Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia idealnego e-maila z informacją prasową

Napisałeś świetną notatkę prasową i jest ona gotowa do wysłania do mediów. Ale jak dotrzeć do ludzi w sposób, który sprawi, że Twoja informacja prasowa zostanie przeczytana i napisana?

Dziś przechodzimy do ważnego etapu, jakim jest kontakt z mediami. Porozmawiamy o tym, jak wysłać informację prasową e-mailem, aby uzyskać oczekiwane rezultaty!

E-maile z informacjami prasowymi

Mamy nadzieję, że masz już gotowy komunikat prasowy, ale ważne jest, aby pamiętać o kilku kwestiach.

Komunikat prasowy to jeden z najlepszych sposobów podzielenia się ze światem czymś wartym opublikowania. Niezależnie od tego, czy dotyczy wydarzenia, nowego produktu czy ważnej aktualizacji, musi mieć odpowiednią długość. Powinien zawierać informacje, które dostarczają czytelnikowi treści i wartości.

Celem jest oczywiście przyciągnięcie uwagi dziennikarzy i mediów, aby zaczęli opowiadać o Twoich wiadomościach.

Jak więc powinna trwać dobra informacja prasowa w wiadomości e-mail? Możesz pomyśleć, że musisz zmienić długość. Jednak nawet jeśli jest to część wiadomości e-mail, Twoim celem powinno być upewnienie się, że osoba ją czytająca może uzyskać wszystkie ważne szczegóły bez poczucia przytłoczenia.

Liczba słów w dobrej informacji prasowej wynosi zwykle około 300 do 400 słów, niezależnie od tego, w jaki sposób je wysyłasz. To wystarczająco dużo miejsca, aby wyrazić to, czego potrzebujesz, nie tracąc przy tym zainteresowania czytelnika.

Komunikaty prasowe bardzo się zmieniły w ostatnich latach za sprawą Internetu i mediów społecznościowych. W przeszłości trafiały one głównie do gazet i stacji telewizyjnych.

Teraz można je udostępniać online, docierając w krótkim czasie do znacznie większej liczby osób.

Tworzenie listy multimediów

Kiedy masz wiadomość do przekazania, chcesz, aby dotarła do osób, które będą naprawdę zainteresowane. W tym miejscu wchodzi w grę lista mediów.

Lista multimediów to zbiór Twoich kontaktów w świecie mediów. Mogą to być dziennikarze, blogerzy lub influencerzy zajmujący się tematami związanymi z Twoimi wiadomościami.

Tworzenie listy multimediów wymaga trochę badań. Zacznij od wyszukania osób, które piszą o Twojej branży. Najlepiej byłoby dodać osoby, które wykazały zainteresowanie podobnymi historiami.

Znajdziesz je czytając artykuły lub sprawdzając media społecznościowe. Możesz także skorzystać z baz danych mediów, które zawierają listę dziennikarzy według ich zawodu lub obszaru zainteresowań.

Następnym krokiem jest zebranie ich danych kontaktowych, którymi zazwyczaj są adresy e-mail. Czasami można znaleźć te informacje na stronie internetowej, na której publikują swoje prace.

Być może będziesz musiał skorzystać z mediów społecznościowych lub nawet zadzwonić do mediów i zapytać.

Należy pamiętać, że nie wszystkie kontakty z mediami będą idealnie pasować do każdej historii. Dlatego kluczowe jest dostosowanie swojego podejścia.

Możesz nie wysłać tego samego e-maila do reportera lokalnej gazety i dziennikarza magazynu ogólnokrajowego.

Zrozumienie, o czym zwykle piszą, może pomóc Ci dostosować przekaz tak, aby zwiększyć jego zainteresowanie.

Tworzenie solidnej listy mediów to proces. Wymaga zrozumienia, kto może być zainteresowany Twoimi wiadomościami i dlaczego. Z dobrą listą w ręku jesteś o krok bliżej do wypuszczenia swojej historii w świat.

Przygotowanie e-maila

Kiedy nadejdzie czas, aby wysłać informację prasową do mediów, napisany e-mail jest tak samo ważny jak sama informacja.

Twój e-mail jest pierwszą rzeczą, którą widzi dziennikarz. Decyduje, czy w ogóle zapoznają się z Twoją notatką prasową. Dlatego ważne jest, aby od samego początku zrobić dobre wrażenie.

Temat wiadomości e-mail to Twoja pierwsza szansa na zwrócenie uwagi. Powinno być jasne i interesujące, dając dziennikarzowi dobry powód, aby przeczytać więcej.

Unikaj używania samych wielkich liter i zbyt wielu wykrzykników. Często są to sygnały, że wiadomość e-mail jest spamem. Zamiast tego skup się na zwięzłym i informacyjnym temacie. Dzięki temu Twój e-mail będzie wyróżniał się w zajętej skrzynce odbiorczej.

Treść wiadomości e-mail powinna zaczynać się od osobistego powitania. Użyj nazwiska dziennikarza, jeśli je znasz.

Dodaje to osobistego charakteru i pokazuje, że odrobiłeś pracę domową. Po powitaniu przedstaw się krótko i wyjaśnij, dlaczego się kontaktujesz. Mów krótko i na temat.

Następnie przejdź do podsumowania komunikatu prasowego. Podkreśl najważniejsze punkty i wyjaśnij, dlaczego są one istotne dla odbiorców dziennikarza.

Rozbudzanie zainteresowania

Ta część jest być może najważniejsza. Chcesz wzbudzić ich zainteresowanie Twoją historią. Jeśli dołączono Twoją informację prasową, wspomnij o tym i zachęć ich do przeczytania, aby uzyskać więcej szczegółów.

Jeśli informacja prasowa znajduje się w treści wiadomości e-mail, upewnij się, że jest wyraźnie oznaczona i łatwa do znalezienia.

