개인 Kanban을 사용하고 엄청나게 생산적이 되는 방법

개인 Kanban은 자신의 기술에 대한 작업과 비즈니스를 운영하는 창의적인 균형을 도울 수 있습니다. 이 가이드는 작동 방식을 설명합니다.

창의적인 비즈니스를 위한 완벽한 개인 생산성 시스템을 찾고 계십니까?

먼저 나쁜 소식: 존재하지 않습니다. 랜딩 페이지 소프트웨어와 마찬가지로 시스템에 관계없이 작업을 수행해야 합니다.

이제 좋은 소식이 있습니다. Kanban은 끝없는 할 일 목록에 압도당하는 느낌을 피하는 데 도움이 되는 사용하기 쉽고 배우기 쉬운 시스템입니다. 화이트보드나 Trello와 같은 도구를 사용하여 할 수 있습니다.

다이빙하자.

칸반이란 무엇입니까?

Kanban은 지속적인 배송을 기반으로 제품을 만드는 민첩한 방법입니다. 이 시스템은 일본의 제조 시스템에서 비롯되었습니다.

Toyota 산업 엔지니어 Taiichi Ohno는 바쁜 공장 관리자가 복잡한 프로젝트와 작업 부하를 처리할 수 있도록 시스템을 만들었습니다.

개인 칸반이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?

Personal Kanban은 개인 및 소기업 소유주를 위한 애자일 방법을 채택한 것입니다. 사용자가 한 곳에서 작업을 시각화하고 작업 중인 내용을 제한하도록 하는 방식으로 작동합니다.

Jim Benson과 Tonianne DeMaria Barry는 그들의 훌륭한 저서 Personal Kanban에서 이 생산성 시스템을 사용하여 이 두 가지 규칙을 제공합니다.

1. 작업 시각화
2. 진행 중인 작업(WIP) 제한

그들은 규칙 1에 대해 이렇게 말했습니다. 이제 우리는 시간에 대한 모든 요구 사항에 대한 물리적 기록을 가지고 있습니다. 우리의 작업과 상황에 대한 이러한 더 큰 관점을 통해 우리는 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다.

그리고 규칙 2에 대해 추가했습니다. "WIP를 제한하면 집중하고, 빠르게 작업하고, 변화에 침착하게 대응하고, 신중하게 작업할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다."

1단계: Kanban 보드 준비

화이트보드를 세 개의 열로 나눕니다. 없는 경우 Magic Whiteboard를 구입하여 벽에 부착하거나 큰 A4 또는 Letter 크기 공책을 분할하는 것을 고려하십시오.

첫 번째 열에는 "해야 할 일", 두 번째 열에는 "하는 일", 세 번째 열에는 "완료"라는 레이블을 지정합니다.

첫 번째 열은 새 할 일 목록에서 작업 항목을 캡처하기 위한 것입니다. 두 번째는 지금 작업할 작업을 결정하기 위한 것이고 세 번째는 완료한 것을 기록하기 위한 것입니다.

프로젝트를 작업으로 전환하는 전형적인 생산성 실수를 피해야 합니다. 프로젝트를 완수하려면 일련의 작업(또는 카드)이 필요합니다. 스티커 메모를 사용하여 Kaban 카드를 나타낼 수도 있습니다.

2단계: Kanban을 사용하여 작업

마커나 포스트잇을 사용하여 칸반 보드의 "할 일" 열에 항목이나 카드를 추가하십시오.

동작 동사를 사용하고 문제의 작업을 적어보세요. 집을 이사하는 경우 "이사 업체 고용"이 될 수 있습니다. 또는 대규모 프레젠테이션을 준비하는 경우 "소스 스톡 이미지"가 될 수 있습니다.

작업할 준비가 되면 "To Do" 열에서 "Doing"으로 항목이나 작업을 드래그합니다.

일반적으로 저는 "행함" 열에 3개 이하의 항목을 유지하는 것이 현명하다고 생각합니다. 이렇게 하면 진행 중인 작업이 제한되고 작업 중인 내용을 시각화하는 데 도움이 됩니다. (규칙을 기억하세요!)

작업을 마치면 완료된 작업을 "진행 중" 열에서 "완료" 열로 드래그합니다. 그런 다음 "To Do"에서 "Doing"으로 또 다른 Kanban 카드를 가져옵니다.

3단계: 이사회 검토

작업을 하다 보면 자연스럽게 보드의 왼쪽에서 오른쪽으로 작업을 드래그하게 됩니다.

