 사람을 호칭하도록 선택할 수 있습니다. 받는 사람의 이름을 결정할 수 없는 경우 편지를 받는 사람의 제목으로 주소를 지정할 수 있습니다.

몸

본문 단락은 비즈니스 편지의 대부분을 차지합니다. 이 섹션에서는 서한에서 제공하는 제안, 제안 또는 발표에 대해 설명합니다. 여기에는 다음 섹션이 포함됩니다.

• 편지의 주요 목적을 설명하고 필요한 경우 편지 작성자를 소개하는 소개 단락.
• 편지의 주제를 더 자세히 논의하는 하나 이상의 중간 단락. 이는 구직자의 관련 경험, 제안의 세부 사항, 정책 변경의 영향 또는 초대받은 이벤트에서 받는 사람이 기대할 수 있는 것일 수 있습니다.
• 편지의 목적을 다시 설명하고 수신자가 후속 조치를 취할 수 있도록 조기 가격 책정과 같은 인센티브를 제공하는 마지막 단락.

폐쇄

본문 섹션이 끝나면 간단하고 전문적인 사인 오프로 서신을 닫습니다. 적절한 승인에는 다음이 포함됩니다.

• 감사합니다
• 문안 인사
• 최상의
• 공손히

서명

비즈니스 서신의 마지막 구성 요소는 서명입니다. 성명과 MBA 또는 PhD와 같은 약어를 포함하십시오.

6 단계로 비즈니스 편지를 작성하는 방법

1 규칙을 배우십시오

비즈니스 서신을 작성하기 전에 다음과 같은 비즈니스 서신 작성 규칙을 숙지하십시오.

• 수신자를 올바르게 지정하십시오. 어떤 존칭이 적절한지 또는 이름의 철자가 무엇인지 잘 모르겠다면 잠시 시간을 내어 이 정보를 조사하십시오.
• 편지를 올바르게 포맷하십시오. 비즈니스 서신 형식은 비공식 서신이나 이메일 형식과 다릅니다.
• 모든 관련 정보를 포함합니다. 즉, 받는 사람의 주소와 귀하의 주소, 날짜, 독자의 참여를 유도하고 사려 깊고 적절한 방식으로 응답할 수 있도록 필요한 모든 세부 정보를 포함하는 것을 의미합니다.

다른 작성자가 이러한 규칙을 준수하는 방법을 알아보기 위해 비즈니스 편지 예를 검토하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 동료나 관리자에게 과거 편지를 요청하여 온라인에서 비즈니스 편지의 예를 읽거나 검색하십시오.

2 적합한 형식을 선택하십시오

비즈니스 서신 형식은 이러한 유형의 커뮤니케이션의 주요 특징입니다. 비즈니스 서신은 다음 방법 중 하나로 형식을 지정할 수 있습니다.

• 차단하다
• 세미 블록
• 수정된 블록

블록 형식 에서는 모든 줄이 왼쪽 정렬되고 들여쓰기가 없습니다.

세미 블록 형식 에서 모든 행은 왼쪽 정렬되고 각 단락은 들여쓰기됩니다.

수정된 블록 형식 에서 제목, 클로징 및 서명은 오른쪽 정렬되고 본문 및 주소는 왼쪽 정렬됩니다.이 형식에는 들여쓰기가 없습니다.

어떤 형식을 선택하든 문자는 단락과 섹션을 구분하는 빈 줄이 있는 단일 간격이어야 합니다.

3 형식적인 언어 사용

비즈니스 서신은 공식적이고 전문적인 커뮤니케이션입니다. 답답하거나 부자연스러워야 한다는 뜻이 아니라 전문적인 어조를 유지하고 전통적인 비즈니스 서신 형식을 고수해야 합니다.

4 내용/주제에 집중

비즈니스 서신은 한 가지 주제에 초점을 맞춰야 합니다. 이것은 제안, 문의, 감사, 응답 또는 요청일 수 있습니다. 편지의 제목에서 벗어나거나 편지에 여러 주제를 포함하지 마십시오. 그렇게 하면 혼란스러워지고 편지의 의도가 손상될 수 있습니다.

5 길이 고려

비즈니스 편지는 길이가 다릅니다. 때로는 한 페이지 길이에 불과합니다. 편지가 두 페이지를 초과하는 경우 편지 내용의 대부분을 다루는 별도의 보고서를 만드십시오. 긴 편지를 보내는 대신 독자를 위해 요약한 짧은 편지와 함께 보고서를 보내십시오.

