19 najlepszych umiejętności pisania biznesowego, których potrzebujesz, aby odnieść sukces

Chcesz być lepszym profesjonalistą biznesowym? Naucz się tych 19 najlepszych umiejętności pisania biznesowego, aby osiągnąć sukces!

W świecie biznesu profesjonaliści są w ciągłym kontakcie ze sobą. Wysyłają e-maile, propozycje, raporty, a nawet bezpośrednie wiadomości.

Umiejętności pisania w biznesie są niezbędne, aby profesjonalista dobrze wykonywał swoją pracę, jednak wielu absolwentów studiów lub rozpoczynających karierę zawodową nie ma tych ważnych umiejętności. Pisanie biznesowe komunikuje się ze współpracownikami, kierownictwem organizacji, klientami lub innymi zainteresowanymi stronami na temat firmy i jej operacji. Musi instruować, informować, przekonywać i pomagać w zawieraniu transakcji. Przede wszystkim musi być jasne. Solidne umiejętności pisania biznesowego zaprowadzą Cię daleko w karierze.

Chociaż możesz wziąć udział w kursie pisania biznesowego, który pomoże Ci nauczyć się pisać w środowisku biznesowym, możesz nie mieć czasu ani pieniędzy na inwestowanie w takie szkolenie. Możesz nauczyć się dobrze komunikować w biznesie dzięki kilku pomocnym wskazówkom. Te strategie będą

1. Pisz z celem

W świecie biznesu posiadanie jasno określonego celu we wszystkim, co robisz, jest niezbędne, a pisanie nie jest wyjątkiem. Celowe pisanie zaczyna się, zanim zaczniesz pisać. Po pierwsze, musisz wiedzieć, dlaczego piszesz i wykorzystać swoje umiejętności komunikacji biznesowej, aby jasno pokazać ten cel w swoim piśmie. Celowe pisanie pomaga tworzyć pisemną komunikację, która dociera do sedna w mniejszej liczbie słów. Czas ma dużą wartość w biznesie, więc szybkie przejście do sedna jest pomocne.

2. Unikaj modnych słów i żargonu

Każda branża ma swoje modne hasła i żargon. Słownik Merriam-Webster definiuje modne słowo jako „ważnie brzmiące, zwykle techniczne słowo lub wyrażenie, często o niewielkim znaczeniu, używane głównie w celu zaimponowania laikom”. Definicja żargonu brzmi: „Terminologia techniczna lub charakterystyka specjalnej działalności lub grupy”. Dobrzy pisarze potrafią przekazać znaczenie bez tych zbędnych lub czasami mylących słów. Przykłady modnych słów biznesowych to:

• Synergia
• Nisko wiszący owoc
• Kręcić z powrotem
• Na zewnątrz pudełka
• Zręczny
• Wpływ
• przesunąć igłę
• Głębokie nurkowanie
• Pasmo
• Baza w chmurze
• Konkluzja
• Holistyczne podejście
• Kultura firmy
• Hakowanie wzrostu

Akronimy mogą być również rodzajem żargonu lub modnych słów, których należy unikać, chyba że są dobrze znane w Twojej branży. Zamiast tego użyj bardziej precyzyjnych słów lub całkowicie pomiń te terminy w swoim tekście.

3. Usuń emocje

Pisanie biznesowe nie jest pisaniem emocjonalnym. Podczas gdy niektóre rodzaje pisarstwa biznesowego koncentrują się na perswazji, będziesz używać faktów i pewności siebie, aby przekonać, a nie bardzo emocjonalny język. To nie znaczy, że nie możesz wyjaśnić swojego entuzjazmu lub podniecenia w pisaniu. Po prostu uważaj, aby emocje i emocjonalne słowa nie kierowały komunikacją, i wybierz prostą strukturę zdań i jasną, opartą na faktach komunikację.

