이메일에서 제거할 단어

부풀려진 이메일에 다이어트가 필요합니까? 이메일이 너무 장황하면 수신자가 주의 깊게 읽지 않을 수 있습니다. 이러한 불필요한 문구를 제거하여 이메일을 간단하고 명확하며 효과적으로 만드십시오.

잠재적으로 무례한 단어

이메일을 입력할 때 받는 사람은 반짝이는 눈과 음흉한 미소를 볼 수 없습니다. “실제로”와 같은 특정 단어는 비꼬거나, 거만하거나, 심지어 무례하게 보일 수 있습니다. 다음 예시 대화를 고려하고 둘 중 어느 쪽이 더 정중한 메시지를 보낼지 결정하세요.:

보스: 마리, 오늘 아침에 볼더 보고서를 요청했습니다. 빨리 내 사무실로 가져와 주시겠습니까?

답장 1: 사실, 나는 그것을 당신의 책상 위에 더 일찍 두었습니다. 녹색 문진 아래에 있어야 합니다. 안 보이면 알려주세요.

답장 2: 아까 책상 밑에 뒀어요. 녹색 문진 아래에 있어야 합니다. 안 보이면 알려주세요.

버전 1은 실제로 약간 간결해 보입니까? 단어가 잘못 해석될 위험을 무릅쓰는 대신 이메일에서 불필요한 "실제로"라는 문구를 생략하는 것이 어떻습니까?

7 족제비 단어와 구문

족제비 단어는 확신이 서지 않거나 신뢰할 수 없는 것처럼 들립니다. 특히 독자에게 좋은 인상을 남기려면 7가지 표현을 없애야 합니다. like, sort of, kind of, 아마도, 아마도, might, can. 족제비를 포함하거나 포함하지 않은 다른 샘플 이메일을 살펴보겠습니다.

클라이언트: 패키지가 월요일에 도착하나요?

답장 1: 월요일까지 소포를 배송할 수 있습니다. 추적 번호가 필요합니다. 아마 보내주시면 소포가 어디에 있는지 알 수 있을 것 같습니다.

답장 2: 귀하의 패키지가 어디에 있는지 정확히 보려면 ​​추적 번호가 필요합니다. 보내주시면 월요일까지 소포가 도착하는지 알려드리겠습니다.

두 번째 답변은 직접적이고 정직합니다. 대답하기가 망설여지지 않습니까? 당신이 모든 것을 통제하고 있다는 인상을 주고 싶다면, 당신이 무언가를 억누르려는 것처럼 들리는 표현을 피하십시오.

3 무첨가 부사

일부 작가는 부사를 싫어하지만 대부분은 부사를 좋아한다는 데 동의합니다. 헨리 제임스는 "형용사는 문학의 설탕이고 부사는 소금이다"라고 썼다. 은유를 전달하기 위해, 소금은 적절한 비율로 사용될 때 음식의 맛을 향상시킵니다. 너무 많은 소금은 접시를 망칩니다. 반면에 소금은 특정 음식에 들어갈 자리가 없습니다. 예를 들어 레모네이드에 소금을 넣는다고 상상해보세요! 세 개의 부사는 구에 중요한 것을 추가하지 않기 때문에 최악의 부사입니다. 기본적으로, 현재, 그리고 심각하게 피하십시오. 이 세 단어를 영구적으로 남겨야 하는 이유를 알아보려면 이 예를 살펴보세요.

메시지 1: 당신의 일자리 제안을 진지하게 고려했습니다. 기본적으로 저는 현재 내년 4월 2일까지 연장되는 약정이 있기 때문에 거절하기 위해 글을 씁니다. 그것들이 충족되면, 나는 당신에게 어떤 구멍이 있는지 논의하기 위해 다시 연락할 것입니다.

메시지 2: 내년 4월 2일까지 연장되는 이전 약속이 있기 때문에 귀하의 구인 제안을 거절하기 위해 이 글을 씁니다. 그것들이 충족되면, 나는 당신에게 어떤 구멍이 있는지 논의하기 위해 다시 연락할 것입니다.

