이메일에서 적절한 어조를 만드는 방법

글에서 톤이란 무엇입니까? 음색을 생각하는 가장 좋은 방법은 감정, 성격, 음량, 억양 및 메시지의 전반적인 태도를 표현하는 글의 목소리입니다. 이 둘의 차이점은 음성이 말하는 내용이고 이메일의 어조가 말하는 방식이라는 것입니다. 직접 의사 소통을 하는 경우 누군가와 상호 작용할 때 관찰하고 파악해야 할 시각적, 물리적, 청각적 신호가 너무 많습니다. 여기에는 몸짓, 손짓, 말의 속도와 높낮이, 표정 등이 포함됩니다. 이 모든 요소는 당신이 말하는 단어의 어조에 결정적으로 추가됩니다.

이 상호 작용이 서면 형식으로 전환되면 이러한 모든 단서가 사라지고 훨씬 적은 색상으로 자신을 표현하게 됩니다. 전문 이메일 시작에 대한 블로그 게시물에서 이야기한 것처럼 어조는 다른 유용한 단서 없이 귀하의 감정적 관점을 설명하는 귀하의 비즈니스 특성이 귀하의 단어와 어떻게 전달되는지입니다. 따라서 비즈니스 커뮤니케이션의 어조에 대해 최대한 많이 배우고 도선을 피하는 것이 어떻습니까? 이메일의 목소리와 어조를 이해하는 데 더 많은 고려를 할수록 전반적으로 더 잘 반영되고 표현됩니다.

‍ 이 블로그 게시물에서 우리는 어조가 무엇인지 이해하고 이메일에서 모든 다른 유형의 어조를 인식하고 사용하는 방법과 항상 의도한 대로 자신을 표현하는 방법을 보여줍니다. ‍

톤이 왜 중요한가요?

자신을 명확하고 효율적이며 정중하게 표현하는 것이 성공적인 전문 커뮤니케이션의 핵심입니다. 이 의사 소통의 대부분이 서면을 통해 이루어질 때 받는 사람이 당신의 감정을 잘 이해할 수 있도록 어떤 유형의 어조를 전달하고 있는지 생각을 멈추고 생각해야 합니다. 원하는 대로 정확하게 메시지를 전달할 수 있습니다.

이미 어조가 잘 인식되는 데 어떻게 영향을 미치는지 알 수 있습니다. 실제로, 자신이 의미하는 바를 전달하는 능력이 종종 전적으로 목소리 어조에 의존할 수 있다는 사실을 알 수 있습니다. 서면 매체에서도 이와 다르지 않습니다. 그러나 독자에게 불확실성이 있는 경우 서면 단어가 더 복잡해질 수도 있습니다. 예를 들어, 정보를 놓치고 있을 때 우리의 뇌는 종종 이러한 격차를 스스로 채웁니다. 드물게 긍정적인 개념으로 채워집니다. 이것은 아무도 개인적으로나 직업적으로 원하지 않는 무수한 혼란과 혼합된 메시지로 이어질 수 있습니다.

이메일 톤을 마스터한다는 것은 다음을 의미합니다.

• 작업 환경 내에서 더 큰 신뢰와 이해.
• 모든 이메일 커뮤니케이션을 다시 읽고, 검토하고, 다시 작성하는 데 낭비되는 시간이 줄어듭니다.
• 이메일에 대해 뒷걸음질 치거나 부서진 직업적 관계를 회복할 필요가 없습니다.
  

비즈니스 컨텍스트에서 혼란이나 오해의 여지가 없는 명확하게 이해되고 올바른 태도가 이메일에 전달되는 것이 가장 좋습니다. 그러한 오해는 기분을 상하게 하는 동료, 불행한 고객, 불만을 품은 고객이나 파트너, 심지어는 화를 내는 상사까지 초래할 수 있습니다. 불행히도 목록은 계속되지만 근본적으로 목표는 장기적으로 충돌 가능성을 방지하는 것입니다.

이메일 에티켓이 의도한 어조를 자연스럽게 전달하는지 확인하고 이메일을 통해 목소리를 해석할 수 있는 다양한 방법으로 처음부터 다시 시작하십시오. 그런 다음 마음의 평화를 위해 일상 업무에 적용하십시오.

