알림 이메일 작성 방법 – 샘플 포함

결제 누락, 긴급 회의 또는 휴가 요청 등 어떤 경우에는 미리 알림 이메일을 보내야 하는 경우가 있습니다.

알림 이메일은 정중하고 전문적이며 설득력이 있어야 합니다. 즉, 무례함의 정당성을 유지하면서 요점을 전달해야 합니다. 이메일이 끝나면 수신자는 무엇을 언제 해야 하는지 정확히 알아야 합니다.

‍ 친근한 알림 이메일은 파악하기가 까다롭기로 악명이 높지만 반드시 그럴 필요는 없습니다. 이 가이드를 읽고 알림 이메일 작성 원칙을 따르면 몇 분 안에 부드러운 알림을 보낼 수 있습니다.

알림 이메일이란 무엇입니까?

이메일로 미리 알림을 보내야 하는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 그 중 일부는 예정된 회의 또는 인터뷰 참석 확인, 미지급 청구서 강조 표시 또는 늦은 작업을 포함합니다.

이메일 알림은 일반적으로 두 가지 유형으로 나뉩니다.

1. 어떤 일이 일어나기 전에 보낸 이메일 – 예를 들어 회의가 예정되어 있다는 친근한 알림.
2. 예를 들어 인보이스가 기한까지 지불되지 않았다는 알림과 같은 문제가 발생한 후의 이메일 알림.

알림 이메일의 목적은 단 하나입니다. 바로 누군가의 행동을 유도하는 것입니다.

이메일을 보내거나, 다시 전화를 걸거나, 작업을 보내거나, 청구서를 지불하는지 여부. 이메일 끝에서 그들은 당신이 무엇을 하기를 원하는지, 어떻게 하기를 원하는지, 그리고 언제 해야 하는지를 알아야 합니다.

매우 간단합니다. 그런데 왜 우리 중 많은 사람들이 정중한 알림 이메일을 작성하는 것이 그렇게 어렵다고 생각합니까? 메시지를 도전적으로 만드는 것은 매체입니다.

전화 통화와 달리 이메일은 수동적입니다. 인적 요소를 제거하면 이해력에 문제가 생겨 회피 및 행동 부족으로 이어질 수 있습니다. 사람들은 전화보다 이메일을 무시하는 것이 더 쉽다고 생각합니다.

그래서 당신은 무엇을 할 수 있습니까? 업무상 통신이든 개인용이든 상관없이 전문적인 이메일을 작성하는 것은 반드시 숙달해야 하는 필수 기술입니다.

알림 이메일을 작성할 때 과제는 전문적이고 예의 바르며 설득력 있는 사람이 되는 것 사이에서 적절한 균형을 유지하는 것입니다. 친절한 알림 이메일은 이메일 에티켓의 공식 규칙을 준수해야 하지만 혼동의 여지가 없도록 해야 합니다.

이메일을 연구하는 학자들은 "이메일의 적절한 어조와 태도를 사용하면 매체가 제시하는 문제를 완화하는 데 도움이 될 수 있다"고 결론지었습니다. 전문적이고 예의 바르며 설득력이 있으면서도 친절하면 사람들의 반응을 얻을 수 있습니다. 반면에 무례하거나 공격적이거나 양가적인 이메일이라면 무시될 가능성이 높습니다.

친절한 알림 이메일이 중요한 이유는 무엇입니까?

정중한 알림 이메일을 작성하는 것은 개인 및 직업 생활에서 필수입니다. 이메일은 매일 3,000억 개 이상의 전자 메시지가 전송되는 세계의 비즈니스 통화입니다. 평균적인 작업자는 하루에 121개의 이메일을 수신하며 이러한 비즈니스 이메일의 놀라운(또는 충격적인) 35%가 읽지 않은 것으로 추정됩니다.

또한 받은 편지함에 읽지 않은 이메일이 651개 있습니다. 그것은 많은 부재중 메시지와 불행한 발신자입니다. 몇 개 가지고 계세요?

디지털 커뮤니케이션에 빠져 있는 자신을 발견하더라도 절망하지 마십시오. 미국 기업의 R&D에 초점을 맞춘 연구에 따르면 "혁신 관리자는 직접 연락하는 사람이 더 많고 대화에 더 열중하며 그들이 보내는 것보다 더 많은 메시지를 받습니다." 그들은 또한 혁신적인 사람들이 신속하고 전문적으로 응답할 가능성이 더 높다는 것을 발견했습니다.

