Zbiór 10 podstawowych postów w prostym języku

Writers Write to narzędzie do pisania prostym językiem. W tym poście połączyliśmy niektóre z naszych podstawowych postów w prostym języku z 2012 roku na jednej łatwej do odczytania stronie.

Zaczęliśmy pisać prostym językiem, ponieważ stało się to prawem w RPA.

Wydaliśmy niniejszy komunikat prasowy: Komunikuj się jasno albo staw czoła konsekwencjom

Następnie, aby uzupełnić nasze własne posty na ten temat, poprosiliśmy eksperta prawnego, Michele van Eck, o napisanie serii krótkich artykułów na ten temat. To są jej posty połączone na jednej stronie.

1.) Jak prawo definiuje zwykły język

Parlament zaczął włączać do prawodawstwa wymagania dotyczące prostego języka. Chociaż zgodność nie jest jedyną korzyścią wynikającą z używania prostego języka, nadal jest ważnym czynnikiem podczas komunikacji.

National Credit Act , Companies Act i Consumer Protection Act mają zasadniczo te same wymagania dotyczące prostego języka. Dają one pewną jasność co do oczekiwań dotyczących używania prostego języka w dokumentach.

1. Uznaje się, że dokument jest napisany prostym językiem, jeśli zwykła osoba o średnim poziomie umiejętności czytania i pisania oraz minimalnym doświadczeniu w danej dziedzinie jest w stanie go zrozumieć.
2. Zasadniczo musisz wziąć pod uwagę docelowych odbiorców i komunikować się na poziomie umiejętności i wiedzy odbiorców.
3. Prawo idzie dalej i mówi, że dana osoba musi być w stanie zrozumieć treść, znaczenie i znaczenie dokumentu i dopiero wtedy uznaje się, że dokument jest napisany prostym językiem.

Firmy nie mogą sobie pozwolić na ignorowanie wymagań dotyczących prostego języka i powinny uwzględniać te wymagania podczas komunikacji.

2.) 3 sposoby pisania prostym językiem

Mów krótko i zwięźle

Dokument nie ma większej wartości, ponieważ jest dłuższy. Powtarzanie informacji nie czyni ich ważniejszymi. Używanie żargonu nie czyni przekazu bardziej znaczącym.

3.) 8 czynników, które wpływają na prosty język

Jeśli piszesz dla biznesu, musisz pisać prostym językiem.

Krajowa ustawa o kredycie, ustawa o spółkach i ustawa o ochronie konsumentów zawierają pewne wytyczne dotyczące prostego języka. Określą one, czy dokument jest napisany prostym językiem.

Oni są:

1. Treść dokumentu . Co mówi dokument?
2. Poziom zrozumienia dokumentu . Co Twoi odbiorcy rozumieją, czytając dokument?
3. Spójność informacji . Czy informacje zawarte w dokumencie są stosowane w sposób jednolity i spójny?
4. Organizacja i styl dokumentu . Czy układ dokumentu jest łatwy do zrozumienia?
5. Użyte słownictwo . Czy Twoi odbiorcy będą w stanie zrozumieć język użyty w dokumencie?
6. Struktura zdania . Czy zdania są krótkie, zwięzłe i łatwe do odczytania?
7. Nagłówki . Czy użyłeś nagłówków, aby pomóc odbiorcom w poruszaniu się po dokumencie?
8. Ilustracje i pomoce wizualne . Czy korzystałeś z ilustracji lub diagramów, aby pomóc słuchaczom w zrozumieniu dokumentu?

4.) Jak przegrać wybory prostym językiem

Eksperci przewidywali kłopoty, ale politycy mimo wszystko naciskali. Wielu wyborców błędnie odczytało instrukcje na kartach do głosowania. Niektórzy wyborcy wypełnili karty do głosowania, tak jak w poprzednich wyborach. W sumie 147 000 kart do głosowania (4%) zostało zepsutych i odrzuconych. W niektórych okręgach wyborczych doprowadziło to do uzyskania większości przez niektóre partie polityczne.

Partia rządząca przegrała jednym mandatem. 4% zniszczonych kart do głosowania mogło doprowadzić do innego wyniku wyborów.

Źródło: Oksfordzki przewodnik po prostym języku angielskim autorstwa Martina Cuttsa, Oxford University Press

5.) Dlaczego prosty język jest popularny

1. Prosty język działa.
2. Ludzie wolą rozumieć, co czytają.
3. Komunikowanie się w zrozumiałym języku jest wyrazem szacunku dla czytelnika.

Istnieje błędne przekonanie, że prosty język to proces „osłabiania” języka. Nie o to chodzi. Przekaz nie jest mniej skuteczny z powodu prostego języka. W rzeczywistości prosty język pozwala na lepsze zrozumienie. Prosty język komunikuje się z czytelnikiem. Szybko i skutecznie przekazuje przekaz.

Skuteczność Twojej komunikacji wzrośnie, jeśli:

1. postaw się w sytuacji swojego czytelnika; oraz
2. Załóżmy, że czytelnik nie ma pojęcia o temacie.

6.) Jak pisać warunki w prostym języku

Czy rozumiesz warunki umowy na telefon komórkowy?

Przejrzystość dokumentów prawnych można poprawić poprzez:

1. Używając zaimków, na przykład: ja, my, ty.
2. Usuwanie „dubletów”, np. „zasady i przepisy” lub „akceptuje i zgadza się”.
3. Usuwanie dodatkowych słów.
4. Używanie krótszych zdań.
5. Używanie list pionowych.

Poniższy akapit pochodzi z warunków południowoafrykańskiej firmy telekomunikacyjnej. Czy jest to napisane prostym językiem?

Czy to rozumiesz?

„Abonent akceptuje i zgadza się, że niniejsze warunki staną się dla niego wiążące w Dacie Rozpoczęcia, tj. po przetworzeniu przez Spółkę Formularza zgłoszeniowego i wyrażeniu zgody na świadczenie Abonentowi wybranej Usługi Mobilnej i Wybranych Towarów Mobilnych. , który jest znany jako data rozpoczęcia. Innymi słowy, umowa rozpocznie się w Dniu Rozpoczęcia.”
Wprowadziliśmy pewne zmiany, stosując zasady prostego języka.

Rozumiesz tę wersję?

Zgadzasz się na te warunki. Będziesz związany tymi warunkami od Daty Rozpoczęcia. Data Rozpoczęcia rozpocznie się, gdy będziemy mieć:

1. przetworzył Twój formularz zgłoszeniowy; oraz
2. zgodził się dostarczyć Ci wybrane przez Ciebie towary i usługi.

7.) Czy regulamin e-myta jest napisany prostym językiem?

Czy to jest napisane prostym językiem?

Niektóre obszary, które powodują zamieszanie w dokumencie:

1. Istnieje 26 zdefiniowanych terminów, co utrudnia zrozumienie dokumentu.
2. Stosowanie akronimów, takich jak „ANPR” (technologia automatycznego rozpoznawania tablic rejestracyjnych), TCH (izba rozliczeniowa transakcji), VLN (numer rejestracyjny pojazdu silnikowego) i VPC (centrum przetwarzania naruszeń).
3. Użycie języka prawniczego.
4. Używanie głosu biernego.
5. Długie i skomplikowane zdania.

Stosowanie prostego języka poprawi przejrzystość dokumentu.

Przykłady:

„ 5. Jako zarejestrowany użytkownik zostanie obciążony rachunkiem i będzie odpowiedzialny za transakcje związane z opłatami drogowymi rejestrowane zgodnie z numerem VLN użytkownika lub jego e-tagiem ”.

W prostym języku : Musisz uiścić opłaty drogowe za numer rejestracyjny pojazdu lub e-tag.

“ 6.6. Użytkownik rozumie i zgadza się, że jego obowiązek uiszczenia opłaty drogowej powstaje, gdy jego pojazd silnikowy przejeżdża przez punkt poboru opłat. Wysokość opłaty jest obliczana w odniesieniu do punktu poboru opłat, a nie w odniesieniu do kilometrów przejechanych przed dotarciem do punktu poboru opłat .”

W prostym języku : Musisz uiścić opłatę drogową. Opłata za przejazd jest ustalana po przejechaniu punktu poboru opłat. Przejechane kilometry nie wpływają na wysokość opłaty drogowej.

8.) Prosty język jest prawicą demokratyczną

W artykule Dookoła świata prostymi słowami wyjaśniono, że jedną z porażek w używaniu prostego języka jest wina rządu.