6 서명 포함

모든 비즈니스 서신에는 서명이 포함되어야 합니다. 즉, 귀하의 이름, 회사 및 타이핑된 직함과 귀하의 이름은 파란색 또는 검은색 잉크로 작성되어야 합니다.

비즈니스 편지 예

예 1

Mr. Steven Ramirez 잉크 회사 이름 1 Example Rd. 시, 뉴욕주 10001

2023년 7월 11일

Juliana McCue 여사 편지지 회사 이름 44 Example Way City, CA 94024

친애하는 줄리아나 맥큐,

이렇게 충성스러운 고객이 되어 주셔서 개인적으로 감사드립니다. 지난 5년 동안 Stationery Company Name은 Ink Company Name의 최고 판매업체였으며, 귀하의 파트너십에 진정으로 감사하고 소중하게 생각한다고 말할 때 저는 우리 팀 전체를 대변합니다.

감사의 의미로 독점 협업 기회를 제공하고 싶습니다. 바로 귀사의 소매업체 전용 완전 맞춤형 색조입니다. 당사의 숙련된 색상 전문가 팀은 가장 어두운 빛을 흡입하는 검은색에서 밝고 반사되는 네온 및 무지갯빛 잉크에 이르기까지 무지개의 모든 음영을 개발할 수 있습니다. 전용 색상을 제공하면 브랜드를 돋보이게 하고 전 세계의 만년필 사용자를 웹사이트와 오프라인 매장으로 끌어들일 수 있습니다.

우리 팀이 다른 파트너를 위해 개발한 맞춤형 색상의 예를 보여드리게 되어 기쁩니다. 화상 통화를 예약하고 싶으시면 저에게 알려주세요. 화상 통화를 하는 동안 저희 제안에 대해 자세히 설명하고 함께 색상 탐색을 시작할 수 있습니다. 세상에 하나뿐인 잉크를 통해 나만의 브랜드를 표현할 수 있는 모든 방법을 보여드릴 수 있기를 기대합니다.

감사합니다,

Steven Ramirez 컬러 개발 잉크 회사 대표 이름 555-0000

예 2

Daneris Garcia 4950 예 St. City, WA 10000

2022년 5월 14일

Mr. Neal Patel 마케팅 마케팅 대행사 책임자 Name City, AZ 20000

파텔 씨에게,

시간을 내어 Marketing Agency Name의 그래픽 슈퍼바이저 역할에 대해 인터뷰해 주셔서 감사합니다. 나는 우리가 강한 유대감을 형성했고 내가 당신의 팀에 잘 맞을 것이라고 믿습니다.

그래픽 디자이너로서 제 열정은 신흥 브랜드와 기존 브랜드를 시각적으로 표현하는 혁신적인 방법을 찾는 것입니다. 2D 및 3D 작업 경험이 풍부하지만 지난 5년 동안 VR 및 AR 공간 디자인을 우선시했습니다. 이러한 분야에서 제품을 개발하는 데 중점을 둔 기술 산업의 수많은 고객과의 경험이 저를 귀사 팀의 자산으로 만들 것임을 알고 있습니다.

나는 당신이 그 자리에 나를 고려하기를 바랍니다. 질문이 있거나 이전 작업의 추가 사례를 공유하고 싶다면 주저하지 말고 문의하십시오. 저는 MANGA 회사에서 제가 한 일이 자랑스럽고 귀하의 팀과 유사한 일을 하게 되어 기쁩니다.

감사합니다, Daneris Garcia

비즈니스 서신 FAQ

비즈니스 서신이란 무엇입니까?

비즈니스 서신은 일반적으로 한 사업가가 다른 사업가에게 자신의 경력이나 회사의 이익을 증진하기 위해 작성하는 공식 서한입니다.

비즈니스 서신의 목적은 무엇입니까?

비즈니스 서신의 목적은 회사, 기관 또는 비영리 단체와 전문적으로 소통하는 것입니다.

비즈니스 서신에는 어떤 종류가 있습니까?

• 표지
• 판매 편지
• 초대장
• 후속 조치
• 불만 편지
• 의향서

모든 비즈니스 편지에는 무엇이 포함되어야 합니까?

• 날짜
• 반송 주소
• 내부 주소
• 인사말
• 몸
• 폐쇄
• 서명