글쓰기의 다양한 유형

이메일의 전문적인 어조는 정확해지기까지 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 많은 사람들이 이메일을 여러 번 읽거나, 소리 내어 읽거나, 나중에 다시 볼 수 있도록 잠시 비워 두기도 합니다. 당신이 어떻게 받아들여질지 추측하는 것은 다른 사람의 어조를 알아내려고 할 수 있는 추측만큼이나 실망스럽습니다. 주제에 대한 그 사람의 감정을 해석하려고 노력하고 당신이 그 사람을 올바르게 이해하기를 바라는 것입니다.

적절한 어조를 결정하는 데 도움이 되는 글을 쓰기 시작하기 전에 작가가 고려해야 할 몇 가지 황금률이 ​​있습니다.

• 내가 이 글을 쓰는 이유는?
• 나는 누구에게 이 글을 쓰고 있는가?
• 나는 그들이 여기서 무엇을 이해하기를 원합니까?
  

이 모든 것에 대한 답은 당신을 여기로 데려온 질문에 대한 답을 줄 것입니다. 어떤 종류의 어조를 사용해야 합니까?

다음은 이메일에서 인식하고 오역 가능성을 최소화하는 데 도움이 되는 다양한 유형의 서면 어조 목록입니다.

평상복

• "이봐"
• "정말 고마워"
• "문제없다"
  

존경하는

• "미스 디아스가 이전 통화에서 언급했듯이"
• "우리 부서의 연구에 따르면"
• "친애하는 위원회 위원들"
  

친숙한

• "잘 지내고 있나요?"
• "좋은 주말 보내세요"
• "모든 것이 잘되기를 바랍니다!"
  

격려

• "여기서 당신의 생각을 듣고 싶습니다"
• "왜 이 일을 주도하지 않습니까?"
• "어제 발표 잘했어"

간결한

• "다음주 화,수요일 포스트 오후 3시가 제일 잘 어울려요"
• "그래프 A와 B는 잘 작동하지만 그래프 C의 마지막 통계는 충분히 대표되지 않습니다"
  

결정적인

• "이것이 최선의 행동계획"
• "이 아래에 선을 긋겠습니다"
• "전략 B로 가자 거기에서 가져 가라."
  

쾌활한

• "리드 생성의 또 다른 주를 통해 우리는 이것을 넘어설 수 있다고 생각합니다."
• "방 정리가 끝나면 다 네꺼야"
• "내가 할 수 있는 곳에서 도와줘서 기쁘다"

이메일의 톤 설정

전문적인 이메일을 작성하는 방법에 대한 게시물과 유사하게 이메일 톤을 설정하기 위한 지침은 매우 간단한 행동 규칙을 따릅니다. 모범 사례는 다음과 같습니다.

예의 바르고 성실하십시오

‍ 예의를 갖추는 것은 처음부터 좋은 분위기를 조성하기 위한 좋은 출발점이 될 것입니다.

차별 없는 언어 사용

‍ 모든 사람을 평등하게 대하는 것은 존중의 표시이며 작가와 독자 사이에 편견이나 불쾌감을 주는 것을 방지합니다.

귀하의 정보를 우선시하십시오

‍ 당신이 말하는 가장 중요한 것을 파악하고 이메일 초기에 명확하게 표현했는지 확인하세요. 모호성은 메시지를 혼동시킬 수 있습니다.

긍정적인 전면과 중앙을 유지

그와 비슷하게, 의사소통에서 좋은 소식을 강조하십시오. 그것은 당신이 다른 것을 다루기 전에 이것을 가장 중요하게 여긴다는 것을 보여줍니다.

세부 사항에주의하십시오

‍ 문법, 철자, 구조 교정 은 이 메시지가 독자에게 전달되는 방식에 관심이 있음을 의미합니다.

길이에 주의

‍ 이것은 독자에게 다양한 감정을 전달할 수 있습니다. 너무 짧으면 퉁명스럽거나 짜증스러워 보일 수 있습니다. 너무 길면 초점이 맞지 않고 불분명해 보입니다. 많은 단어는 때때로 메시지의 진정한 의미를 묻힐 수 있습니다.

이메일 작성 시 톤의 예

새로운 학습 내용을 염두에 두고 이메일 어조의 몇 가지 예를 살펴보겠습니다. 다음과 같거나 유사한 직업적 상황에 처한 자신을 발견하면 자신의 감정과 인식을 정확하게 표현하는 것이 중요합니다. 이러한 예가 비즈니스 커뮤니케이션의 어조를 이해하고 전달하는 데 더 도움이 되기를 바랍니다.

