메모 작성 방법 8단계

공유해야 할 내부 정책 변경 사항이 있거나 투자자가 알아야 할 프로젝트를 주도하고 있는 경우 메모는 조직 내에서 귀중한 정보를 전달하는 가장 좋은 방법입니다. 메모는 이러한 정보를 동료, 임차인, 자원봉사자 또는 기타 내부 조직 구성원에게 전파할 수 있는 좋은 방법입니다.

언제 메모를 보내야 하나요? 메모는 어떻게 작성하나요? 우리는 이러한 질문에 답하고 메모 작성을 위한 단계별 가이드를 제공하며 많은 메모 사례를 공유합니다.

목차

메모란 무엇입니까?

메모의 목적은 무엇입니까?

8단계로 메모 작성하기

메모는 . . .

메모의 예

메모 FAQ

메모란 무엇입니까?

메모(memorandum)의 줄임말인 메모는 특정 문제, 해결책 또는 이벤트에 대해 여러 사람들에게 알리는 방법입니다. 메모는 간단하고, 간단하고, 읽기 쉬워야 합니다. 이는 수신자에게 알리고 구체적인 다음 단계가 포함된 실행 계획을 제공합니다.

메모는 종이 편지, 팩스, 이메일에 첨부된 PDF로 보낼 수 있습니다. 이메일의 광범위한 사용이 기본적으로 많은 상황에서 메모를 대체했지만 메모는 일부 중요한 메시지에 여전히 유용합니다.

메모의 목적은 무엇입니까?

메모는 기업이나 조직의 공식적인 내부 커뮤니케이션을 위해 설계되었습니다. 이는 전체 조직에 전송되는 경우가 많지만 단일 부서, 팀 또는 소규모 그룹에 알리는 데에도 유용합니다. 메모는 간단하고 따라하기 쉬운 형식을 사용하여 필요한 정보를 분산시킵니다.

메모를 작성해야 할 때

공식적인 업무 내용을 효율적으로 전달해야 할 때 메모를 작성해야 합니다. 메모의 목적은 정보를 제공하고, 문제에 주의를 기울이고, 질문에 답변하는 것이어야 합니다. 메모는 다음과 같은 용도에 적합합니다.

• 내부 변경 사항 브로드캐스트
• 소식을 전하다
• 다가오는 이벤트 공유
• 공공 안전 지침 업데이트
• 문제에 대한 인식 제고
• 문제를 해결하다
• 요청하다
• 프로젝트 업데이트 공유

메모 형식을 지정하는 방법

이메일로 메모를 보내는 경우 PDF 형식이어야 합니다. 이렇게 하면 문서에 적용한 스타일이 유지됩니다. 전통적으로 메모는 본문에 12포인트 글꼴을 사용하고 제목에 14~16포인트 글꼴을 사용합니다. 글꼴과 디자인을 단순하게 유지하세요.

메모에는 다음 내용이 포함되어야 합니다.

• 표제
  • 에게
  • 에서
  • 날짜
  • 주제
• 개회사
• 문맥
• 행동 촉구 및 임무 설명
• 논의
• 폐쇄

메모에 전달하는 메시지를 뒷받침하는 첨부 파일을 포함할 수도 있습니다. 메모가 한 페이지 이상인 경우 요점을 요약할 수 있는 요약이 있어야 합니다.

8단계로 메모 작성하기

메모는 소개하는 주제에 관계없이 항상 전문적이고 정중해야 합니다. 사실과 실행 가능한 계획에 집중하세요. 비즈니스 메모에는 이모티콘을 사용하면 안 됩니다 . 간결하고 직접적이며 명확하게 작성하고 필요한 정보만 포함하세요.

1 제목

제목에는 메모를 받는 사람, 메모를 보내는 사람, 메모를 작성한 날짜, 메모 제목이 나열됩니다. 아래에서 이 섹션의 형식을 지정하는 방법을 볼 수 있습니다.

받는 사람:[수신자의 이름과 직위 또는 부서]

발신자:[본인의 성명 및 직위]

날짜:[오늘 날짜]

제목 :[메모의 내용]

제목에 수신자를 언급했으므로 인사말을 포함할 필요가 없습니다.

2 개회사

이 섹션은 1~3개의 문장으로 구성될 수 있습니다. 시작 진술은 메모의 목적을 간략하게 설명하는 곳입니다. 이 섹션에는 가장 중요한 정보의 요약만 포함합니다. 나중에 자세한 내용을 알아볼 수 있습니다.

“알려드리고 싶어서 글을 씁니다…”로 시작해보세요. . .”

3 맥락

3~10개의 문장으로 맥락을 제공하세요. 맥락은 당신이 무엇에 관해 쓰고 있는지, 왜 쓰는지, 기타 중요한 정보를 사람들에게 알리는 곳입니다.

