BCC w wiadomościach e-mail: co to oznacza i jak z niego korzystać.

„UDW” to sposób na wysłanie innym kopii wiadomości e-mail przy jednoczesnym ukryciu ich adresów e-mail przed resztą odbiorców.

Zrozumienie BCC jest częścią podstawowej etykiety e-mailowej. Chociaż funkcja bcc może nie być często używana, dobrze jest wiedzieć, jak z niej korzystać, kiedy jej używać, a kiedynie.

Potraktuj to jako kompletny przewodnik dotyczący używania narzędzia BCC w wiadomości e-mail. Przyjrzymy się, jak powstał bcc i podzielimy się najlepszymi sposobami jego wykorzystania. Otwórz swój e-mail i przejdźmy do rzeczy!

Spis treści

Co to jest UDW w wiadomości e-mail?

Kiedy stosuje się BCC w wiadomości e-mail?

Gdzie znaleźć bcc podczas wysyłania wiadomości e-mail

UDW w przykładach e-maili

UDW w e-mailach z najczęściej zadawanymi pytaniami

Co to jest UDW w wiadomości e-mail?

„Bcc” oznacza ślepą kopię. Działa podobnie do kopiowania wiadomości e-mail (cc), która wysyła kopię Twojego e-maila do każdej osoby, którą dodasz do pola DW u swojego dostawcy poczty e-mail. UDW wysyła kopię Twojej wiadomości e-mail do dowolnej osoby znajdującej się w polu UDW, ale ukrywa jej adres e-mail przed wszystkimi innymi odbiorcami. Odbiorcy UDW nie będą mogli korzystać z funkcji „odpowiedz wszystkim”. Nikt, kto otrzyma wiadomość e-mail, nie może zobaczyć odbiorców UDW, a odbiorcy UDW nie mogą się też widzieć.

Skąd wzięło się określenie„ślepa kopia”? Zanim zaczęliśmy korzystać z poczty elektronicznej, używaliśmy listów papierowych. Kiedy ktoś wysłał list do wielu osób lub prowadził zapis listu w swoich aktach, nadawcy używali kalki do tworzenia kopii listu w trakcie jego pisania.

Wynik nazwano kopią kalkową. Później, wraz z wynalezieniem poczty elektronicznej, słowo „kopia” zostało skrócone na określenie ery cyfrowej do „CC”. Wraz z DW dostawcy poczty e-mail dodali bcc. Termin „w ciemno” w UDW odnosi się do faktu, że nikt nie może zobaczyć, kto wysłał UDW w wiadomości e-mail, włączając w to innych odbiorców. Tylko osoba, która wysłała wiadomość e-mail, będzie wiedziała, kto został przesłany do wiadomości prywatnej.

Nie możesz wysłać wiadomości e-mail tylko do odbiorców z BCC. W polu „do” należy podać adres e-mail. Aby obejść ten problem, możesz ustawić własny adres e-mail jako odbiorcę. To samo dotyczy funkcji cc.

Kiedy używane jest UDW w wiadomości e-mail?

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli nie musisz chronić prywatności, wysyłać wiadomości e-mail do dużej listy osób lub kopiować kogoś z wiadomości e-mail, prawdopodobnie nie będziesz musiał używać UDW. Jeśli nie masz pewności, czy powinieneś używać narzędzia bcc, oto trzy sposoby, w jakie możesz go użyć, i trzy sposoby, w których nie powinieneś.

Kiedy należy używać UDW w wiadomości e-mail?

• Aby wysłać wiadomość masową: Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość e-mail do rodziny, przyjaciół, czy do większego miejsca pracy, umieszczenie wszystkich w polu UDW sprawi wrażenie, jakbyś wysłał wiadomość e-mail specjalnie do nich.
• Ze względu na prywatność: jeśli chcesz ukryć czyjeś dane kontaktowe lub nie chcesz, aby odbiorcy wiedzieli, że udostępniłeś wiadomość e-mail komuś innemu, możesz użyć pola UDW. Możesz umieścić dział HR lub swojego szefa w wiadomości e-mail w celach papierowych lub w celu nawiązania kontaktów. Jednak w tym przypadku należy zachować ostrożność, używając go. Jeśli nie powiedziano Ci wyraźnie, że musisz to zrobić, prawdopodobnie powinieneś tego unikać.
• Aby ograniczyć długie wątki w wiadomościach e-mail: Jeśli wysyłasz masową wiadomość e-mail lub chcesz uniknąć wielu odpowiedzi, wpisanie wszystkich w polu UDW pozwala uniknąć obu irytacji.

Kiedy nie należy używać bcc w wiadomości e-mail?

Jedyną rzeczą gorszą od używania zmęczonych zwrotów, takich jak „po prostu kontynuuję”. . .” nadużywa bcc. Zestawiliśmy trzy najważniejsze sposoby, w jakie nie należy używać narzędzia BCC, co może pomóc w uniknięciu kłopotliwych błędów w e-mailach.

