Przepraszanie w pracy: kiedy jest to konieczne?

Wiele razy warto przeprosić. Ale w profesjonalnym otoczeniu sprawy mogą się nieco skomplikować. Ze względu na obowiązujące w miejscu pracy normy, oczekiwania i uwarunkowania społeczne czasami nie jest jasne, kiedy przeprosiny są konieczne, a kiedy należy odpuścić błąd. A jeśli chodzi o pracę, przeprosiny mogą być denerwujące i niezręczne.

Aby pomóc Ci w poruszaniu się po tym ważnym pytaniu, oto, co powinieneś wiedzieć o przepraszaniu w pracy, w tym kiedy przeprosić, typowe sytuacje, kiedy przeprosiny nie mają sensu i co powiedzieć zamiast przeprosin.

Kiedy przeprosić w pracy

Na podstawowym poziomie wydaje się to proste: przepraszasz, jeśli popełnisz błąd. Ale liczy się też skala błędu. W końcu nikt nie chce być osobą, która nieustannie przeprasza za drobne błędy, takie jak literówka w prezentacji lub spóźnienie o dwie minuty na spotkanie. Jest to niepotrzebne, a nawet może być uciążliwe. I odwrotnie, nie chcesz być osobą, która nie chce za nic przepraszać.

Oto krótki schemat, który pomoże Ci dowiedzieć się, kiedy przeprosić, a kiedy zamiast tego zrobić coś innego:

1 Czy Jeśli dany błąd był poza Twoją kontrolą, był czymś innym niż pomyłką lub został spowodowany przez kogoś innego, nie musisz przepraszać. Jeśli popełniłeś błąd, przeprosiny mogą być uzasadnione – ale nie zawsze. (Przejdź do pytania drugiego.)

2 Czy błąd wpłynął na kogoś innego? Jeśli na przykład złapałeś i naprawiłeś błąd, zanim mógł on wpłynąć na innych, nie musisz przepraszać. Jeśli jednak miało to jakiś wpływ (np. utrudniło komuś pracę lub zraniło czyjeś uczucia), powinieneś przeprosić .

Wskazówki, jak nie przepraszać w pracy

Domyślne przeprosiny, nawet jeśli nie zrobiłeś nic złego, może wydawać się bezpiecznym wyborem. W końcu może twoje przeprosiny wszystko wygładzą. Ale przepraszanie może źle na ciebie wpływać, sprawiając, że inni postrzegają cię jako osoby pozbawionej pewności siebie, niewygodnej lub niepewnej siebie. Powyższy schemat może pomóc w ustaleniu, kiedy generalnie konieczne jest przeproszenie i zastanowienie się, czy coś jest twoją winą. Ale innym aspektem, który powinieneś wziąć pod uwagę, jest kontekst.

Na przykład, jeśli niedawno miałeś nagły wypadek rodzinny, prawdopodobnie nie musisz przepraszać za nagłe wzięcie wolnego dnia lub opóźnioną odpowiedź na e-mail . To są całkowicie rozsądne rzeczy, które zdarzają się w takich okolicznościach, a rozsądni ludzie nie narzuciliby ci w tych czasach ścisłej etykiety w miejscu pracy. A jeśli twoja instynktowna reakcja na przeprosiny wynika z niepewności lub strachu przed negatywną reakcją ze strony kogoś innego, rozpoznanie tego i powstrzymanie tej reakcji może pomóc ci ją zwalczyć. W ten sposób będzie mniej prawdopodobne, że wpadniesz w pułapkę nadmiernego przeprosin.

Z drugiej strony możesz nie od razu zdać sobie sprawę, że popełniłeś błąd lub zrobiłeś coś, co negatywnie wpływa na kogoś innego bez zamiaru. Chociaż intencja ma znaczenie, zawsze ważne jest, aby rozpoznać konsekwencje swoich działań. Na przykład, jeśli ktoś bezceremonialnie powie coś obraźliwego, może w tej chwili nie zdawać sobie sprawy, że jest to obraźliwe. Ale osoba, która jest obrażona, nadal jest poszkodowana w tej interakcji. Ważne jest, aby przyznać się do takiego błędu i przyjąć go z przeprosinami.

Jeśli jednak wydaje się, że przeprosiny nie są potrzebne, istnieją inne sposoby potwierdzenia tego, co się dzieje.

