예를 들어 회의록 작성 방법

회의록을 작성하는 것은 의제에 따라 평범하거나 중요하게 느껴질 수 있지만, 명확하고 정확하게 작성하는 것이 항상 중요합니다. 전사자로서의 역할에 대해 어떻게 생각하든 효과적인 회의록을 기록하는 것은 회의가 있는 모든 조직에 장기적으로 필수적입니다.

이 기사에서는 전문가처럼 회의록을 작성하는 방법에 대해 논의하여 관련된 모든 사람이 회의록을 읽는 것만으로도 회의 중에 일어난 일을 명확하게 이해할 수 있습니다. 다음은 회의록을 쉽게 작성하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁과 템플릿입니다 .

회의록이란 무엇입니까?

회의록은 회의나 청문회를 서면으로 기록한 것입니다. 의사록은 일반적으로 회의 후에 공유하고 향후 역사적 문서로 사용할 수 있도록 구조화되고 공식화됩니다 .

회의에 참석하지 못한 사람들을 위해 회의록을 통해 신속하게 정보를 얻을 수 있습니다. 회의록은 또한 회의 중에 논의된 조치 항목에 대한 책임을 제공합니다.

더 중요한 것은 조직이 어떤 종류의 법적 상황에 처하게 될 경우 회의록은 실사, 윤리 및 조례 준수를 입증하는 공식 기록 역할을 한다는 것입니다.

회의록은 누가 작성하나요?

비서는 가장 자주 회의록을 작성합니다. 비영리 단체, 정부 기관, 학교, 공기업, 노동 조합은 일반적으로 공식 회의록을 기록해야 합니다. 그러나 다른 많은 회사에서도 공식 기록을 유지하기 위해 회의록을 사용합니다.

회의록 작성 방법

회의록의 스타일과 내용은 조직과 조직 구조에 따라 달라집니다. 그럼에도 불구하고 날짜, 시간, 참가자 등의 기본 사항을 항상 포함해야 합니다. 그러나 많은 조직은 보충 문서 및 조치 항목과 같은 다른 선택 항목을 보유함으로써 이점을 얻을 수도 있습니다. 회의록에 포함할 내용을 알아보려면 계속 읽어보세요.

회의록의 8가지 기본 요소

회의록에 포함해야 할 필수 항목은 다음과 같습니다.

1 날짜

2 시간

3 위치

참가자 4 명

5 가지 주제 논의

6 모션

7 투표 결과

8 다음 회의 날짜 및 장소

회의록에는 그 밖에 무엇이 포함되어야 합니까?

대부분의 조직은 회의록에 최소한 한두 가지 다른 요소를 추가합니다. 필수 사항 외에도 회의록에는 조직의 요구 사항에 가장 적합한 방식으로 포함하고 구성할 수 있습니다.

회의록에 포함할 수 있는 몇 가지 맞춤 요소는 다음과 같습니다.

• 보충서류
• 조치사항
• 회의 목적
• 다음 시간에 논의할 항목
• 프로젝트 상태 업데이트 및 투표 결과
• 연구 및 후속 조치와 같은 다음 단계
• 손님, 비투표자 또는 연설자 등 참석자를 정의하는 섹션
• 이전 회의록 수정 또는 수정

회의록 작성을 위한 5가지 팁

회의가 연기되면 메모를 사용하여 회의록을 작성 하고 편집한 다음 공유하세요. 회의가 끝나자마자 회의록을 작성하면 아무것도 놓치지 않도록 도움이 됩니다.

1 일관성을 유지하라

회의록을 작성할 때마다 템플릿을 사용하는 것이 도움이 됩니다. 이렇게 하면 모두 같은 방식으로 배치되므로 제목과 주요 항목을 추가하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다 . 이는 나중에 조직의 다른 사람들이 이를 참조해야 할 때 유용합니다. 일부 조직에서는 효율성을 위해 회의록에 의제와 예상 참석자를 기재하기도 합니다.

2 녹음해 보세요

비서 역할을 시작하면 메모 작성을 따라가는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 이런 문제가 발생하는 경우 회의 녹화를 고려해 보세요. 스마트폰, 오디오 녹음 장치, 카메라를 사용하여 이 작업을 수행할 수 있습니다. 나중에 인공지능 녹음 서비스를 사용하거나 필요할 때 다시 복습하기 위해 녹음 내용을 다시 들을 수 있습니다. 하지만 녹화하기 전에 참석자에게 녹화 중임을 알려주세요.

3 회의 중에 메모를 볼 수 있도록 설정

때때로 회의는 협력적입니다 . 이로 인해 때때로 혼란스러워지고 모든 것을 추적하기 어려울 수 있습니다. 프로젝터에서 메모를 볼 수 있도록 설정하거나 회의 중에 화면이나 문서를 공유하면 팀원이 기여할 수 있습니다.

4 요약

회의록을 작성할 때 요약하세요 . 가능한 한 많은 정보를 문서화해야 하지만 모든 내용을 그대로 작성하지는 마세요. 회의록에서 말한 내용을 모두 녹음할 필요는 없습니다. 또한 전체 대화를 한 단어씩 쓰려고 하면 따라가는 데 어려움을 겪을 수도 있습니다. 회의 중에 일어난 일을 단순화하고 명확하게 설명합니다.

