전체답장: 그룹 이메일에 자신있게 응답하는 방법

전체 응답 기능은 혼합된 축복입니다. 이는 일상적인 이메일 루틴의 필수적인 부분일 수 있지만, 부주의하면 관리자, 동료, 전문 연락처, 심지어 낯선 사람 앞에서 자신을 당황하게 만드는 쉬운 방법이 될 수도 있습니다.

전체 회신을 가장 잘 사용할 시기와 방법을 아는 것은 고객 지원, 내부 커뮤니케이션 또는 팀 야유 계획과 같은 이메일 전송과 관련된 거의 모든 일을 성공하는 데 중요합니다. 아래에서는 이를 배포해야 하는 이유, 이상적이지 않은 상황, 재치 있고 우아하며 자신감 있게 응답하는 방법을 다룹니다.

모두 답장은 언제 적절한가요?

먼저, 많은 경우 전체 답장을 보내는 것보다 개인에게 메시지를 보내 그룹 이메일에 응답하는 것이 더 낫다는 점을 분명히 해 두겠습니다.

여기서 중요한 질문은 '받은 편지함의 복잡함과 회신하는 모든 사람의 혼란을 최소화하는 가장 간단한 방법은무엇입니까 ?'입니다. 두 가지를 모두 달성하는 더 나은 방법을 생각할 수 있다면 아마도 그 방법을 대신 수행해야 할 것입니다.

그럼에도 불구하고 전체 응답을 사용하는 것이 확실히 올바른 호출인 상황이 많이 있습니다.

때로는 이것이 분명합니다. 예를 들어 상사가 팀에 이메일을 보내 작업 중인 내용을 모든 사람에게 업데이트하도록 요청합니다. 또는 고객이 귀하, 귀하의 상사 및 다른 동료에게 타이밍에 대한 질문을 이메일로 보냅니다. 귀하가 일정을 담당하는 주요 담당자라면 지금이 전체 답장을 사용하기에 좋은 시기입니다. 이 시나리오에서 전체 답장을 하는 이유 중 하나는 귀하가 클라이언트의 질문에 답변했음을 다른 팀 구성원에게 알리기 위한 것입니다.

전체 답장 방식이 방해가 되거나 짜증나거나 불필요한 이메일을 생성한다는 이유로 눈살을 찌푸리는 경우도 있지만, 시기적절하고 사려 깊은 단 한 번의 답장을 통해 더 많은 이메일과 후속 질문을 피할 수 있습니다.

예를 들어 보겠습니다. 귀하가 뉴스룸에서 일하고 있는데 동료가 15명에게 이메일을 보내 다가오는 보도 여행을 위해 현장 녹음기와 마이크를 가져갈 수 있도록 비품 캐비닛을 열 수 있도록 도와줄 사람이 있는지 긴급하게 요청한다고 가정해 보겠습니다.

당신이 그녀에게만 답장을 하고 "물론이죠. 열쇠가 있으니 지금 키트를 확인해 보겠습니다."라고 말하면 다른 사람들도 답장을 보내서 편집자가 작업이 완료되었는지 묻는 것과 함께 똑같이 하겠다고 제안할 가능성이 높습니다. 이 경우 즉시 전체 회신을 하고 요청을 처리하고 있음을 모든 사람에게 분명히 알리는 것이 좋습니다.

중요한 것은 이 동일한 논리가 대규모로 작동한다는 것입니다. 20명의 사람이 전체 답장을 받고 귀하의 응답이 대부분의 사람들에게 유용할 경우 보낼 가치가 있습니다. 즉, 스레드에 더 많은 사람이 참여할수록 관련성에 대한 기준이 높아집니다.

이러한 유형의 계산은 질문을 하기 위해 전체 응답을 사용하는 것을 고려하는 경우에도 작동합니다. 스레드에 있는 대부분의 다른 사람들이 우려할 것 같은 경우 모든 사람이 볼 수 있는 방식으로 질문하는 것이 좋습니다. 하지만 너무 지나치지 않도록 주의하세요.

언제 모두 답장을 보내면안되나요?

