팁과 예시를 통해 전문적인 이메일을 작성하는 방법

세련된 전문 이메일을 작성하는 것은 중요한 기술입니다. 이는 동료, 관리자, 고객 및 고객과의 일상적인 의사소통을 위한 기본적이지만 중요한 도구입니다.

학술 및 전문 분야의 거의 모든 사람들이 이메일을 통해 의사소통하므로 이메일을 잘 작성하는 방법을 아는 것은 모든 학생이나 직장인이 숙달해야 할 핵심 기술입니다. 여기에서는 업무용 이메일을 작성하는 방법에 대해 논의하고 업무용 이메일 커뮤니케이션에 대한 팁, 제안, 해야 할 것과 하지 말아야 할 것을 제공합니다.

목차

업무용 이메일이란 무엇입니까?

전문적인 이메일 작성을 위한 8가지 팁

3가지 전문 이메일 예시

업무용 이메일 FAQ

업무용 이메일이란 무엇입니까?

업무용 이메일은 두 명의 동료, 감독자와 직원, 학생과 교수, 지원자와 채용 관리자 등 전문적인 환경에서 전송되는 이메일입니다. 업무용 이메일에는 명확하고 실행 가능한 메시지가 포함되어 있습니다.

업무상 이메일은 누군가에게 당신과 만나서 감사하고 좋은 주말을 보내길 바라는 짧은 메시지일 수 있습니다. 하지만 대부분의 경우 이메일은 직장 업무에 관한 것입니다.

전문적인 이메일 주제

• 회의 예약
• 질문하기 또는 대답하기
• 진술이나 지시사항을 명확히 하기
• 이전 커뮤니케이션에 대한 후속 조치
• 수신자에게 마감일 알림
• 무언가를 설명하는 중

"이메일 및 문서 사용 벤치마크" 보고서에 따르면 직원의 91%가 고객과 이메일을 통해 커뮤니케이션하며, 61%는 다른 커뮤니케이션 방법보다 이메일을 선호합니다. 따라서 경력을 쌓는 동안많은이메일을 보내는 것이 안전한 방법입니다.

전문적인 이메일을 작성하는 방법을 알면 수신자에게 귀하와 해당되는 경우 귀하의 회사 또는 조직에 대해 긍정적인 인상을 줄 수 있습니다. 이는 귀하가 지원서에 대해 진지하다는 것을 장래 고용주에게 보여주고 교수들에게는 귀하가 과제에 대해 진지하다는 것을 알립니다.

전문적인 이메일 특성

• 전문적인 톤
• 적절한 인사말
• 명확하고 직접적인 제목
• 목적을 명시하는 간결한 메시지
• 어떤 조치를 취해야 하는지 설명하는 적절한 마무리
• 승인

전문적인 이메일 시나리오

전문적이거나 학문적인 환경에서 이메일을 보내야 할 때마다 전문적인 이메일을 작성해야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 동료 및 관리자와 소통
• 공급업체, 파트너, 고객 등 조직 외부의 개인과 커뮤니케이션
• 교수 및 학교 행정관과의 의사소통
• 정부 관계자와의 커뮤니케이션
• 입사 지원 과정 중 의사소통
• 고객 서비스와의 의사소통

기본적으로 가까운 친구나 가족이아닌모든 이메일은 전문적인 이메일 지침에 따라 작성되어야 합니다. 이는 불만 사항 이메일을 작성할 때와 같이 수신자가 불만스럽거나 불만스러운 경우에도 마찬가지입니다.

전문적인 이메일 작성을 위한 8가지 팁

1 제목줄에 주제를 포함하세요

수신자가 받은 편지함에서 가장 먼저 보게 되는 것은 이메일의 제목입니다. 마케팅 이메일에서 제목 줄은 수신자가 이메일을 열 것인지 삭제할 것인지에 따라 달라질 수 있습니다. 제목은 간결하고, 관심을 끌고, 관련성이 있어야 합니다.

제목 줄에 이메일 내용을 정확히 기재하세요. 이렇게 하면 수신자는 귀하의 이메일에서 무엇을 기대할지 알 수 있습니다. 여기서는 창의성을 발휘하거나 클릭을 유도할 필요가 없습니다. 수신자는 이메일을 효율적으로 읽고 응답하는 데 도움이 되는 명확한 제목을 높이 평가할 것입니다.

2 받는 사람에게 바르게 말하라

업무상 이메일 수신자를 지칭하는 가장 좋은 방법은 "Dear"이며, 그 뒤에 이름이나 성, 적절한 경칭을 붙여야 합니다. 어떤 경어를 사용해야 할지 확신이 없다면 이름이나 성과 이름을 사용하세요.

또는 "Hello" 또는 "Hi"로 이메일을 시작하고 그 뒤에 수신자의 이름을 붙일 수도 있습니다. 일반적으로 이는 동료나 관리자와 같이 이미 관계가 있는 개인을 위해 예약되어 있습니다.

3 집중하라

업무용 이메일은 하나의 주제를 다루어야 합니다. 그것은 질문일 수도 있고, 요청일 수도 있고, 답변일 수도 있고, 설명일 수도 있습니다. 그것이 무엇이든, 이메일 본문은 이 주제에 초점을 맞춰야 합니다. 이메일을 간결하게 유지하되 주요 정보를 빠뜨리지 마십시오.간결함은"필요한 만큼만"을 의미합니다.

