신입사원에게 환영 메시지를 쓰는 방법

회사에 새로 입사한 첫 며칠은 그곳에서의 재직 기간의 분위기를 결정합니다. 온보딩의 중요한 첫 며칠 동안 종종 전송되는 따뜻한 환영 메시지는 새로운 팀원에게 회사의 프로세스, 가치 및 문화에 대해 알려줍니다. 이 인사말은 팀에 익숙해지고 새로운 역할이 더 큰 목표와 어떻게 관련되는지 알아가면서 정보 네트워크를 개발하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

Sapling HR 설문조사 에 따르면 , 열악한 온보딩 경험으로 인해 신규 채용자가 다른 직장을 찾을 가능성이 두 배 더 높아질 수 있습니다.

더 많은 고용주가 원격 근무를 연장하거나 장기 하이브리드 계약 으로 전환함에 따라 신규 직원에게 효과적으로 접근하면 업무 환경에 관계없이 협력 관계를 구축 할 수 있습니다.

환영 편지나 메시지란 무엇입니까?

신입 직원을 위한 온보딩 프로세스에는 서명을 위한 수많은 서류 작업, 생성을 위한 시스템 계정, 프로세스 공유, 교육 및 소개가 포함되는 경우가 많습니다.

환영 메시지는 신입사원을 조직 내 대규모 그룹에 공식적으로 소개할 수도 있고, 동료들 간의 비공식 소개일 수도 있습니다. 종종 일부 세부 정보가 공유되는데, 여기에는 이전 역할과 회사에 기여할 사항에 대한 정보가 포함될 수 있습니다.

무엇을 포함해야 합니까?

환영 인사말에 포함할 내용과 톤에 대한 세부 사항은 보낸 사람에 따라 다릅니다. 다음은 환영 메시지를 보내는 사람에 따라 포함될 수 있는 환영 메시지의 예입니다.

HR/채용자

채용 담당자나 인사팀 구성원이 작성한 환영 편지는 열정적인 인사말로 메시지를 시작합니다.

그런 다음 직원이 업무를 시작하기 위해 첫날 완료해야 하는 관리 작업 목록이 포함될 수 있습니다. 예를 들어 조직의 인트라넷용 사용자 계정을 만드는 방법에 대한 자세한 지침을 포함하거나 서명이 필요한 예비 서류에 대한 첨부 파일이나 링크를 포함할 수 있습니다.

채용 담당자와 HR 팀 구성원이 보낸 환영 편지에는 온보딩 프로세스의 일환으로 부서장, 채용 관리자 또는 기타 직원과 함께 참석할 수 있는 회의 일정이 제공될 수도 있습니다. 복장 규정, 휴식 시간 요구 사항, 주차 정보, 회사 혜택 및 기타 정책과 같은 조직 지침도 환영 편지에서 공유될 수 있습니다.

HR은 또한 신입 사원의 과거 업무 경험에 대한 개요와 그들이 팀에 가져와 달성한 내용이 포함된 일반 회사 공지를 이메일이나 내부 포털을 통해 발표할 수도 있습니다.

채용 관리자

신입 직원과 긴밀히 협력할 채용 관리자는 신입 직원이 처음 며칠 동안, 심지어 처음 몇 주 및 몇 달 동안 무엇을 기대할 수 있는지에 대한 추가 정보를 제공하는 경우가 많습니다. 환영 인사로 편지를 여는 것 외에도 메시지에는 검토할 교육 세션이나 부서 프로세스에 대한 일별 및 시간별 분석이 포함될 수 있습니다.

또한 채용 관리자가 다른 팀 구성원과 그들의 역할을 지명할 수 있는 기회가 될 수도 있습니다. 일반적으로 메시지는 신입 사원에게 질문을 제기하거나 필요한 경우 설명을 요청함으로써 종료됩니다.

팀원

개별 팀 구성원은 환영 인사를 통해 새로운 직원에게 다가가고 싶은 충동을 느낄 수도 있습니다. 이러한 메시지는 일반적으로 구조, 어조, 형식이 비공식적입니다.

예를 들어, 동료는 Slack에 자신과 팀에서 하는 일을 소개하고 "팀에 오신 것을 환영합니다!"라는 캐주얼한 말로 마무리하는 간단한 다이렉트 메시지를 작성할 수 있습니다.

환영 메시지의 예

팀에 신입사원을 맞이하는 방식은 다양할 수 있습니다. 이러한 서신은 대개 장문 또는 단문 형식입니다. 어떤 업무 커뮤니케이션 채널을 사용할지는 장문의 환영 편지가 일반적으로 이메일이나 실제 편지를 통해 전달되는 반면, 단문 메시지는 Slack과 같은 메시징 플랫폼에서 이루어질 수 있습니다.

다음은 각 유형의 환영 메시지가 어떻게 표시되는지 보여주는 몇 가지 예입니다.

긴 형식

[직원 이름]님께,

[회사/부서]를 대표하여 팀에 오신 것을 환영합니다. [기술/산업]에 대한 귀하의 전문 지식은 다가오는 해에 우리의 목표를 달성하는 데 도움이 될 것이며 귀하의 기여를 기대합니다.

다음은 첫 번째 일정과 완료해야 할 작업에 대한 개요입니다.

여행일정:

• [시간] 신입사원 오리엔테이션
• [시간] CEO 및 COO 소개
• [시간] 점심
• [시간] 매니저님과 일대일
• [시간] 혜택 입회회

작업:

• 첨부된 서류를 읽고 서명하세요.
• 회사 및 부서 도구에 대한 사용자 계정 설정
• 인트라넷 프로필 만들기
• 멘토/친구와 함께 소개 회의 일정을 잡으세요.

궁금한 점이 있으시면 언제든지 [전화번호/이메일]로 문의해 주세요. 다시 한 번, 귀하가 우리 조직에 합류하기로 선택해주셔서 매우 기쁩니다.

문안 인사,

[발신자 이름]

[발신자 제목]

약식

[신규 채용 이름]님, 안녕하세요! 저는 [발신자 이름]이고 [제목]입니다. 저는 [XYZ 작업]을 담당하고 있으며 귀하와 긴밀히 협력할 예정이므로 연락하여 팀에 합류하신 것을 개인적으로 환영하고 싶었습니다. 전환하는 동안 도움이 필요한 사항이 있으면 알려주십시오. 지금까지 첫날을 즐겁게 보내셨기를 바랍니다!

올바른 톤을 쳐라

SHRM에 따르면 직원의 69%가 긍정적인 입사 경험이 있는 경우 회사에 3년 동안 머물 가능성이 더 높습니다. 환영 메시지의 첫 번째 커뮤니케이션은 신입사원에게 지속적인 영향을 미칠 수 있습니다.

누가 환영 편지나 메시지를 작성하는지에 관계없이 적절한 어조를 사용하는 것은 까다로울 수 있습니다. 귀하가 리더십 팀이나 HR 부서에 있다면 형식적이지만 격려적인 어조를 전달하는 메시지를 원할 수 있습니다. 새로운 직원을 환영하는 동료들은 메시지에서 친절하고 협조적인 분위기를 원할 수도 있습니다.

올바른 균형을 찾는 데 어려움을 겪고 있다면 Grammarly의 어조 감지 기능은 사용하려는 어조를 식별하고 메시지 전체에서 이를 일관되게 유지하기 위한 작문 제안을 제공함으로써 추측을 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다.