완벽한 전문 이메일 작성을 위한 7가지 유용한 팁

새로운 직장에서 첫 출근을 하는 신나는 날입니다. 그리고 익숙해질 수 있는 그런 종류의 공연입니다. 편안한 의자에 앉아서 이메일을 처리하는 것은 정확히 힘든 노동이 아닙니다. 그렇죠? 그러나 그것의 일부는 적어도 당장은 당신에게 자연스럽게 오지 않을 수도 있습니다.

자신감과 통제력을 보여주기 위해 초안을 작성하는 이메일을 원하지만 각 부분을 올바른 순서로 정렬하는 것이 불안할 수 있습니다. 아마도 가장 좋은 인사 방법에 대해 확신이 서지 않을 것입니다. 아마도 당신은 집에서 영어로 말하며 자라지 않았을 것입니다. 어쩌면 당신이 꿈꾸는 언어가 아직 아닐 수도 있습니다.

어떤 경우이든 걱정할 필요가 없습니다. 약간의 연습을 통해 완벽한 전문 이메일을 작성하는 것이 자동으로 쉬워지기 시작할 것입니다. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

1 당신이 편지를 쓰는 사람에게 인사하십시오.

인터넷에서 낯선 사람을 Dear 라고 부르는 것이 이상하게 보일 수 있지만 공식적인 서신 에서는 표준입니다 . 다른 훌륭하지만 덜 일반적인 옵션으로는 인사말 및 인사말 이 있습니다.

가능하면 받는 사람의 이름을 입력하는 것이 가장 좋습니다. 다음 예와 같이 쉼표 또는 콜론을 뒤에 옵니다.

• 친애하는 차드,
• 친애하는 오스왈드 씨:
• 친애하는 Ms. Picard-Mimms:

당신이 편지를 쓰는 여성이 Ms. 인지 Mrs. 인지 확실하지 않다면 Ms. 가 일반적으로 더 안전한 선택입니다. 또 다른 확실하고 성 중립적인 접근 방식은 단순히 받는 사람의 전체 이름을 입력하는 것입니다.

• 친애하는 알렉스 리:

대조적으로, 일반적인 Dear Sir 또는 Madam 은 비인격적으로 보이기 때문에 피해야 합니다.

2 그 사람에게 감사를 표하고 있습니까, 아니면 최근 메시지에 응답하고 있습니까? 그렇다면 거기에서 시작하십시오.

(이전에 연락한 적이 없는 낯선 사람에게 연락하는 경우 3단계부터 이메일 본문을 시작하세요.)

당신이 먼저 쓰기로 선택한 것은 독자에게 당신이 중요하다고 생각하는 것을 알려줍니다.

고마움을 표현하고 싶은 것이 있다면 처음부터 하고 싶기 때문에 뒷북처럼 느껴지지 않습니다. 마찬가지로, 이미 대화를 주고받는 중이라면 주제를 변경하지 않고 계속 진행하고 싶을 것입니다. 몇 가지 예:

• Red Panda Conservation International에 대한 귀하의 친절한 기여에 감사드립니다.
• 관심을 가져주셔서 감사합니다. 내 고객은 당신이 제안한 시간에 기꺼이 채팅할 것입니다.
• DeLorean에 대해 요청하신 교체 부품은 이번 주에 배송될 예정입니다.

여기서 핵심은 요점에 빠르게 도달하는 것입니다. 당신은 바쁜 독자를 계속 궁금해하고 싶지 않습니다.

3 당신이 쓰고 있는 것에 대해 설명하십시오.