이 섹션에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 뒷받침하는 증거
• 당신의 조직이 메모에서 논의하고 있는 결정을 내린 이유
• 배경 정보
• 문제 진술
• 문제를 어떻게 찾았나요?
• 중요한 시기나 날짜
• 그 외 핵심 포인트

4 행동 촉구 및 임무 설명

이 섹션은 2~3개의 문장으로 구성되거나 글머리 기호 목록으로 구성될 수 있습니다. 여기에서 수신자를 위한 다음 단계를 계획할 수 있습니다. 메모를 읽은 후 수신자가 무엇을 해야 하는지 또는 설명된 문제를 어떻게 해결할 계획인지 적어 보세요.

"[마감일]까지 [완료하고 싶은 작업]을 부탁드립니다." 또는 "이 문제에 협조해 주셔서 감사합니다."라고 적어 보세요.

5 토론

이 부분의 목적은 수신자가 권장 조치를 따르도록 설득하는 것입니다. 가장 중요한 정보부터 시작하여 아이디어를 뒷받침하는 모든 세부 정보를 배치하세요. 메모를 뒷받침하는 구체적인 뒷받침 사실, 아이디어 및 연구를 제공하고 가장 강한 것부터 가장 약한 것까지 정보를 정리합니다.

6 마무리

마무리 부분은 정중하게 메모를 마무리할 수 있는 기회입니다. 수신자가 조치를 취하기를 원하는 내용을 여기에서 한 번 더 공유하는 것이 좋습니다. 일반적으로 메모에는 작별 인사가 포함되지 않습니다. 하지만 갖고 싶다면 간략하게 유지하세요.

7 선택적 추가

필요한 경우 메모에 요약이나 첨부 파일을 포함할 수 있습니다. 메모가 한 페이지 이상인 경우 요약을 포함해야 합니다. 요약은 수신자가 귀하가 공유한 정보를 더 쉽게 소화하는 데 도움이 됩니다.

마무리 진술 바로 앞에 요약을 배치할 수 있습니다. 요약에는 주요 권장 사항, 중요한 정보의 요약, 참조, 방법 또는 사용한 리소스가 나열될 수 있습니다. 메모의 정보에 대해 추가 설명이 필요한 경우 이 섹션에 해당 정보를 넣을 수 있습니다. 요약은 몇 문장으로 구성될 수도 있고 주요 정보를 글머리 기호로 구분한 목록일 수도 있습니다.

추가 정보에는 그래프, 목록, 표, 사진 등 공유하고 싶은 모든 문서가 포함되어야 합니다. 첨부 파일을 포함하기로 선택한 경우 마무리 아래에 첨부한 내용에 대한 메모를 포함하세요.

이메일을 통해 메모를 보내는 경우 이러한 추가 첨부 파일을 이메일에 추가할 수 있습니다. 메모를 편지나 팩스로 보내는 경우 메모 문서의 마지막 페이지 뒤에 이를 포함하십시오.

첨부 파일을 "첨부 파일: [첨부 파일 이름], [생성 날짜]"와 같이 참조하세요.

8 수정

이제 메모를 작성했으니 수정할 시간입니다! 메모를 최대한 명확하고 간결하게 작성하려면 아래 단계를 따르세요. 기억하세요: 짧을수록 좋습니다.

• 불필요한 재료를 잘라냅니다.
• 주요 사항을 명확히 하세요.
• 철자, 문법, 구두점 오류를 교정합니다.
• 사실과 자료를 확인하세요.
• 보내기 전에 동료로부터 피드백을 받으세요.

메모는 . . .

메모는 조직 내에서 공식적인 메시지를 전달하기 위한 간결하지만 비공식적인 의사소통입니다. 하지만 이것이 이메일, 편지, 회보, 회의록과 어떻게 다릅니까? 이러한 표준 비즈니스 문서의 정의를 명확히 하겠습니다.

메모는 이메일과 어떻게 다릅니까?

메모는 일반적으로 이메일보다 어조와 언어 면에서 더 격식을 차립니다. 이메일은 짧고 간결할 때 가장 효과적입니다 . 앞으로 회사는 귀하의 메모를 인쇄하거나 인쇄본으로 배포하거나 읽을 수 있는 형식으로 많은 사람들에게 전문적으로 배포할 공식 문서로 사용할 수 있습니다.

메모는 편지와 어떻게 다른가요?

일반적으로 편지는 조직 외부의 개인에게 전달됩니다. 이는 특정 주제를 전달하는 더 긴 외부 메시지를 위한 것입니다. 이는 비공식적이거나 공식적인 어조일 수 있습니다.

메모는 보도자료와 어떻게 다릅니까?

메모는 일반적으로 내부 커뮤니케이션에 사용되는 반면 보도 자료는 외부 커뮤니케이션에 사용됩니다. 보도 자료는 일반적으로 메모보다 더 길고 자세한 문서로 이해됩니다.

메모는 회람과 어떻게 다릅니까?

회람은 대량 배포를 위한 것입니다. 반면에 메모는 특정 그룹의 사람들을 위한 것입니다. 회람에는 일반적으로 여러 주제와 클릭 유도 문구가 있습니다. 메모는 한 가지 주제만 간략하게 다루어야 합니다.

