인터뷰 초대 이메일을 작성하는 방법
게시 됨: 2022-03-22인터뷰 초대 이메일을 보내는 것은 채용 과정에서 흥미로운 단계입니다. 쉬운 방법을 택하여 인터뷰 초대 이메일 템플릿을 사용하고 싶을 수 있지만 그렇게 하지 마십시오. 인터뷰를 위해 누군가를 초대하는 개인화된 이메일을 만드는 데 시간을 투자하면 브랜드와 비즈니스에 도움이 됩니다.
인터뷰 초대 이메일은 지원자에게 귀하의 업무 방식에 대한 스냅샷을 제공합니다. 회사를 매각하고 역할을 홍보할 수 있는 기회입니다. 공석이 후보자보다 훨씬 많은 경쟁 산업에서 잘 작성된 인터뷰 초대 이메일은 공석을 채우는 것과 그렇지 않은 것을 구별할 수 있습니다.
비디오 인터뷰가 표준이 되면서 인터뷰 이메일은 단순히 날짜와 시간을 명시하는 것 이상의 역할을 해야 합니다. 시간, 기술 세부 사항, 작업 정보, 복장 규정에 대한 조언까지 포함해야 합니다.
가이드에서는 템플릿을 사용하여 모든 비즈니스에 완벽한 인터뷰 초대 이메일을 작성하는 방법을 설명합니다.
인터뷰 초대 이메일이란 무엇입니까?
인터뷰 초대 이메일은 후보자에게 개인화되고 전문적인 서신으로 전송되어 역할에 대한 공식적인 토론에 참여할 것을 요청합니다.
전화 인터뷰, 화상 회의 또는 실제 인터뷰를 위해 후보자를 초대할 수 있습니다. 채용 과정에서 3명 모두에게 1명의 후보자를 초대할 수 있습니다.
인터뷰 이메일 형식에 대한 기본 규칙은 없습니다. 그들은 인터뷰 과정에 대한 몇 문장이나 긴 설명처럼 짧을 수 있습니다.
중요한 것은 받는 사람이 인터뷰에 동의할지 여부와 인터뷰를 준비하기 위해 무엇을 해야 하는지 결정하는 데 필요한 모든 정보를 가지고 있어야 한다는 것입니다.
또한 모든 구직자가 면접에 참석할 수 있도록 보장해야 하는 법적 의무가 있습니다. 여기에는 구직자의 요구 사항에 적응해야 하는 것도 포함될 수 있습니다.
Zoom 시대에 인터뷰 예약 이메일이 중요한 이유
과거에는 대부분의 인터뷰가 대면 방식으로 진행되었지만 팬데믹으로 인해 채용 방식이 바뀌었습니다.
Zoom, Skype 및 Microsoft Teams는 모두 잠재적인 후보자를 인터뷰하는 인기 있는 방법입니다. 전염병의 초기 단계에서 조직이 잠재적 후보자를 참여시킬 새로운 방법을 모색함에 따라 비디오 인터뷰가 67% 급증했습니다.
오늘날 비디오 인터뷰는 채용 과정의 중요한 부분이며 앞으로도 계속 유지될 것입니다. People Management에 따르면 채용 담당자의 3분의 2가 코로나 이후 가상 온보딩을 계속할 계획입니다.
화상 회의를 주선하면 절차가 더 복잡해지며 후보자는 시간과 장소보다 훨씬 더 많은 정보가 필요합니다.
시간과 날짜는 물론 인터뷰 대상자가 요구하는 기타 정보는 다음과 같습니다.
- 화상회의 상세 로그인
- 캘린더 링크
- 시작 시간 및 종료 시간(원격 근무자 또는 해외 지원자의 경우 시간대 세부 정보 포함)
- 토론의 간략한 개요
- 토론에 참석할 사람에 대한 세부 정보
- 옷 코드
- 프레젠테이션 전달을 요청하는 경우 적절한 소프트웨어에 대한 세부 정보
- 기술이 작동하지 않을 경우 백업 계획
사려 깊은 인터뷰 초대의 중요성
비즈니스에서 보내는 모든 서신은 전문적이어야 하지만 인터뷰 초대 이메일에서는 매우 중요합니다. 긍정적이고 개인적이며 전문적인 인터뷰 초대는 지원자에게 귀하가 일하는 방식에 대한 통찰력을 제공합니다.
면접 초대장은 임원 후보자와 수요가 많은 숙련된 직종에 있는 사람들에게 필수적입니다. 의약, 창조산업, 교직 등 특정 분야는 후보자보다 공석이 많기 때문에 최고의 후보자를 유치하기 위해 노력해야 합니다.
