효과적인 부재중 메시지 작성 방법
게시 됨: 2021-08-02부재중 메시지(또는 OOO 메시지)는 귀하가 장기간 직장에 있지 않음을 사람들에게 알리는 자동 회신 이메일입니다. 동료들에게 언제 응답을 받을지, 부재 시 누구에게 연락해야 하는지 알려주는 데 매우 유용하며 종종 휴가 , 병가 및 기타 장기 결석에 대한 적절한 업무 에티켓으로 간주됩니다.
전문적인 자동 회신 이메일을 작성할 때는 주의해야 합니다. 누가 그것을 읽을지 알 수 없기 때문입니다. 이 가이드에서는 부재 중 메시지 작성 방법, 포함할 내용, 부재 중 메시지 예시 및 부재 중 메시지 작성에 대한 몇 가지 팁을 설명합니다.
부재중 메시지란 무엇인가요?
휴가, 휴가 및 장기간의 부재는 준비가 되어 있지 않으면 비즈니스 흐름을 방해할 수 있습니다. 사무실 내 및 원격 근무 에티켓 모두 상황을 설명하고 지침을 제공하기 위해 자리를 비운 동안 문의 사항에 대한 자동 응답 메시지를 설정하는 것이 좋습니다. 이러한 메시지는 귀하가 돌아올 때까지 비즈니스가 원활하게 계속되도록 보장합니다. 그렇지 않으면 사람들이 당신이 응답하지 않을 때 잘못된 방식으로 받아들일 수도 있습니다.
일부 사람들은 문자나 전화 통화에 자동 회신을 사용하지만 이메일은 부재 중 메시지의 표준 통신 채널 입니다. 이메일은 비즈니스에서 특히 주변 연락처가 많은 경우 최고의 커뮤니케이션 방법 중 하나입니다. 이메일을 사용하지 않을 정도로 긴밀하게 협력하는 사람이라면 다른 업무 통신 채널(예: 메시징 플랫폼)이나 입소문을 통해 휴가에 대해 알릴 가능성이 높습니다.
부재중 메시지를 사용해야 하는 경우
정규 업무 시간 동안 이메일에 응답할 수 없을 때마다 부재중 메시지를 설정하는 것이 가장 좋습니다. OOO 메시지는 진료 예약이나 조기 퇴근 등 짧은 기간뿐만 아니라 며칠 간의 휴가나 육아 휴직 등 장기 부재에도 적합합니다.
실제로 부재 중 메시지를 언제 사용할지는 업무와 수신하는 메시지의 긴급 정도에 따라 다릅니다. 부재중 메시지를 설정해야 할지 확실하지 않은 경우 누군가가 메시지를 보내면 어떻게 될지 자문해 보세요. 귀하의 응답이 너무 늦지 않다면 응답이 필요하지 않습니다. 그러나 외출 중에 참석해야 할 만큼 긴급한 문제이거나 최소한 응답이 지연되는 이유에 대한 설명을 제공하는 경우 OOO 메시지를 설정해야 합니다.
부재중 메시지 작성 방법
부재중 메시지는 정교하게 작성할 필요가 없습니다. 필수 정보가 포함되어 있는 한 그것으로 충분합니다. 어떤 사람들은 세부 사항과 가벼운 유머로 메시지를 멋지게 꾸미는 것을 좋아하지만 이는 선택 사항입니다.
특히 좋은 부재중 메시지에는 세 가지 정보가 포함됩니다.
1 당신이 떠날 날짜
2 결석 이유를 간결하게 적어주세요
문제가 긴급한 경우 추가 지원을 받을 수 있는 연락처 3 곳 연락처가 여러 개인 경우 특정 문제에 대해 연락해야 할 사람을 식별하십시오.
귀하가 없는 동안 동료나 외부 연락처가 지낼 수 있도록 돕는 필수품입니다. 이는 수신자에게 귀하가 돌아올 때까지 기다리거나 귀하 없이 진행할 수 있는 옵션을 제공하며, 귀하가 다른 이유로 떠났다고 가정하지 않도록 호기심을 충족시킵니다.
이 모든 정보를 단 몇 문장으로 다룰 수 있으므로 일반적으로 부재중 메시지는 매우 짧습니다. 사실에 더해, “메시지 주셔서 감사합니다” 또는 “곧 얘기하자!”와 같은 친근한 인사와 정중한 몸짓을 추가하는 것도 도움이 됩니다.
부재중 메시지를 작성하지 않는방법
휴가와 출근은 사람들의 어리석음을 불러일으킬 수 있지만 부재중 메시지는 여전히 업무 메시지라는 점을 명심하세요.
