10 wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej w kontaktach z reporterami

Wysyłasz swoją prezentację e-mailem do reportera? Upewnij się, że przestrzegasz tych prostych zasad etykiety:

1. Zakończ z czapkami w temacie. Próbujesz pokazać podekscytowanie w temacie? Zapewniam, że używanie wszystkich kapsli nie jest dobrym rozwiązaniem. Zapomnijmy o całym pomyśle, że czapki są uważane za krzyk w świecie wiadomości. Co więcej, musisz pamiętać, że skrzynki odbiorcze reporterów są wypełnione spamem. A wiersz tematu z wielkimi literami będzie krzyczeć do nich spam. A nawet jeśli nie… cóż, to po prostu denerwujące.
2. Nix wykrzykniki. Nadmierne wykrzykniki to znak początkującego pisarza. Wydaje się, że ludzie myślą, że używając ich wielokrotnie, pokażą, jak interesujące i ekscytujące są ich wiadomości. Jednak, podobnie jak w przypadku czapek, używanie zbyt wielu wykrzykników jest po prostu irytujące. Nie wspominając już o tym, że gdy używasz ich wielokrotnie, tracą na wartości. Jednak jeden lub dwa dobrze umieszczone wykrzykniki mogą dodać emocji, której szukasz. Po prostu umieść je mądrze.
3. Umieść najlepsze informacje w temacie. Marnowanie czasu reportera jest po prostu niegrzeczne. A jeśli tytuł e-maila nic im nie oferuje, na pewno zostanie usunięty. To powiedziawszy, upewnij się, że temat wiadomości e-mail zawiera najważniejsze informacje. Nie zmuszaj ich do pracy, aby dowiedzieć się, dlaczego powinni słuchać twojego głosu, ponieważ nie zrobią tego, czy to z powodu braku czasu, czy zwykłej arogancji. Niezależnie od tego, jaka jest największa część Twojej prezentacji typu „co z tego, co z tego wynika”, postaraj się, aby była jak najbardziej przejrzysta, zanim będą mieli szansę kliknąć.
4. Sprawdzanie pisowni. Na serio. Minęły już czasy wymówek dla błędów ortograficznych. Nasz e-mail w zasadzie robi to za nas. Nawet jeśli nie klikniesz przycisku sprawdzania pisowni, zwykle podkreśla on błędy pisowni. Brak poprawienia oznacza dla zgłaszającego, że wiadomość e-mail nie jest dla Ciebie bardzo ważna.
5. Nie wymyślaj. Nigdy nie rozumiałem fascynacji ludzi tłami i czcionkami e-maili. Dla mnie wydaje się to po prostu młodzieńcze. Ponieważ to jest! Słuchaj, kiedy zaczynasz zmieniać kolor tekstu, dodawać grafikę i tak dalej, wszystko, co robisz, to rozpraszanie ich i utrudnianie czytania. Nie są interesujące w twoich uroczych czcionkach. Po prostu przejdź do rzeczy. I na miłość boską, nie używaj Comic Sans.
6. Upewnij się, że załącznik jest rzeczywiście dołączony. „Proszę znaleźć załączony dokument…” oznacza bardzo niewiele, jeśli załączonego dokumentu w rzeczywistości tam nie ma. Masz już ogromne szczęście, że reporter nawet otworzył twoją wiadomość e-mail, a tym bardziej próbował pobrać załącznik. A jeśli tak naprawdę nie ma twojego przywiązania, są szanse, że gdy je zrozumiesz i wyślesz ponownie, nie będą nawet zawracać sobie głowy szukaniem, ponieważ uznają, że jesteś niekompetentny.
7. Powiedz nie emotikonom. Kolejny sposób na zdenerwowanie reportera i pokazanie się jak nowicjusz. Słuchaj, chodzi o to, żeby poważnie potraktowali Ciebie i Twoją prezentację. Ale bądźmy szczerzy: kto będzie traktował poważnie kogoś, kto podąża za ich podpisem z trzema uśmiechniętymi buźkami? Trzymaj to w SMS-ach, które robisz ze znajomymi.
8. Bądź uprzejmy. Nie masz prawa do jacka. To powiedziawszy, bądź pokorny i uprzejmy. Powiedz proszę i dziękuję."
9. Nie wysyłaj wielu e-maili. Kontynuacja jest w porządku, ale jeśli nie otrzymasz odpowiedzi, wysyłanie e-maili w celu sprawdzenia, czy „dostali Twoją ofertę” jest nie tylko bezużyteczne — to spam. Więc jeśli chcesz dostać się na czarną listę, śmiało złam tę zasadę.
10. Jeśli odpowie, upewnij się, że odwzajemniasz przysługę. Odesłali ci e-mailem? Świetnie! Co teraz? Zadali ci pytanie? Czy chcą wywiadu? Cokolwiek poprosili, zrób to natychmiast. Byli na tyle mili, że zauważyli, więc nie każ im na to czekać.

Czy możesz wymyślić inne zasady dotyczące e-maili z etykietą, które powinienem dodać do mojej listy? Wypełnij mnie!

Ten artykuł został napisany przez Mickie Kennedy, założyciela eReleases (https://www.ereleases.com), internetowego lidera w dystrybucji informacji prasowych w przystępnej cenie. Pobierz bezpłatną 160-stronicową kopię Big Press Release Book – Informacje prasowe na każdą okazję i branżę tutaj: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/