한 열에서 다음 열로 작업을 드래그하는 간단한 동작으로 우선 순위를 지정해야 합니다. 또한 할 일 목록을 정기적으로 검토하도록 권장합니다.

이러한 작업 방식은 흐름 상태를 장려합니다. 한 열에서 다음 열로 카드를 옮기는 행위는 만족스러운 느낌을 줍니다. 수행하기 쉬운 작업, 많은 시간이 걸리는 작업, 막힌 작업까지 빠르게 확인할 수 있습니다. 벤슨이 나에게 말했다.

"가장 흔한 실수는 진행 중인 작업을 제한하지 않는 것입니다. 사람들은 때때로 "할 일이 너무 많기" 때문에 두 번째 작업을 건너뜁니다. 아이러니하게도 이것이 WIP 제한의 목적입니다."

짐 벤슨

Kanban 방법에 익숙해지면 개인 Kanban 보드 또는 Kanban 앱에 열을 추가하십시오.

예를 들어, "대기 중"이라는 열을 만들어 차단된 작업과 누군가 내게 다시 연락해야 하는 작업을 캡처했습니다. 또한 근무일 동안 작업하고 싶지만 즉시 작업을 수행하고 싶지 않은 작업에 대해 "다음" 열을 만들었습니다.

프로 팁: 영감이 필요하면 Google 이미지에서 "개인 Kanban 보드"를 검색하십시오.

권장 칸반 도구

Personal Kanban을 사용하기 시작했을 때 대형 화이트보드와 노트북을 로드 테스트했습니다. 두 도구 모두 잘 작동하며 Kanban의 기본 사항을 마스터하는 데 도움이 됩니다. 이 방법을 사용하면 누구나 열려 있고 완료된 작업을 기록할 수 있습니다.

이 생산성 시스템이 작동하는 방식에 대한 느낌을 얻고 작업 주간의 일부가 되면 디지털 개인 Kaban 보드를 사용할 준비가 된 것입니다.

Trello는 웹 기반 프로젝트 관리 애플리케이션입니다. 기본적으로 Kanban 소프트웨어의 한 유형입니다. 작업이나 카드에 파일을 업로드하고 레이블을 지정하고 기한을 설정하는 등의 작업을 할 수 있습니다.

첨부 파일을 카드에 업로드하면 모든 작업을 한 곳에 모으는 데 유용합니다. 마찬가지로 Trello 앱의 공동 작업 기능을 사용하여 타사 계약자와 작업했습니다.

개인 생산성을 위해 Trello를 좋아하는 만큼 먼저 화이트보드나 아날로그 시스템에서 Kanban을 파악하는 것이 좋습니다. 결국 도구는 작업을 수행하는 것보다 항상 덜 중요합니다. 그런 다음 전용 앱이나 소프트웨어로 이동할 수 있습니다.

오늘 개인 Kanban을 사용해보십시오

완벽한 Kaban 도구 같은 것은 없습니다. 간단한 할 일 목록이 작업을 완료하는 데 도움이 된다면 그것을 고수하십시오.

수년 동안 많은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용해 보았습니다. 가장 큰 문제는 큰 목록이 때때로 압도적으로 느껴질 수 있다는 것입니다.

이런 일이 발생하는 경우 Personal Kanban은 배우는 데 오래 걸리지 않으며 압도당하지 않고 일상적인 작업을 관리하는 데 도움이 됩니다. 이 개인 생산성 시스템은 작업을 한 곳에서 시각화하는 데에도 도움이 됩니다. 또는 Benson이 말했듯이,

“이 시스템은 작은 규칙 집합을 통해 특별히 유연성을 제공하도록 설계되었습니다. 그것이 우리가 가정을 포함하여 지구상의 모든 국가와 모든 업종에서 채택되는 주된 이유입니다. 아이들은 집안일을 즐겁게 합니다. 팀은 복잡한 문제를 지능적으로 해결합니다. 프로젝트와 주변 작업을 모두 쉽게 시각화하고 완료할 수 있습니다.”

짐 벤슨

이 게시물의 버전은 원래 Forbes에 게재되었습니다.

또한 내 새 책 This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Deserve에서 한 장을 편집하여 발췌한 것입니다.

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이것이 효과가 있습니다: 중요한 것에 집중하고 합당한 결과를 얻으십시오

• 콜린스, 브라이언 (지은이)
• 영어(출판 언어)
• 296쪽 - 2019년 5월 27일 (발행일) - Nielsen (출판사)

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