서면 피드백을 제공하는 방법: 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

건설적이고 직접적인 피드백은 관리자와 동료가 성장을 축하하고 도전을 인정하면서 서로에게 동기를 부여하는 데 도움이 될 수 있으며 피드백 공유에 대한 우리의 접근 방식은 동료가 피드백을 받는 방식에 매우 중요합니다.

피드백을 제공하는 것이 모든 사람에게 자연스러운 것은 아니지만 걱정하지 마십시오. 우리는 건설적인 피드백을 작성하기 위한 완전한 가이드를 만들었습니다. 이 문서에서는 서면 피드백을 제공하기 위한 3단계 공식, 전문적인 피드백 작성 팁 및 서면 피드백의 예를 찾을 수 있습니다.

서면 피드백이란 무엇입니까?

서면 피드백은 직장에서 누군가가 전문적으로 개선하고 발전하도록 돕기 위한 지침 기록입니다. 일반적으로 서면 피드백에는 칭찬, 개선할 수 있는 부분 살펴보기, 사용자가 따라야 할 다음 단계가 포함될 수 있습니다.

서면 피드백은 공식적이거나 비공식적일 수 있으며 다음과 같은 일반적인 형식을 포함하여 다양한 매체로 제공될 수 있습니다.

• 연간 검토
• 프로젝트 회고전
• 평가
• 주간 회의
• 동료 피드백
• 이메일
• 문서, 프로젝트 관리 도구 또는 기타 작업 플랫폼의 댓글
• 개정 요청

서면 피드백을 제공해야 하는 경우

서면 피드백은 개인의 진행 상황을 문서화하고 관리자와 수신자 모두가 작업을 추적하거나 목표를 향한 움직임을 추적할 때 참조할 수 있는 문서 흔적을 남기는 좋은 방법입니다(언어 피드백은 잊어버리거나 잘못 기억될 수 있음).

많은 직장에서 긍정적인 평가와 부정적인 평가가 아니라 피드백을 진행 및 과제 영역으로 구성합니다. 누군가의 작업이나 행동에 비판적인 피드백은 주고받기가 어려울 수 있지만 피하는 것이 더 나쁩니다. 부정적인 피드백을 보류함으로써 당신은 그 사람에게 해를 끼치는 것입니다. 그들이 표준을 충족하지 못한다는 것을 모르는 경우 어떻게 개선할 수 있습니까?

다음과 같은 경우 서면 피드백을 제공할 수 있습니다.

• 회사에서 요구하는 검토 또는 평가
• 종이 흔적을 남기거나 기록을 남기려면
• 설명하기 쉬운 복잡하지 않은 상황
• 서면 규칙 위반
• 이벤트 후 피드백 제공

언제 피드백을 보류해야 합니까?

피드백을 연기하거나 보류해야 하는 상황은 항상 있습니다.

피드백이 실행 가능하지 않거나 확인되지 않는 경우 피드백을 제공하려는 이유를 스스로에게 물어보십시오. 감정이 고조되거나 공유하고 싶은 정보가 개인적인 것이라면 한 걸음 물러서서 재평가하십시오.

건설적인 피드백에는 개선이 필요한 수신자의 작업이나 행동에 대한 메모가 포함되어야 합니다. 즉, 수신자가 잘한 부분과 잘못한 부분에 대한 증거, 동기 부여를 위한 명확한 다음 단계가 포함되어야 합니다 . 긍정적인 피드백은 구체적이고 칭찬적이어야 합니다.

마지막으로, 처리 중인 상황이 너무 복잡하여 서면으로 설명할 수 없거나 맥락에서 벗어날 수 있는 경우 서면 피드백을 기본 전달 방법으로 사용하지 않아야 합니다. 서면 피드백을 사용하여 대화를 기록할 수 있지만 미묘한 상황은 구두 피드백을 위해 저장하는 것이 가장 좋습니다.

다음과 같은 경우 서면 피드백을 삼가야 합니다.

• 감정이 고조될 때
• 개인적인 피드백이 건설적이지 않을 때
• 미묘한 상황에서

서면 피드백 제공 방법

주제가 받는 사람이 계속하기를 바라는 행동이든 변화시키길 원하는 행동이든 관계없이 긍정적인 평가를 서면으로 전달할 수 있습니다.

제공하려는 피드백 유형이 무엇이든 즉시 도착해야 합니다. 대부분의 서면 피드백은 이벤트가 이미 발생한 후에 제공됩니다. 연간 검토, 프로젝트 피드백 또는 다른 예정된 피드백 형식이 아닌 한 이벤트 후 1주일 이내에 피드백을 전달하는 것이 좋습니다.

구체적으로

피드백에 관해서는 일반화를 피하십시오. 받는 사람의 행동 예와 앞으로 나아가기 위한 귀하의 권장 사항은 가능한 한 명확해야 합니다.

구체적일수록 수신자가 전달하는 정보를 더 쉽게 소화할 수 있습니다. "이 피드백을 제공함으로써 내가 무엇을 성취하기를 바라는가?"라고 자문해 보십시오. 거기에서 거꾸로 작업하십시오.

건설적인 피드백을 제공하는 경우 그 사람의 작업이나 행동이 표준을 충족하지 못한 경우의 예를 제공하십시오. 그런 다음 정해진 시간 내에 달성할 수 있는 명확하고 측정 가능하며 달성 가능한 목표를 제공합니다. 긍정적인 피드백을 주고 있다면 다시 보고 싶은 구체적인 행동이나 결과를 지적하세요.

