Czy używanie „tak szybko, jak to możliwe” jest niegrzeczne?

Twój współpracownik właśnie wysłał Ci wiadomość na Slack:

Bossy McBosserki

Potrzebuję raportu jak najszybciej

Co przebiega przez twoją głowę? Wraz z potencjalnym niepokojem o zbliżający się termin (wygląda na to, że znowu jesz lunch przy biurku) możesz odczuwać irytację. W końcu to żądanie brzmiało cholernie nachalnie.

przez GIPHY

Żądania zawierające „tak szybko, jak to możliwe” (lub wszechobecny akronim JAK NAJSZYBCIEJ) mogą zostać uznane za niegrzeczne. W rzeczywistości Forbes wymienił e-maile z ASAP w nagłówku tematu wśród pięciu najbardziej niegrzecznych. Skrót ten powstał w 1955 roku jako slang armii amerykańskiej, co może być powodem, dla którego czasami kojarzymy go z wyobrażeniem wykrzykującego rozkazy sierżanta musztry.

To, czy postrzegamy ASAP jako niegrzeczne, czy wymagające, zależy od niematerialnych czynników, takich jak kontekst, w którym jest używany i twoja relacja z osobą, z którą się komunikujesz. Oto kilka zalet i wad.

Zalety korzystania z ASAP

• To przydatny kod dla osób, z którymi często pracujesz. ASAP może być skrótem komunikacyjnym, gdy wiadomo, że wszystkie strony mają tę samą definicję. Jeśli zarówno wnioskodawca, jak i „żądający” rozumieją, że ASAP oznacza na przykład „kiedy się do tego zabierzesz”, jest mniejsza szansa na nieporozumienia.
• W odpowiednim kontekście jest to dobry sposób na przekazanie pilności. ASAP może służyć jako motywator. Sprawdza się dobrze w tytułach, gdy chcesz pokazać, że coś może się wydarzyć szybko (a to jest dobre). Np. Oto jak stracić 10 funtów JAK NAJSZYBCIEJ!

Wady korzystania z ASAP

• Nie pomaga odbiorcy w ustalaniu priorytetów. Czy Twoja prośba musi zostać załatwiona do końca dnia, do końca tygodnia lub gdy odbiorca ma trochę wolnego czasu? „Jak najszybciej” nie oddaje żadnych ram czasowych.
• Brzmi szorstko. „Dostarcz mi te zapotrzebowania na dostawy jak najszybciej, prywatnie! To rozkaz!" Czy naprawdę chcesz natknąć się na to, że prosisz osobę odbierającą, aby porzuciła to, co robi i popracowała nad twoim problemem?
• Kiedy jest nadużywany, staje się bez znaczenia. Kiedy wszystko musi być dostarczone JAK NAJSZYBCIEJ, nic nie jest. W rzeczywistości, ASAP może oznaczać brak planowania – tak naprawdę nie wiesz, kiedy twoja prośba powinna zostać rozpatrzona, więc zostawiasz to komuś innemu (mianowicie osobie, do której skierowałeś prośbę), aby ją rozwiązał.
• Łatwo to błędnie zinterpretować. Załóżmy, że użyłeś słowa „tak szybko, jak to możliwe”, aby wyrazić, że potrzebujesz czegoś od kolegi, gdy tylko będzie mógł się do tego zabrać. Jeśli twój kolega zinterpretował twoją prośbę jako pilną potrzebę, mógł odłożyć na bok inne ważne zadania, aby się tym zająć. Prawdopodobnie poczuje się sfrustrowany, gdy dowie się, że potrzeba nie była priorytetem.

Alternatywy dla ASAP

Istnieje kilka innych sposobów wyrażania potrzeby bez uciekania się do szorstkości lub dwuznaczności „tak szybko, jak to możliwe”. Rozważ te alternatywy:

• Jak najszybciej lub _____. Użyj tego, aby powiedzieć, że coś jest pilne, ale w razie potrzeby możesz poczekać do określonego terminu. „Jak najszybciej, nie później niż w piątek pod koniec dnia”.
• Natychmiast. Ten może służyć jako zachęta, sugerując, że odbiorca nie był zbyt szybki. (Bądź jednak ostrożny. Może się to wydawać pasywno-agresywne.)
• Jak najwcześniej. Potrzebujesz tego, ale chcesz poczekać, aż druga osoba będzie miała szansę się tym zająć.
• Kiedy tylko możesz. Użyj tego miękkiego podejścia, gdy naprawdę nie obchodzi Cię, kiedy Twoja prośba zostanie spełniona.

Najlepsza alternatywa: bądź konkretny

Kiedy rozważasz zalety i wady, istnieje kilka dobrych powodów, aby poprosić o cokolwiek JAK NAJSZYBCIEJ i kilka ważnych powodów, aby tego nie robić. Najlepsza alternatywa jest prosta – bądź konkretny. Poświęcając czas na ustalenie swoich priorytetów, pomożesz współpracownikom zaplanować ich własne.

Porównajmy:

Bossy McBosserki

Potrzebuję raportu jak najszybciej

Vs.

Pomocny McHelpfulson

Celem naszego zespołu jest zakończenie tego projektu do końca miesiąca. Czy mógłbyś dostarczyć mi raport jutro do południa?

Którą prośbę wolisz otrzymać?