5 nawyków e-mailowych, aby Twoja skrzynka odbiorcza (i współpracownicy) była szczęśliwa

To ten rzadki, piękny poniedziałek, kiedy wcześnie przychodzisz do biura. Twoja droga do pracy nie była tak irytująca jak zwykle, twoja kawa wciąż jest gorąca, a nikogo jeszcze nie ma w pobliżu. Twoje serce bije szybciej na tę cudowną okazję, aby wykonać jakąś rzeczywistą pracę bez zwykłych zakłóceń.

Otwierasz laptopa tylko po to, by odkryć dwadzieścia siedem nieprzeczytanych e-maili. Twoje ramiona opadają w rozpaczy. Ile z nich ma nawet znaczenie? Czy któryś z nich? A co jeśli ktoś to zrobi i za tym tęsknisz? Lepiej zacznij przesiewać.

Twoja frustracja rośnie, gdy zdajesz sobie sprawę, że kilkanaście z nich w ogóle cię nie dotyczy — ktoś z innego działu postanowił cię „załączyć” podczas dyskusji na temat artykułu, który przekazał ich akupunkturzysta. Przewijanie w dół, to było wcześniej, zobaczmy. . . Sześciu innych włączyło się w pełnej odpowiedzi stylu. Argh. Głębokie oddechy.

Jest wiele wybryków i perturbacji związanych z pocztą elektroniczną, ale zauważyliśmy kilka, które są szczególnie znieważane — rodzaju błędów, których nigdy nie popełniłby wzór etykiety e-mailowej, takiej jak ty. Daj przykład swoim współpracownikom: oto nasze odliczanie zdrowych nawyków związanych z pocztą e-mail, o których warto pamiętać.

5 Unikaj przepełnienia CC

Chet, nowy copywriter w Twojej firmie, przygotowuje kilka słów do wykorzystania przez Pauline z działu projektowego. Zastępca Pauline, Brandon, zastąpi ją w czwartek, więc Chet również go kopiuje. Musisz być dokładny.

Chet nie jest również pewien, czy dokładnie podsumowuje wyjaśnienia Gwyna dotyczące ich następnego wydania, więc dlaczego nie skopiować jej również w celu wyjaśnienia? Gwyn powiedział coś o sformułowaniu, które wymaga weryfikacji prawnej, więc Chet uzasadnia, lepiej wepchnij tych facetów. A Mia, kierownik projektu, nienawidzi nie wiedzieć, co się dzieje, więc cóż, widzisz, do czego to zmierza. Odsuń się od przycisku wysyłania, Chet.

Stosunkowo małe zadanie może szybko przerodzić się w koszmar skrzynki odbiorczej wszystkich pracowników, jeśli nie będziesz rozsądny. I nawet jeśli masz dobre intencje i masz dobre powody, w przeciwnym razie przyzwoici ludzie czasami robią nieprzyzwoite rzeczy za pomocą przycisku odpowiedzi na wszystko. Czy jesteś gotów zaryzykować?

Jeśli wysłanie e-maila do wielu osób naraz jest niezbędne, rozważ umieszczenie ich adresów w polu BCC, aby osoby, które odpowiedzą, nie zatkają dziesiątek innych skrzynek odbiorczych.

Innym rozwiązaniem dla Cheta może być podzielenie tego zadania na mniejsze części: zaktualizuj projektantów w jednym e-mailu, skontaktuj się z Gwynem w innym, wpadnij do zagrody prawnej i zapytaj, kiedy mogą porozmawiać, i powiedz Mii na popołudniowym spotkaniu planistycznym. A propos . . .

4 Wiedz, kiedy i kiedy nie wysyłać e-maili

Poczta e-mail to świetne narzędzie, ale często jest kiepskim substytutem rozmowy w czasie rzeczywistym — szczególnie takiej, w której potrzebujesz miejsca na zadawanie lub odpowiadanie na pytania uzupełniające i wyjaśnianie w miarę postępów. Kilka przykładów:

• Konsultujesz się z HR w sprawie nowego planu ubezpieczeniowego? Wyczerpujące wyjaśnienie e-maila brzmi jak przykry obowiązek do przeczytania, nie mówiąc już o pisaniu. Chwyć notatnik i porozmawiaj.
• Pytasz eksperta w złożonej sprawie technicznej? Niektóre konwersacje w obie strony mogą pomóc szybciej zebrać szczegóły niż e-mail.
• Omawiasz wrażliwe dane z działem płac lub prawnikiem firmy? Twój folder Wysłane może nie być najlepszym repozytorium tak smacznych sekretów.

