Jak pisać dopracowane, profesjonalne e-maile za pomocą sztucznej inteligencji

Zwiększanie produktywności e-maili to tylko jedna z wielu rzeczy, które może zrobić sztuczna inteligencja, niezależnie od tego, czy utkniesz w tym, co powiedzieć, czy nie wiesz, w jakiej kolejności umieścić informacje. Jednak technologia pisania e-maili nie może Ci pomóc, jeśli nie wiesz, jak z niego korzystać, dlatego w tym przewodniku wyjaśniono tajniki pisania e-maili za pomocą sztucznej inteligencji.

Co to jest e-mail AI?

Wiadomość e-mail AI to każda wiadomość e-mail napisana w całości lub w części przez sztuczną inteligencję. Pisanie e-maili za pomocą sztucznej inteligencji może zaoszczędzić czas i energię, zwiększając produktywność poczty e-mail i uwalniając Cię od ważniejszych zadań. Na tym polega siła generatywnej sztucznej inteligencji: automatyzacja bardziej prostych zadań i zapewnienie więcej czasu na zaawansowane zadania, z którymi sztuczna inteligencja jeszcze nie jest w stanie sobie poradzić.

Większość ludzi nie potrzebuje pomocy w pisaniu e-maili do przyjaciół i rodziny, ale formalne e-maile są nieco trudniejsze. Jeśli nie wiesz, co powiedzieć, pisanie e-maili wspomagane sztuczną inteligencją może pomóc w takich kwestiach, jak:

• Jak rozpocząć e-mail
• Jak zakończyć e-mail
• Przekazywanie złych wiadomości
• Podsumowanie raportu
• Anulowanie lub zmiana terminu
• Przedstawiamy się w zimnym e-mailu (e-mail do osoby, której nigdy wcześniej nie spotkałeś)

Chociaż wysłanie bezpośrednio skopiowanego e-maila AI może kusić, nadal musisz go przejrzeć i przeredagować. Kopiowanie tekstu AI jest plagiatem, dlatego najlepiej zmienić trochę sformułowanie i stworzyć własny tekst.

Tworzenie wiadomości e-mail przy użyciu podpowiedzi AI

Pierwszym krokiem we wszystkich zadaniach związanych z pisaniem AI jest podpowiedź. Podpowiedzi AI to polecenia, które użytkownik wpisuje w oknie wiadomości AI i które informują go, co ma robić. Podpowiedzi muszą zawierać wszystkie potrzebne szczegóły, takie jak temat, długość, odbiorcy, a nawet ton.

Pisanie przez sztuczną inteligencję podpowiedzi do e-maili nie musi być wymyślne. Większość sztucznej inteligencji jest zaprojektowana tak, aby rozumieć prosty, potoczny język, dzięki czemu możesz rozmawiać z nią jak ze współpracownikiem.

Napisz e-mail do doktora Martensa, aby potwierdzić naszą wizytę w środę, 13 marca.

Jeśli jednak masz bardziej skomplikowaną wiadomość e-mail, pamiętaj o podaniu wszystkich niezbędnych informacji, w przeciwnym razie narzędzia AI do obsługi poczty e-mail nie będą ich uwzględniać.

Napisz e-mail do doktora Martensa, aby potwierdzić naszą wizytę w środę, 13 marca o godzinie 13:00. Poinformuj go, że kaszel ustąpił, ale bóle brzucha nadal się utrzymują.Powiedz mu też, że mam spotkanie o 16:00, więc muszę skończyć wcześniej.Używaj formalnego i uprzejmego tonu, ale podkreślaj pilność.

Co więcej, niektóre AI nie będą zawierać tematów wiadomości e-mail, chyba że zostaną o to poproszone. Możesz po prostu dodać szybką linię, aby to zrobić na końcu zachęty.

...Dołącz temat.

Najlepiej też dodać wszystkie szczegóły w tej samej wiadomości, ponieważ niektóre AI traktują każdą nową wiadomość jako osobną sesję.