Ciągłe stosowanie zniekształconego i niejasnego języka w prawodawstwie powoduje niepewność. Problemy pojawiają się wokół kwestii interpretacji. Artykuł mówi, że zdolność rozumienia tego, co jest komunikowane, w szczególności od rządu do jego obywateli, jest prawem demokratycznym.

W Republice Południowej Afryki przepisy, takie jak ustawa o ochronie konsumentów, zobowiązują firmy do używania prostego języka podczas komunikacji z klientami.

„ Komunikacja pozostaje sercem naszego zmieniającego się społeczeństwa. Niezależnie od tego, czy wiadomość jest wymieniana między dwiema osobami, czy wieloma krajami, musi zaczynać się językiem, który jest znany i odpowiedni dla docelowych odbiorców ”.

Źródło: The European Policitcal Newspaper, „Dookoła świata prostymi słowami”, Marie Clair (Kampania Plain English), 8 kwietnia 2012 r.

9,) Prosty język – poznaj swoich odbiorców

Istnieje błędne przekonanie o prostym języku. Ludzie myślą, że chodzi tylko o zastąpienie skomplikowanych słów prostymi.

Obejmuje to również staranne przestudiowanie docelowych odbiorców i ukształtowanie komunikacji w celu zapewnienia jej zrozumienia.

Oto cztery aspekty dotyczące odbiorców, które należy wziąć pod uwagę:

1. Wiek: Średni wiek Twoich odbiorców będzie miał wpływ na to, jak łatwo Twój przekaz zostanie przeczytany i zrozumiany.
2. Wykształcenie : wykształcenie Twoich odbiorców będzie miało wpływ na użycie żargonu, terminologii branżowej oraz poziom języka w Twojej komunikacji. Na przykład język używany między lekarzami będzie bardzo różny od języka używanego między lekarzem a pacjentem.
3. Poziom umiejętności : Średni poziom umiejętności czytania i pisania docelowych odbiorców będzie miał wpływ na ich zdolność zrozumienia Twojego przekazu.
4. Język : sposób, w jaki kształtujesz swoją komunikację, będzie zależał od tego, czy angielski jest pierwszym, drugim, a nawet trzecim językiem Twoich odbiorców.

10.) Dlaczego warto wybrać prosty język

Czasy się zmieniły. Na firmy wywiera się coraz większą presję, aby używały prostego języka w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Mówiąc najprościej, prosty język to użycie języka, który jest jasny, skuteczny i napisany bez zamieszania. Publiczność rozumie go już przy pierwszym czytaniu lub słuchaniu. Jest to najskuteczniejszy sposób komunikowania się, aby upewnić się, że wiadomość nie zostanie źle zrozumiana.

Dla biznesu używanie prostego języka ma następujące zalety:

1. Publiczność rozumie, co jest komunikowane, co z kolei zmniejsza niepewność i frustrację.
2. Istnieją wymierne oszczędności czasu i kosztów. Wykazano, że używanie prostego języka zmniejsza liczbę telefonów do działu pomocy technicznej, zapytań i powielania pracy. Oszczędność czasu przekłada się na wymierne korzyści finansowe dla firmy.
3. Zgodność z prawem i unikanie zbędnych kosztów prawnych. Ustawa o ochronie konsumentów, ustawa o kredytach krajowych i ustawa o spółkach (by wymienić tylko kilka) wprowadziły obowiązek używania prostego języka przez firmy.

Nadszedł czas, aby firmy ponownie przyjrzały się, w jaki sposób się komunikują. Muszą poważnie traktować używanie prostego języka. Prosty język jest tutaj, aby zostać.

Mamy nadzieję, że te posty pomogły ci trochę lepiej zrozumieć prosty język.

Serial został napisany przez Michele van Eck . Michelle ma licencjat z zarządzania przedsiębiorstwem i prawa, a także LLB i LLM. Posiadając specjalistyczne kwalifikacje w zakresie prawa spółek i umów, Michele pisze dla De Rebus i jest współautorem artykułów dla TSAR (czasopismo poświęcone prawu Republiki Południowej Afryki).

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, przeczytaj te posty:

1. Jak spuścić powietrze z tych napompowanych fraz
2. Prosty język to szansa
3. Siedem najważniejszych wskazówek dotyczących pisania e-maili
4. Przekonujący szablon burzy mózgów do pisania
5. 12 najgorszych błędów popełnianych przez ludzi w tematach e-maili