4 서명을 포함하세요

행동 촉구 또는 실행 가능한 단계를 포함해야 하는 이메일의 마지막 줄을 작성한 후 적절한 서명과 서명을 추가하세요. 전문 서명에는 직위, 전화번호, 내선 번호, 이메일 주소 등 수신자가 귀하와 적절하게 통신하는 데 필요할 수 있는 모든 정보가 포함되어야 합니다. 예, 답장을 눌러 응답할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 하지만 귀하의 이메일 주소를 포함하면 귀하에게 연락하는 방법에 대한 잠재적인 혼란이 사라집니다.

5 교정

보내기를 누르기 전에 이메일을 교정하세요. 오타, 철자 오류, 문법 오류가 없는지 빠르게 읽어보세요. 이메일 실수로 인해 전체 메시지가 손상되고 전문가가 아닌 것처럼 보일 수 있습니다.

6 캐주얼한 톤은 피하세요

대부분의 경우 이는 이모티콘을 사용하지 않음을 의미합니다.

전문적인 이메일은 전문적인 어조로 작성되어야 합니다. 속어, 구어체, 문자 메시지처럼 캐주얼하게 느껴지는 모든 것을 피하세요. 마찬가지로, 후속 조치를 취할 때 "그냥 돌아서기만 해"와 같은 진부한 표현을 피하세요.

7 말을 조심하라

누구나 귀하의 이메일을 다른 사람에게 전달할 수 있다는 점을 기억하십시오. 마찬가지로 누구나 귀하의 이메일을 다운로드하거나 인쇄하거나 스크린샷을 찍을 수 있습니다. 이메일은 대화를 서면으로 기록한 것이므로, 서면으로 기록하고 싶지 않다면 이메일로 말하지 마세요.

8 방향을 명확하게 하라

수신자가 특정 파일의 위치나 최근 에세이에서 귀하의 입장을 뒷받침하기 위해 사용한 출처를 알고 있다고 가정하지 마십시오. 언급한 모든 내용을 자세히 설명하고 해당되는 경우 링크를 포함하면 수신자가 귀하가 말하는 내용을 정확히 알 수 있고 쉽게 액세스할 수 있습니다.

3가지 전문 이메일 예시

1 제목:여름 대학원 프로그램에 관심을 가져주셔서 감사합니다!

친애하는 바네사,

문의해 주셔서 대단히 감사합니다. 현재로서는 여름 대학원 프로그램에 대한 신규 지원을 받지 않습니다.

귀하의 향후 노력에 행운이 있기를 바랍니다!

감사합니다. Simone Blakely, 인문학 박사, 학과장

2 제목 :떠나기 전에 창문을 닫으세요

안녕하세요 마하님,

지난번 이메일에 따르면, 하루 일과가 끝날 때 책상을 떠난 후 창문을 열어두는 것을 삼가해 주시기 바랍니다. 어젯밤에 우리는 당신의 칸막이에서 물을 찾으러 왔습니다.

고마워요, 알렉세이

3 제목: 이번 주에 통화할 시간 있으세요?

친애하는 Albanese 씨,

최근 LinkedIn에서 도매 스낵과의 연결을 모색하고 있다는 게시물을 보았습니다.

해당 지역의 공급 업체. 저는 구독 기반 스낵 도매 공급업체인 AcmeCo Snacks를 소유하고 운영하고 있습니다. 제가 가지고 있는 제품과 가격 옵션에 대해 논의하는 데 20분의 시간을 갖고 싶습니다. 이번 주 후반에 빠른 통화 시간이 있으십니까?

내 여름 카탈로그를 공유하고 싶다면 알려주시기 바랍니다. 몇 가지 훌륭한 새 제품이 출시될 예정입니다. 패키지에 대해 안내해 드리고 싶습니다.

수요일, 목요일, 금요일 오후 12시부터 5시(EST)까지는 한가합니다. 귀하에게 가장 적합한 몇 가지 시간대를 알려주십시오.

나는 더 많은 대화를 기대하고 있습니다!

최고입니다. Miriam Schneider AcmeCo Snacks 소유주 겸 CEO “간식이 필요하신가요? 우리는 당신의 등을 맞췄습니다.”

업무용 이메일 FAQ

업무용 이메일이란 무엇입니까?

업무용 이메일은 명확하고 실행 가능한 메시지가 포함된 학술 또는 비즈니스 환경에서 전송되는 이메일입니다.

업무용 이메일은 언제 작성해야 할까요?

• 동료 및 관리자와 소통
• 공급업체, 파트너, 고객 등 조직 외부의 개인과 커뮤니케이션
• 교수 및 학교 행정관과의 의사소통
• 정부 관계자와의 커뮤니케이션
• 입사 지원 과정 중 의사소통
• 고객 서비스와의 의사소통

업무용 이메일의 중요한 요소는 무엇입니까?

• 제목
• 인사말
• 간결한 본문 단락
• 수신자가 실행할 수 있는 단계가 포함된 마지막 섹션
• 승인
• 서명