5 이니셜로 댓글 라벨 지정

회의에 참여한 여러 사람이 특정 문제에 대해 의견을 제시한 경우 참석자의 이니셜을 사용하여 누가 무엇에 기여했는지 표시하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이니셜을 사용하여 다음 단계를 담당할 사람을 나타낼 수도 있습니다. 이 속기 기술은 여러 사람의 대화를 명확하게 하는 효율적인 방법입니다.

회의록을 위한 5가지 템플릿

1 이사회 회의록

주문하려면 전화하세요

이사회 의장이 진행합니다.

[이사회 의장 이름]이 [회의 날짜] [회의 장소]에서 [회의 시간]에 [귀하의 조직]의 정기 회의를 소집하기 위해 전화했습니다.

출석

비서가 진행합니다.

비서가 점호를 실시했습니다. 다음 사람들이 참석했습니다:

• [이름]
• [이름]
• [이름]

다음 사람들은 결석했습니다:

• [이름]
• [이름]
• [이름]

회의록 승인

[비서 이름] 지난 회의록을 낭독합니다. 의사록이 승인되었습니다.

미해결 문제

• [이슈#1]
• [문제#2]
• [문제#3]

새로운 사업

• [신규사업아이템 #1]
• [신사업아이템 #2]
• [신사업아이템 #3]

연기

[회의 진행자 이름]님이 [회의 종료 시간]에 회의를 연기했습니다.

회의록 제출 및 승인

회의록 제출자: [비서 이름]

회의록 승인자: [이사회 의장 또는 회의 진행자 이름]

2 비공식 회의 템플릿

주문하려면 전화하세요

[회의 날짜]에 [회의 장소]에서 [기관명]의 회의가 열렸습니다.

참석자

참석한 투표 회원은 다음과 같습니다:

• [참석자 #1]
• [참석자 #2]
• [참석자 #3]

참석한 손님은 다음과 같습니다:

• [손님 #1]
• [손님 #2]
• [손님 #3]

회의록 승인

이전 [이전 회의 날짜] 의사록 승인 동의가 [비서 이름]에 의해 이루어졌고 [부서 이름]의 재청이 이루어졌습니다.

보고서

• [보고서 이름]은 [발표자 이름]이(가) 발표했습니다.
• [보고서 이름]은 [발표자 이름]이(가) 발표했습니다.

주요 동의안

• [모션 이름]은 [이동자 이름]에 의해 이동되고 [보조자 이름]에 의해 보조됩니다. [투표 수] 찬성, [투표 수] 반대한 발의안이 [가결 또는 실패]되었습니다.

연기

[회의 진행자 이름]이 [연회 시간]에 회의를 연기했습니다.

3 공청회 회의 템플릿

회의 날짜 :[회의 날짜]

집합시간 :[집합시간]

비서:[비서 이름]

소개

[회의 진행자 이름]님이 회의를 소개했습니다.

• [화두]

점호

참석 회원:

• [참석자]

모션 #1

댓글:

• [코멘트 작성자의 이니셜 또는 이름] [코멘트] [라벨: 아이디어, 작업 항목 또는 결론]

모션 #2

댓글:

• [코멘트 작성자의 이니셜 또는 이름] [코멘트] [라벨: 아이디어, 작업 항목 또는 결론]

아이디어

• [아이디어]

다음 단계

• [다음 단계]

결론

• [결론]

4 고객 회의록

프로젝트:[프로젝트 이름]

참석자:[참석자]

날짜 및 시간:[날짜 및 시간]

의제

• [논의할 주제]
  • [목적]
  • [핵심사항]

메모

[회의 중에 논의된 추가 중요 정보]

결과

[주요 결정사항]

조치사항

• [책임자명] [다음단계]
• [책임자명] [다음단계]

5 프로젝트 관리 회의록

날짜 및 시간:[날짜 및 시간]

현재:[참석자]

부재:[프로젝트 구성원이 참석하지 않음]

장소:[집합장소]

프로젝트:[프로젝트 이름]

주제

1. [팀]의 업데이트
2. [프로젝트] 진행 상황
3. 지난주 결과

회의록 FAQ

회의록이란 무엇입니까?

회의록은 회의 중에 일어난 일을 기록합니다. 회의 후 조직 내에서 공유되는 경우가 많으며 향후 참조 문서로 사용됩니다.

회의록이 왜 중요한가요?

• 역사 기록을 만들어 보세요
• 시간 경과에 따른 진행 상황 표시
• 조직에 법적 보호 제공
• 현지 조례를 준수하세요.
• 조직이 결정을 내린 이유를 설명하세요.
• 과제나 프로젝트를 상기시키는 역할을 합니다.
• 마감일의 증거로 활용
• 참석하지 못한 회원에게 알립니다.

회의록에는 어떤 내용이 포함되어야 합니까?

• 날짜
• 시간
• 위치
• 참가자들
• 논의된 주제
• 변
• 투표 결과
• 다음 회의 날짜 및 장소