전문가 알림 이메일을 작성하는 방법

인간에게는 불완전한 기억이 있습니다. 이것이 바로 알림 이메일이 존재하는 이유입니다. 경력 전반에 걸쳐 알림 이메일을 많이 작성하게 될 것입니다. 전문적인 요청, 회의, 논의 사항 등 이전에 논의된 주제를 언급하여 수신자가 잊어버리지 않도록 하는 이메일입니다. 알림 이메일은 누군가에게 이벤트 회신을 요청하거나, 여행 계획을 세우거나, 약속에 관해 누군가에게 조언을 하는 등 비직업적인 생활에서도 유용합니다.

알림 이메일이란 무엇입니까?

수신자에게 특정 조치를 취하도록 상기시키거나 잊어버린 사항이 없는지 확인하기 위해 알림 이메일이 전송됩니다. 전문적이고 학문적인 분야에서는 회의 일정, 문서 공유, 정보 승인, 마감일 준수를 확인하기 위해 알림 이메일을 보내는 경우가 많습니다. 알림 이메일은 일종의 업무용 이메일이며 판매 및 후속 이메일과 같은 다른 종류의 업무용 이메일과 몇 가지 유사점을 공유합니다.

언제 알림 이메일을 보내야 합니까?

알림 이메일은 일반적으로 이전 이메일을 뒷받침하는 후속 메시지입니다. 예를 들어, 회의 일정을 잡기 위해 동료에게 이메일을 보냈는데 답변을 받지 못한 경우 미리 알림 이메일을 보내 회의 요청을 반복할 수 있습니다.

알림 이메일이 반드시 이메일 뒤에 올 필요는 없습니다. 전화 통화나 직접 대화를 나눈 후 보낼 수도 있습니다. 이전에 논의한 내용을 수신자에게 상기시켜야 할 때마다 알림 이메일이 적합합니다.

알림을 보내야 하는 경우

다음은 알림 이메일을 통해 해결할 수 있는 몇 가지 예시 시나리오입니다.

• 고객의 지불 지연
• 다가오는 마감일
• 서명이 필요한 문서
• 다가오는 회의
• 이벤트
• 중단된 통신

알림을 보내지 말아야 할 경우

최초 이메일을 보낸 지 24시간이 지나지 않았다면 알림 이메일을 보내지 마세요. 알림 이메일을 보내기 전에 기다리는 것이 적절한 최소 시간이므로 이 점을 명심하십시오. 어떤 경우에는 더 오래 기다리는 것이 적절할 수도 있습니다.

알림 이메일 작성을 위한 4가지 팁

1 전문적인 톤을 사용하세요

알림 이메일은 다른 적절한 이메일과 마찬가지로 직접적이고 전문적인 어조로 작성되어야 합니다. 알림 이메일을 통해 비난하거나 꾸짖지 마십시오. 목표는 수신자가 규정을 준수하도록 부끄럽게 만드는 것이 아니라 일상적인 직업 생활에서 잊혀질 수 있는 회의, 전화 또는 기타 주제에 대해 단순히 상기시키는 것입니다.

2 직접적으로 말하라

정중하고 전문적인 태도를 취하는 것 외에도 직접적으로 대하십시오. 특정 문서에 대한 액세스 권한을 이메일로 보내달라고 요청하거나 달력에 있는 예정된 회의에 "예"라고 대답하는 등 구체적인 요청을 하고 이 요청을 직접 명시하세요.

3 타이밍이 중요하다

알림 이메일을 보내기 전에 기다려야 하는 적절한 시간은 주로 메시지의 긴급성에 따라 달라집니다. 마감 기한이 촉박한 경우 최초 연락 후 약 24시간 후에 알림 이메일을 보내세요. 덜 긴급한 문제의 경우 알림 이메일을 보내기 전에 며칠 정도 기다려도 괜찮습니다. 최초 통신 이후 얼마나 지났는지, 마감일까지 얼마나 시간이 남았는지 고려하세요. 마감일이 빠르게 다가오고 있는 경우 미리 알림 이메일을 늦지 않고 빨리 보내면 마감일을 놓치지 않는 데 도움이 될 수 있습니다.

시간에 민감한 알림 이메일에는 명확한 일정을 포함하세요. 타임라인에 첫 대화 날짜, 마감일, 기타 관련 날짜를 포함하세요.

4 사과하지 마세요

마지막으로 알림 이메일을 보낸 것에 대해 사과하지 마십시오. 수신자에게 이메일에 대한 간략한 설명을 제공하고 정중하게 조치를 취하도록 요청하세요.

정중한 알림 이메일 작성 방법

효과적인 알림 이메일을 위한 템플릿으로 다음 형식을 사용하세요.

제목

알림 이메일에는 명확한 제목을 사용하세요. 수신자는 이메일을 열기 전에 이메일의 내용을 알아야 합니다. 다음은 좋은 알림 이메일 제목의 몇 가지 예입니다.

• 알림: 서명된 온보딩 문서를 9월 28일 목요일까지 제출해 주세요.
• 후속 조치: 다음주 화요일 오전 11시 회의
• 긴급 조치 필요: Ward Street 프로젝트

인사

Hi, Hello또는Dear와 같은 표준적인 전문 인사말로 이메일을 시작하고 그 뒤에 수신자의 이름이 옵니다.