4. Ogranicz przysłówki

Przysłówki to słowa, które modyfikują czasowniki, a także inne modyfikatory. Jeśli użyjesz mocnego czasownika, nie będziesz potrzebować przysłówka, aby go zmodyfikować. Przeczytaj swoją komunikację biznesową i zobacz, gdzie możesz ograniczyć użycie przysłówków. Na przykład możesz powiedzieć tak:

• Klient krzyknął na członka zespołu.

Przysłówek „głośno” nie jest tu konieczny do przekazania odpowiedniego znaczenia. Krzyki są głośne, więc możesz powiedzieć:

• Klient krzyknął na członka zespołu.

5. Mów krótko

Zarówno zdania, jak i akapity w komunikacji biznesowej powinny być krótkie i proste. Używaj prostych struktur zdań i za wszelką cenę unikaj zdań powtarzających się. Jeśli możesz powiedzieć coś w mniejszej liczbie słów, niż wybrałeś, popraw to, aby była to krótsza wersja. Długa, przeciągająca się komunikacja nie jest odpowiednia w zabieganym świecie biznesu. Jeśli masz długi akapit lub wiadomość e-mail, którą chcesz wysłać, poszukaj sposobu na podzielenie go. Mniejsze fragmenty tekstu są łatwiejsze do strawienia dla czytelnika niż długie.

6. Uporządkuj swoje myśli

Kiedy piszesz prace naukowe, zwykle zaczynasz od konspektu. Zarys pomaga uporządkować myśli w przejrzysty, dobrze przemyślany wzór. Pomogłoby, gdybyś zrobił to samo z pisaniem biznesowym. Nawet jeśli nie tworzysz formalnego zarysu, pamiętaj o uporządkowaniu pomysłów. Zazwyczaj w komunikacji biznesowej zaczynasz od najważniejszych informacji lub celu komunikacji, a następnie przedstawiasz fakty lub dodatkowe informacje, które czytelnik powinien znać.

Mniej ważne informacje trzymaj pod koniec komunikacji. Organizacja myśli oznacza również używanie słów przejściowych podczas przechodzenia od zdania do zdania. Stwarza to poczucie spójności i płynności w twoim utworze. Ponadto sprawia, że ​​znaczenie jest łatwiejsze do przyswojenia.

7. Twórz zwięźle swoje pisanie

Zachowaj czysty i zwięzły styl pisania. Użyj silnych umiejętności komunikacyjnych, aby jasno powiedzieć, co masz na myśli, bez zbędnych słów. Zwięzłe pisanie jest ważne w biznesie, ponieważ czytelnik zazwyczaj nie ma dużo czasu na przeczytanie dokumentu, zwłaszcza służbowego e-maila. Dlatego muszą mieć możliwość zeskanowania dokumentu biznesowego, aby bezzwłocznie uzyskać potrzebne informacje.

8. Poznaj swoich odbiorców

Skuteczna komunikacja, zarówno ustna, jak i pisemna, wymaga znajomości odbiorców. Znajomość czytelnika powie ci, czy czytelnik zrozumie określone wyrażenie lub terminologię, i pomoże ci dotrzeć do niego z twoim znaczeniem. Znajomość swoich odbiorców pomaga wybrać ton i słownictwo, aby łatwiej przekazać znaczenie. Pozwoli Ci to również nakreślić odpowiedni poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje od Ciebie publiczność.

9. Użyj profesjonalnego tonu

Skuteczne pisanie biznesowe nie będzie bardzo osobiste. Chociaż możesz przekazać przyjazny ton, musisz zachować profesjonalizm. Czasami wiąże się to ze szkoleniem w zakresie pisania, ale często wynika to z doświadczenia. Rozważ przeczytanie swojego artykułu na głos po zakończeniu pisania. Czy mówisz przyjaznym, ale profesjonalnym głosem, czy brzmi to tak, jakbyś rozmawiał z dobrym przyjacielem? Następnie udekoruj swoje pisanie, eliminując skróty i terminologię slangową, aby brzmiało bardziej profesjonalnie.