Technologia pisania e-maili: sztuczna inteligencja i komunikacja biznesowa

Sztuczna inteligencja świetnie sprawdza się w przypadku służbowych e-maili, takich jak podania o pracę, listy sprzedażowe lub e-maile uzupełniające, udostępniając szablon lub wstępną wersję roboczą tego, co chcesz powiedzieć. Zamiast martwić się o uwzględnienie wszystkiego i jednocześnie brzmieć profesjonalnie, łatwiej jest po prostu skorygować wcześniej przygotowaną wersję roboczą ze wszystkimi szczegółami i przerobić ją tak, aby brzmiał jak Twój głos.

Jeśli masz problemy z napisaniem e-maila do pracy, poproś sztuczną inteligencję o opracowanie wersji roboczej i zobacz, czy Cię to zainspiruje. Pamiętaj tylko, że technologia pisania e-maili jest wciąż nowa i podatna na błędy, dlatego zawsze powinieneś dokładnie sprawdzić e-maile AI przed ich wysłaniem.

Aby zobaczyć, co składa się na dobry e-mail służbowy, przejrzyj nasze przykłady profesjonalnych e-maili.

Pisanie e-maili wspomaganych sztuczną inteligencją do użytku osobistego

Chociaż e-maile niezwiązane z pracą mają bardziej osobisty charakter, nadal możesz korzystać ze sztucznej inteligencji, aby uniknąć typowych błędów w e-mailach i podpowiedzieć, co powiedzieć. Niezależnie od tego, czy jest to e-mail służbowy, czy osobisty, obowiązują te same zasady: uwzględnij to, o czym chcesz wspomnieć w monicie i popraw wiadomość e-mail AI, aby brzmiała bardziej jak Ty.

Pisząc monit, pamiętaj o zasadach etykiety e-mailowej. Oznacza to między innymi zwracanie szczególnej uwagi na poprawną pisownię i gramatykę, ale w przypadku sztucznej inteligencji należy wziąć pod uwagę inne aspekty. W szczególności pamiętaj o umieszczeniu w moniciewszystkiego,co chcesz, np. tematu wiadomości e-mail, nazwiska odbiorcy, konkretnych podpisów lub wiersza zawierającego wzmiankę o załączniku.

Pamiętaj także o właściwym brzmieniu. Na przykład, jeśli piszesz do dziecka, możesz wygenerować wiadomość e-mail AI napisaną językiem przyjaznym dziecku.

Jeśli nadal masz problem, zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi pisania e-maili, aby uzyskać więcej porad.

Często zadawane pytania dotyczące e-maili AI

Jak korzystać z pisania e-maili wspomaganego sztuczną inteligencją?

Możesz utworzyć wiadomość e-mail AI, pisząc szczegółowy monit w oknie wiadomości AI. Zalecamy używanie e-maili AI jako konspektu lub wstępnej wersji roboczej. Sztuczna inteligencja nadal popełnia błędy, dlatego zawsze warto przejrzeć i poprawić wersję roboczą przed jej wysłaniem.

Jakie są najlepsze podpowiedzi AI do pisania e-maili?

Pisanie przez sztuczną inteligencję podpowiedzi e-mailowych może być tak proste, jaknapisanie e-maila na temat…. Jednak lepsze wyniki uzyskasz, jeśli uwzględnisz szczegóły, takie jak temat, długość, odbiorcy i ton. Staraj się zawrzeć wszystkie informacje w jednej wiadomości, ponieważ niektóre AI traktują nowe wiadomości jako inną sesję.

Jakie są wskazówki dotyczące pisania e-maili za pomocą sztucznej inteligencji?

Zwróć szczególną uwagę na monity o pisanie przez sztuczną inteligencję, ponieważ sztuczna inteligencja będzie zawierać tylko to, co jej każesz. Określenie tonu i odbiorców jest mądrym rozwiązaniem, dzięki czemu możesz dostosować język do odpowiedniego ustawienia. Jak zawsze, przed wysłaniem sprawdź wersję roboczą pod kątem błędów — nie tylko ortografii i gramatyki, ale także błędów merytorycznych popełnionych przez zdezorientowaną sztuczną inteligencję.