설명

알림 이메일 본문의 첫 번째 섹션에 알림을 보내는 이유를 명시하세요. 수신자와 나눈 대화를 빠르게 요약하거나 연락하는 이유를 설명하는 한두 문장일 수 있습니다. 어떤 경우든 이 섹션은 짧고 직접적으로 작성하세요.

제안된 솔루션/행동 촉구

알림 이메일 본문의 후반부에는 실제 알림이 포함되어야 합니다. 여기에는 수신자가 해야 할 일과 완료해야 하는 날짜를 명시하는 곳입니다. 주제와 기간에 따라 조치를 "최대한 빨리" 또는 최대한 빠른 시일 내에 취해야 한다고 명시할 수도 있습니다.

이메일 내용에 따라 수신자에게 질문이 있는 경우 이메일을 보내거나 전화하라고 지시할 수도 있습니다.

승인

다음과 같이 전문적인 승인을 받아 알림 이메일을 마무리하세요.

• 친애하는
• 감사합니다
• 최상의

귀하의 전문 서명으로 승인을 따르십시오.

5가지 알림 이메일 예시

1 관리자에게 보내는 알림 이메일

제목: Re: 10월 12일부터 10월 20일까지 PTO

안녕하세요 로잘리님,

10월 12일부터 10월 20일까지의 PTO 요청에 대해 후속 조치를 취하고 싶습니다. 이번 휴가를 위해 HR로부터 허가를 받을 수 있었나요?

PTO가 승인되면 호텔과 항공편 예약을 확보해야 하므로 최대한 빨리 알려주시기 바랍니다.

감사합니다!

최상의,

데릴라

2 고객에게 보내는 알림 이메일

제목 : 설계 승인

안녕하십니까?

해당 모형에 대한 빠른 피드백에 감사드립니다. 우리 크리에이티브 팀이 이메일 캠페인을 위한 자산을 계속 진행할 수 있도록 금요일 EOD까지 제안된 디자인 업데이트에 대한 메모나 승인을 보내주십시오.

추가 질문이 있거나 설명이 필요하시면 언제든지 이메일이나 Slack을 통해 연락주세요.

열렬히,

카마이클

디자인 리드

디자인 에이전시

3 회의 알림 이메일

제목: 오늘 오후 2시에 통화를 기대합니다

안녕 다리엔,

이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 오늘 오후에 진행상황 통화에 관해 다시 한번 말씀드리고 싶습니다. 귀하의 개조 프로젝트 진행 상황에 대해 논의하고 귀하의 피드백을 듣기를 기대하고 있습니다.

통화 일정을 변경해야 한다면 여기 [캘린더 링크]에서 내 달력에서 다른 날짜와 시간을 선택하세요.

최상의,

비토리오 마노이

십장

건설, LLC

4 긴급 알림 이메일

제목: 긴급: 10월 1일까지 필요한 조치

친애하는 수미트 님,

우리는 귀하의 비즈니스에 감사드리며 지난 3년 동안 귀하를 "우리 중 하나"라고 부르는 것을 자랑스럽게 생각합니다. 앞으로도 캐피털컴퍼니에 많은 투자 부탁드립니다. 하지만 그렇게 하려면 투자자 계정을 업데이트하고 이중 인증을 승인해야 합니다. 이는 민감한 데이터를 보호하고 보안 규정 준수를 보장하기 위한 것입니다.

업데이트나 데이터를 안전하게 유지하는 방법에 대해 질문이 있는 경우 이 이메일에 회신해 주세요. 10월 1일까지 계정을 업데이트하고 2단계 인증을 승인할 수 없는 경우, 업데이트를 완료할 때까지 계정이 보류됩니다.

귀하의 협조에 진심으로 감사드립니다. 앞으로도 귀하와 함께 투자하게 되어 기쁩니다.

최상의,

에스더 클라크

보안 관리 보조원

캐피털(주)

5 결제 알림 이메일

제목: 알림: 청구서 #008을 지불해 주세요.

친애하는 Teplitsky 씨에게,

송장 #008의 기한이 지났음을 알려드립니다. 최대한 빨리 결제를 완료해 주시기 바랍니다.

이 이메일에 오류가 있다고 생각되면 오류에 대한 간략한 설명과 함께 부기 책임자인 Santos Bautista에게 [이메일 주소]로 전달해 주세요.

감사합니다,

데보라

관리자. 어시스턴트, 웹 호스팅

알림 이메일 FAQ

알림 이메일이란 무엇입니까?

미리 알림 이메일은 예정된 이벤트, 작업 항목 또는 이전에 논의된 주제에 대해 수신자에게 상기시키기 위해 전송되는 메시지입니다.

언제 알림 이메일을 보내야 합니까?

수신자와 처음 통신한 후 최소 하루 후에 알림 이메일을 보냅니다. 마감일을 상기시키는 경우 마감일 최소 24시간 전에 알림 이메일을 보내는 것도 도움이 될 수 있습니다.

알림 이메일에는 무엇이 포함되어야 합니까?

알림 이메일에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 눈길을 사로잡는 명확한 제목 라인
• 인사
• 이메일을 보내는 이유에 대한 간결한 설명
• 명확하고 직접적인 요청 또는 알림
• 전문적인 승인 및 서명

알림 이메일에는 어떤 종류가 있나요?

• 후속 조치 회의
• 누락된 결제 알림
• 조치 요청
• 중단된 통신 재개
• 회의 알림