Co to jest uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe to dokument prezentowany interesariuszom firmy, który przedstawia powody kontynuowania projektu lub decyzji biznesowej. Jest opracowywany w początkowej fazie projektu i sprawdza, w jaki sposób i dlaczego firma powinna zająć się konkretnym problemem biznesowym lub szansą.

Przedstawienie uzasadnienia biznesowego wymaga czegoś więcej niż tylko dobrego pomysłu i postawy „można zrobić”. Potrzebuje skutecznego, profesjonalnego tekstu, który przekona osoby po drugiej stronie biurka konferencyjnego, że Twoja propozycja jest dobra.

Wyjaśnimy, czym jest uzasadnienie biznesowe i dlaczego jest konieczne. Podamy również wskazówki, jak napisać kolejny przypadek biznesowy i wyjaśnimy, czym różni się on od biznesplanu.

Co to jest uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe to dokument napisany w celu przekonania interesariuszy firmy, że projekt przyniesie ich organizacji korzyści w dłuższej perspektywie. Dokument identyfikuje problem lub szansę biznesową, proponowane rozwiązanie i alternatywy, koszt, interesariuszy projektu oraz ryzyko i korzyści wynikające z poszukiwania rozwiązania.

Innymi słowy, dotyczy tego, kto, co, dlaczego i jak w przypadku konkretnych problemów biznesowych.

W tym dokumencie wyjaśniono, dlaczego wykorzystanie czasu i zasobów firmy do rozwiązania konkretnego problemu jest dobrym pomysłem. Dobry tekst może pomóc Ci przekazać, jak ważne jest rozwiązanie problemu i uzyskać akceptację Twojego pomysłu. Z tego powodu unikaj używania żargonu, ponieważ osoby recenzujące Twój przypadek biznesowy mogą nie mieć doświadczenia w tej dziedzinie.

Po zidentyfikowaniu i ocenie pomysłu na projekt interesariusz pisze uzasadnienie biznesowe, które przedkłada kierownictwu, radzie dyrektorów lub akcjonariuszom firmy do zatwierdzenia.

Po zatwierdzeniu projekt przechodzi do fazy planowania. Uzasadnienie biznesowe będzie przydatne na tym etapie, ponieważ określisz strategie oraz czas i koszty potrzebne do doprowadzenia projektu do skutku. Rozpoczęcie fazy planowania projektu bez uzasadnienia biznesowego może prowadzić do zamieszania lub opóźnień na dalszym etapie.

Kiedy stosować uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienia biznesowego powinieneś używać zawsze, gdy chcesz uzasadnić wykorzystanie pieniędzy, czasu, ludzi lub innych zasobów w projekcie. Na przykład, jeśli firma medialna chciała rozszerzyć swój zasięg w Internecie, napisałaby uzasadnienie biznesowe wyjaśniające, jakie korzyści przyniosłoby to firmie i ile by to kosztowało. Uzasadnienie biznesowe zapewniłoby również alternatywy dla projektu, szczegółowo określiło ryzyko i nakreśliło strategię doprowadzenia projektu do końca.

Powinieneś także wykorzystać uzasadnienie biznesowe, aby stworzyć plan działania projektu, identyfikując kluczowych interesariuszy, budżety i harmonogramy.

Niektóre firmy mogą wymagać uzasadnienia biznesowego przed zatwierdzeniem ważnych decyzji, takich jak modernizacja komputerów lub przeprowadzka biur.

Po przesłaniu uzasadnienia biznesowego zainteresowane strony przejrzą dokument przed jego zatwierdzeniem. Jeśli nie są przekonani, czy projekt jest opłacalny, mogą zmienić lub odrzucić uzasadnienie biznesowe.

Co powinno zawierać uzasadnienie biznesowe?

W uzasadnieniu biznesowym należy uwzględnić cztery kluczowe elementy: streszczenie, finanse, definicję projektu i organizację projektu.

1 Streszczenie

Twoje streszczenie to uzasadnienie biznesowe, co i dlaczego. Ten zwięzły przegląd identyfikuje problem biznesowy lub szansę, proponuje rozwiązanie i wyjaśnia, dlaczego byłoby to korzystne dla firmy.

