예를 들어 회의록을 작성하는 방법

회의록을 작성하는 것은 의제에 따라 일상적이거나 중요하게 느껴질 수 있지만 항상 명확하고 정확한 작성이 중요합니다. 기록자로서의 역할에 대해 어떻게 생각하든 효과적인 회의록을 기록하는 것은 회의가 있는 모든 조직에 장기적으로 필수적입니다.

이 기사에서는 전문가처럼 회의록을 작성하는 방법에 대해 논의하여 관련된 모든 사람이 회의록을 읽는 것만으로도 회의 중에 발생한 일을 명확하게 이해할 수 있도록 할 것입니다. 다음은 회의록 을 쉽게 작성할 수 있는 몇 가지 팁과 템플릿 입니다.

회의록이란?

회의록은 회의 또는 청문회에 대한 서면 기록입니다. 회의록은 일반적으로 회의 후에 공유할 수 있고 향후 역사적 문서 역할을 할 수 있도록 구조화되고 형식적 입니다.

회의에 참석할 수 없는 사람들을 위해 회의록을 통해 신속하게 알려줍니다. 회의록은 또한 회의 중에 논의된 조치 항목에 대한 책임을 제공합니다.

더 중요한 것은 조직이 어떤 종류의 법적 상황에 처할 경우 의사록이 실사, 윤리 및 내규 준수를 증명하는 공식 기록으로 사용된다는 것입니다.

누가 회의록을 작성합니까?

비서는 가장 자주 회의록을 작성합니다. 비영리 단체, 정부 기관, 학교, 공기업 및 노동 조합은 일반적으로 공식 회의록을 기록해야 합니다. 그러나 다른 많은 회사에서도 회의록을 사용하여 공식 기록을 유지합니다.

회의록 작성법

회의록의 스타일과 내용은 조직과 구성 방식에 따라 다릅니다. 그럼에도 불구하고 날짜, 시간 및 참가자와 같은 기본 사항을 항상 포함해야 합니다. 그러나 많은 조직은 또한 보충 문서 및 작업 항목과 같은 기타 선택적 항목을 사용하여 이점을 얻을 수 있습니다. 회의록에 포함할 내용을 알아보려면 계속 읽으십시오.

회의록의 8가지 기본 요소

회의록에 포함해야 하는 필수 항목은 다음과 같습니다.

1 날짜

2 시간

3 위치

4 참가자

5 토론 주제

6 모션

7 투표 결과

8 다음 회의 일시 및 장소

회의록에는 또 어떤 내용이 포함되어야 합니까?

대부분의 조직은 회의록에 적어도 하나 또는 두 개의 다른 요소를 추가합니다. 필수 사항 외에도 회의 메모에는 조직의 요구 사항에 가장 적합한 방식으로 포함하고 구성할 수 있습니다.

다음은 회의록에 포함할 수 있는 몇 가지 사용자 지정 요소입니다.

• 보충서류
• 작업 항목
• 회의 목적
• 다음에 논의할 항목
• 프로젝트 상태 업데이트 및 투표 결과
• 연구 및 후속 조치와 같은 다음 단계
• 참석자, 비투표자 또는 연사를 정의하는 섹션
• 이전 회의록에 대한 수정 또는 수정

회의록 작성을 위한 5가지 팁

회의가 연기되면 메모를 사용하여 의사록을 작성 하고 편집 한 다음 공유하십시오. 회의가 끝나자 마자 회의록을 작성하여 놓치는 일이 없도록 하는 것이 도움이 됩니다.

1 일관성을 유지

회의록을 작성할 때마다 템플릿을 사용하면 도움이 됩니다. 그렇게 하면 모두 같은 방식으로 배치되며 제목과 글머리 기호 를 추가하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다 . 이는 나중에 조직의 다른 사람들이 참조해야 할 때 유용합니다. 일부 조직에서는 효율성을 위해 회의록에 의제와 예상 참석자를 기록하기도 합니다.

2 녹음

비서 역할을 시작하면 메모하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 이 문제가 발생하면 회의를 녹음하는 것이 좋습니다. 모든 스마트폰, 오디오 녹음 장치 또는 카메라로 이 작업을 수행할 수 있습니다. 나중에 인공 지능 필사 서비스를 사용하거나 필요할 때 복습으로 녹음을 다시 들을 수 있습니다. 그러나 녹음하기 전에 참석자에게 자신이 녹음되고 있음을 알려야 합니다.

3 회의 중에 메모를 볼 수 있도록 설정

때때로 회의는 협력적 입니다. 이것은 때때로 혼란스럽게 느껴지고 모든 것을 추적하기 어렵게 만들 수 있습니다. 메모를 프로젝터에서 볼 수 있게 하거나 회의 중에 화면이나 문서를 공유하면 팀원들이 메모에 기여할 수 있습니다.

4 요약

회의록을 작성할 때 요약 합니다. 가능한 한 많은 정보를 문서화해야 하지만 모든 것을 그대로 쓰지는 마십시오. 회의록 중에 말한 모든 것을 녹음할 필요는 없습니다. 전체 대화를 단어 단위로 쓰려고 하면 따라가기 어려울 수도 있습니다. 회의 중에 일어난 일을 단순화하고 명확히 합니다.