동료와 의견 불일치

안녕 베스,

이것은 훌륭하고 창의적인 제안입니다. 이러한 옵션 중 일부를 살펴보려고 노력해 주셔서 감사합니다. 우리는 인구 통계 전반에 걸쳐 수집한 피드백에 따라 어느 시점에서 이를 잠재적으로 탐색할 수 있지만 솔직히 말해서 이 접근 방식이 일부 사용자를 소외시키는 것을 보고 거기서 많은 노력을 취소해야 하는 것을 싫어할 것입니다. 이메일을 통한 더 광범위한 캠페인과 같은 것이 우리가 상호작용해야 하는 모든 접점을 포함할 수 있을까요?

그래도 아이디어에 열려 있습니다!

정말 고마워,
스티븐

이 이메일의 어조는 간접적으로 해석되어 다소 성실하지 않습니다. 당신이 표현하려는 것은 꽃말과 긴 문장에서 길을 잃는 것입니다. 그것에 대해 더 나은 방법은 다음 샘플과 같을 수 있습니다.

안녕 베스,

좋은 생각입니다. 당신이 어디에서 왔는지 알겠습니다. 그러나 우리는 더 많은 고객 기반을 대표해야 하며 이에 더해 매우 빠르게 움직여야 한다고 생각합니다. 모든 연령 범주에 대해 간단한 이메일 캠페인을 시도하고 일주일 후에 결과를 검토해 보겠습니다. 좋은 소리?

감사 해요,
스티븐

들리지 않는 답답함

패트릭,

내 이전 두 개의(!) 이메일에 따르면 이것은 작동하지 않습니다. 어떤 부분을 이해하지 못하셨나요?? 이 날짜는 Mr. Arnaux에게 적합하지 않으며 그는 다음 주 이벤트에 참석하지 않습니다!

조

이 이메일은 매우 겸손한 어조의 예입니다. 인사가 없고 문장이 매우 무뚝뚝하며 여러 개의 물음표와 느낌표를 사용할 필요가 없습니다. 단어를 대문자로 쓰면 어떤 대가를 치르더라도 피해야 하는 화난 어조를 전달합니다. 심호흡을 하고 침착함을 유지하고 신선하지만 직접적인 접근을 시도하십시오. 다음은 동일한 메시지를 전달하면서 보다 전문적인 사운드를 전달하는 방법입니다.

안녕하세요 패트릭입니다.

우리 측에서 변경된 사항은 없습니다. 이벤트 날짜는 여전히 Mr. Arnaux에게 적용되지 않습니다.

우리 전선이 여기로 건너가는 것 같습니다. 오늘 오후에 급하게 전화할 시간이 있습니까? 같은 페이지에 있으면 좋을 것입니다.

최상의,
조

귀하의 팀에서 인터뷰 대상자의 역할을 거절하는 경우

안녕하세요 사라,

지난 주에 공석에 대해 이야기하는 것이 즐거웠지만 안타깝게도 귀하의 지원을 진행하지 않을 것임을 알려드립니다. 좋지 않은 소식을 전하게 되어 정말 죄송합니다. 이 피드백으로 인해 너무 화를 내지 않기를 바랍니다.

진심 어린 사과를 받아주세요.

최상의,
남자 이름

여기의 어조는 인터뷰 과정에서 자연스러운 결과에 대해 매우 유감스럽게 생각합니다. 이러한 스타일의 언어를 사용하면 불균형한 슬픔과 기본적으로 죄책감이 전달되며 이는 기업의 고용주 브랜드에 좋은 인상을 주지 못합니다. 이렇게 하면 보다 전문적인 어조로 동일한 이메일을 작성할 수 있습니다. 또한 완벽한 후보자 거부 이메일 작성에 대한 몇 가지 추가 팁을 확인하십시오.

안녕하세요 사라,

지난 주에 시간을 내어 만나주셔서 감사합니다. 유감스럽게도 현재로서는 귀하의 신청을 진행하지 않을 것입니다.