Chociaż jest to pierwsza rzecz, którą czytają interesariusze, powinna to być ostatnia rzecz, którą piszesz, ponieważ najpierw będziesz musiał określić zakres projektu.

2 Finanse

Sekcja finansów to miejsce, w którym porozmawiasz o pieniądzach.

W tej sekcji znajdują się informacje na temat kosztów projektu, sposobu jego zapłaty, wpływu na przepływy pieniężne oraz oczekiwanego zwrotu z inwestycji (ROI). Część finansową uzasadnienia biznesowego czytają głównie osoby zatwierdzające finansowanie, ale może ona również budzić obawy akcjonariuszy lub innych osób mających interesy finansowe w spółce.

3 Definicja projektu

Definicja projektu zajmuje większość uzasadnienia biznesowego. Opisuje, dlaczego projekt jest konieczny – jego cele, ryzyko, korzyści i kluczowych interesariuszy – oraz zapewnia plan projektu. Innymi słowy, dostarcza więcej informacji na temat tego, co, dlaczego, kto i jak realizuje projekt.

Solidne uzasadnienie biznesowe dostarcza ogólnych informacji na temat projektu i jego konieczności. Na przykład uzasadnienie biznesowe rozpoczęcia programu dla influencerów w firmie medialnej obejmowałoby omówienie wzrostu popularności mediów społecznościowych i korzyści, jakie wpływowi mogą przynieść firmom.

Kluczowymi interesariuszami mogą być osoby w zespole lub osoby spoza firmy, posiadające doświadczenie lub zasoby, które mogą pomóc w projekcie. W tej sekcji należy zbadać, czy istnieje potrzeba współpracy międzyresortowej oraz czy istnieją jakiekolwiek ograniczenia lub przeszkody, takie jak trwające projekty.

Na koniec należy omówić różne opcje rozwiązania tego problemu. Skup się na trzech do pięciu alternatyw i zajmij się konsekwencjami niekontynuowania projektu.

4 Organizacja projektu

Organizacja projektu opisuje zarządzanie projektem lub strukturę dowodzenia osób realizujących projekt. Obejmuje to delegowanie obowiązków ludziom na wszystkich poziomach, strukturyzację różnych poziomów podejmowania decyzji i opracowanie systemu raportów z postępu prac, dzięki któremu firma będzie na bieżąco informowana o projekcie.

Uzasadnienie biznesowe a biznesplan

Uzasadnienie biznesowe i biznesplan obejmują wiele tych samych tematów, ale istnieje między nimi znacząca różnica. Uzasadnienie biznesowe dotyczy pojedynczego projektu lub problemu biznesowego, podczas gdy biznesplan dotyczy wszystkich części firmy na dłuższy okres.

Na przykład firma wydawnicza może opracować uzasadnienie biznesowe, aby omówić zakup nowej publikacji w ciągu roku. Ta sama firma może stworzyć biznesplan w celu zbadania możliwości zwiększenia całkowitych przychodów w ciągu pięciu lat.

Przykład przypadku biznesowego

Dowiedz się, czy Twoja firma ma gotowe szablony uzasadnienia biznesowego. Tak czy inaczej, użyj tego przykładu biznesowego jako wskazówki, jak uzyskać zatwierdzenie kolejnego projektu.

Tutaj próbujemy przekonać firmę produkującą sprzęt sportowy do produkcji sprzętu do pickleballa. Należy pamiętać, że rzeczywiste uzasadnienie biznesowe będzie prawdopodobnie wymagało znacznie więcej informacji, niż tutaj przedstawiamy.

Podsumowanie wykonawcze

Oczekuje się, że do 2033 r. światowy rynek pickleballu będzie wyceniany na 155,4 miliarda dolarów, a według ekspertów branżowych oczekuje się, że indywidualni nabywcy będą odpowiadać za ponad połowę popytu na sprzęt do pickleballu.