메모는 분과 어떻게 다릅니까?

회의록은 회의 메모가 포함된 공식 문서입니다. 메모는 추가 첨부 파일에서 회의록을 참조할 수 있지만 메모를 회의록 형식으로 사용해서는 안 되며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

메모의 예

메모 예제 없이 글쓰기를 시작하는 것은 어려울 수 있습니다. 다음은 가장 일반적으로 사용되는 메모 형식의 두 가지 예입니다.

예시 1: 내부 변경

조직이 정책, 절차 또는 높은 수준의 인력 배치를 변경하는 경우 내부 변경 메모를 작성해야 합니다. HR 부서에서 이 이메일을 보낼 수도 있고 리더십 팀이나 다른 부서에서 보낼 수도 있습니다.

받는 사람: 모든 직원

보낸 사람: Kelly Source, 인사 관리자

날짜: 2022년 7월 20일

제목: 유급 휴가 제도 변경 사항

최근 PTO 시스템의 변경 사항에 대해 알려드리고자 편지를 씁니다. 우리는 플랫폼을 PalmLeaf HR로 전환하고 있습니다. 이 제도는 2022년 10월 1일부터 시행됩니다.

PalmLeaf HR로 전환하면서 당사는 귀하의 PTO 요청 제출을 더 간단하게 만들기 위해 노력하고 있습니다. 이 메모에 첨부된 사용하기 쉬운 플랫폼을 탐색하기 위한 튜토리얼을 찾을 수 있습니다.

이번 주에 PalmLeaf HR로부터 직접 온보딩 이메일을 받게 됩니다. 늦어도 2022년 9월 30일까지 계정을 설정하시기 바랍니다.

계정을 설정하는 데 문제가 있는 경우 [email protected]으로 질문을 이메일로 보내주세요.

전환 과정에 협조해 주셔서 감사합니다. 이를 통해 귀하의 PTO 관리가 더 쉬워지기를 바랍니다.

첨부: PalmLeafHR 가이드, 2022년 1월

예시 2: 일반 업무 메모

일반적인 비즈니스 메모 형식은 거의 모든 비즈니스 항목에 사용될 수 있습니다. 진행 중인 프로젝트이든 내부 분석이든 이 다용도 형식이 적합합니다.

수신자: Ava Colon, Phil Comma, Dave Period

보낸 사람: Peter Office, 수석 데이터 분석가

날짜: 2022년 5월 20일

주제: 수익 분석

저는 귀하의 팀에서 요청한 수익 분석 보고서를 처리하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 이 분석은 2010년부터 2022년 1분기까지의 수익 흐름을 다룹니다.

이 보고서는 Dave Period가 최고 영업 코디네이터 직책을 맡았을 때 2022년 1월 영업팀에서 요청했습니다. 분석은 Tableau를 사용하여 작성되었으며 보고서가 첨부되어 있습니다.

이번에는 데이터를 검토해 주시고, 더 깊이 분석해 주셨으면 하는 내용이 있으면 알려주시기 바랍니다. 대시보드를 보는 가장 좋은 방법은 이메일 받은 편지함에 있는 Tableau의 초대를 이용하는 것입니다.

내 분석의 주요 내용은 다음과 같습니다.

• 우리의 주요 수익원은 주력 제품인 하와이안 스타일 셔츠입니다.
• 두 번째로 높은 수익원은 러닝 햇입니다.
• 우리의 수익은 주로 이메일 마케팅 활동을 통해 창출된 판매입니다.
• 데이터를 사용할 수 없는 기간이 있었기 때문에 이 분석에는 포함되지 않았습니다.

시간을 내어 이 분석을 검토해 주셔서 감사합니다. 질문이나 우려사항이 있으면 언제든지 [email protected]으로 보내주세요. 대시보드에 액세스하는 데 기술적인 어려움이 있는 경우 IT 부서([email protected])에 도움을 요청하세요.

첨부된:

• Tableau 가이드, 2022
• 2010~2021년 수익 분석 보고서, 2022년 5월

메모 FAQ

메모란 무엇입니까?

메모(Memorandum)의 약자인 메모는 특정 문제, 해결 방법 또는 이벤트에 대해 그룹에 알리는 간단한 내부 커뮤니케이션입니다. 메모는 종이 편지나 팩스로 보내거나 PDF로 이메일에 첨부할 수 있습니다.

메모의 목적은 무엇입니까?

메모는 조직 내의 복잡한 주제, 정책 변경 또는 기타 간단한 공식 업무에 대해 여러 사람들에게 알리기 위한 것입니다.

메모의 기본 구조는 무엇입니까?

메모에는 다음 내용이 포함되어야 합니다.

• 표제
  • 에게
  • 에서
  • 날짜
  • 주제
• 개회사
• 문맥
• 행동 촉구
• 논의
• 폐쇄