서면 피드백 제공 방법: 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

건설적이고 직접적인 피드백은 관리자와 동료가 성장을 축하하고 과제를 인정하면서 서로 동기를 부여하는 데 도움이 될 수 있으며, 피드백 공유에 대한 우리의 접근 방식은 동료가 피드백을 받는 방식에 매우 중요합니다.

피드백을 제공하는 것이 모든 사람에게 자연스럽게 이루어지는 것은 아니지만 걱정하지 마십시오. 우리는 건설적인 피드백 작성을 위한 완벽한 가이드를 준비했습니다. 이 문서에서는 서면 피드백 제공을 위한 3단계 공식, 전문적인 피드백 작성을 위한 팁 , 서면 피드백의 예를 확인할 수 있습니다.

서면 피드백이란 무엇입니까?

서면 피드백은 직장의 누군가가 전문적으로 개선하고 발전하는 데 도움이 되는 지침의 기록입니다. 일반적으로 서면 피드백에는 칭찬, 개선할 수 있는 부분에 대한 검토, 개인이 따라야 할 다음 단계가 포함될 수 있습니다.

서면 피드백은 공식적이거나 비공식적일 수 있으며 다음과 같은 일반적인 형식을 포함하여 다양한 매체로 제공될 수 있습니다.

• 연간 검토
• 프로젝트 회고
• 평가
• 주간 회의
• 동료 피드백
• 이메일
• 문서, 프로젝트 관리 도구 또는 기타 작업 플랫폼의 댓글
• 개정요청

서면 피드백을 제공해야 하는 경우

서면 피드백은 개인의 진행 상황을 문서화하고 작업이나 목표를 향한 움직임을 추적할 때 관리자와 수신자 모두에게 참조할 내용을 제공하는 종이 흔적을 남기는 좋은 방법입니다. 반면 구두 피드백은 잊어버리거나 잘못 기억될 수 있습니다.

많은 직장에서는 피드백을 긍정적이면서 부정적인 평가보다는 발전과 과제의 영역으로 간주합니다. 누군가의 작업이나 행동에 대해 비판적인 피드백은 주고받는 것이 어려울 수 있지만 이를 피하는 것은 더 나쁩니다. 부정적인 피드백을 보류함으로써 당신은 그 사람에게 해를 끼치는 것입니다. 그들이 표준을 충족하지 못한다는 것을 모른다면 어떻게 개선할 수 있습니까?

다음 상황에서는 서면 피드백을 제공할 수 있습니다.

• 회사에서 요구하는 리뷰 또는 평가
• 종이 흔적을 남기거나 기록을 남기려면
• 설명하기 쉬운 복잡하지 않은 상황
• 서면 규칙 위반
• 이벤트 후 피드백 제공

언제 피드백을 보류해야 합니까?

피드백을 연기하거나 보류해야 하는 상황은 항상 있습니다.

피드백이 실행 가능하지 않거나 긍정적이지 않다면 왜 피드백을 주고 싶은지 스스로에게 물어보세요. 감정이 고조되거나 공유하고 싶은 정보가 개인적인 정보라면 한발 물러서서 재평가해 보세요.

건설적인 피드백에는 수신자의 작업이나 개선이 필요한 행동에 대한 메모가 포함되어야 합니다. 즉, 수신자가 잘한 부분과 잘못한 부분에 대한 증거, 그리고 동기를 부여하기 위한 명확한 다음 단계가 포함되어야 합니다 . 긍정적인 피드백은 구체적이고 무료이어야 합니다.

마지막으로, 현재 다루고 있는 상황이 너무 복잡해서 서면으로 설명할 수 없거나 맥락에서 벗어날 수 있는 경우 서면 피드백을 기본 전달 방법으로 사용하지 않아야 합니다. 대화를 기록하기 위해 서면 피드백을 사용할 수 있지만, 미묘한 상황은 구두 피드백을 위해 저장하는 것이 가장 좋습니다.

