이메일에서 봄 대청소를 위한 8가지 문구

나쁜 글쓰기 습관은 집안의 잡동사니처럼 쌓이게 됩니다. 쌓인 여분의 커피 머그와 잊어버리기 쉬운 티셔츠를 주기적으로 정리하는 것은 가치가 있습니다. 따라서 이메일에서 몇 가지 진부한 표현과 깊이 "그렇지 않은" 직장 표현을 제거하기 위해 비슷한 재고를 가져가는 것은 어떨까요?

우리도 죄가 있다는 것을 인정해야 합니다. 진부한 표현을 "진부한 것"이라고 부르는 것 자체가 진부한 표현이라는 것이 밝혀졌기 때문에 우리는 그것을 삭제했습니다. 실제로, 귀하의 겸손한 작가는 자신이 "보낸" 완전히 생명 없는 이메일의 양을 생각하는 것을 자랑스러워하지 않습니다. 우리 모두는 더 잘할 수 있습니다.

이를 염두에 두고 우리는 몇 가지 깔끔하고 산뜻한 대안과 함께 이메일을 대청소할 때 버리기로 결정할 수 있는 좀 더 단조롭고, 진부하고, 일반적으로 별 볼일 없는 문구 중 일부를 수집했습니다.

1 이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다.

당신은 이것을 배려하는 방식으로 의도했을 수도 있지만 이 문구는 너무 지치고 일반적이어서 이제 그 반대를 암시할 위험이 있습니다. 즉, 사려 깊은 감정이 아니라 무의미한 겨입니다.

이 부분을 치고 요점으로 건너뛰는 것이 가장 좋은 경우가 많지만, 인사말 뒤에 또 다른 대사를 정말로 원한다면 독자에게 구체적으로 말하여 인정하십시오.

나는 블로그에 당신의 최근 게시물을 좋아합니다.

지난주에 우리 서버의 탄소 배출량을 줄이는 방법에 대한 귀하의 프레젠테이션에 감사드립니다.

Slack에 공유한 새 강아지 사진이 너무 귀엽네요.

잘 모르는 사람에게 편지를 쓰거나 전혀 모르는 사람에게 편지를 쓰는 경우에도 그 사람을 칭찬하거나 어떻게 알게 되었는지 또는 왜 연락하는지에 대한 힌트로 시작할 수 있습니다.

우리는 한 회의에서 서로 친구인 Arjun을 통해 잠시 만났습니다.

이제 두 사람이 당신이 우리 팟캐스트의 완벽한 손님이 될 것이라고 말했습니다.

목표는 당신이 쓴 내용에 생각을 쏟았다는 것을 독자에게 보여주는 것입니다.

2 후속 조치만 하세요. . .

이메일에 응답하지 않은 사람을 넛지할 때 이 과중한 문구를 사용할 수 있습니다. 때로는 그것이 필요할 때도 있지만, 이 문구는 응답을 얻으려는 목적에서 너무 자주 실패합니다. 그러므로 먼저 스스로에게 “내 메시지에 답장이 필요한가?”라고 자문해 볼 가치가 있습니다. 대답이 "예"라면 보다 직접적인 옵션을 찾으십시오.

최적이 아닌 예 1:에 관심이 있는지 확인하기 위해 후속 조치를 취합니다. . .[예를 들어 보도자료]

제안:솔직히 줄을 완전히 자르는 것이 좋습니다.

최적이 아닌 예 2:이 반복을 클라이언트에 보내기 전에 입력 내용이 있는지 확인하기 위해 후속 조치를 취합니다.

제안:고객이 오늘 오후에 우리에게 뭔가를 기대하므로 정오까지 최종 조정 사항을 받고 싶습니다.

마지막 제안은 더 길거나 덜 정중하지 않으면서 더 많은 정보를 더 설득력 있게 전달한다는 점에 유의하세요.

3 그냥 돌아서 가세요 . . .

더 많은 로터리를 제외하고 위와 동일한 문제입니다. 그것 없이도 할 수 있습니다.

4 뉴노멀

이 문구를 폐기해야 하는 이유에 대한 대략적인 목록에는 이 문구가 남용되고 모호하다는 점, 입력하거나 읽는 사람이 기분이 좋아지지 않는다는 점, 일련의 불쾌한 현실을 인정하면서도 이를 최소화하기 위한 목적이 포함될 수 있습니다.

