8단계로 메모를 작성하는 방법

공유해야 하는 내부 정책 변경 사항이 있거나 투자자가 알아야 할 프로젝트를 주도하고 있는 경우 메모는 조직 내에서 중요한 정보를 전달하는 가장 좋은 방법입니다. 메모는 동료, 세입자, 자원 봉사자 또는 기타 내부 조직 구성원에게 그러한 정보를 전파하는 좋은 방법입니다.

언제 메모를 보내야 합니까? 메모는 어떻게 작성하나요? 우리는 이러한 질문에 답하고 메모 작성에 대한 단계별 가이드를 제공하고 메모의 많은 예를 공유합니다.

메모란?

메모( memorandum ) 의 줄임말인 메모 는 특정 문제, 솔루션 또는 이벤트에 대해 사람들에게 알리는 방법입니다. 메모는 짧고 간단하며 읽기 쉬워야 합니다. 수신자에게 알리고 구체적인 다음 단계에 대한 실행 계획을 제공합니다.

메모는 종이 편지, 팩스 또는 이메일에 첨부된 PDF로 보낼 수 있습니다. 이메일의 광범위한 사용은 많은 상황에서 본질적으로 메모를 대체했지만 메모는 여전히 일부 중요한 메시지에 도움이 됩니다.

메모의 목적은 무엇입니까?

메모는 비즈니스 또는 조직의 공식 내부 커뮤니케이션을 위해 설계되었습니다. 종종 전체 조직에 보내지 지만 단일 부서, 팀 또는 소규모 그룹에 알리는 데에도 유용합니다. 메모는 간단하고 따라하기 쉬운 형식으로 필요한 정보를 분산합니다.

메모를 작성해야 할 때

공식 업무 항목을 효율적으로 전달해야 할 때 메모를 작성해야 합니다. 메모의 목적은 정보를 제공하거나 문제에 주의를 기울이거나 질문에 답하는 것이어야 합니다. 다음 용도는 메모에 적합합니다.

• 내부 변경 사항 브로드캐스트
• 뉴스를 퍼뜨리다
• 예정된 이벤트 공유
• 공공 안전 지침 업데이트
• 문제에 대한 인식을 높이다
• 문제를 해결하다
• 요청을하다
• 프로젝트 업데이트 공유

메모를 포맷하는 방법

이메일로 메모를 보내는 경우 PDF 형식이어야 합니다. 이렇게 하면 문서에 적용한 스타일이 유지됩니다. 전통적으로 메모는 본문에 12포인트 글꼴을 사용하고 머리글에 14~16포인트 글꼴을 사용합니다. 글꼴과 디자인을 단순하게 유지하십시오.

메모에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 표제
  • 에게
  • 에서
  • 날짜
  • 주제
• 개회사
• 문맥
• 행동 촉구 및 작업 설명
• 논의
• 폐쇄

메모에 전달하려는 메시지를 뒷받침하기 위해 첨부 파일을 포함할 수도 있습니다. 메모가 두 페이지 이상인 경우 요점을 요약할 요약이 있어야 합니다.

8단계로 메모 작성

메모는 소개하는 주제에 관계없이 항상 전문적이고 정중해야 합니다. 사실과 실행 가능한 계획에 집중하십시오. 비즈니스 메모에 이모티콘을 사용하면 안 됩니다. 간단하고 직접적이며 명확하게 유지하고 필요한 정보만 포함하십시오.

1 제목

제목은 메모를 받는 사람, 메모를 보내는 사람, 메모를 작성한 날짜 및 메모의 제목을 나열합니다. 아래에서 이 섹션의 형식을 지정하는 방법을 볼 수 있습니다.

받는 사람 : [수취인의 성명 및 직위 또는 부서]

보낸 사람: [이름 및 직위]

날짜: [오늘 날짜]

제목: [메모 내용]

제목에서 받는 사람에게 주소를 지정했으므로 인사말을 포함할 필요가 없습니다.

2 개회사

이 섹션은 하나에서 세 문장 사이일 수 있습니다. 시작 문은 메모의 목적을 간략하게 설명하는 곳입니다. 이 섹션에는 가장 중요한 정보의 요약만 포함하십시오. 나중에 세부 정보를 얻을 수 있습니다.

"나는 당신에게 알리기 위해 씁니다. . .”

3 컨텍스트

3~10개의 문장으로 맥락을 제공하십시오. 컨텍스트는 당신이 무엇에 대해 쓰고 있는지, 왜 쓰는지, 기타 중요한 정보를 사람들에게 알리는 곳입니다.