다음 상황에서는 서면 피드백을 삼가해야 합니다.

• 감정이 고조될 때
• 개인적인 피드백이 건설적이지 않을 때
• 미묘한 상황에서

서면 피드백을 제공하는 방법

대상이 받는 사람이 계속하기를 원하는 행동인지 변화하기를 원하는 행동인지에 관계없이 서면으로 긍정적인 평가를 전달할 수 있습니다.

어떤 유형의 피드백을 제공하고 싶든 피드백이 즉시 도착하는지 확인하세요. 대부분의 서면 피드백은 이벤트가 이미 발생한 후에 제공됩니다. 경험상 좋은 규칙은 연례 검토, 프로젝트 피드백 또는 다른 예정된 피드백 형식이 아닌 한 이벤트 후 1주일 이내에 피드백을 전달하는 것입니다.

구체적으로 말하라

피드백에 관해서는 일반화를 피하십시오. 수신자의 행동 예시와 앞으로 나아가기 위한 권장사항은 최대한 명확해야 합니다.

내용이 구체적일수록 수신자가 전달하는 정보를 더 쉽게 소화할 수 있습니다. "이 피드백을 제공함으로써 내가 달성하고자 하는 것은 무엇인가?"라고 자문해 보세요. 거기서부터 거꾸로 작업하세요.

건설적인 피드백을 제공하는 경우, 그 사람의 작업이나 행동이 표준을 충족하지 못한 경우의 예를 제공하십시오. 그런 다음 정해진 기간 내에 달성할 수 있는 명확하고 측정 가능하며 달성 가능한 목표를 제공하십시오. 긍정적인 피드백을 제공하는 경우 다시 확인하고 싶은 구체적인 작업이나 결과를 지적하세요.

중요성을 강조

받는 사람과 논의 중인 피드백이 중요하다고 느낄 수도 있지만 받는 사람은 같은 느낌을 갖지 않을 수도 있습니다. 공유하는 내용이왜중요한지 전달하는 것은 귀하의 책임입니다 .

행동의 영향(또는 행동 부족)을 설명하여 그것이 중요하다는 것을 보여줄 수 있습니다.

공감하라

여러분의 피드백을 공감하고 친절하게 공유하면 좋은 반응을 얻을 가능성이 훨씬 더 높습니다. 친절한 피드백은 건설적이고, 존중하며, 지지적이고, 동정적입니다. 당신은 어려움과 외부 영향을 인정하고 그들의 노력에 감사한다고 말할 수 있습니다(그것이 사실이라면).

친절은 다음과 같이 전달할 수 있습니다.

• 그들이 당신에게 질문할 시간을 주십시오.
• 예를 들어, "주간 지표가 늦게 들어오는 것을 확인했습니다." 또는 "우리 팀의 목표에 대한 보다 세련된 프레젠테이션을 보고 싶었습니다."와같은진술 대신I진술을 사용하십시오 .
• 더 보고 싶은 것들을 칭찬해 주세요.
• 외부 과제가 있는 경우 이를 인정합니다.

서면 피드백의 예

통신 피드백 메시지 예시

안녕, 렉스. 호텔 프로젝트에 대한 현황 업데이트가 있는지 궁금합니다. 문제가 발생한 경우 가능한 한 빨리 알려주시면 다시 정상으로 돌아갈 수 있도록 도와드리겠습니다. 프로젝트가 거의 끝나갈 무렵, 우리가 어디에 있는지 알 수 있도록 일주일 내내 몇 번씩 메시지를 보내주실 수 있나요? 감사해요!