이메일을 열고 읽고 답장하는 데 걸리는 시간을 고려할 때 중요한 서신조차 놓칠 수 있다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 그러나 누락된 이메일은 수익 손실로 이어질 수 있으며 평균 영국 SME는 평균 $11,700에 해당하는 최소 5개의 미결제 인보이스를 보유하고 있습니다. 연체 알림 이메일을 몇 번이나 보냈습니까?

응답자가 의도적으로 귀하의 이메일을 무시하지 않을 수 있습니다. 사실, 점점 더 민감해지는 스팸 필터는 특히 첨부 파일이 포함된 경우 중요한 서신을 정크 폴더에 저장할 수 있습니다.

친절한 알림 이메일은 작성하기 어렵고 수신하기 어려울 수 있으므로 간결하게 유지하세요. 수신자는 이메일을 읽고 응답하는 두 가지 작업을 수행해야 합니다. 너무 간단하므로 너무 복잡하게 보낼 이유가 없습니다.

알림 이메일을 작성하는 방법

알림 이메일은 짧고 간결하며 요점을 알려야 합니다. 당신은 그 사람이 무언가를 하기를 원하므로 명확해야 합니다. 당신은 단호하고 무례한 행동을 피해야 합니다. 무례한 것처럼 보이는 것은 이메일을 완전히 무시하는 가장 빠른 방법입니다.

어조 면에서 친절한 알림 이메일을 보낼 때 격식을 갖추는 것이 좋습니다. 미납된 인보이스 등 심각한 사안을 처리하는 경우 향후 이메일을 다시 참조하거나 증거로 삼아야 할 수도 있으니 최대한 정중하게 대처하시기 바랍니다.

우리의 연구에 따르면 성공적인 알림 이메일에는 다음과 같은 6가지 중요한 구성 요소가 있습니다.

1. 제목 줄
2. 인사
3. 상황
4. 해결책
5. 동작
6. 승인

단계별로 더 자세히 살펴보겠습니다.

1. 제목줄

알림 이메일 제목을 명확하게 하는 것이 좋습니다. 아래 샘플은 수신자가 이메일 내용에 대해 의심할 여지가 없음을 의미합니다.

2. 이메일 인사말

예의 바르고 전문적이 되는 것이 올바른 접근 방식입니다. 이메일 인사말의 뉘앙스를 너무 깊게 다루지는 않겠지만 더 자세히 알고 싶다면 전문 이메일을 시작하는 방법에 대한 가이드를 읽어보세요.

3. 상황

문제를 설명하고 구체적으로 설명하십시오. 참조, 날짜 및 세부 정보를 포함합니다. 명확하고 분명해야 합니다.

4. 솔루션

이 알림 이메일 샘플은 귀하가 필요로 하는 것보다 조금 더 친절할 것입니다. 그럼에도 불구하고 종종 도움이 됩니다. 특히 소규모 비즈니스이고 소통하는 사람이 소중한 고객 또는 고객인 경우에 그렇습니다.

때때로 이메일이나 송장이 무시되거나 지불되지 않는 이유에 대한 정당한 변명이 있을 수 있습니다. 예의 바르고 전문적이면 만족스러운 결과를 얻을 수 있는 가장 좋은 기회를 얻을 수 있습니다.

5. 행동

받는 사람에게 무엇을 하고 싶은지 정확히 말하십시오. 그들이 당신에게 지불하기를 원한다면 그들에게 말하십시오. 날짜를 설정하려면 그렇게 하세요. 그러나 위협하거나 화를 내는 것은 자제하십시오. 그렇게 하면 원하는 결과를 얻을 가능성이 적습니다.

지속적으로 늦게 지불하는 경우 지불 날짜를 지정할 수 있습니다. 어떤 경우에는 누군가가 당신에게 친절하게 응답하지 않을 경우의 결과를 설명하고 싶을 수도 있습니다. 인터뷰 자리를 다른 사람에게 제공하거나 손실된 수익을 복구하기 위해 공식적인 절차를 시작할 수 있습니다.

다시: 원하는 것이 명확하다면 오해의 여지가 없습니다.

6. 이메일 승인

이메일을 공식적이고 정중하게 끝내십시오. 이메일을 전문적으로 끝내는 방법에 대한 알림이 필요한 경우 가이드를 확인하세요.