Oto kilka typowych sytuacji, w których nie musisz przepraszać. Nie musisz przepraszać, jeśli:

• Proszenie o pomoc lub wyjaśnienie
• Dzielenie się opinią podczas spotkania
• Delegowanie pracy (zakładając, że jest wykonane prawidłowo)
• Branie czasu wolnego od pracy
• Prośba o dodatkowe informacje
• Masz problemy techniczne, które wpływają na Twoją pracę

Co powiedzieć zamiast „przepraszam”

Nawet jeśli nie musisz przepraszać, słowo przepraszam może być odruchowe: mówisz to z przyzwyczajenia. Ale ważne jest, aby powiedzieć, co naprawdę masz na myśli. W rzeczywistości nadużywanie słowa „ przepraszam ” może brzmieć pusto, a w skrajnych przypadkach nawet wzbudzać urazę. Pomocne może być przygotowanie zapasowego frazowania, które lepiej przekazuje Twoje odczucia.

Na przykład, jeśli projekt trwa dłużej niż pierwotnie przewidywałeś z powodu problemu z łańcuchem dostaw, możesz zamiast tego powiedzieć „Dziękuję za cierpliwość”. (Metoda podziękowania działa również w przypadku przyjmowania informacji zwrotnych na temat Twojej pracy). Możesz też pójść drogą uznania, mówiąc coś w stylu: „Doceniam twoją cierpliwość”. Często wykazanie zrozumienia wystarczy, aby wyrazić żal z powodu niedogodności . Na przykład, kiedy mówisz coś w stylu: „Rozumiem, że to opóźnienie wpłynęło na ciebie”, pokazujesz drugiej osobie, że nie przeoczyłeś jej doświadczenia.

Możesz po prostu potwierdzić to, co się stało. Na przykład ktoś, kto wysłał niewłaściwy link w e-mailu, ale przechwycił go przed przeczytaniem e-maila, może powiedzieć: „Wygląda na to, że wysłałem zły link we wcześniejszym e-mailu. Oto właściwy.

Jeśli prosisz o pomoc w czymś, ważne jest, aby być uprzejmym i mieć świadomość, że druga osoba zawsze ma prawo odmówić. Na przykład możesz powiedzieć coś w stylu: „Czy masz na to czas?” lub „Chciałbym, aby Twój wkład był tutaj”.

Przykłady alternatyw „przepraszam”

1 Sytuacja: Chcesz porozmawiać z kolegą na temat twojego wspólnego projektu.

Nie mów: „Przepraszam, że przeszkadzam, ale miałem nadzieję, że dostanę szybką informację o Twoim zakończeniu projektu?”

Powiedz: „Czy teraz jest dobry moment na szybkie sprawdzenie naszego projektu?”

2 Sytuacja: Wolontariat na spotkaniu zespołu.

Nie mów: „Przepraszam, ale nie zgadzam się z takim podejściem”.

Powiedz: „Mam inne zdanie na temat tego podejścia. Nie jestem pewien, czy X zadziała z powodu Y. Jeśli zrobimy Z, możemy uniknąć tego problemu.

3 Sytuacja: Prośba o więcej kontekstu na temat nowego projektu w pracy.

Nie mów: „Przepraszam, ale czy możesz wyjaśnić X?”

Powiedz: „Czy możesz podać mi więcej informacji o X? Chcę mieć pewność, że jesteśmy na tej samej stronie o projekcie”.

4 Sytuacja: jedziesz na wakacje, ale klient właśnie poprosił o termin, podczas gdy ty będziesz OOO.

Nie mów: „Przepraszam, ale w tym czasie będę na wakacjach. Czy jest szansa, że ​​termin X będzie dla ciebie odpowiedni?”

Powiedz: „Uwielbiam ten pomysł na projekt, ale będę OOO [od X do Y terminów]. Czy zamiast tego możemy zaplanować to na termin EOM? Chętnie omówię więcej opcji, jeśli to nie zadziała.

5 Sytuacja: Otrzymywanie negatywnej opinii.

Nie mów: „Przykro mi, że X nie spełnił twoich oczekiwań. Czy mogę coś zrobić, aby temu zaradzić?

Powiedz: „Dziękuję za twoją opinię. Na pewno będę uważał na X w przyszłości. Czy w międzyczasie mogę coś zrobić, żeby nad tym popracować?

Klucz na wynos: Jeśli nie musisz przepraszać, niektóre alternatywy obejmują przyznanie się do sytuacji, dzielenie się uznaniem lub podziękowaniami, uprzejmość w proszeniu o pomoc i wyjaśnianie pytań podczas przydzielania zadania.