효과적인 부재중 메시지 작성 방법

부재 중 메시지(또는 OOO 메시지)는 사용자에게 장기간 부재 중임을 알리는 자동 회신 이메일입니다. 동료들에게 언제 응답해야 하는지 및/또는 부재 시 누구에게 연락해야 하는지 알려주는 데 매우 유용하며 휴가 , 병가 및 기타 장기 결근에 대한 적절한 업무 에티켓으로 간주되는 경우가 많습니다.

전문적인 자동 회신 이메일을 작성할 때 주의를 기울여야 합니다. 누가 읽을지 알 수 없습니다. 이 가이드에서는 부재 중 메시지 작성 방법, 포함할 항목, 부재 중 메시지 예제 및 작성을 위한 몇 가지 팁을 설명합니다.

부재중 메시지란 무엇입니까?

휴가, 휴가 및 장기간의 결근은 준비되지 않은 경우 업무의 흐름을 방해할 수 있습니다. 사무실 및 원격 근무 에티켓 모두 상황을 설명하고 안내를 제공하기 위해 이동하는 동안 모든 문의에 대해 자동 응답 메시지를 설정하는 것이 좋습니다. 이러한 메시지는 귀하가 돌아올 때까지 비즈니스가 원활하게 계속되도록 하는 데 도움이 됩니다. 그렇지 않으면 당신이 응답하지 않을 때 사람들이 그것을 잘못된 방식으로 받아들일 수 있습니다.

어떤 사람들은 문자와 전화 통화에 자동 회신을 사용하지만, 이메일은 부재 중 메시지의 표준 통신 채널입니다 . 이메일은 특히 주변부와의 접촉이 많은 비즈니스에서 최고의 커뮤니케이션 방법 중 하나입니다. 이메일을 사용하지 않는 사람과 긴밀하게 협력하는 경우 다른 업무 커뮤니케이션 채널(예: 메시징 플랫폼)이나 입소문을 통해 휴가에 대해 알릴 가능성이 있습니다.

부재 중 메시지를 사용해야 하는 경우

정규 업무 시간 동안 이메일에 응답할 수 없을 때마다 부재 중 메시지를 설정하는 것이 가장 좋습니다. OOO 메시지는 의사의 약속이나 하루의 조기 퇴근과 같은 짧은 기간 동안뿐만 아니라 여러 날의 휴가나 육아 휴직과 같은 장기간의 결근에도 적합합니다.

실제로 부재 중 메시지를 사용하는 시기는 업무와 받는 메시지의 긴급성에 따라 다릅니다. 부재 중 메시지를 설정할지 여부가 확실하지 않은 경우 누군가가 당신에게 메시지를 보내면 어떻게 되는지 자문해 보십시오. 당신의 응답이 그들에게 너무 늦지 않다면 당신은 필요하지 않습니다. 그러나 문제가 너무 시급하여 외출 중에 주의를 기울여야 하거나 최소한 응답이 지연될 수 있는 이유에 대한 설명을 제공하는 경우 OOO 메시지를 설정해야 합니다.

부재중 메시지를 작성하는 방법

부재 중 메시지는 정교할 필요가 없습니다. 필수 정보만 있으면 충분합니다. 어떤 사람들은 세부 사항과 가벼운 유머로 메시지를 멋지게 꾸미는 것을 좋아하지만 이는 선택 사항입니다.

특히 좋은 부재 중 메시지에는 세 가지 정보가 포함됩니다.

1 당신이 갈 날짜

2 당신의 결석에 대한 간결한 이유

문제가 긴급한 경우 추가 지원을 위한 3개 연락처 연락처가 여러 개인 경우 특정 문제에 대해 누구에게 연락해야 하는지 식별

이것은 당신이 없는 동안 동료나 외부 연락처가 연락을 취하는 데 도움이 되는 필수품입니다. 그것은 수신자에게 당신이 돌아오기를 기다리거나 당신 없이 진행할 수 있는 선택권을 주고, 당신이 다른 이유로 사라진다고 생각하지 않도록 그들의 호기심을 만족시킵니다.

이 모든 정보를 단 몇 문장으로 다룰 수 있으므로 부재 중 메시지는 일반적으로 매우 짧습니다. 사실 외에도 "메시지 감사합니다" 또는 "곧 이야기합시다!"와 같은 친근한 인사와 공손한 제스처를 추가하는 것이 도움이 됩니다.

부재중 메시지를 작성 하지 않는 방법

휴가와 휴가는 사람들의 어리석음을 드러낼 수 있지만, 부재중 메시지는 여전히 업무용 메시지임을 명심하십시오.