5 이니셜로 주석에 레이블 지정

회의에 참석한 여러 사람이 문제에 대해 의견을 제시한 경우 참석자의 이니셜을 사용하여 누가 무엇을 제공했는지 표시하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이니셜을 사용하여 다음 단계를 담당할 사람을 나타낼 수도 있습니다. 이 속기 기술은 여러 사람의 대화를 명확하게 하는 효율적인 방법입니다.

회의록을 위한 5가지 템플릿

1 이사회 회의록

전화 주문

이사회 의장이 진행합니다.

[이사회 의장]이 [회의 장소]에서 [회의 날짜] [회의 시간]에 [귀하의 조직] 정기 회의를 주선하기 위해 전화를 걸었습니다.

출석

비서실장이 진행합니다.

비서가 롤 콜을 실시했습니다. 다음 사람이 참석했습니다.

• [이름]
• [이름]
• [이름]

다음 사람이 결석했습니다.

• [이름]
• [이름]
• [이름]

회의록 승인

[비서실명] 지난 회의록 낭독. 회의록이 승인되었습니다.

미해결 문제

• [이슈 #1]
• [이슈 #2]
• [이슈 #3]

신규 사업

• [신규사업 제1호]
• [신규 사업 아이템 #2]
• [신규 사업 아이템 #3]

연기

[회의 진행자 이름]님이 [회의 종료 시간]에 회의를 연기했습니다.

의사록 제출 및 승인

제출한 의사록: [간사 이름]

승인된 의사록: [이사회 의장 또는 회의 진행자 이름]

2 비공식 회의 템플릿

전화 주문

[조직 이름]의 회의가 [회의 날짜]에 [회의 장소]에서 열렸습니다.

참석자

참석한 투표 회원은 다음과 같습니다.

• [참석자 #1]
• [참석자 #2]
• [참석자 #3]

참석자는 다음과 같습니다.

• [손님 #1]
• [손님 #2]
• [손님 #3]

회의록 승인

이전 [이전 회의 날짜]의 의사록 승인 동의는 [간사 이름]이(가) 제출했으며 [보조 이름]이(가) 이의를 제기했습니다.

보고서

• [보고서 이름]은(는) [발표자 이름]이(가) 발표했습니다.
• [보고서 이름]은(는) [발표자 이름]이(가) 발표했습니다.

주요 동의

• [동의 이름]은 [이동자 이름]에 의해 이동되었고 [이동자 이름]에 의해 두 번째로 지정되었습니다. 찬성 [표수], 반대 [표수]로 발의안 [가결 또는 부결].

연기

[회의 진행자 이름]이(가) [회의 시간]에 회의를 연기했습니다.

3 공청회 템플릿

회의 날짜: [회의 날짜]

회의 시간: [미팅 시간]

비서: [비서 이름]

소개

[회의 진행자 이름]이(가) 회의를 소개했습니다.

• [토론 포인트]

점호

현재 회원:

• [참석자]

모션 #1

코멘트:

• [코멘트 작성자의 이니셜 또는 이름] [코멘트] [예: 아이디어, 실행 항목 또는 결론과 같은 레이블]

모션 #2

코멘트:

• [코멘트 작성자의 이니셜 또는 이름] [코멘트] [예: 아이디어, 실행 항목 또는 결론과 같은 레이블]

아이디어

• [아이디어]

다음 단계

• [다음 단계]

결론

• [결론]

4 클라이언트 회의 메모

프로젝트: [프로젝트 이름]

참석자: [참석자]

날짜 및 시간: [날짜 및 시간]

의제

• [토론할 주제]
  • [목적]
  • [키 포인트]

메모

[회의 중 논의된 추가 중요 정보]

결과

[주요 결정]

작업 항목

• [책임자 이름] [다음 단계]
• [책임자 이름] [다음 단계]

5 프로젝트 관리 회의록

날짜 및 시간: [날짜 및 시간]

현재: [참석자]

결석: [프로젝트 구성원이 참석하지 않음]

장소: [회의 장소]

프로젝트: [프로젝트 이름]

주제

1. [팀]에서 업데이트
2. [프로젝트] 진행 상황
3. 지난주 결과

회의록 FAQ

회의록이란?

회의록은 회의 중에 일어난 일을 문서화합니다. 회의 후 조직 내에서 공유하는 경우가 많으며 향후 참조 문서로 사용됩니다.

회의록이 왜 중요한가요?

• 역사 기록 만들기
• 시간 경과에 따른 진행 상황 표시
• 조직에 대한 법적 보호 제공
• 현지 조례 준수
• 조직이 결정을 내린 이유 설명
• 과제 또는 프로젝트의 알림 역할
• 마감일의 증거로 사용
• 참석하지 못한 회원들에게 알리기

회의록에는 어떤 내용이 포함되어야 합니까?

• 날짜
• 시간
• 위치
• 참가자들
• 논의된 주제
• 변
• 투표 결과
• 다음 모임 날짜 및 장소