전문적으로 행동하고 너무 비공식적인 말은 하지 마세요. 동료들과 아무렇지도 않게 이야기를 나누더라도 직장 외부의 사람들이 이메일을 보낼 수도 있고, 심지어는 예상하지 못했던 새로운 업무 기회에 대한 이메일을 보낼 수도 있습니다. 당신이 그곳에 있지도 않을 때 나쁜 첫인상을 남기고 싶지는 않습니다!
또한 도움이 필요한 경우 자신이나 동료에게 너무 많은 압력을 가하지 마십시오. “즉시 도움을 드릴 거예요” 또는 “돌아오자마자 답변해 드리겠습니다.”와 같은 말은 하지 마세요. 사람들이 일정을 적절하게 정리할 수 있도록 기간에 대한 현실적인 기대치를 설정하되 실망하도록 설정하지 마십시오.
최고의 부재중 메시지 예시
부재 중 메시지 예를 살펴보고 무엇을 목표로 삼아야 할지 알아 보겠습니다. 이는 부재중 템플릿이나 상용구로도 사용할 수 있으므로 자유롭게 복사하여 자신만의 정보를 추가하여 붙여넣을 수 있습니다.
올' 믿을만해
[개인 인사말],
이메일을 보내주셔서 감사합니다.저는 현재 [이유]로 인해[복귀일]까지 부재중입니다. 제가 돌아오면 귀하의 메시지에 기꺼이 답장해 드리겠습니다.
그 동안 도움이 필요하시면[동료 이름 + 직위]에[이메일, 전화 등]으로 문의하시기 바랍니다.
[개인 마무리 및 서명]
모든 사업
[개인 인사말],
저는[이유]로 인해[복귀 날짜] 까지이메일에 액세스할 수 없어사무실을 비울 예정입니다 .긴급한 요청인 경우[동료 이름 + 직위] 에[이메일, 전화 등]으로문의하시기 바랍니다. 그렇지 않으면 제가 돌아올 때 최대한 빨리 연락드리겠습니다.
[개인 마무리 및 서명]
릴 매력쟁이
[개인 인사말],
메시지를 보내주셔서 감사합니다!안타깝게도 저는[이유]로 인해 사무실을 비우고[복귀 날짜]까지 돌아오지 않을 예정입니다.제가 돌아오면 기꺼이 귀하의 메시지에 응답해 드리겠습니다. 긴급한 도움이 필요하신 경우 언제든지[동료 이름 + 직위]에[이메일, 전화 등]으로 문의해 주세요.
다시 한 번 감사드리며, 불편을 끼쳐드려 죄송합니다!
[개인 마무리 및 서명]
부재중 메시지 작성을 위한 팁
너무 많이 밝히지 마세요
부재중 메시지는 빠르고 요점이 명확할 때 더 좋습니다. 휴가 계획 이나 개인 생활 에 대해 너무 많이 공유하는 것은 비전문적일 뿐만 아니라 아직 직장에 있는 동료를 멀어지게 할 수도 있습니다. 의료 세부 사항에 관해서는. . . 적은 것이 더 많습니다.
또한 과도한 세부정보는 독자가 연락처 이메일이나 돌아오는 날짜와 같이 알아야 할 정보를 찾기 어렵게 만듭니다. 너무 많은 정보를 공개하는 것도 보안 문제입니다. 집에 없는 것처럼 낯선 사람이 볼 수 있는 개인 정보를 공개하고 싶지는 않습니다.
부재중 이메일을 모호하게 보내는 것은 괜찮습니다. 실제로는 그렇게 하는 것이 더 좋습니다. 더 이상 설명하지 않고 단순히 "휴가 중" 또는 "아프다"라고 말할 수 있습니다.
메시지를 더욱 세련되게 표현하세요
부재중 메시지에 오타가 있다고 상상해 보세요 . 이제 하나의 오타가 수십 명의 다른 사람들에게 보여지고 때로는 그들이 여러 번 시도하면 계속해서 반복해서 보게 된다고 상상해 보십시오.
Grammarly는 메시지, 특히 더 많은 청중을 대상으로 하는 메시지를 보내기 전에 모든 실수를 잡아낼 수 있도록 해줍니다. 우리의 작문 제안은 귀하가 글을 쓰고 피드백을 제공하는 동안 모든 오타를 잡아낼 것입니다.
또한, 당사의 어조 감지기는 "자신감", "비난", 심지어 "자기중심" 등 귀하의 글이 어떻게 전달되는지 식별할 수 있습니다. 이는 당신이 원하는 글의 느낌에 따라 단어 선택을 재조정하거나 코스를 유지하는 데 도움이 됩니다.
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이 기사는 원래 Karen Hertzberg가 2017년에 작성했습니다. 새로운 정보를 포함하도록 업데이트되었습니다.