이전에 다루었던 질문으로 돌아가 보겠습니다. 받은 편지함의 혼란과 혼란을 최소화하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 보내려는 이메일이 대부분의 사람들에게 환영받지 못하거나 관련성이 없을 경우 전체 답장을 사용하는 것은 적합하지 않습니다.

예를 들면 다음과 같습니다. 귀하와 부서의 모든 구성원은 동료 중 한 명이 새로운 대규모 승진 및 이동을 수락했다는 이메일을 받습니다. 축하는 순서대로 이루어지며 모든 사람은 4시에 파티오로 초대되어 케이크를 먹고 작별 인사를 합니다.

당신(그리고 당신 부서의 다른 모든 사람들)은 대문자로 잠긴CONGRATS와 케이크 이모티콘을 사용하여 모두 답장해야 합니까? 아마도 그렇지 않을 것입니다. 이런 경우에는 축하받는 동료에게 개별적으로 답장을 보내거나, 케이크를 먹으며 직접 축하해 주는 것이 더 좋습니다.

더 섬세하거나 개인적인 문제에도 비슷한 논리가 적용됩니다. 누군가를 정중하게 정정해야 하거나 지급 계정에 개인 세금 양식과 현재 주소가 있는지 확인해야 하는 경우 전체 회신이 최적인 경우는 거의 없습니다.

이 아이디어는 전문적인 피드백과 관련하여 특히 관련이 있습니다. 왜냐하면 12명의 동료 앞에서 선의의 수정을 제공하더라도 주요 수신자에게 굴욕감을 주고 체인의 다른 모든 사람을 움츠러들게 하는 시나리오를 상상하기 어렵지 않기 때문입니다. 기껏해야 발신자를 인식하지 못하는 것처럼 보이게 만들 위험이 있습니다.

다시 말하지만, 귀하의 이메일이 이메일을 받는 대부분의 사람들에게 도움이 되지 않는다면 전체 답장을 사용하지 마세요.

유용한 정보를 재치 있게 전달하기 위해 전체답장을 어떻게 사용할 수 있나요?

개인에게 이메일을 보낼 때와 마찬가지로 전체 답장을 할 때도 정중하고 짧게 유지해야 합니다. 이는 반복을 최소화하고 앞뒤로 이동하는 것을 제한하는 방법을 찾는 것을 의미합니다. 특히 여러 수신자를 위한 작업 항목과 관련된 경우 다음에 일어날 일을 명확히 하십시오. 이러한 경우 다음 예와 같이 각 사람의 이름을 굵게 표시하거나 글머리 기호 목록을 사용하여 가독성을 높일 수 있습니다.

이번 에피소드의 게스트가 녹화 일정을 하루 일찍 조정해야 했기 때문에 시간을 늘려야 합니다.

• 마리사:우리가 편집할 시간을 가질 수 있도록 오늘 아침에 제작 노트 초안을 작성해 주실 수 있나요?
• 버질:그것들을 수정한 다음 오후 2시 이전에 호스트에게 전달할 준비가 되어 있으신가요?
• 라일리:손님이 녹음 설정에 대한 모든 세부 사항을 알고 있는지 확인해 주시겠습니까?

청중을 염두에 두십시오. 어떤 정보가 그들에게 가장 도움이 될지, 그리고 명확하고 간결하며 친절하고 실수 없는 방식으로 이를 전달하는 방법에 대해 생각해 보십시오.

Grammarly를 사용하면 자신있게 답장할 수 있습니다.

마지막으로 원하는 것은 보내기를 누르고 구두점, 철자 및 문법 오류로 가득 찬 이메일로 동료나 완전히 낯선 사람을 폭파하기 위해 방금 전체 답장을 사용했다는 사실을 깨닫는 것입니다.

문법적으로는 어색한 오타, 잘못된 쉼표, 주어-동사 불일치 및 기타 실수로부터 보호하면서 시간을 절약할 수 있습니다. Grammarly Premium 사용자는 명확성에 초점을 맞춘 문장 다시 쓰기 및 어조 조정을 통해 추가 지원을 받을 수 있으므로 자신감 있게 의사소통할 수 있습니다.