Drugą stroną tego zachowania równowagi jest wiedza, kiedy należy wysłać wiadomość e-mail. Czasami sprawa po prostu nie zasługuje na pełną rozmowę. Takie chwile są, gdy e-mail świeci.

Jeśli problem jest pilny – tak jak dzisiaj, teraz pilny – lepiej wysłać wiadomość, niż czekać, aż adresaci sprawdzą swoją skrzynkę odbiorczą.

3 Nie zapomnij tematu

Nie każdy opróżnia swoją skrzynkę odbiorczą codziennie, a może nigdy.

Reporter, który codziennie otrzymuje setki e-maili, niektóre kluczowe, a inne bezsensowne, może wybrać, które z nich wydają się warte jej czasu, aby je otworzyć. Takie szybkie osądy zależą od tematu. Zakładając, że nie chcesz, aby Twoja korespondencja z zajętymi ludźmi była na zawsze ignorowana, musisz wyjaśnić, dlaczego piszesz i że ma to znaczenie.

Niech też będzie zwięzły. Temat wiadomości nie musi przypominać mikrowiersza z treścią wiadomości e-mail.

Wskazówka dla profesjonalistów: niektórzy weterani e-maili, obawiający się potencjalnego wyrzucenia półpisanej notatki, nie umieszczają prawidłowego adresu e-mail w wierszu Do, dopóki nie będą gotowi do zamaskowania wysyłania. Zamiast tego tymczasowo wklejają adres odbiorcy w wierszu tematu, gdzie będzie łatwo go znaleźć i przenieść, gdy nadejdzie czas. Ten ostatni krok może być przydatnym przypomnieniem o wypełnieniu tego wiersza tematu.

2 Ani odpowiadający „+1”, ani nad-spedytor nie

Szanowanie skrzynek odbiorczych innych osób oznacza przejmowanie własności nad tym, co mówi o Tobie Twój wysłany folder.

Kolega, który pisze przemyślaną, przejrzystą wiadomość e-mail, która rozjaśni Twój dzień, zasługuje na coś lepszego niż emotikon z kciukiem w górę. Ten rodzaj odpowiedzi „+1” jest podobny do powiedzenia „fajna fasola” i zmiany tematu, gdy znajomy zaproponuje Ci podwózkę na lotnisko. Czy nie chcesz pokazać trochę więcej w formie uznania, a przynajmniej uznania?

Podobnie splątany wątek rzeczy do zrobienia, kontynuacji i być może ktoś-w-finansach-może-odpowiedzieć, że niepewność rzadko poprawia się, dzieląc się nią z jeszcze większą liczbą osób. Kiedy stajesz się częścią trupy żonglującej przekazaną wiadomością, nieustannie przerzucając wiadomości w przypadkowych kierunkach, nie zważając na to, co to znaczy lub dla kogo, oznacza to, że nic, co piszesz lub udostępniasz, naprawdę nie ma znaczenia. Możesz zrobić lepiej.

1 Nie rzucaj się na ludzi w zasadzkę, od niechcenia wtykając się w ich szefa

Załóżmy, że korespondujesz z kimś w e-mailach, mówiąc mu coś, czego nie chcą słyszeć. Do tej pory udało ci się zachować względnie uprzejmość: „Nie, przepraszam, te ramy czasowe nie są realistyczne”, mówisz. „Tak, rozumiem twoje obawy, ale zespół prawników twierdzi, że nie możemy zmienić tego sformułowania”.

Potem pojawia się bomba w ich następnej odpowiedzi: śledzą twojego menedżera. Najwyraźniej ta osoba jest niezadowolona z twoich odpowiedzi i zdecydowała, że ​​należy eskalować. Uf.

Wiele razy sensowne jest dodanie czyjegoś szefa do wątku, ale to nie jest jeden z nich. Ten rodzaj podstępnego ataku powoduje, że ludzie czują się spaleni; Twoja następna interakcja z nimi prawdopodobnie nie będzie serdeczna. Innymi słowy, to nie jest dobry wygląd. A następnym razem, gdy będziesz musiał współpracować, grozi spalenie mostów.

Na szczęście tego łatwo uniknąć; wszystko, co musisz zrobić, to nie zasłaniać ludzi, próbując użyć ich szefa jako maczugi.

Dziękujemy za doczytanie do tej pory i proszę powstrzymać się od klikania wszystkich odpowiedzi w odpowiedzi.