전체 회신: 그룹 이메일에 자신 있게 응답하는 방법

전체 회신 기능은 혼합 축복입니다. 일상적인 이메일에서 필수적인 부분이 될 수 있지만 부주의하면 관리자, 동료, 전문적인 연락처, 심지어 낯선 사람 앞에서 자신을 당황하게 하는 쉬운 방법이 될 수도 있습니다.

전체 회신을 언제 어떻게 가장 잘 사용하는지 아는 것은 고객 지원, 내부 커뮤니케이션 또는 팀 외출 계획과 같이 이메일 전송과 관련된 거의 모든 일에서 성공의 열쇠입니다. 아래에서 배포하는 이유, 이상적이지 않은 상황, 재치, 우아함, 확신을 가지고 모든 것에 응답하는 방법을 다룰 것입니다.

회신은 언제 적절합니까?

시작하려면 많은 경우 전체에 답장하는 것보다 개인에게 메시지를 보내 그룹 이메일에 답장하는 것이 좋습니다.

여기서 중요한 질문 은 답장을 보내는 모든 사람의 받은 편지함 혼란과 혼란을 최소화하는 가장 간단한 방법은 무엇입니까 ? 두 가지를 모두 수행할 수 있는 더 나은 방법이 생각나면 대신 그렇게 하는 것이 좋습니다.

그러나 모두 회신을 사용하는 것이 결정적으로 올바른 호출인 상황이 많이 있습니다.

때때로 이것은 명백합니다. 예를 들어 상사가 팀에 이메일을 보내 당신이 하고 있는 일에 대해 모든 사람에게 업데이트하도록 요청합니다. 또는 클라이언트가 귀하, 귀하의 상사 및 다른 동료에게 타이밍 질문을 이메일로 보냅니다. 일정을 담당하는 주요 사람이라면 지금이 전체 회신을 사용하기에 좋은 시기입니다. 이 시나리오에서 모두 답장을 하는 이유 중 일부는 팀의 다른 사람들에게 당신이 클라이언트의 질문에 답하는 데 신경을 썼다는 것을 알리기 위한 것입니다.

전체 회신이 때때로 산만하고 성가시거나 불필요한 이메일을 생성하기 때문에 눈살을 찌푸리지만 시기 적절하고 사려 깊은 단일 회신은 더 많은 이메일과 후속 질문을 피할 수 있습니다.

예를 들면 다음과 같습니다. 당신이 뉴스룸에서 일하고 동료가 15명에게 긴급하게 이메일을 보내 15명의 사람이 그녀의 다가오는 보도 여행을 위해 현장 녹음기와 마이크를 가져오기 위해 공급 캐비닛의 잠금을 해제하는 데 도움을 줄 수 있는지 긴급하게 요청한다고 가정해 보겠습니다.

그녀에게만 답장을 보내고 "물론 열쇠가 있고 지금 키트를 확인할 수 있습니다."라고 말하면 다른 사람들도 답장을 하고 똑같이 하겠다고 제안하고 편집자가 완료되었는지 묻습니다. 이 경우 즉시 모든 사람에게 회신하고 요청을 처리하고 있음을 모든 사람에게 분명히 하는 것이 좋습니다.

중요한 것은 이 동일한 논리가 대규모로 작동한다는 것입니다. 20명의 사람들이 귀하의 전체 회신을 받고 귀하의 응답이 그들 대부분에게 유용할 경우 보낼 가치가 있습니다. 즉, 스레드에 사람이 많을수록 관련성 기준이 높아집니다.

이러한 유형의 계산은 전체 회신을 사용하여 질문을 하려는 경우에도 작동합니다. 스레드에 있는 다른 대부분의 사람들과 관련이 있을 가능성이 있는 경우 모든 사람이 볼 수 있는 방식으로 질문할 가치가 있을 수 있지만 이를 과도하게 사용하지 않도록 주의하십시오.

언제 전체 답장을 하면 안 되나요 ?

이전에 다루었던 질문으로 돌아가 보겠습니다. 받은 편지함의 혼란과 혼란을 최소화하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 보내려는 이메일이 환영받지 않거나 도달할 대부분의 사람들과 관련이 없는 경우 전체 회신은 올바른 방법이 아닙니다.

예를 들면 다음과 같습니다. 귀하와 귀하 부서의 모든 직원은 동료 중 한 명이 새로운 승진 및 전근을 수락했다는 이메일을 받습니다. 축하가 순서대로 이루어지며 4시에 파티오에서 케이크와 즐거운 작별을 위해 그네로 모든 사람을 초대합니다.

당신(그리고 당신의 부서의 다른 모든 사람들)은 대문자로 된 CONGRATS 와 케이크 이모티콘으로 모두 답장을 해야 합니까? 아마 그렇지 않을 것입니다. 이 경우 유명한 동료에게 개별적으로 답장을 보내거나 케이크를 통해 직접 축하하는 것이 좋습니다.

더 섬세하거나 개인적인 문제에도 비슷한 논리가 적용됩니다. 누군가를 정중하게 시정해야 하거나 미지급금에 개인 세금 양식과 현재 주소가 있는지 확인해야 할 때 회신은 거의 최적이 아닙니다.

이 아이디어는 전문적인 피드백과 관련된 경우 특히 관련이 있습니다. 수십 명의 동료 앞에서 선의의 수정을 가하더라도 주요 수신자에게는 굴욕감을 주고 체인의 다른 모든 사람은 움츠러들게 하는 시나리오를 상상하기 어렵지 않기 때문입니다. 발신인이 잘 모르는 것처럼 보이게 할 위험이 있습니다.

다시 말하지만, 이메일을 받는 대부분의 사람들에게 귀하의 이메일이 가치가 없다면 전체 회신을 사용하지 마십시오.

유용한 정보를 재치 있게 전달하기 위해 전체 답장을 사용하려면 어떻게 해야 합니까?

개인에게 이메일을 보낼 때와 마찬가지로 전체 회신 시 정중하고 짧게 유지해야 합니다. 이것은 반복을 최소화하고 앞뒤를 제한하는 방법을 찾는 것을 의미합니다. 특히 여러 수신자에 대한 작업 항목과 관련된 경우 다음에 발생해야 하는 작업을 명확히 하십시오. 이러한 경우 다음 예와 같이 각 사람의 이름을 굵게 표시하거나 글머리 기호 목록을 사용하여 가독성을 높일 수 있습니다.

이 에피소드의 게스트는 하루 더 일찍 녹화 세션 일정을 조정해야 했기 때문에 시간 프레임을 높여야 합니다.

• Marissa: Virgil: Riley: 청중을 염두에 두십시오. 어떤 정보가 그들에게 가장 도움이 될 것이며 명확하고 간결하며 친절하고 실수 없이 전달하는 방법에 대해 생각해 보십시오.

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  마지막으로 원하는 것은 보내기를 누르고 구두점, 철자 및 문법적 실수로 가득 찬 이메일로 동료나 전혀 모르는 사람을 공격하기 위해 전체 회신을 사용했다는 것을 깨닫는 것입니다.

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