Nasza firma nie zajmuje się produkcją sprzętu do pickleballu, choć zajmujemy się produkcją podobnych wyrobów i posiadamy renomowaną markę w branży sprzętu sportowego. Produkując i sprzedając sprzęt do pikli, możemy umocnić swoje miejsce na rozwijającym się rynku i rozszerzyć nasze portfolio biznesowe. Szacuje się, że dzięki temu przedsięwzięciu można zarobić około 20 milionów dolarów rocznie.

Finanse

Przewidywany koszt tego projektu szacuje się na 1 milion dolarów.

Badania i rozwój: 250 000 dolarów

Marketing: 250 000 dolarów

Produkcja i szkolenie: 500 000 dolarów

Przewidujemy osiągnięcie progu rentowności w ciągu pierwszych sześciu miesięcy produkcji i osiągnięcie szacunkowych rocznych przychodów w wysokości 20 milionów dolarów w ciągu pięciu lat. Pieniądze na projekt miałyby pochodzić z funduszu rezerwowego wykorzystywanego przez spółkę do finansowania nowych przedsięwzięć.

Definicja projektu

Celem projektu jest zdobycie przyczółka na światowym rynku pickleballu poprzez produkcję i sprzedaż sprzętu do pickleballu. Nasza firma produkuje sprzęt sportowy od 100 lat i ma dobrą pozycję, aby stać się głównym graczem w tej rozwijającej się branży, której wartość do 2033 roku ma wynieść 155,4 miliarda dolarów.

Kluczowymi graczami są zespoły badawczo-rozwojowe, marketingowe, finansowe i produkcyjne. Zadaniem działu badań i rozwoju byłoby stworzenie niezawodnego produktu w cenie określonej przez finanse. Proces ten powinien zająć od jednego do trzech miesięcy. Następnie marketing udostępni produkt grupom interesu publicznego na jeden miesiąc, aby ocenić zainteresowanie społeczne.

Dział Badań i Rozwoju wprowadzi wówczas ostateczne zmiany, a produkcja rozpocznie się miesiąc później. Oczekujemy, że produkty trafią na półki sześć miesięcy po ostatecznym zatwierdzeniu.

Alternatywy

Zlecanie produkcji na zewnątrz: szybszy harmonogram produkcji i niższe koszty, chociaż sprzęt byłby mniej niezawodny i częściej podlegałby zwrotowi, co obniżyłoby nasze marże zysku.

Trzymaj się z daleka od rynku pikli: strać roczne przychody szacowane na 20 milionów dolarów.

Szukaj innych możliwości pickleballu, w tym sponsoringu: to nie nasza specjalizacja.

Organizacja projektu

Jeśli chodzi o obowiązki i role w zakresie podejmowania decyzji, działy powinny przestrzegać standardowego zarządzania projektami firmy. Menedżerowie stowarzyszeni będą codziennie przekazywać aktualne informacje przełożonym swoich działów. Każdy przełożony działu będzie co tydzień przedstawiał zarządowi i dyrektorowi generalnemu aktualne informacje.

Często zadawane pytania dotyczące uzasadnienia biznesowego

Co to jest uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe to dokument służący do przekonania interesariuszy firmy do realizacji projektu. Identyfikuje problem biznesowy lub szansę i rozwiązanie. Następnie określa, ile będzie kosztować projekt, jak go zrealizować i jakie korzyści przyniesie firmie.

Co powinno zawierać uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe powinno zawierać cztery kluczowe elementy:

• Streszczenie wyjaśniające projekt, dlaczego powinien zostać zatwierdzony i jakie korzyści z niego płyną
• Sekcja finansów, która określa, ile będzie kosztować projekt, oczekiwany zwrot z inwestycji i wszelkie prognozy przychodów
• Definicja projektu określająca zakres projektu
• Zorganizowany system nadzoru nad realizacją projektu

Kiedy warto skorzystać z uzasadnienia biznesowego?

Użyj uzasadnienia biznesowego, gdy próbujesz przekonać interesariuszy firmy do zatwierdzenia użycia towarów lub zasobów na potrzeby określonego projektu lub wydatku.

Czym różni się uzasadnienie biznesowe od biznesplanu?

Uzasadnienie biznesowe odnosi się do jednego aspektu firmy lub konkretnego projektu. Biznesplan obejmuje całą firmę na dłuższy okres.