Czas ma kluczowe znaczenie przy wysyłaniu komunikatów prasowych. Unikaj pracowitych godzin, takich jak poniedziałkowe poranki lub piątkowe popołudnia. W takich sytuacjach prawdopodobieństwo zagubienia wiadomości e-mail w tym zamieszaniu jest większe.

Celuj w środek tygodnia i południe, aby mieć największą szansę na zostanie zauważonym.

Staraj się, aby Twój e-mail był profesjonalny, ale przyjazny. Chcesz budować relację z dziennikarzem, a nie tylko zwracać się do niego. Dobrze przygotowany e-mail może otworzyć drzwi do przyszłej komunikacji i zwiększyć prawdopodobieństwo odebrania Twojej informacji prasowej.

Złożenie komunikatu prasowego i dalsze działania

Po przygotowaniu informacji prasowej i przygotowaniu wiadomości e-mail następnym krokiem jest jej wysłanie, a następnie dalsze działania.

Wysłanie informacji prasowej może wydawać się proste, ale jeśli chcesz być skuteczny, jest w tym coś więcej.

Najpierw musisz zdecydować, w jaki sposób wyślesz swoją notatkę prasową. Możesz wysłać go bezpośrednio e-mailem do dziennikarzy i mediów, które uznasz za istotne.

Inną opcją jest skorzystanie z usługi komunikatu prasowego. Usługi te umożliwiają dystrybucję komunikatu prasowego do szerokiej sieci kontaktów z mediami. Może to zwiększyć Twoje szanse na zostanie zauważonym, choć wiąże się to z pewnymi kosztami.

Po wysłaniu informacji prasowej rozpoczyna się gra oczekiwania. Ale nie siedź i nie czekaj na odpowiedzi.

Śledzenie jest ważne. Poczekaj kilka dni, a następnie wyślij grzeczny e-mail z potwierdzeniem otrzymania Twojej informacji prasowej. Zapytaj, czy potrzebują więcej informacji.

Ta obserwacja może mieć duże znaczenie, ponieważ pokazuje, że poważnie podchodzisz do swoich wiadomości. Pomaga także w budowaniu relacji z mediami.

Istnieje jednak cienka granica pomiędzy byciem wytrwałym a byciem uciążliwym.

Chcesz mieć pewność, że nie przesadzisz. Jeśli po kolejnych lub dwóch nie otrzymasz odpowiedzi, czas działać dalej. Będą inne możliwości.

Śledzenie wpływu komunikatu prasowego stanowi dużą część tego procesu. Zanotuj, które media zainteresowały się Twoją historią i jakie zainteresowanie wzbudziła.

Pomoże Ci to udoskonalić podejście na następny raz. Każdy komunikat prasowy jest okazją do nauki. Analizując, co zadziałało, a co nie, możesz zwiększyć swoje szanse na sukces w przyszłości.

Typowe błędy, których należy unikać

Dużym błędem jest brak personalizacji e-maili. Wysyłanie tej samej wiadomości do wszystkich może wydawać się skuteczne, ale nie jest zbyt skuteczne.

Reporterzy i redaktorzy codziennie otrzymują mnóstwo e-maili. Spersonalizowana notatka może sprawić, że Twoja będzie się wyróżniać.

Wspomnij, dlaczego Twoim zdaniem Twoja historia pasuje do ich rytmu lub poprzednich historii, które napisali. Pokazuje, że odrobiłeś pracę domową i zależy Ci na ich pracy.

Wyczucie czasu to kolejny obszar, w którym łatwo popełnić błąd. Możesz mieć najlepszą historię, ale jeśli ją wyślesz, gdy media są zalewane innymi wiadomościami, może zostać przeoczona.

Brak dalszych działań to stracona szansa. Jasne, możesz się martwić, że będziesz sprawiał wrażenie uciążliwego. To bardzo zrozumiała obawa. Jednocześnie ludzie często doceniają delikatne szturchnięcie.

Poza tym pokazuje, że jesteś zaangażowany i wierzysz w swoją historię.

Ignorowanie mocy dobrego tematu wiadomości e-mail jest częstym błędem. Twój temat jest pierwszą rzeczą, którą widzi dziennikarz, więc postaraj się, aby był interesujący i jasny. Powinno to dać im powód do otwarcia Twojego e-maila.

I nie zapominaj o znaczeniu budowania relacji. Wysyłanie informacji prasowych nie polega tylko na opublikowaniu aktualnej historii. Chodzi o tworzenie stałych powiązań z mediami.

Zachowuj się kulturalnie, profesjonalnie i szanuj swój czas i obciążenie pracą. Relacje te mogą być korzystne dla przyszłych historii.

Nawet jeśli jest to trudne do przekazania w związku z bieżącym komunikatem prasowym, który wysyłasz, możesz skorzystać z okazji, aby pokazać im, że jesteś profesjonalistą. Wyjaśnij, że wrócisz innym razem, aby przekazać im wartościowe informacje.

Oto jak wysłać informację prasową pocztą elektroniczną

Poruszanie się w świecie mediów może być trudne, ale dzięki właściwym wskazówkom dotyczącym wysyłania informacji prasowych pocztą elektroniczną Twoja oferta może odnieść sukces.

W eReleases pomagamy małym firmom, start-upom i autorom uzyskać ruch w witrynie i pozyskać klientów lepszej jakości poprzez relacje w mediach.

Piszemy i dystrybuujemy komunikaty prasowe do dziennikarzy, publikacji branżowych i kluczowych wpływowych osobistości branżowych, zwiększając Twoją widoczność i wiarygodność, jednocześnie zapewniając większe przychody od Twoich wymarzonych klientów.

Skontaktuj się już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc!