5 prostych sposobów na pisanie o negatywnych sprawach z pozytywnym obrotem

Opublikowany: 2017-08-09

Czy kiedykolwiek napisałeś coś tylko po to, aby odbiorca kompletnie nie zrozumiał Twoich intencji? A może zostałeś oskarżony o gwałtowność, gdy myślałeś, że jesteś rzeczowy i skuteczny? Istnieje wiele ruchomych elementów, jeśli chodzi o skuteczną komunikację, ale jednym z najważniejszych jest ton.

Spędziłem prawie dwie dekady w okopach online, pełniąc różne role, od właściciela firmy, przez moderatora forum, po niezwykłego autora e-maili PR — prawdziwego wirtualnego dyplomatę. Oto moja najlepsza rada, aby pisać o negatywnych sprawach w sposób, który brzmi pozytywnie i produktywnie.

Oto wskazówka: chcesz mieć pewność, że Twoje pisanie zawsze wygląda świetnie? Grammarly może uchronić Cię przed błędami ortograficznymi, błędami gramatycznymi i interpunkcyjnymi oraz innymi problemami z pisaniem we wszystkich Twoich ulubionych witrynach internetowych.

1 Przedstawiaj rozwiązania zamiast problemów.

Lepiej mówić o tym, co możesz zrobić, niż o tym, czego nie możesz. Sformułuj rozwiązanie lub alternatywny plan i przedstaw to zamiast.

Nie mogę się z tobą spotkać jutro rano, bo mam wolne.

Jutro po południu działa mi lepiej. Czy spotkanie o godzinie 14.00 pasowałoby do Twojego harmonogramu?

Nie każdy będzie pamiętał o przyniesieniu podręczników na spotkanie, dlatego warto zabrać ze sobą dodatki.

Pamiętajmy o zabraniu na spotkanie dodatkowych podręczników na wypadek, gdyby ktoś potrzebował kopii.

2 Podaj to, czego chcesz, a nie to, czego nie chcesz.

Po co koncentrować się na zapobieganiu negatywnym wynikom, jeśli możesz zachęcić do pozytywnych? Zamiast zaczynać prośby od „nie”, spróbuj określić, czego chcesz .

Nie zostawiaj resztek w lodówce w pokoju socjalnym na weekend.

Pamiętaj, aby w piątki wyjąć resztki z lodówki w pokoju socjalnym.

Nie przynoś laptopów na to spotkanie.

Laptopy nie są potrzebne na tym spotkaniu, więc zostaw swój przy biurku.

3 Trzymaj hiperbolę w ryzach.

Czasami przesadny język jest używany ze świetnym skutkiem (szczególnie przez reklamodawców) do promowania czegoś lub rozmawiania o pozytywnych sprawach, ale gdy używasz go w negatywnym kontekście, może wywołać złe uczucia. Uważaj na słowa jak zawsze i nigdy . Czasem częściej mają na myśli niż którąkolwiek z tych skrajności.

Zawsze składasz swoje raporty z opóźnieniem.

Czasami otrzymuję twoje raporty po terminie.

Nigdy nic nie robimy.

Pozostańmy przy zadaniu, abyśmy mogli załatwić sprawy.

4 Wypróbuj „Oświadczenia Ja”.

Kiedy zajmujesz się trudnym problemem, stwierdzenia zaczynające się od „ty” (a zwłaszcza „ty zawsze” i „nigdy” — zobacz poprzednią wskazówkę dotyczącą hiperboli) wydają się brzmieć jak oskarżenia. A oskarżenia oczywiście podnoszą obronę danej osoby.

Kiedy mówisz o czymś negatywnym, skup się raczej na tym, jak sytuacja sprawia, że się czujesz, a nie na tym, co zrobiła druga osoba.

Nigdy nie słuchasz!

Trudno mi się porozumieć, kiedy martwię się, że mnie nie usłyszą.

Zawsze jesteś w mojej sprawie!

Czuję się sfrustrowany, gdy często przypomina mi się, że mam wykonywać swoją pracę, zamiast ufać, że wywiążę się z moich obowiązków.

5 „Przepraszam, ale . . ”. oznacza, że nie jest ci przykro.

Kiedy byłem dzieckiem i przepraszałem za jakiś ohydny akt dziecięcej zdrady, często przepraszałem: „Przepraszam, ale…” Moja mama przerywała mi trop, mówiąc: „Zawsze dodajesz „ale”, co oznacza, że nie jest ci przykro, tylko się bronisz”.

Kiedy jest ci przykro, przepraszam. Wymówki i inne sposoby obrony czynią przeprosiny bezużyteczne.

Przykro nam, że Twoja przesyłka była opóźniona, ale w tym tygodniu mieliśmy dużo zamówień.

Przykro nam, że Twoja przesyłka była opóźniona. Liczba zamówień, które otrzymaliśmy w tym tygodniu, zaskoczyła nas!

Przepraszam, że ci przerwałem, ale czułem, że rozmowa zmierza w złym kierunku.

Przepraszam, że ci przerwałem. Utrzymujmy rozmowę na pozytywnym torze.

Oto kilka rzeczy, które należy rozważyć przed wysłaniem e-maila, napisaniem posta w mediach społecznościowych lub ustosunkowaniem się do jakichkolwiek negatywnych informacji na piśmie.

Zrób test empatii. Czytaj to, co napisałeś, jakbyś był odbiorcą. Jak byś się czuł, gdyby ktoś ci to wysłał? Czy jest coś, co możesz zmienić, aby przekaz był bardziej pozytywny, lub aby skupić się na rozwiązaniach zamiast na problemach?
Usiądź na tym. Czy kiedykolwiek wystrzeliłeś zjadliwe przesłanie i prawie natychmiast tego pożałowałeś? Przed wysłaniem lub opublikowaniem tekstów o negatywnych sprawach daj czas na odstąpienie. Są szanse, że będziesz mógł pisać od nowa z bardziej pozytywnym nastawieniem, gdy będziesz miał trochę czasu na przetworzenie.

Nie zawsze należy być optymistycznym i entuzjastycznym. Pośrednik w handlu nieruchomościami, na przykład, nie chciałby brzmieć bardziej żwawo, kiedy pisze do klienta, że wartość jego domu znacznie spadła z powodu pogorszenia koniunktury na rynku. Jednak utrzymywanie pozytywnego, skoncentrowanego na rozwiązaniach tonu może sprawić, że takie rzeczy jak złe wiadomości lub krytyka będą mniej niszczące.