이 섹션에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 뒷받침하는 근거
• 귀하의 조직이 메모에서 논의 중인 결정을 내린 이유
• 배경 정보
• 문제 진술
• 문제를 발견한 방법
• 중요한 타이밍 또는 날짜
• 기타 핵심 사항

4 행동 촉구 및 작업 설명

이 섹션은 2-3개의 문장 또는 글머리 기호 목록이 될 수 있습니다. 여기에서 수신자를 위한 다음 단계를 배치합니다. 수신자가 메모를 읽은 후 무엇을 해야 하는지 또는 귀하가 설명한 문제를 어떻게 해결할 계획인지 작성하십시오.

"[마감일]까지 [완료하고자 하는 작업]을 부탁드립니다." 또는 "이 문제에 협조해 주셔서 감사합니다."라고 작성해 보십시오.

5 토론

이 부분의 목적은 수신자가 권장 조치를 따르도록 설득하는 것입니다. 가장 중요한 정보부터 시작하여 아이디어를 뒷받침하는 모든 세부 사항을 배치하십시오. 가장 강력한 정보부터 가장 약한 정보까지 정리하여 메모를 뒷받침하는 구체적인 지원 사실, 아이디어 및 연구를 제공하십시오.

6 마감

마무리 섹션은 정중하게 메모를 마무리할 수 있는 기회입니다. 여기에서도 수신자가 한 번 더 조치를 취했으면 하는 내용을 공유하는 것이 좋습니다. 일반적으로 메모에는 이별이 포함되지 않습니다. 하지만 갖고 싶다면 짧게 유지해야 합니다.

7 선택적 추가 사항

필요한 경우 메모에 요약이나 첨부 파일을 포함할 수 있습니다. 메모가 두 페이지 이상인 경우 요약을 포함해야 합니다. 요약은 수신자가 귀하가 공유한 정보를 보다 쉽게 ​​소화하는 데 도움이 됩니다.

요약문을 닫는 문장 바로 앞에 놓을 수 있습니다. 요약에는 주요 권장 사항, 중요한 정보 요약, 참조, 방법 또는 사용한 리소스가 나열될 수 있습니다. 메모의 정보에 추가 설명이 필요한 경우 이 섹션에 넣을 수 있습니다. 요약은 몇 문장으로 구성되거나 주요 정보의 글머리 기호 목록이 될 수 있습니다.

추가 정보에는 그래프, 목록, 표 또는 사진과 같이 공유하려는 모든 문서가 포함되어야 합니다. 첨부 파일을 포함하기로 선택한 경우 마감 부분 아래에 첨부한 내용에 대한 메모를 포함합니다.

이메일을 통해 메모를 보내는 경우 이러한 추가 첨부 파일을 이메일에 추가할 수 있습니다. 메모를 편지나 팩스로 보낼 경우 메모 문서의 마지막 페이지 뒤에 포함시키십시오.

"첨부: [첨부 파일 이름], [생성 날짜]"와 같이 첨부 파일을 참조하십시오.

8 수정

메모를 작성했으므로 이제 수정할 차례입니다! 메모를 가능한 한 명확하고 간결하게 작성하려면 아래 단계를 따르세요. 기억하십시오. 짧을수록 좋습니다.

• 불필요한 재료를 잘라내십시오.
• 요점을 명확히 하세요.
• 맞춤법, 문법 및 구두점 오류를 교정합니다.
• 사실과 자원을 확인하십시오.
• 보내기 전에 동료로부터 피드백을 받으십시오.

메모는 과 어떻게 다른가요? . .

메모는 공식 메시지를 배포하기 위해 조직 내에서 간결하지만 비공식적인 커뮤니케이션입니다. 그러나 이것이 이메일, 편지, 회보 또는 회의록과 어떻게 다릅니까? 이러한 표준 비즈니스 문서의 정의를 명확히 합시다.

메모는 이메일과 어떻게 다릅니까?

메모는 일반적으로 이메일보다 어조와 언어가 더 형식적이며 짧고 요점 일 때 가장 효과적 입니다. 앞으로 회사는 귀하의 메모를 인쇄하거나 하드 카피로 배포하거나 읽을 수 있는 형식으로 많은 사람들에게 전문적으로 배포할 공식 문서로 사용할 수 있습니다.

메모는 편지와 어떻게 다른가요?

일반적으로 편지는 조직 외부의 개인에게 발송됩니다. 특정 주제를 전달하는 더 긴 외부 메시지를 위한 것입니다. 비공식적이거나 형식적인 어조일 수 있습니다.

메모는 보도자료와 어떻게 다른가요?

메모는 일반적으로 내부 커뮤니케이션에 사용되는 반면 보도 자료는 외부 커뮤니케이션에 사용됩니다. 보도 자료는 일반적으로 메모보다 더 길고 자세한 문서로 이해됩니다.

메모는 회람과 어떻게 다릅니까?

원형은 대량 배포용입니다. 반면에 메모는 선택된 사람들을 위한 것입니다. 회람에는 일반적으로 여러 주제와 클릭 유도문안이 있습니다. 메모는 한 가지 주제만 간략하게 다루어야 합니다.