명확하게 대답해야 하는 두 가지 질문이 있습니다. 어떤 일이 일어나기를 희망하며, 당신이 쓰고 있는 사람이 어떻게 도움을 줄 수 있습니까? 예를 들어:

• 고양이가 코트를 손질하는 방법에 대한 귀하의 연구에 대해 문의하기 위해 이 글을 씁니다.
• 저는 다음 주 오클랜드에서의 공연을 앞두고 라이브 인터뷰 일정을 잡고자 하는 지역 라디오 프로듀서입니다.
• 내 건축 회사는 나무 위의 집에 대한 전문 지식이 필요하며 여러 동료들은 당신의 통찰력이 타의 추종을 불허한다고 말합니다.

목적을 말할 때 직접적이지만 무례하거나 무례하게 보일 정도는 아닙니다. 이것이 어색한 균형 동작처럼 느껴진다면 형식적인 측면에서 오류를 범하십시오. 직장에서 너무 캐주얼한 것보다 약간 과한 옷을 입는 것이 더 나은 것처럼 일반적으로 새 연락처에 보내는 첫 번째 이메일은 매우 정중하게 보내는 것이 좋습니다.

4 짧게 유지하는 것을 잊지 마십시오

전문적인 이메일은 장황하지 않아야 합니다. 독자의 시간을 존중해 주세요. 메시지가 지나치게 길다고 느끼면 훑어보기 시작할 것입니다.

중요한 주제에 대해 긴 토론이 필요한 경우 이메일보다 더 나은 의사 소통 방법을 찾으십시오. 주제에 대한 빽빽한 논문을 위한 장소가 아니라 회의나 토론을 준비하는 방법으로 메시지를 사용하십시오.

5 마무리 라인으로 마무리합니다.

이메일은 의미를 명확하게 하고 다음 내용을 설정하는 한 문장으로 끝나야 합니다. 독자가 행동을 취하도록 재촉하거나 대화를 부드럽게 마무리하는 방법이 될 수 있습니다.

• 목요일 오전 11시에 이에 대해 더 논의하기를 고대하겠습니다.
• 제가 첨부한 원고 초안을 보시고 어떤 수정 사항이나 질문이 있는지 알려주십시오.
• 귀하의 안내가 큰 도움이 되었으며 연락을 기다리겠습니다.

이전 이메일이 중단된 지점에서 메시지가 시작되었을 수 있는 것처럼 향후 서신을 설정하여 이 이메일도 끝내기를 원합니다.

6 적절한 종료로 사인오프합니다.

이름을 입력하기 전에 이메일을 끝내는 방법은 여러 가지가 있지만 전문적인 예의를 위해 너무 창의적이지는 않는 것이 가장 좋습니다. 많은 사람들이 "건배" 및 "VR"(매우 정중하게)과 같이 주의를 산만하게 하는 이메일 승인에 대해 불만을 표시하므로 적절하지 않은 것을 선택하십시오. 가장 안정적인 옵션은 다음과 같습니다.

• 진정으로,
• 당신의 진정으로,
• 다시 한 번 감사합니다.
• 감사하게도,
• 친애하는,
• 공손히,

이제 거의 완료되었습니다. 마지막으로 중요한 단계가 하나 있습니다.

7 잠시 시간을 내어 교정 하십시오 .

보내기를 누르기 전에 작성한 내용을 다시 살펴보는 것은 시간이 많이 걸리는 작업이 되어서는 안 됩니다. 이상적인 이메일은 간결 하다는 것을 기억하십시오 .

인사말이 올바른지 확인하고(방금 이메일로 보낸 사람의 이름이 철자가 틀리다는 것을 깨닫는 것보다 더 기분 나쁜 일은 없습니다), 적절할 때 감사 인사를 전하세요. 귀하가 하는 모든 요청이 간단하고 이해하기 쉬우면서도 갑작스럽거나 주제넘지 않는지 다시 확인하십시오.

또한 이것은 미묘한 오타를 잡을 수 있는 마지막 기회입니다. 누군가가 "지금"을 입력하려고 했지만 실수로 "아니요"를 입력했을 때 한 개 이상의 이메일 스레드가 레일에서 완전히 벗어나는 것을 보았습니다. 조심하세요.

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