알림 이메일 샘플

다음은 도움이 될 수 있는 몇 가지 표준적이고 비교적 부드러운 이메일 알림 샘플입니다. 그들은 또한 우리가 위에서 설정한 6개 포인트 프레임워크를 사용합니다. 우리의 예에서 영감을 얻든 그렇지 않든 이 블로그에서 제공한 친절한 알림 이메일의 핵심 측면을 항상 기억하십시오.

상사에게 보내는 부드러운 알림 이메일

상사에게 보내는 부드러운 이메일 알림은 민감한 주제일 수 있지만 원칙은 여전히 ​​동일합니다. 전문적이고 정중하며 설득력 있게 유지하십시오. 이 샘플은 HR 관리자, 교수 또는 동료에게 보내는 친절한 알림 이메일로도 사용할 수 있습니다.

고객에게 알림 이메일

때로는 클라이언트, 계약자, 이해 관계자 또는 다른 사람이 역할을 수행하지 못하면 프로젝트가 중단될 수 있습니다. 클라이언트에게 보내는 부드러운 알림 이메일은 프로젝트를 정상 궤도에 올려놓을 수 있습니다.

이벤트 알림 이메일

이벤트 알림 이메일은 이벤트가 성공적으로 진행되도록 하는 데 필요합니다. 귀하는 이들 중 상당수를 발송할 것이므로 이 알림 이메일 샘플은 안심할 수 있는 짧고 달콤하며 요점입니다.

회의 알림 이메일

회의 요청은 항상 개인화되어야 합니다. 이벤트 이메일과 비교하여 회의의 중요성과 불참의 의미에 대해 더 구체적으로 알 수 있습니다. 이 예를 약속 알림 이메일로 전환할 수도 있습니다.

연체 결제 알림 이메일

지불 알림은 (슬프게도) 너무 일반적이며 모든 비즈니스에서 늦게 지불하는 사람이 직면하는 문제입니다. 여기서 핵심은 감정을 제거하고 화를 내고 싶은 유혹에 저항하는 것입니다. 사실을 진술하고, 결과를 제공하고, 그들이 해야 할 일을 말하십시오.

일반적인 이메일 알림 실수 5가지와 이를 피하는 방법

위의 샘플은 친숙한 알림 이메일을 구성하는 방법에 대한 몇 가지 중요한 지침을 제공해야 합니다. 승인하기 전에 일반적인 이메일 알림 실수 5가지와 이를 방지할 수 있는 방법이 있습니다.

1. 요점을 파악하라

친절하지만 확고합니다. 이유가 있어서 알림을 작성하고 있으므로 빠르게 요점을 파악하세요. 상세하고 구체적이며 구조화되어 있어야 합니다.

2. 당혹감을 피하라

그들이 이메일을 받았다는 것을 알고 있지만(아마도 받을 것입니다), 이름을 짓거나 부끄러워하지 마십시오. 부드러운 알림 이메일을 정중하고 친절하며 집중적으로 유지하세요.

3. 절대 사과하지 마세요

사과하기는 쉽지만(저희가 하는 일이죠?), 이메일 알림에는 도움이 되지 않습니다. 원한다면 타격을 약간 누그러뜨릴 수 있지만( 이전 이메일을 놓쳤을 수도 있음 ), 그럴 필요는 없습니다. 또한 "알림만..." 이메일 중 하나를 작성하지 마십시오.

4. 솔루션 제공

받는 사람이 무엇을 하기를 원하는지 항상 명확히 하십시오. 원하는 결과를 제공하는 응답과 조치를 원합니다. 그 사람에게 당신이 무엇을 언제까지 하기를 원하는지 말하십시오.

5. 의사소통을 장려하라

어떤 경우에는 누군가가 귀하에게 응답하지 않는 정당한 이유가 있을 수 있습니다. 그들이 당신에게 답장을 보내도록 격려하기 위해 여러 기회와 프롬프트를 제공하십시오. 그들이 당신에게 이메일을 보내기를 원하지 않는다면 전화로 연락할 수 있는 기회를 제공하십시오.

여전히 부드러운 알림 이메일을 작성하는 방법에 대해 궁금하십니까? Flowrite를 사용하면 짧은 글머리 기호를 AI를 통해 바로 보낼 수 있는 미리 알림 이메일로 바꿀 수 있습니다. 그 어느 때보다 빠르게 친근한 알림 이메일을 보내려면 조기 액세스를 요청하십시오.