취업 제안입니다! 물론 진지하게 고려하셨습니다. 현재 시제로 쓰고 있습니다. 따라서 "현재"는 관련이 없습니다. "기본적으로"는 진술이 복잡한 상황의 가장 중요한 측면을 요약한다는 것을 나타냅니다. 그러나 주요 사항을 설명했습니다. 독자가 더 자세한 내용이 필요하면 질문할 것입니다.

3 중복되거나 부정확한 문구

우리는 부풀려진 글을 쓰는 것 외에는 아무 것도 하지 않는 몇 가지 중복된 문구를 다루었습니다. 간결함이 특히 강조되는 이메일에서는 이러한 문구를 지체 없이 잘라야 합니다. 최악의 범죄자 몇 가지를 다시 살펴보겠습니다.

사실대로

사실은 "사실상"을 의미합니다. 연사는 종종 오해를 수정하거나 오류를 지적하기 위해 사용합니다.

화자 1: 저는 밀 알레르기가 있어서 폴렌타를 먹지 않습니다.

화자 2: 사실 폴렌타는 옥수수 제품입니다.

왜 “사실상”을 피해야 하는지 논의했을 때를 기억합니까? 위의 대화를 소리 내어 읽으면 화자 2가 엉덩이에 손을 대고 눈을 굴린 채 수정을 전달하는 것을 상상할 수 있습니다. 왜 독자의 기분을 상하게 할 위험이 있습니까? 그들이 당신의 동기를 이해할 것이라고 당연시하지 마십시오. 중요한 수정이나 설명은 항상 직접 하는 것이 좋습니다. 이메일을 보내야 한다면 단어를 신중하게 선택하세요. 작은 재치가 먼 길을 간다.

의 과정에서

친애하는 고객, 우리는 우리 가게를 리모델링하는 중입니다. Bates 위치는 추후 공지가 있을 때까지 폐쇄됩니다.

"진행 중"이라는 문구를 빼면 고객이 혼란스러워 합니까? 그들은 머리를 긁적이며 매장 앞에 나타날까요? "in process of"가 없는 문장을 다시 읽어도 위치가 폐쇄된 이유를 이해할 수 있습니다. 왜 명백한 것을 진술합니까?

모든 의도와 목적을 위해

모든 의도와 목적에 대해 "효과적으로"를 의미합니다. 사람들은 사실 진술에 약간의 모호함이 있을 때 그것을 사용합니다. 예를 들어, 당신이 제품 제조를 중단하려는 회사 소유자라고 상상해 보십시오. 생산 중단 날짜를 설정했습니다. 제품을 만드는 재료의 대부분은 그 날짜까지 사용되어야 합니다. 재료가 남으면 낭비를 피하기 위해 며칠 더 생산을 계속할 것입니다. 작업자와 함께 철저한 세부 사항에 들어가기보다는 다음과 같이 말합니다. 모든 의도와 목적을 위해 생산은 10월 15일에 중단됩니다.

이 장황한 문구 대신 모호한 세부 사항을 표현하는 더 정확한 방법을 선택하십시오. 위의 예에서 회사 소유자는 생산이 10월 12일에 중단될 것으로 예상한다고 말할 수 있습니다. 또는 생산이 10월 중순에 중단될 것이라고 말할 수 있습니다. 어느 쪽이든, 노동자들은 생산 종료의 일반적인 기간을 이해할 것입니다.

확신이 서지 않으면 "모든 의도와 목적을 위해"와 함께 발생하는 다른 문제를 고려하십시오. 많은 사람들이 그것을 잘못 사용합니다. 그들 중 하나가 되는 기회를 잡기보다는 "in effect"와 같은 동의어를 사용하는 것이 좋습니다.

영어는 불필요한 채우기 단어로 가득 차 있습니다. 최고의 이메일은 명확하고 직접적이며 간략합니다. 이메일이 목적을 전달하기를 원한다면 이러한 불필요한 문구를 제거하십시오.