의료계의 채용에 대한 최근 연구에 따르면 "각 후보자와 개인적인 관계를 증진하는 것"이 디지털 시대에 성공적인 채용의 기본이라는 것을 발견했습니다. 잘 작성되고 개인화되고 전문적인 이메일은 구직자들 사이에서 귀하의 비즈니스에 대한 인식을 개선하고 인터뷰에 참석하도록 격려할 수 있습니다.
재정적 필요도 있다. 채용 전문가인 Glassdoor는 새 직원을 채용하는 데 4,000달러 이상의 비용이 소요되고 27.5일이 소요될 것으로 추정합니다. 이메일 초대 편지에서 답장을 생성하지 못하면 큰 어려움을 겪을 수 있습니다.
"왜 후보자에게 캘린더 초대장을 보낼 수 없나요?" 라고 물을 수도 있습니다. 유혹이 될 수 있지만 그 충동을 억제해야 합니다. 캘린더 알림은 비인간적이고 비전문적입니다. 지원자가 수락하면 캘린더 초대장을 보낼 수 있지만 잠재적인 채용과의 첫 번째 연락을 하지 마십시오. 대신 인터뷰 일정을 잡기 위해 이메일을 작성하세요.
후보자를 인터뷰에 초대하는 이메일 형식
먼저 인터뷰 초대 이메일에는 목적과 구조가 있습니다. 심층 가이드에서 전문적인 이메일 에티켓에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. 그래도 초대장에는 약간 다른 형식이 필요합니다. 인터뷰의 '누가, 무엇을, 언제, 어디서'를 제공하고 싶을 것입니다.
우리는 세계 유수의 여러 기업의 이메일 초대장을 연구한 결과 7가지 공통점이 있습니다.
- 신청자님 감사합니다
- 인터뷰에 초대
- 모든 필수 세부정보 제공
- 참석할 사람을 알려주세요.
- 연결하고 확인하도록 격려
- 특별한 요구 사항이 있는지 물어보십시오.
- 열정적으로 끝내다
1. 지원자에게 감사
지원하기 위해 노력한 지원자에게 감사하는 것은 항상 긍정적입니다.
2. 인터뷰에 초대
지원자에게 첫 번째 단계(또는 적절한 경우 두 번째 또는 세 번째 단계)에서 성공했으며 인터뷰에 초대한다는 사실을 알립니다. 전화 인터뷰, 화상 인터뷰, 실제 회의 등 인터뷰 유형에 대해 구체적으로 설명하세요.
3. 모든 필수 세부 정보 제공
지원자는 인터뷰 날짜와 시간을 알아야 하지만 추가 세부 사항을 알아야 할 수도 있습니다. 프레젠테이션을 포함하여 요청한 작업에 대한 정보를 제공해야 합니다. 인터뷰 길이에 대한 정보를 제공하고 원하는 경우 인터뷰 구조에 대한 세부 정보(예: 패널 인터뷰, 1:1 토론 또는 프레젠테이션)를 제공합니다. 아무것도 남기지 않았는지 확인하십시오.
4. 참석할 사람을 알려주세요.
구직자에게 면접 중에 누가 참석할지 말하는 것은 예의입니다. 지원자는 조사를 통해 준비할 수 있습니다.
5. 연결하고 확인하도록 격려
구직자들에게 답변이 필요하다는 점을 분명히 하십시오. 특히 다른 잠재적인 인터뷰 대상자의 예비 목록이 있는 경우 모든 응답에 기한을 지정할 수 있습니다. 이메일 또는 전화 옵션을 제공합니다.
6. 특별한 요구 사항이 있는지 물어보십시오.
채용이 공정하도록 해야 할 법적 의무가 있으므로 지원해야 할 특정 요구 사항이 있는지 지원자에게 문의하십시오.
7. 열정적으로 끝내라
이메일을 긍정적이고 격려적으로 끝내십시오. 이것은 특별한 무언가의 시작일 수 있습니다.
이메일로 면접 대상자를 초대하는 방법
완벽한 업무용 이메일을 구성하기 위한 프레임워크를 읽었다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 인터뷰 초대 이메일로 어떻게 변환되는지 궁금할 것입니다. 후보자를 인터뷰에 초대하는 데 적합한 이메일 형식을 살펴보겠습니다. 여기에 포함해야 할 모든 것이 있습니다.
