Popraw swoje pisanie e-maili dzięki tym 9 pomocnym postom

Szukasz wskazówek dotyczących pisania e-maili?

Trafiłeś we właściwe miejsce.

Na blogu Grammarly pojawiło się kilka ostatnich postów na temat wszystkich rzeczy związanych z pisaniem e-maili. Naszym celem jest dostarczenie czytelnikom cennych informacji na temat tworzenia idealnej wiadomości e-mail na każdą okazję. Rozmawialiśmy o właściwej e-mailowej etykiecie. Omówiliśmy sposoby maksymalizacji wydajności. Pokazaliśmy Ci, jak wyjść z biura na wakacje i uniknąć zalewu e-maili po powrocie.

Poniżej znajdziesz kilka kluczowych wniosków z naszych tematów związanych z pisaniem e-maili. Pamiętaj, że edytor Grammarly to świetny sposób na ulepszenie kopii i zapewnienie jakości wiadomości e-mail. Przejdźmy teraz do naszych najlepszych porad e-mailowych w 2017 roku.

1. Prawidłowe rozpoczęcie e-maila jest niezbędne w procesie pisania.

Porada dla profesjonalistów: istnieje kilka sposobów na zwrócenie się do zamierzonego odbiorcy. Czasami prostota może uratować dzień.

Witaj [Name], we wszystkich ustawieniach oprócz najbardziej formalnych to powitanie e-mail jest wyraźnym zwycięzcą. Jest prosty, przyjazny i bezpośredni. Jeśli chcesz nieco bardziej formalnego tonu, rozważ zastąpienie hi słowem hello.

2. Postaraj się, aby temat był krótki i jasny.

Wskazówka dla profesjonalistów: możesz nigdy nie otrzymać odpowiedzi na idealnie sformułowany e-mail, jeśli temat nie jest łatwy do zrozumienia.

Postaraj się, aby wiersz tematu był krótki (poniżej trzydziestu znaków), aby był czytelny na urządzeniach mobilnych. Bądź konkretny i intrygujący. Nigdy nie pisz wielkimi literami ani nie używaj ogólnej linii, takiej jak „Cześć” (może to zostać pomylone ze spamem). Aby stworzyć świetny temat, możesz…

3. Ta linia otwierająca w e-mailu jest zawsze trudna. Nie licz na skróty.

Wskazówka dla profesjonalistów: wiemy, że masz nadzieję, że ktoś ma się dobrze, ale istnieją inne sposoby na napisanie lodołamacza i przejście do swojej korespondencji e-mailowej.

Jeśli piszesz e-mail o wysokiej stawce, który musi przynieść rezultaty, odrobienie pracy domowej nigdy nie zaszkodzi. Nie musisz prześladować kogoś w mediach społecznościowych, ale zrobienie małego researchu może zajść daleko. Dołącz jedno lub dwa zdania na początku e-maila, aby pokazać, że znasz pracę odbiorcy.

Źródło: 5 innych sposobów na napisanie „Mam nadzieję, że masz się dobrze” w swoim e-mailu

4. Opanowanie sztuki pisania e-maili jest niezbędne w dzisiejszym świecie biznesu. Będziesz także musiał zostać profesjonalistą w tworzeniu wiadomości poza biurem.

Wskazówka dla profesjonalistów: Pracowałeś przez wiele godzin i zasługujesz na dobrze zaplanowane wakacje. Przygotowanie się do sukcesu po powrocie wymaga dodatkowego planowania na froncie poczty e-mail.

Twoja wiadomość poza biurem może być prosta. Po prostu daj innym znać, że jesteś niedostępny, kiedy wrócisz i z kim powinni się skontaktować w razie pilnych potrzeb podczas Twojej nieobecności. Jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość była trochę przyjemniejsza, oto kilka opcji.

Źródło: 6 wspaniałych wskazówek, jak nadrobić zaległości w wiadomościach e-mail po wakacjach

5. Niektóre e-maile wymagają delikatnej równowagi osobowości i profesjonalizmu. Znajomość zasad etykiety e-mailowej pomoże ci uniknąć błędu.

Porada dla profesjonalistów: zastanów się, jak będziesz rozmawiać, przeglądając swoje pisemne e-maile.

