Przewodnik po właściwym formacie komunikatu prasowego dotyczącego wydarzeń

Nie ma lepszego sposobu na zwrócenie uwagi na Twoją firmę niż wydarzenie. Gromadzenie wpływowych osób w jednym pomieszczeniu i tworzenie sieci kontaktów oferuje możliwości jak żadne inne.

Ale nie pozwól, aby całe planowanie wydarzeń legło w gruzach, gdy sala była w połowie pusta. Wykorzystaj rozgłos, aby Twoje wydarzenie odniosło sukces, jaki sobie zaplanowałeś.

Zaczyna się od komunikatu prasowego. Oto, jak stworzyć idealny format informacji prasowej dla wydarzeń.

Nagłówek

Nagłówek będzie umieszczony na górze szablonu komunikatu prasowego dotyczącego wydarzenia. Powinno być zwięzłe. Celuj w około sześć do dwunastu słów. Ale musi też mieć charakter opisowy.

Pamiętaj, że ma on przyciągnąć uwagę mediów i czytelników, dlatego musi zapewniać równowagę między treścią informacyjną a ekscytującą.

Powinna zawierać wystarczającą ilość informacji, aby osoby nie zagłębiające się w treść komunikatu prasowego zrozumiały istotę tego wydarzenia.

Spróbuj dodać kilka słów, które pomogą wywołać emocje, jakie chcesz, aby ludzie poczuli, czytając ten nagłówek. Oto kilka przykładów:

• Nagradzany
• Premiera
• Ekskluzywny
• Pierwszy w historii
• Odsłonięcie
• Debiut
• Coroczny
• Prestiżowy

Pamiętaj, że nagłówek nadaje ton wszystkiemu, co następuje. Zachowaj zatem styl pisania pozostałej części komunikatu prasowego, aby dotrzeć do właściwych odbiorców.

Podtytuł opcjonalny

Trudno jest przekazać wszystkie komunikaty o wydarzeniach w krótkim nagłówku, dlatego istnieją podtytuły. Dodają one szczegółów i kontekstu oraz dostarczają więcej wskazówek, które mają przekonać czytelnika do zapoznania się z pozostałą częścią komunikatu prasowego.

Podtytuł znajduje się pod nagłówkiem, co ułatwia skanowanie. Masz nieco dłuższą liczbę słów niż nagłówek, więc staraj się zawierać od dziesięciu do dwudziestu słów.

Jest kilka punktów widzenia, które można wykorzystać w przypadku tego podtytułu. Możesz podać kluczowe szczegóły wydarzenia, takie jak godzina, miejsce i data.

Możesz też użyć podtytułu, aby podkreślić niektóre z bardziej wyjątkowych i ekscytujących aspektów wydarzenia. Pamiętaj, że podtytuł to pomost łączący nagłówek z resztą komunikatu prasowego.

Data i miejsce

Następną częścią komunikatu prasowego wydarzenia są szczegóły wydarzenia. Tutaj podsumujesz datę i godzinę. Zanotujesz także miejsce i lokalizację, w tym miasto i stan.

Zadbaj o to, aby formatowanie tych informacji było wyraźnie widoczne, aby je wyróżnić, na przykład dodaj je pogrubioną czcionką. Oznacza to, że czytelnicy mogą w każdej chwili zapoznać się z komunikatem prasowym i szybko uzyskać potrzebne szczegóły wydarzenia, bez konieczności przeszukiwania całego dokumentu.

Podaj konkretną datę i podaj dzień tygodnia oraz rok. Pomaga to uniknąć nieporozumień, jeśli za rok lub dwa ktoś natknie się na Twój komunikat prasowy.

Warto także dodać kraj, jeśli masz międzynarodową publiczność.

Akapit wprowadzający

Pierwszy akapit określa scenę wydarzenia. Jest to przegląd zawierający większość najistotniejszych informacji zawartych w komunikacie prasowym. Odpowiada na pytanie: kto, co, gdzie, dlaczego i kiedy.