1. 사람의 이름을 사용
이메일 서신을 개인화해야 하므로 인터뷰 대상자의 이름을 사용해야 합니다. 이메일은 편지보다 덜 형식적이므로 이름을 사용하는 것이 좋습니다. 전문 이메일을 시작하는 방법에 대해 자세히 알고 싶다면 심층 블로그를 확인하세요.
2. 신청해주셔서 감사합니다.
작은 감사가 큰 힘이 됩니다. 잠재적인 인터뷰 대상자에게 감사하는 것은 이메일을 시작하는 긍정적인 방법이므로 그렇게 하십시오.
3. 인터뷰에 초대
인터뷰 초대장을 작성할 때 공식적인 어조에 빠지기 쉬울 수 있지만 그렇게 하지 마십시오. 면접을 위해 후보자를 선택했다고 말할 때 능동태를 사용하십시오. 각 신청서를 검토했는지 여부에 관계없이 귀하는 조직을 대표하므로 그렇게 작성하십시오.
4. 중요한 세부 정보 제공
누가, 무엇을, 언제, 어디서 기억하십시오. 이메일에 모든 내용을 포함하여 인터뷰를 위해 선정된 후보자를 초대하십시오. 시간, 날짜, 위치 및 프로세스는 모두 놓치지 말아야 할 중요한 정보입니다.
5. 지원자에게 면접할 사람을 알려주세요.
그들을 인터뷰할 사람들에게 말하는 것은 전문적입니다. 회사 프로필 및 LinkedIn 프로필 확인을 포함하여 몇 가지 배경 조사를 수행할 수 있습니다. 인터뷰 이메일을 보내기 전에 메시지에 이름이 언급된 동료에게 알리십시오.
6. 연결하고 확인하도록 격려
신청자가 출석을 확인했는지 확인하십시오. 원하는 경우 확인 날짜를 제공하십시오. 원하는 경우 마감일 며칠 전에 미리 알림 이메일을 보낼 수 있습니다.
7. 특별한 요구 사항이 있는지 물어보십시오.
귀하는 모든 지원자가 면접에 참석할 수 있는 공정하고 평등한 기회를 갖도록 하는 법적, 도덕적 의무가 있습니다. 이를 인정하고 지원자가 귀하에게 연락하도록 권장함으로써 귀하는 투명하고 공개적인 절차를 보장하기 위해 최선을 다하고 있습니다.
8. 전문적으로 끝내기
우리는 가장 공식적인 경우를 포함하여 모든 상황에 대한 최상의 승인을 포함하여 전문적인 이메일을 끝내는 모범 사례에 대한 자세한 블로그를 작성했습니다. 후보자의 이메일을 가능한 한 가장 잘 마무리하는 방법에 대한 더 많은 통찰력을 제공합니다.
9. 이메일 교정
후보자에게 잘못 작성된 이메일보다 더 나쁜 것은 없습니다. 따라서 '보내기'를 누르기 전에 문법이나 철자 오류가 있는 경우 인터뷰에 후보자를 초대하기 위해 이메일을 다시 한 번 확인하십시오.
인터뷰 초대 이메일 샘플
다음은 도움이 될 만한 인터뷰 초대 이메일 템플릿의 예입니다.
전화 인터뷰
이것은 비교적 형식적이며 후보자에게 인터뷰 초대 이메일에 필요한 모든 세부 정보를 제공합니다.
영상 인터뷰
이전에 말했듯이 화상 회의 및 온라인 인터뷰 이메일에는 구직자를 위한 구체적인 세부 정보가 포함되어야 합니다. 다음은 화상 인터뷰 이메일 템플릿의 예입니다.
첫 면접
첫 번째 인터뷰 편지는 일반적으로 형식적이고 짧습니다. 후보자에게 처음부터 절차에 대한 정보를 제공함으로써 그들이 느낄 수 있는 불안을 줄일 수 있습니다. 또한 준비할 수 있게 해주므로 인터뷰 자체에서 더 의미 있는 교환으로 이어지기를 바랍니다. 이 템플릿을 기반으로 두 번째 인터뷰 초대 이메일을 작성할 수도 있습니다.
최종 면접
최종 면접은 후보자를 평가하고 역할에 대한 적합성을 평가할 수 있는 마지막 기회입니다. 탐색하고 싶은 그들의 경험 요소가 있다면 명시적입니다. 후보자에게 자신을 표현하고 인상을 줄 수 있는 기회를 주십시오. 피드백을 제공하고 싶다면 일반적으로 채용 담당자에게 문의하는 것이 좋습니다. 다음은 최종 인터뷰 초대 이메일 샘플입니다.
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