10. Opowiadaj w aktywnym głosie

Strona czynna obejmuje podmiot zdania wykonujący czynność zdania. Dlatego pisanie aktywnym głosem tworzy mocniejsze i bardziej zwięzłe zdania. Przeciwieństwem strony czynnej jest strona bierna i należy jej unikać, jeśli to możliwe, w swoim piśmie. Oto przykład zdania z firmowego e-maila, w którym użyto strony biernej:

• Pismo zostało wysłane do wszystkich działów.

W tym zdaniu list nie wykonuje czynności (wysyłania). Tak więc jest w stronie biernej. Przeformułuj to, mówiąc:

• Tom wysłał list do wszystkich działów.

To mówi to samo, ale wskazuje, kto wysłał list. Przekazuje również znaczenie mniejszą liczbą słów i jest mocniejszym zdaniem. Możesz mieć chwile, kiedy pasywny głos jest twoją jedyną opcją, ale unikaj go, kiedy możesz.

11. Podaj fakty, a nie opinie

Twoja opinia jest mniej ważna w komunikacji biznesowej niż inne formy komunikacji. Jednak prawdopodobnie osiągniesz lepsze wyniki, jeśli w swojej komunikacji podasz fakty poparte danymi. Może się zdarzyć, że będziesz musiał wyrazić swoją opinię w komunikacji biznesowej. W takich przypadkach wyjaśnij, że czytelnik czyta Twoją perspektywę i opinię, a nie znany fakt. To ujawnienie pomoże czytelnikowi podjąć świadomą decyzję dotyczącą prezentowanych informacji.

12. Usuń błędy gramatyczne

Dobre pismo biznesowe musi być wolne od podstawowych błędów gramatycznych. Wysyłanie komunikacji biznesowej z błędami gramatycznymi sprawia, że ​​Ty i Twoja organizacja wyglądacie mniej profesjonalnie. Dlatego niezależnie od tego, czy zajmujesz się pisaniem wiadomości e-mail, czy raportów, przeczytaj uważnie, aby zmniejszyć liczbę błędów. Jeśli pisanie nie jest twoją najważniejszą umiejętnością, możesz skorzystać z narzędzia do sprawdzania gramatyki, takiego jak Grammarly. Pamiętaj jednak, że nawet najsilniejszy moduł sprawdzania gramatyki polega na technologii, aby wykonać swoją pracę. Zawsze sprawdzaj dla siebie przed wysłaniem jakiegokolwiek pisma biznesowego.

13. Okaż pewność siebie w pisaniu

Skuteczny e-mail lub biuletyn dla otoczenia biznesowego zapewni poczucie pewności. Możesz nauczyć się pisać pewnie, zmieniając słownictwo i unikając strony biernej. Utrzymywanie bezpośredniego i mocnego pisania zapewni wysoki poziom pewności siebie. Pewność siebie w pisaniu sprawi, że będzie ono bardziej skuteczne. Czytelnik poczuje większe zaufanie do ciebie i twojej zdolności do pomocy im w ich potrzebach biznesowych, jeśli twoje pisanie będzie czuć się pewnie.

14. Zachowaj prostotę formatowania

Zachowaj proste formatowanie podczas pisania listu biznesowego, notatki lub raportu. Nagłówki i podtytuły mogą ułatwić czytelnikowi zapoznanie się z informacjami, ale unikają skomplikowanego formatowania, takiego jak fantazyjne czcionki i nadmierne stosowanie przypisów. Pamiętaj, że chcesz stworzyć dzieło, które czytelnik może szybko zeskanować, aby uzyskać niezbędne informacje. Dlatego używaj krótkich akapitów, w razie potrzeby posyp grafiką i używaj profesjonalnych czcionek w rozmiarze, który ludzie mogą łatwo przeczytać, aby uniknąć frustracji lub dezorientacji czytelników.