Opowiada o organizatorach wydarzenia i charakterze samego wydarzenia. Będzie to również wskazówka dla niektórych z najbardziej ekscytujących atrakcji i atrakcji wydarzenia.

Sekcja dotycząca miejsca wydarzenia zawiera szczegółowe informacje na temat lokalizacji. Być może jednak opisałeś to już w poprzedniej sekcji. Jeśli tak, możesz dodać tutaj więcej szczegółów, na przykład sposób dotarcia na wydarzenie.

To samo tyczy się czasu i miejsca. Możesz dodać więcej szczegółów tutaj lub skorzystać z sekcji dotyczącej daty i godziny komunikatu prasowego.

Być może najważniejszą częścią wprowadzenia jest wyjaśnienie motywacji wydarzenia. Pomaga czytelnikowi lepiej zrozumieć, dlaczego dane wydarzenie jest intrygujące i warte opublikowania.

Pozostałe akapity

Po akapitach wprowadzających możesz doprecyzować niektóre szczegóły. Oto jak sformatować pozostałe akapity.

Krótkie i zwięzłe

Sformatuj pozostałe akapity, aby ułatwić ich skanowanie. Staraj się, aby akapity były krótkie i tam, gdzie to konieczne, dodaj wypunktowania lub listy.

Podaj informacje ogólne

Po przeczytaniu akapitu wprowadzającego najbardziej zaangażowani czytelnicy będą mieli kilka dodatkowych pytań na temat Twojego wydarzenia. Pozostałe akapity dają Ci szansę na udzielenie odpowiedzi na te pytania.

Użyj go, aby podać więcej informacji, na przykład, czy wydarzenie miało miejsce wcześniej i kto będzie obecny.

Porozmawiaj o celach

Każde wydarzenie powinno mieć swój cel. W tej sekcji masz szansę porozmawiać o swoich celach. Spraw, aby było to zabawne, wciągające i pełne pasji. Ludzie powinni to przeczytać i zrozumieć, dlaczego to wydarzenie jest ważne dla Ciebie i innych.

Dodaj wiarygodność

Podaj informacje, które dodadzą wiarygodności Twojemu wydarzeniu. Możesz na przykład porozmawiać o głównych mówcach, gwiazdach i znanych gościach. Być może Twoje wydarzenie zdobyło w przeszłości nagrodę.

Jeśli ma znaczącą umowę sponsorską, możesz o tym wspomnieć tutaj. Może to być także impreza charytatywna. Jeśli tak, możesz wykorzystać to miejsce, aby porozmawiać więcej o organizacji charytatywnej i tym, dlaczego ją wspierasz.

Dodaj wyjątkowość

Chcesz, aby informacja prasowa dotycząca Twojego wydarzenia wyróżniała się. Przyjrzyj się swoim aranżacjom i zwróć uwagę na najbardziej ekscytujący i wyjątkowy aspekt wydarzenia. Wykorzystaj pozostałe akapity, aby wspomnieć o tym i wyjaśnić, dlaczego to wydarzenie wyróżnia Twoje wydarzenie.

Dodaj cytaty

Dobrze umieszczone cytaty dodadzą autorytetu i pomogą stworzyć bardziej czytelny format komunikatu prasowego.

Upewnij się, że te cytaty wyróżniają się na tle reszty akapitu. Pisząc źródło cytatu, warto również wspomnieć o ich roli lub stanowisku.

Dodaj swoje zdjęcie

Udane wydarzenia zawsze mają atrakcyjność wizualną. Dodając zdjęcie do informacji prasowej, wybierz takie, które najlepiej oddaje wygląd wydarzenia.

Jeśli nie organizowałeś wcześniej wydarzenia i dlatego nie masz zdjęć, możesz skorzystać z makiety wyglądu wydarzenia. Alternatywnie możesz użyć zdjęcia, aby pokazać kilku znanych uczestników.

