7 rzeczy do potwierdzenia w ostatniej chwili przed złożeniem informacji prasowej

Jeśli nie jesteś osobą zorientowaną na szczegóły, przedzieranie się przez drobne szczegóły komunikatu prasowego może być trudne. Często przy długim projekcie i wielu wersjach roboczych nie chcesz go ponownie czytać. Jednak w przypadku każdego zgłoszenia prasowego ważne jest, aby dokument był wolny od błędów. Skorzystaj z tej 7-elementowej listy kontrolnej, aby przed dystrybucją pozbyć się łatwych do przeoczenia problemów z komunikatem prasowym.

1. 5 Ws

Przed wysłaniem komunikatu prasowego sprawdź dokładnie, czy Twoje główne informacje są poprawne. Należą do nich odpowiedzi na pytania kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak.

Czy poprawnie przeliterowałeś imiona wszystkich? Sprawdź dokładnie, ponieważ nawet Smith i Jones mogą mieć alternatywną, niekonwencjonalną pisownię, taką jak Smythe i Jewnes.

Upewnij się, że wiesz, który jest dzień. Łatwo jest napisać informację prasową na kilka dni przed terminem, a następnie opublikować ją ze sformułowaniem oznaczającym dzień wolny. Upewnij się, że wiesz, który jest dzień tygodnia i masz wszystkie właściwe daty.

Jeśli tworzysz własną listę kontrolną komunikatu prasowego, dodaj osobne pozycje dla każdej z tych podstawowych informacji.

2. Planowanie przesłania informacji prasowej

Jeśli przesyłasz informację prasową za pośrednictwem usługi prasowej, upewnij się, że data i godzina zaplanowania publikacji są prawidłowe. Kiedy koordynujesz konta w mediach społecznościowych, posty na blogach, informacje prasowe, masowe e-maile i inną komunikację, musisz upewnić się, że wszystko jest we właściwej kolejności.

Upewnij się, że ustawienia są również dla właściwej strefy czasowej. Nawet jeśli ustawisz wszystko tak, aby wychodziło w odstępach pięciominutowych, jeśli jeden jest ustawiony na czas wschodni, a drugi na czas pacyficzny, twoje zamówienie nadal będzie zepsute.

3. Dołącz zdjęcie

Czy dołączyłeś zdjęcie, które prasa może opublikować? Wiele artykułów z wiadomościami jest obecnie publikowanych w Internecie, a dołączenie zdjęcia jest koniecznością dla wydawców internetowych.

Każdy, kto czyta online, spodziewa się zobaczyć zdjęcie. Zdjęcia pomagają przyciągnąć uwagę i przekazać część historii.

4. Styl AP

Przeczytaj wszystko przed przesłaniem, szukając błędów w stylu komunikatu prasowego. Wiadomości zawsze powinny być w stylu AP, więc nawet jeśli coś jest niepoprawne technicznie, jeśli jest niepoprawnie sformatowane, prasa to zauważy.

Będą musieli poświęcić dodatkowy czas na jego edycję i mogą zdecydować się nie włączać go w ogóle, jeśli edycja zajmie zbyt dużo czasu.

Jednym ze sposobów upewnienia się, że złapałeś wszystkie literówki, jest odłożenie komunikatu prasowego na kilka godzin lub nawet na całą noc, jeśli masz czas. Odłóż go, zapisz pliki i wróć do niego później. Pomoże Ci to mieć świeże oczy, aby dostrzec potencjalne błędy.

Poproś współpracownika o przeczytanie tego za Ciebie. Przejrzenie dokumentu przez osobę, która jest nowa w dokumencie, może pomóc w wychwyceniu rażących błędów lub niezręcznych sformułowań. Musisz być jednak otwarty na krytykę, jeśli idziesz tą drogą.

5. Dołącz informacje kontaktowe

Z kim powinna się kontaktować prasa, jeśli ma dalsze pytania? Twoja firma może być na tyle mała, że ​​na wszystkie wywiady w mediach przypada tylko jedna osoba.

Jednak możesz też mieć kogoś, kto rozmawiałby z prasą w każdym dziale. W zależności od wiadomości i informacji może być konieczne dostosowanie podstawowych danych kontaktowych dołączanych do każdej wersji.

Przygotuj plan odpowiedzi na zapytania. Czy podasz bezpośrednią linię osoby kontaktowej lub ogólny numer, pod którym recepcjonista lub inny strażnik może pomóc w odebraniu połączeń?

Czy istnieje ogólna skrzynka e-mail z więcej niż jedną osobą odpowiedzialną za jej sprawdzenie, czy też wszystkie zapytania będą kierowane na konkretny adres e-mail głównej osoby kontaktowej?

6. Chwytliwy nagłówek

Czy Twój nagłówek przyciąga uwagę? Jeśli chcesz, aby ludzie czytali prezentowane informacje, musisz dołączyć nagłówek, który przyciągnie czytelnika.

Istnieje wiele sposobów na przyciągnięcie czyjejś uwagi. Atrakcyjne tematy zawsze przykuwają uwagę, ale nie powinieneś fałszować nagłówka tylko po to, by zawrzeć słowo „morderstwo” lub inny ostry język. Upewnij się, że Twoje nagłówki nie wprowadzają w błąd.

Używaj cyfr po cyfrach w nagłówkach, aby zwrócić na siebie uwagę. Jeśli potrafisz przeformułować nagłówek tak, by działał w postaci liczby, przyciągniesz więcej głów, niż gdybyś przedstawił fakt lub przeszedł od razu do sedna.

Tajemniczy język może również wzbudzać ciekawość. Używaj słów, które sprawiają, że ludzie się zastanawiają, takich jak „niezwykłe” lub „podejrzane”. Oto kilka innych słów, które wzbudzają ciekawość:

• Tajniki
• Zdradliwy
• Dziwne
• Bolesny
• Bezpłatny

Wyzwalaj ludzi bez obrażania ich. Nie chcesz odwracać czytelników, ale chcesz nacisnąć przełącznik, który spowoduje, że ponownie spojrzą.

Ćwicz pracę z nagłówkami, nawet jeśli nie piszesz natychmiastowej historii. Poprawisz swoje umiejętności i staniesz się lepszy, im więcej będziesz ćwiczyć!

7. Badania

Czy upewniłeś się, że wszystkie twoje badania są dokładne? Jeśli nie jesteś pewien, nie powinieneś tego publikować. Zanim uznasz coś za fakt, upewnij się, że masz wiarygodne źródło swoich informacji.

Czasopisma naukowe i eksperci są świetnymi źródłami, a także płatnymi badaczami firmowymi i wiarygodnymi serwisami informacyjnymi. Organizacje rządowe są również często wiarygodnymi źródłami.

Koniecznie podawaj prasie informacje, które mogą zacytować, nie martwiąc się o ich wiarygodność.

Unikanie błędów

Gdy masz zgłoszenie prasowe, które musisz wynieść w określonym terminie, wysłanie go może być łatwe bez sprawdzania błędów. W końcu edytujesz go od wielu godzin lub dni i nie może być nic złego.

Jednak drobne błędy mogą zrujnować Twoją informację prasową i zmniejszyć jej wpływ. Korzystanie z powyższych wskazówek może pomóc uniknąć tych irytujących problemów i uzyskać gładką historię do następnego cyklu wiadomości.

Aby uzyskać dalszą pomoc z komunikatami prasowymi, skontaktuj się z nami.