메모는 분과 어떻게 다릅니까?

회의록 은 회의록을 포함하는 공식 문서입니다. 메모는 추가 첨부 파일의 의사록을 참조할 수 있지만 메모를 회의록 형식으로 사용하거나 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

메모의 예

메모 예제 없이 글쓰기를 시작하는 것은 어려울 수 있습니다. 다음은 가장 일반적으로 사용되는 메모 형식의 두 가지 예입니다.

예 1: 내부 변경

조직에서 정책, 절차 또는 고위급 인력 변경을 수행할 때 내부 변경 메모를 작성해야 합니다. HR 부서에서 이 이메일을 보낼 수도 있고 리더십 팀이나 다른 부서에서 보낼 수도 있습니다.

받는 사람: 모든 직원

보낸 사람: Kelly Source, 인사 관리자

날짜: 2022년 7월 20일

제목: 유급 휴가 시스템 변경

PTO 시스템의 최근 변경 사항을 알려드리기 위해 이 글을 씁니다. 플랫폼을 PalmLeaf HR로 전환하고 있습니다. 이 제도는 2022년 10월 1일부터 시행됩니다.

저희 회사는 PalmLeaf HR로 전환하면서 귀하의 PTO 요청 제출을 더 간단하게 만들려고 노력하고 있습니다. 이 메모에 첨부된 사용하기 쉬운 플랫폼 탐색에 대한 자습서를 찾을 수 있습니다.

이번 주에 PalmLeaf HR에서 온보딩 이메일을 직접 받게 됩니다. 늦어도 2022년 9월 30일까지 계정을 설정하십시오.

계정 설정에 문제가 있는 경우 질문이 있는 경우 [email protected]으로 이메일을 보내주십시오.

이 전환 과정에서 협조해 주셔서 감사합니다. 이를 통해 PTO를 더 쉽게 관리할 수 있기를 바랍니다.

첨부: PalmLeafHR 가이드, 2022년 1월

예 2: 일반 업무 메모

일반적인 비즈니스 메모 형식은 거의 모든 비즈니스 항목에 사용할 수 있습니다. 진행 중인 프로젝트이든 내부 분석이든 이 다재다능한 형식은 적합합니다.

받는 사람: Ava Colon, Phil Comma 및 Dave Period

보낸 사람: Peter Office, 수석 데이터 분석가

날짜: 2022년 5월 20일

주제: 수익 분석

귀하의 팀이 요청한 수익 분석 보고서를 해결하기 위해 이 편지를 씁니다. 이 분석은 2010년부터 2022년 1분기까지의 수익 흐름을 다룹니다.

이 보고서는 2022년 1월 Dave Period가 최고 영업 코디네이터 자리에 올랐을 때 영업 팀에서 요청한 것입니다. 분석은 Tableau를 사용하여 컴파일되었으며 보고서가 첨부되어 있습니다.

이 때 데이터를 검토하고 더 깊이 분석했으면 하는 사항이 있으면 알려주시기 바랍니다. 대시보드를 보는 가장 좋은 방법은 이메일 받은 편지함에서 Tableau의 초대를 받는 것입니다.

내 분석의 요점은 다음과 같습니다.

• 주요 수익원은 주력 제품인 하와이안 스타일 셔츠입니다.
• 두 번째로 높은 수익원은 달리기 모자입니다.
• 우리의 수익은 주로 이메일 마케팅 활동을 통해 창출된 판매입니다.
• 일부 기간 동안 데이터를 사용할 수 없었으므로 이 분석에 포함되지 않았습니다.

시간을 내어 이 분석을 검토해 주셔서 감사합니다. 질문이나 우려 사항이 있으면 언제든지 [email protected]으로 저에게 보내주십시오. 대시보드에 액세스하는 데 기술적인 문제가 있는 경우 IT 부서([email protected])에 문의하여 도움을 받으십시오.

첨부된:

• 2022년 Tableau 가이드
• 2010–2021년 수익 분석 보고서, 2022년 5월

메모 FAQ

메모란?

메모( memorandum ) 의 약자 메모 는 특정 문제, 솔루션 또는 이벤트에 대해 그룹에 알리는 간단한 내부 커뮤니케이션입니다. 메모는 종이 편지나 팩스로 보내거나 이메일에 PDF로 첨부할 수 있습니다.

메모의 목적은 무엇입니까?

메모는 복잡한 주제, 정책 변경 또는 조직 내 기타 간단한 공식 업무에 대해 그룹의 사람들에게 알리기 위한 것입니다.

메모의 기본 구조는 무엇입니까?

메모에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 표제
  • 에게
  • 에서
  • 날짜
  • 주제
• 개회사
• 문맥
• 행동을 요구하다
• 논의
• 폐쇄