이것은 단순히 던지고 넘어가는 것일 수도 있습니다.

차선의 예:우리 팀은 여전히 ​​새로운 표준에 적응하고 있으므로 그에 따라 인터뷰 프로세스를 재편성해야 합니다.

제안 1:이제 인터뷰 절차를 재정비할 때입니다.

또 다른 좋은 옵션은 좀 더 구체적이고 조금 더 인간적인 것입니다.

제안 2:전염병으로 인해 기존 인터뷰 프로세스가 망가졌으니 시간을 좀 갖고 새로운 프로세스를 개발해 봅시다.

그것은 우리가 시작한 예보다 더 적은 단어로 컴퓨터가 작성한 것 같은 느낌이 훨씬 적습니다.

5 논의된 대로 . . .

이메일이 회의 후 할 일을 언급할 때 흔히 사용되지만 모호한 경향이 있습니다. 스스로에게 물어보세요: "내가 언급하고 있는 대화가 무엇인지 독자에게 상기시키는 더 좋은 방법은 무엇입니까?"

차선의 예:수요일 전체 직원 회의에서 논의한 대로 이제 첨부된 지침의 초안을 작성했습니다.

제안 1:개를 사무실에 데려오고 싶어하는 직원들의 피드백을 바탕으로 몇 가지 지침 초안을 작성했습니다.

제안 2:항상 개를 사무실에 데려오세요.

(마지막 것은 농담입니다. 일종의.)

6 늦어서 죄송합니다.

이메일의 한 가지 이점은 다음 회의 이후나 점심 식사 이후, 심지어는 내일까지 기다려 응답할 수 있다는 것입니다. 그렇다면 해당 기능을 사용한 것에 대해 얼마나 자주 사과해야 합니까?

위의 다른 많은 문구와 마찬가지로 이 아이디어를 대체하지 않고 잘라내는 것이 종종 괜찮지만, 꼭 사용해야 한다면 새롭거나 뚜렷하게 만드는 방법을 찾으세요. 당신은 Gandalf의 말을 바꾸어 금요일 오후 이메일을 잊어버린 것에 대해 진심으로 사과한 적이 있습니다. Darkness는 내 응답을 받아들였고 "생각과 시간을 벗어났습니다."

어쨌든 나는 그 편집자로부터 계속 작업을 받을 수 있었으니 적어도 독창성에 대한 점수는 있습니까?

7 그렇지 않다면 걱정하지 마세요!

직장에서 도움을 요청하거나 마감일 이전에 작업을 완료해야 한다는 점을 독자에게 전달해도 괜찮다는 점을 알아두시기 바랍니다. 그것은 오만한 것이 아닙니다. 그것은 단지 진실입니다.

차선의 예:오늘 오후 4시까지 관심이 있으신지 알려주실 수 있나요? 그렇지 않다면 걱정하지 마세요!

제안:우리 팀은 오늘 후반에 패널 라인업을 마무리할 예정이므로 게임에 참여하려면 오후 4시까지 알려주시기 바랍니다.

마지막 제안이 좀 더 많은 공간을 차지한다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 그것은 허용됩니다. 당신도 그렇습니다.

8 귀하의 답변을 기다리겠습니다.

이것이 사실 이 아니라면당신이 작성하고 있는 이메일에 대해 뭐라고 말할까요 ? 이 개념은 본질적이지 않고 쉽게 생략되는 경향이 있지만 시기적절한 응답을 원한다는 점을 강조하려는 경우 이유와 특정 기간을 모두 제공하는 위의 마지막 예에서 그림을 그려보세요.

여기에서 우리가 제안하는 주제를 발견했다면, 많은 형태의 이메일 혼란을 대체하는 것이 아니라 단순히 제거하는 것이 가장 좋을 수도 있습니다. 결국 봄맞이 대청소의 핵심은 한 번도 사용하지 않는 물건을 업그레이드하는 것이 아니라 제거하는 것입니다. 깔끔한 집과 마찬가지로 깔끔한 이메일도 마찬가지입니다. 가장 큰 사치 중에는 빈 공간이 있습니다.