Odłóż wykrzykniki Wiem, że jesteś podekscytowany! Na serio!!! Ale możesz przekazać emocje bez wykrzykników. (O rany! Zachowaj je, gdy naprawdę krzyczysz.) Mania wykrzykników to kolejny wyzwalacz filtra spamu, więc używaj ich oszczędnie i nigdy, przenigdy nie używaj dwóch lub więcej na końcu zdania. Chyba że jesteś preteen. Więc zrób to.

6. Jeśli Twoim celem przy napisaniu e-maila jest otrzymanie odpowiedzi, musisz skomponować swoją wiadomość z myślą o tym celu.

Wskazówka dla profesjonalistów: chcesz odpowiedzi? Nie bądź ogólny.

Dodaj osobisty akcent do swoich e-maili, kiedy tylko możesz. Jeśli spotkałeś odbiorcę na konferencji, powiedz to. Jeśli przeczytasz artykuł, który napisali, wspomnij o swoim ulubionym wynos. Jeśli rozmawiałeś z nimi w sprawie pracy, odnieś się do najważniejszego fragmentu rozmowy.

Źródło: Jak napisać e-mail uzupełniający, który otrzyma odpowiedź: 7 wskazówek dotyczących działania

7. Pisanie e-maili może stać się trudniejsze, gdy weźmiesz pod uwagę normy i protokoły kulturowe.

Porada dla profesjonalistów: zrób rozeznanie, gdy tworzysz profesjonalną wiadomość do określonej grupy odbiorców. Na przykład, jeśli nie jesteś native speakerem języka angielskiego, istnieją sposoby na to, aby pisanie e-maili było mniej zniechęcające.

Profesjonalne e-maile nie powinny być epickiej długości. Szanuj czas swoich czytelników, ponieważ jeśli uznają, że Twoja wiadomość jest zbyt długa, prawdopodobnie zaczną przeglądać.

Jeśli ważki temat wymaga długiej dyskusji, poszukaj lepszych sposobów komunikacji na ten temat niż e-mail. Wykorzystaj swoją wiadomość jako sposób na zorganizowanie spotkania lub dyskusji, a nie miejsce na gęsty traktat na ten temat.

Źródło: 7 przydatnych wskazówek, jak napisać idealny profesjonalny e-mail w języku angielskim

8. Obecnie coraz więcej e-maili zawiera emotikony. Istnieje dobre wyjaśnienie, jak i kiedy ich używać, jeśli masz takie skłonności.

Wskazówka dla profesjonalistów: jest czas i miejsce, aby zaangażować się w konwersacyjny wątek e-mailowy. Jeśli chcesz używać języka stenograficznego, slangu lub emotikonów, weź pod uwagę odbiorców i temat.

Jeśli istnieją kontrowersje wokół emoji w komunikacji biznesowej, to dlaczego czujemy się zobowiązani do ich używania? Dlaczego nie zrezygnować z nich całkowicie? Prosta odpowiedź: chcemy być lepiej zrozumiani. Komunikacja e-mailowa jest notorycznie problematyczna, ponieważ brakuje w niej emocjonalnych wskazówek, na których polegamy podczas rozmów twarzą w twarz lub telefonicznych. Bez tonu głosu lub mimiki, które nas prowadzą, jest wiele miejsca na nieporozumienia, gdy czytamy e-mail. Komunikaty, które mają być pozytywne, są często interpretowane jako neutralne, a komunikaty neutralne są interpretowane jako negatywne.

9. Zakończ tworzenie wiadomości e-mail z niezapomnianym podpisem, a nie zwykłą linią jednorazową.

Porada dla profesjonalistów: jeśli udało Ci się dotrzeć do odbiorcy wiadomości e-mail, zaangażować go w praktyczny tekst i uniknąć niepotrzebnego rozpraszania uwagi, zakończ kopię dobrze umieszczoną konkluzją. Nie zapomnij o wartości podpisywania e-maili. Pozostawienie pustego listu może być poważną pułapką.

Żyjemy w świecie, w którym ludzie często wysyłają wiadomości e-mail z urządzeń mobilnych, więc wykluczenie podpisu z pewnością nie jest nie do przyjęcia w miarę rozwoju łańcucha e-maili, szczególnie jeśli odbiorca zrezygnuje również z bardziej formalnego podpisu. Ale niepodpisywanie początkowej wiadomości e-mail lub używanie tylko formalnego podpisu, który utworzyłeś w celu dołączenia do wychodzących wiadomości e-mail, jest bezosobowe.

Źródło: Jak zakończyć wiadomość e-mail: 9 podpisów, których nigdy nie zawiedzie, i 9, których należy unikać