현재로서는 귀하의 전반적인 경험에 깊은 인상을 받았지만 이 역할을 수행할 보다 구체적인 기술을 갖춘 후보자를 찾고 있습니다. 귀하가 적합하다고 생각되는 추가 기회에 대해 계속 연락하고 싶습니다.

최상의,
남자 이름

도전적인 프로젝트에 대한 업데이트

모두들 안녕,

불행히도, 우리는 이 개발 단계에서 우리가 기대했던 곳에 있지 않습니다. 각 부문을 신중하게 계획했음에도 불구하고 주간 목표 수치를 달성하기 위해 고군분투하고 있습니다. 프로젝트의 다른 영역에서 몇 가지 흥미로운 결과를 보고 있지만 다음 달에는 이러한 변화가 보이지 않습니다.

나는 이것이 너무 많은 후퇴가 아니기를 바랍니다. 이에 대한 생각을 자유롭게 공유해 주십시오.

최상의,
미아

말할 필요도 없이 이것은 지나치게 부정적인 톤입니다. 예, 느린 진행이나 실패에 대한 소유권을 갖는 것이 좋습니다. 그러나 이러한 방식으로 이메일을 구성하는 것은 경영진이 그 개인이 상황을 처리할 수 있는 능력이 있다는 것을 알게 해줄 약속, 희망 또는 확신을 나타내지 않습니다. 이메일은 자신감 부족과 작업에 대한 절망감을 묘사하며 피해야합니다. 같은 어려움을 겪고도 의사소통의 어조와 방식을 개선하는 방법은 다음과 같습니다.

모두들 안녕,

원래 이 프로젝트의 목표를 설정할 때 스포츠 일정에서 비수기 기간을 고려하지 않았습니다. 당연하게도 이것은 우리의 수가 예상보다 적을 것이라는 것을 의미합니다. 그러나 우리는 우리 팀이 실행하고 있는 훌륭한 소셜 미디어 캠페인을 통해 온라인 상점에서 매우 긍정적인 소비자 행동과 전반적인 소셜 팔로워의 엄청난 성장을 보았습니다.

이번 달 예상 수치를 재조정하면서 이러한 개발 상황을 더 자세히 조사하고 통찰력에 대해 계속 알려 드리겠습니다.

이에 대한 모든 질문을 환영합니다.

최상의,
미아

매각 가능성에 대한 기대감

안녕하세요 호르헤,

놀라운 소식!!! Crossify 고객으로 참여하게 되어 매우 기쁩니다! 여기 팀은 오늘 이 모든 작업을 마무리할 수 있기를 바라는 마음으로 모든 서류 작업(첨부 참조!)을 처리한 것을 매우 기쁘게 생각합니다.D 괜찮나요?!

질문이나 질문이 있으시면 언제든지 +34 8711540으로 전화해 주십시오. 모든 것을 정리할 수 있습니다.

안부 인사,
베드로

분명히 행복해야 할 이유가 있지만 여기에서 열정적인 이메일 어조는 상황에 비추어 볼 때 약간 부적절하고 불쾌합니다. 잠재 고객은 이것을 아마추어, 비전문가, 심지어 절망적이라고 읽을 수 있습니다. 판매한 지 오래 되었습니까? 긍정적이면서도 측정된 방식으로 응답하고 무엇보다도 이 협상에서 자신의 전문적 능력에 자신감을 가지십시오. 이 이메일 서신의 적절한 어조는 다음과 같을 수 있습니다.

안녕하세요 호르헤,

멋진! 팀과 저는 귀하를 Crossify의 공식 고객으로 등록하기를 기대합니다. 첨부된 모든 필요한 서류를 찾을 수 있지만 질문이 있는 경우 알려주세요.

또는 다음 주에 전화를 걸어 직접 최종 결정을 내릴 수도 있습니다. 문서를 통해 안내해 드리겠습니다.

안부 인사,
베드로

이 개요와 예제를 숙지하면 매우 유용한 이메일 톤 검사기로 작동합니다. 또한 Flowrite를 사용하여 이메일에서 원하는 대로 소리를 낼 수 있습니다.

Flowrite에는 의도한 대로 항상 메시지를 전달할 수 있도록 도와주는 톤 선택기가 있습니다. 이메일에 전달할 톤을 선택하면 AI 기반 쓰기 도구가 나머지를 처리합니다. 여기에서 AI 작성 도구에 대해 자세히 알아보세요 .