4 lepsze sposoby wyrażania „przepraszam za niedogodności” w e-mailu

Nikt nie lubi być zwiastunem złych wieści — zwłaszcza na piśmie. Przekazując niefortunne wieści, pomyłkę lub rozczarowujący obrót wydarzeń, zwykle dorzucamy jedno konkretne zdanie, aby złagodzić cios: „Przepraszam za niedogodności”. Pokusa użycia tego zdania jest zrozumiała. Jednak często jest on nadużywany, niezależnie od tego, czy zgłaszamy niewielką uciążliwość, na przykład zmianę godziny spotkania, czy też coś bardziej znaczącego, na przykład anulowanie dużej umowy.

Ale nawet jeśli jest stosowany na serio, to banalne sformułowanie stało się tak powszechne, że – jak na ironię – może brzmieć nieszczerze. Zwłaszcza jeśli odbiorca uzna tę niedogodność za dużą irytację, przeprosiny w puszkach mogą nie wywołać wyrzutów sumienia; ryzykujesz, że zabrzmi to nieszczerze lub nieczule.

Są lepsze możliwości przeprosin. Czasami istnieje bardziej odpowiedni sposób wyrażenia żalu, zwłaszcza jeśli jest to poza twoją kontrolą. Być może chodzi o napisanie listu z przeprosinami . Innym razem – kiedy naprawdę maszwyrzutysumienia i czujesz się winny – możesz to wyrazić w silniejszy sposób. W tym miejscu zebraliśmy kilka alternatyw dla różnych sytuacji, które możesz napotkać.

1 „Rozumiem twoją frustrację.”

Szczególnie w przypadku kontaktów zawodowych z klientem łatwo jest użyć słowa „przepraszam za niedogodności” w formie ogólnych przeprosin (np. za zagubioną paczkę, spóźnienie na spotkanie lub wadliwą usługę). W takich przypadkach wyrażenie może zostać odebrane jako unieważniające lub nieprofesjonalne, zamiast okazywać troskę. Może to nasilać frustrację.

Ważne jest, aby przygotować odpowiedzi tak, aby pokazać, że rozumiesz punkt widzenia odbiorcy i chcesz nadrobić zło. Zamiast odrzucać ich skargę jako zwykłą „niedogodność”, uznanie ich uczuć i przyjęcie winy z większym prawdopodobieństwem doprowadzi do naprawy. Użycie sformułowania „Rozumiem twoją frustrację” kieruje reakcją opartą na empatii. To skuteczniejszy sposób na złagodzenie wzmożonych emocji i osiągnięcie rozwiązania, które będzie przyjemne dla obu stron.

2 „Zdaję sobie sprawę, że to rozczarowujące.”

Wyobraź sobie taką sytuację: jesteś wyczerpany pracowitym tygodniem i musisz odwołać randkę z kolacją. . . trzydzieści minut przed rozpoczęciem. Wysłanie „Przepraszam za niedogodności” to bezosobowy sposób przekazania tej wiadomości. Mimo że nasza komunikacja ma coraz bardziej cyfrowy charakter, nie jesteśmy robotami. Pamiętaj, że po drugiej stronie korespondencji znajduje się osoba.

Kluczowe jest tutaj rozpoznanie rozczarowania i przejęcie odpowiedzialności. Pokaż, że myślisz o ich perspektywie. Zamiast tego spróbuj rozpocząć tekst słowami w stylu: „Zdaję sobie sprawę, że to krótkie powiadomienie i że nie mogliśmy się doczekać spotkania w Twojej ulubionej restauracji przez cały tydzień. . .” Dzięki temu bierzesz na siebie odpowiedzialność. Uwzględnienie danych osobowych oznacza również troskę.

Poinformowanie odbiorcy, że jesteś świadomy swoich wad i dążysz do ich naprawienia, zbuduje zaufanie w związku, zarówno osobistym, jak i zawodowym.

3 „Dziękuję za cierpliwość.”

Żal i wyrzuty sumienia to nie to samo. Czasami zdarzają się rzeczy, które są niefortunne lub godne pożałowania, ale są poza naszą kontrolą. Te okoliczności właściwie nie uzasadniają twoich przeprosin. Na przykład: wyobraź sobie, że jesteś pracownikiem rezerwacji linii lotniczych i zimowa burza śnieżna powoduje wielogodzinne opóźnienie lotu. Nie jesteś odpowiedzialny za ekstremalną pogodę. W takim przypadku użycie słów „przepraszam za niedogodności” może zrzucić na siebie winę, choć takowej nie ma.

Przepraszając, ryzykujesz przyjęciem odpowiedzialności za coś, na co nie masz wpływu. Zamiast tego zmień odczuwaną emocję z wyrzutów sumienia na wdzięczność. Wyrażenie podziękowania za zrozumienie odwraca scenariusz i prawdopodobnie wywoła to samo uczucie u odbiorcy. Spróbuj: „Dziękuję bardzo za cierpliwość. Mamy nadzieję, że warunki wkrótce będą bezpieczne i umożliwią start.” Dzięki temu odbiorca będzie wiedział, że wczuwasz się w jego irytację i rozumiesz jego irytację.

4 „Pozwól mi pomóc”.

Zamiast przepraszać, zaproponuj rozwiązanie. Ludzie narzekają, gdy są rozczarowani, ponieważ chcą, aby ich wysłuchano lub rozwiązano ich problem. „Przepraszam za niedogodności związane z rozlaniem czerwonego wina na twoje białe spodnie” nie usunie plamy. Z drugiej strony „Pozwól mi zapłacić za pranie chemiczne”.

Posiadanie świadomości proaktywności w procesie rozwiązywania problemów udowodni Twojemu odbiorcy, że starasz się być osobą bardziej odpowiedzialną. Takie podejście może uchronić Cię przed bólami głowy w przyszłości. Następnym razem, gdy pojawi się problem, który możesz rozwiązać, zaproponuj jego rozwiązanie.