• Wystawienie kogoś w złym świetle: Niewłaściwe jest wysyłanie wiadomości e-mail do czyjegoś menedżera, aby wpędzić go w kłopoty lub sprawić, by wypadł źle. Istnieją profesjonalne sposoby poradzenia sobie z taką sytuacją.
• Podsłuchiwanie: udostępnianie wiadomości e-mail innej osobie, aby mogła ją podsłuchać, jest również złą etykietą poczty elektronicznej. Może to prowadzić do poważnych konsekwencji, szczególnie w pracy i środowisku akademickim.
• Aby uniknąć przejrzystości: Używanie bcc w celu uniknięcia przejrzystości jest komunikacją pasywno-agresywną. Istnieją lepsze i bardziej bezpośrednie sposoby komunikowania swoich potrzeb.

Gdzie znaleźć bcc podczas wysyłania wiadomości e-mail

Funkcja bcc znajduje się w innym miejscu na platformie każdego dostawcy usług e-mail, ale zwykle znajduje się tuż pod lub na prawo od pola „do”. Niektórzy dostawcy poczty e-mail ukrywają pola DW i UDW, więc przy pierwszym użyciu może być konieczne ich wyszukanie.

UDW w przykładach e-maili

Oto trzy przykłady scenariuszy, w których warto skorzystać z funkcji UDW.

1 Wysyłasz zaproszenie na dużą imprezę

Chcesz zaprosić trzydziestu znajomych i członków rodziny na imprezę, ale nie chcesz, aby przerodziła się ona w długi łańcuch wiadomości e-mail, w którym każdy otrzymuje wszystkie odpowiedzi i odpowiedzi — użyj pola UDW, aby dodać adresy e-mail wszystkich zaproszonych osób. Możesz dodać wiadomość do swojego partnera lub współgospodarza i wpisać swój adres e-mail w polu „do”. Otrzymasz kopię swojego e-maila, podobnie jak wszyscy Twoi goście. Zaproszeni zobaczą, że e-mail został wysłany do nich i do kogokolwiek, kogododasz.

2 Twój menedżer prosi Cię o skontaktowanie się z kontem zewnętrznym

Być może Twój menedżer poprosił Cię o wysłanie wiadomości e-mail do klienta, którego Ci przekazał. W pierwszym e-mailu do nowego klienta możesz wysłać wiadomość bcc do swojego menedżera. W tym przypadku zobaczą dokładnie, w jaki sposób skontaktowałeś się z klientem, a także wszelkie niezbędne informacje dotyczące przejścia klienta.

3 Twój współpracownik wirtualnie przedstawia Ci nowe połączenie

W niektórych przypadkach możesz używać poczty e-mail do nawiązywania kontaktów. Twój współpracownik może przedstawić Cię mentorowi, wysyłając Ci wiadomość e-mail wysłaną na jego adres. Podczas odpowiadania na e-mail możesz przenieść współpracownika do pola UDW. W ten sposób Twój łańcuch e-mailowy będzie obejmował tylko Ciebie i kontakt, a Twój współpracownik będzie mógł zobaczyć, że podjąłeś działania w związku z e-mailem. Poza tym skrzynka odbiorcza Twojego współpracownika nie będzie zapełniona Twoją rozmową z kontaktem.

UDW w e-mailach z najczęściej zadawanymi pytaniami

Co oznacza „UDW” w wiadomości e-mail?

„UDW” w wiadomości e-mail oznacza ślepą kopię. Wysyłanie kopii wiadomości e-mail do innej osoby powoduje wysłanie jej kopii, ale ukrywa jej adres e-mail przed wszystkimi innymi odbiorcami. Usuwa także funkcję „odpowiedz wszystkim”.

Jak działa UDW w wiadomości e-mail?

Aby przekazać komuś wiadomość e-mail, dodaj tę osobę do pola UDW podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail, odpowiadania na otrzymaną wiadomość e-mail lub przekazywania istniejącej wiadomości e-mail w ramach dostawcy poczty e-mail. Każda osoba w polu UDW otrzyma kopię wiadomości e-mail, ale UDW ukryje swój adres e-mail przed wszystkimi innymi odbiorcami i nie będzie w stanie odpowiedzieć każdemu, kto otrzymał wiadomość e-mail.

Kiedy należy używać bcc w wiadomości e-mail?

Powinieneś używać bcc do masowego wysyłania e-maili, ukrywania czyichś adresów e-mail lub usuwania funkcji „odpowiedz wszystkim”. Powinieneś używać go oszczędnie w pracy i upewnić się, że zanim to zrobisz, zapoznałeś się z etykietą poczty elektronicznej.