중요성 강조

받는 사람과 논의하는 피드백이 중요하다고 느낄 수 있지만 받는 사람은 그렇게 느끼지 않을 수 있습니다. 공유하는 내용이 중요한 이유 를 전달하는 것은 귀하의 책임 입니다.

그들의 행동(또는 행동 부족)의 영향을 설명함으로써 그것이 중요하다는 것을 보여줄 수 있습니다.

공감하라

공감과 친절로 피드백을 공유하면 피드백이 잘 받아들여질 가능성이 훨씬 높아집니다. 친절한 피드백은 건설적이고, 정중하고, 지지적이며 동정적입니다. 도전과 외부 영향을 인정하고 (사실인 경우) 그들의 노력에 감사함을 표시할 수 있습니다.

친절은 다음과 같이 전달할 수 있습니다.

• 그들이 당신에게 질문할 시간을 허용합니다.
• 예 를 들어 "주별 지표가 늦게 들어오는 것을 알았습니다." 또는 "우리 팀의 목표에 대한 보다 세련된 프레젠테이션을 보고 싶었 습니다 . "
• 더 보고 싶은 것을 칭찬합니다.
• 외부 문제가 있는 경우 이를 인정합니다.

서면 피드백의 예

커뮤니케이션 피드백 메시지 예시

안녕, 렉스. 호텔 프로젝트에 대한 상태 업데이트가 있는지 궁금합니다. 문제가 발생한 경우 가능한 한 빨리 알려주시면 다시 문제를 해결할 수 있도록 도와드리겠습니다. 프로젝트가 거의 끝나가는데, 우리가 어디에 서 있는지 알 수 있도록 일주일 내내 몇 번 저에게 메시지를 보내주시겠습니까? 감사!

긍정적인 피드백 인스턴트 메시지 예

Hannah—오늘 우리의 스탠드업에서 열린 마음과 끈기를 보여주셔서 감사합니다. 귀하의 창의적인 사고는 우리가 문제를 새로운 방식으로 보는 데 도움이 되었으며 프로젝트를 제시간에 마칠 수 있을 것이라고 확신합니다. 다음으로 마감일을 맞추기 위해 마지막 두 스프린트를 재구성하는 데 집중하겠습니다. 훌륭한 작업을 계속하십시오!

관리자 피드백 예시

헤이 마사, 의사소통과 내 목표에 대해 논의할 시간을 예약할 수 있을까요? 최근에 판매 목표에 대해 질문했을 때 무엇을 목표로 해야 하는지에 대한 명확한 답변을 받지 못한 것 같습니다. 분기 말까지 내 목표를 달성하기 위해 다음 주에 만나뵙고 싶습니다. 수요일에 시간 있어요?

연간 검토 이메일 예시

안녕 에릭,

오늘 연례 검토 회의에 참석해 주셔서 감사합니다. 첨부된 전체 검토 양식을 찾을 수 있습니다. 아래에 하이라이트를 넣었습니다.

잘되고 있는 것: 당신은 강력하고 시의적절한 커뮤니케이터이자 부지런하고 세부적인 프로젝트 관리자였습니다. 귀하의 팀은 귀하를 칭찬하고(첨부 문서 참조) 귀하의 공동 노력은 눈에 띄지 않습니다!

개선 이 필요한 점: 올해 프로젝트 마감일 6개 중 2개만 충족했습니다. 이로 인해 프로젝트가 예산을 초과하고 계약자를 올바르게 예약하는 능력이 방해받습니다.

다음 단계: 회의에서 논의한 바와 같이 내년 마감일의 우선순위를 정하십시오. 직원이 더 필요하거나 프로젝트가 더 적거나 기타 리소스가 필요한 경우 주저하지 말고 알려주십시오.

대화가 필요하거나 다른 질문이나 우려 사항이 있으면 도와드리겠습니다.

진정으로,

로렌

동료 피드백 예시

이봐 Mak, 지난주 팀과의 협력은 훌륭했지만 이메일 캠페인의 그래픽에 대한 도움을 요청했을 때 내 프로젝트가 소외되었다고 느꼈습니다. 나는 당신이 스스로 훌륭한 세트를 생각해낼 수 있었다는 확신을 가질 만큼 과거에 당신의 작업을 충분히 보아왔습니다. 다음 주에 단독으로 문제를 해결할 수 있을까요? 그렇지 않은 경우 알려 주시면 몇 가지 대안에 대해 논의하겠습니다.

피드백은 전문성 개발의 핵심입니다.

효과적인 피드백을 작성하려면 작업이 필요합니다. 생산적이고 이해하기 쉬운 피드백을 만들려면 명확하고 공감하며 실행 가능한 피드백이어야 합니다.

그들의 작업이나 행동이 이상적이지 않은 경우의 예를 제시하고 후속 조치를 위해 명확하고 달성 가능한 목표를 제공하십시오. 또한 성과를 지적하고 피드백이 중요한 이유를 강조하십시오. 받는 사람의 입장이 되어 서면 피드백을 정리하십시오. 이 접근 방식을 고수하면 효과적인 서면 피드백을 제공할 수 있습니다.

긍정적인 피드백과 부정적인 피드백 모두 재치 있게 작성해야 합니다. 따라서 다음 기본 사항을 염두에 두십시오.

1. 긍정적으로 시작하십시오.
2. 부족한 점이 있다면 지적해주세요.
3. 명확하고 달성 가능한 다음 단계로 마무리하십시오.

서면 피드백을 제공할 때 염두에 두어야 할 특정 목표가 있을 수 있습니다. 그러나 최상의 결과는 그 사람이 통찰력을 높이 평가하고 정보로 무엇을 해야 하는지 알고 있다는 점을 기억하십시오.