15. Zaprezentuj możliwości adaptacji do różnych typów pisania

Pisanie biznesowe obejmuje wiele różnych rodzajów pisania. Jako pisarz biznesowy być może będziesz musiał napisać:

• notatki
• e-maile
• Raporty
• Posty w mediach społecznościowych
• Posty na blogu
• Bezpośrednie wiadomości
• Listy biznesowe

Dowiedz się, jak dostosować swój styl pisania do różnych platform komunikacyjnych. Na przykład raport może mieć dłuższe akapity niż firmowy e-mail, a post w mediach społecznościowych pozwoli na bardziej osobisty język niż list biznesowy.

16. Zachowaj ludzki ton

Chociaż profesjonalizm jest ważny, nadal chcesz, aby twoje pisanie przekazywało ludzki ton. Trzymaj się codziennego słownictwa, którego użyłbyś podczas rozmowy z klientem. Pisz w przyjemnym, optymistycznym tonie. Jednym ze sposobów sprawdzenia, czy zachowałeś swój osobisty styl pisania, jest przeczytanie go na głos, gdy skończysz pisać. Jeśli wydaje się, że dobrze płynie i nie wydaje się zbyt wzniosły, gdy czytasz to na głos, to prawdopodobnie jest wystarczająco przyjazny.

17. Bądź konsekwentny

Jedną z najtrudniejszych umiejętności pisania biznesowego jest spójność. Twoja firma to marka, która musi mieć spójny, wyraźny głos. Lepsze pisanie biznesowe wymaga wyrażania zgody we wszystkim, co piszesz dla swojej marki. Często firma tworzy wytyczne dotyczące marki dla swoich pisarzy. Nauczenie się, jak studiować ten dokument i stosować go w swoim piśmie, sprawi, że będzie on bardziej spójny i sprawi, że będziesz lepszym pisarzem.

18. Utwórz wezwanie do działania

Większość komunikacji biznesowej wymaga wezwania do działania, które jest stwierdzeniem wskazującym, czego oczekujesz od czytelnika. Jeśli napiszesz artykuł marketingowy, wezwaniem do działania byłoby wezwanie do próbki, demonstracji lub zakupu. Jeśli piszesz wiadomość e-mail, możesz poprosić czytelnika o przesłanie odpowiedzi. Jeśli przygotowujesz prezentację, Twoje wezwanie do działania może zadawać pytania publiczności. Wezwanie do działania musi wyjaśniać czytelnikowi, co ma zrobić z przedstawionymi informacjami. Dlatego musi być zwięzły i bezpośredni. Nie powinno pozostawiać w umyśle czytelnika żadnego pytania o to, co musi się wydarzyć teraz, kiedy przeczytał to, co napisałeś.

19. Ukończ ostateczną edycję

Na koniec, na wszystkich ukończonych pismach biznesowych, przeprowadź ostateczną kontrolę dwóch rzeczy: jasności i zwięzłości. Najpierw przeczytaj swój artykuł, aby upewnić się, że jest jasny. Następnie przeczytaj go tak, jakbyś nie znał tematu. Czy przekazujesz to, co chcesz przekazać? Następnie przeczytaj cały artykuł, aby upewnić się, że jest jak najkrótszy. Czy podałeś wszystkie istotne informacje, ale nic więcej? Zachowaj tylko słowa i zdania, które są ważne dla znaczenia komunikacji. Wyeliminuj jak najwięcej, nie zmieniając znaczenia utworu, a będziesz gotowy do wysłania ostatecznej wersji do zamierzonego odbiorcy.

Podczas redagowania pod kątem gramatyki zalecamy również poświęcenie czasu na poprawę oceny czytelności tekstu przed opublikowaniem lub przesłaniem

Jeśli nadal potrzebujesz pomocy, nasz przewodnik po gramatyce i składni wyjaśni więcej.