전문적이 되십시오. 너무 비공식적인 말은 하지 마십시오. 동료들과 아무렇지 않게 이야기를 나눈다 해도 직장 외부의 사람들이 당신에게 이메일을 보낼 수도 있고, 어쩌면 당신이 예상하지 못한 새로운 일에 대한 기회가 있을 수도 있습니다. 당신이 거기에 없을 때 나쁜 첫인상을 남기고 싶지는 않습니다!

또한 도움이 필요한 경우 자신이나 사람들을 보내는 동료에게 너무 많은 압력을 가하지 마십시오. "바로 도와줄게" 또는 "돌아가는 대로 응답하겠습니다"와 같은 말은 하지 마십시오. 사람들이 자신의 일정을 적절하게 구성할 수 있도록 시간 프레임에 대한 현실적인 기대치를 설정하되 실망스러운 일정으로 설정하지 마십시오.

최고의 부재 중 메시지 예

무엇을 목표로 해야 하는지 알 수 있도록 부재 중 메시지 예를 살펴보겠습니다. 이들은 부재 중 템플릿 또는 상용구로 사용되므로 자신의 정보를 추가하여 자유롭게 복사하여 붙여넣을 수 있습니다.

믿을만하다

[개인 인사말] 이메일을 보내 주셔서 감사합니다. [return date] [reason] 저는 현재 [이유] 내가 돌아올 때 귀하의 메시지에 답장을 보내 드리겠습니다.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 그 동안 도움이 필요하시면 [이메일, 전화 등] [개인 클로징 및 서명]

모든 사업

[개인 인사말] [return date] [reason] [이유] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 급한 요청인 경우 [동료 이름 + 직위] 에게 [이메일, 전화 등]으로 연락 그렇지 않으면 내가 돌아올 때 최대한 빨리 다시 연락 드리겠습니다.

[개인 클로징 및 서명]

릴 매력쟁이

[개인 인사말] 메시지를 보내 줘서 고마워요! [reason] [return date] . [이유] 로 인해 사무실에 부재중이며 [복귀 날짜] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 내가 돌아올 때 귀하의 메시지에 기꺼이 응답해 드리겠습니다. 그러나 긴급한 도움이 필요하면 [이메일, 전화 등] 으로 [ 동료 이름 + 직위] 다시 한 번 감사드리며 불편을 드려 죄송합니다!

[개인 클로징 및 서명]

부재 중 메시지 작성을 위한 팁

너무 많이 드러내지 마세요

부재 중 메시지는 신속하고 요점에 부합할 때 더 좋습니다. 휴가 계획 이나 사생활 에 대해 너무 많이 공유하는 것은 비전문적일 뿐만 아니라 여전히 직장에 있는 동료를 소외시킬 수 있습니다. 의료 세부 사항에 관해서는 . . . 적은 것이 더 많습니다.

과도한 세부 정보는 또한 독자가 연락처 이메일이나 돌아오는 날짜와 같이 알아야 할 정보를 찾기 어렵게 만듭니다. 너무 많은 정보를 공개하는 것도 보안 문제입니다. 집을 떠나 있는 것과 같이 낯선 사람이 볼 수 있도록 개인 정보를 방송하고 싶지 않습니다.

부재 중 전자 메일에 대해 모호하게 말하는 것은 괜찮습니다. 실제로는 선호합니다. 더 이상 설명하지 않고 단순히 "휴가 중" 또는 "외병 중"이라고 말할 수 있습니다.

메시지를 더욱 세련되게 만드세요

부재 중 메시지에 오타가 있다고 상상해보십시오. 이제 수십 명의 다른 사람들이 하나의 오타를 본다고 상상해 보십시오. 그들이 당신을 여러 번 시도하면 때때로 반복해서 볼 수 있습니다.

Grammarly는 특히 더 많은 청중이 있는 메시지를 보내기 전에 모든 실수를 포착하도록 합니다. 작성 제안은 귀하가 작성하고 피드백을 제공하는 동안 귀하의 모든 오타를 포착할 것입니다.

또한, 우리의 어조 감지기 는 "자신감", "비방적" 또는 "자기 중심적"과 같이 귀하의 글이 어떻게 전달되는지 식별할 수 있습니다. 이것은 당신이 원하는 글의 느낌에 따라 단어 선택을 재조정하거나 과정을 유지하는 데 도움이 됩니다.

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이 기사는 원래 Karen Hertzberg가 2017년에 작성했습니다. 새로운 정보를 포함하도록 업데이트되었습니다.