Jeśli Twoje wydarzenie dotyczy czegoś wizualnego – np. sztuki – możesz użyć obrazu, aby zaprezentować najlepsze dzieła sztuki, jakie ludzie mogą zobaczyć na wydarzeniu.

Dobre zdjęcia w notatce prasowej dotyczące wydarzenia zazwyczaj wyróżniają się, zatrzymując ludzi podczas przewijania strony w Internecie. Dlatego miej to na uwadze przy wyborze swojego.

Płyta główna

Szablon to łatwy do przeskanowania opis firmy lub osoby stojącej za wydarzeniem. Użyj zwięzłego formatu z pogrubionym tekstem, aby wyróżnić to w komunikacie prasowym.

Powinien zawierać podsumowanie informacji o nazwie organizatora i nazwie firmy. Powinien zawierać historię firmy i najważniejsze osiągnięcia. Możesz także dodać deklarację misji, jeśli ją posiadasz.

Szablon to Twoja szansa na zaprezentowanie swojego autorytetu jako marki. Spraw więc, żeby wyglądało imponująco.

Dodaj odważne wezwanie do działania

Nie zapomnij o powodzie wydania informacji prasowej na temat swojego wydarzenia.

Chcesz, aby ludzie kupowali bilety, a Twoje wydarzenie zakończyło się sukcesem. Masz zatem mocne wezwanie do działania, które sprawi, że jak najwięcej osób zarejestruje się na Twoje wydarzenie po zobaczeniu komunikatu prasowego.

Dobre wezwania do działania są skierowane bezpośrednio do czytelnika i łatwe do naśladowania. Porzuć więc subtelne wskazówki i bądź bezpośredni.

Powiedz czytelnikom, jakie straty mogą stracić, jeśli nie podejmą natychmiastowych działań. Możesz na przykład wspomnieć, że liczba biletów jest ograniczona, według kolejności zgłoszeń.

Podsumowanie wydarzenia

Na końcu komunikatu prasowego warto podsumować wszystko, co pojawiło się przed nim. Ale nie parafrazuj swojego komunikatu prasowego. Podkreśl najważniejsze punkty.

Oznacza to, że czytelnik może wyciągnąć potrzebne informacje bez konieczności powracania do początku komunikatu prasowego. Sformatuj go, używając pogrubienia i wypunktowań, aby się wyróżniał.

Najważniejsze szczegóły muszą obejmować datę, godzinę i lokalizację.

Powinieneś także dodać informacje o organizatorze i najważniejszych wydarzeniach lub uczestnikach. Jeśli bilety nie są jeszcze w sprzedaży, w tym miejscu podaj datę, kiedy będzie można je zamówić.

Informacje kontaktowe

W komunikacie prasowym musisz podać dane kontaktowe. Dzięki temu media będą mogły odpowiedzieć na Państwa komunikat prasowy i zadawać dalsze pytania.

Upewnij się, że podałeś imię i nazwisko głównej osoby kontaktowej, adres e-mail i numer telefonu. Jeśli masz agencję PR, możesz skorzystać z jej danych kontaktowych w tym miejscu.

Podaj także nazwę stanowiska, aby ludzie wiedzieli więcej o kontakcie. Pomocne jest również skorzystanie z tej sekcji, aby określić, czy mile widziane są wywiady lub bardziej szczegółowe zapytania od dziennikarzy.

Profesjonalny format informacji prasowej dla wydarzeń

Poświęć trochę czasu, aby uzyskać idealny format komunikatu prasowego dotyczącego wydarzeń.

Wygląda profesjonalnie i będzie miało większe wrażenie na odbiorcy. Dlatego bardziej prawdopodobne jest, że zwiększysz swój zasięg, rozpowszechniając go w mediach.

W eReleases mamy dostęp do jednej z najlepszych baz danych mediów, co daje największe szanse na sukces informacji prasowej z Twojego wydarzenia. Udaj się tutaj, aby rozpocząć składanie zamówienia.