긍정적인 피드백 인스턴트 메시지의 예

Hannah—오늘 스탠드업에 열린 마음으로 끈기 있게 참여해주셔서 감사합니다. 귀하의 창의적인 사고는 우리가 문제를 새로운 방식으로 보는 데 도움이 되었으며, 우리는 프로젝트를 제 시간에 완료할 수 있을 것이라고 확신합니다. 다음으로, 마감일을 맞추기 위해 마지막 두 스프린트를 재구성하는 데 집중하겠습니다. 계속해서 훌륭한 일을 해주세요!

관리자 피드백 예시

안녕 마사, 우리의 의사소통과 내 목표에 대해 논의할 시간을 정할 수 있을까요? 최근 내 판매 목표에 대해 물었을 때, 내가 무엇을 목표로 삼아야 하는지에 대한 명확한 답변을 받은 것 같지 않습니다. 분기 말까지 목표를 달성하기 위해 다음 주 안에 다시 연락드리고 싶습니다. 수요일에 시간 있어요?

연간 리뷰 이메일 예시

안녕하세요 에릭,

오늘 연례 검토 회의에 참석해 주셔서 감사합니다. 첨부된 리뷰 양식 전체를 확인하실 수 있습니다. 아래에 주요 내용을 포함시켰습니다.

옳은 일:당신은 강력하고 시의적절한 의사소통자이자 부지런하고 세부적인 프로젝트 관리자였습니다. 귀하의 팀은 귀하를 칭찬하고(첨부 문서 참조) 귀하의 공동 노력은 눈에 띄지 않습니다!

개선이 필요한 점:올해 프로젝트 마감일 6개 중 2개만 지켰습니다. 이로 인해 프로젝트가 예산을 초과하게 되고 계약업체의 정확한 일정을 잡는 데 방해가 됩니다.

다음 단계:회의에서 논의한 대로 내년의 마감일을 우선시하시기 바랍니다. 더 많은 직원이 필요하거나, 더 적은 프로젝트가 필요하거나, 기타 리소스가 필요한 경우 주저하지 말고 알려주시기 바랍니다.

문제에 대해 이야기하고 싶거나 다른 질문이나 우려 사항이 있으면 제가 도와드리겠습니다.

감사합니다,

로렌

동료 피드백 예시

안녕하세요 Mak, 지난주 팀과의 협력은 훌륭했지만 이메일 캠페인 그래픽에 대한 도움을 요청했을 때 내 프로젝트가 소외되었다고 느꼈습니다. 나는 과거에 당신의 작품을 충분히 보아서 당신 스스로도 훌륭한 작품을 만들어낼 수 있었다고 확신했습니다. 다음 주에 혼자서 그 문제를 해결해 볼 수 있을까요? 그렇지 않은 경우 알려주시면 몇 가지 대안에 대해 논의하겠습니다.

피드백은 전문성 개발의 핵심입니다

효과적인 피드백을 작성하려면 노력이 필요합니다. 생산적이고 이해하기 쉬운 피드백을 만들려면 명확하고 공감적이며 실행 가능한 피드백을 작성하세요.

그들의 작업이나 행동이 이상적이지 않은 경우의 예를 제시하고 후속 조치를 위한 명확하고 달성 가능한 목표를 제공하십시오. 또한 성과를 지적하고 피드백이 중요한 이유를 강조하세요. 받는 사람의 입장에서 생각하고 서면 피드백을 체계적으로 정리하세요. 이 접근 방식을 고수하면 효과적인 서면 피드백을 제공할 수 있습니다.

긍정적인 피드백과 부정적인 피드백 모두 약간의 재치로 글을 작성해야 합니다. 따라서 다음 기본 사항을 염두에 두십시오.

1. 긍정적인 것부터 시작하세요.
2. 부족한 점이 있다면 지적해주세요.
3. 명확하고 달성 가능한 다음 단계로 마무리하세요.

서면 피드백을 제공할 때 특정 목표를 염두에 둘 수 있습니다. 그러나 가장 좋은 결과는 그 사람이 통찰력을 높이 평가하고 그 정보로 무엇을 해야 할지 아는 것임을 기억하십시오.