Nakazy i zakazy dotyczące etykiety biznesowej poczty elektronicznej

Niewiele rzeczy może tak zszarganić Twoją profesjonalną markę, jak źle napisany, błędny e-mail. Jedno kliknięcie przycisku „wyślij” może zadecydować o udanej wymianie biznesowej a potencjalnym problemie kadrowym lub konflikcie ze współpracownikami. I chociaż Amerykanie wysyłają setki tysięcy e-maili dziennie, nie należy tego przyjmować za pewnik.

Niezależnie od tego, czy jesteś starszym profesjonalistą, czy nowicjuszem w biurze, oto 13 nakazów i zakazów związanych z etykietą biznesowej poczty elektronicznej, o których musisz pamiętać.

Zwróć uwagę na temat

Napisz jasny, zwięzły temat, który odzwierciedla treść wiadomości e-mail. Unikaj tematów zawierających ogólne słowa, takie jak „Cześć”, „Touching Base” lub „FYI” i nie zostawiaj tematu pustego.

Używaj odpowiedniego pozdrowienia

„Cześć” i „Hej” komunikują brak profesjonalizmu i dojrzałości. Rozpocznij swój e-mail słowami takimi jak „Dzień dobry”, „Dzień dobry”, „Dobry wieczór” lub „Witam”. „Dzień dobry” czy „Witam” to inne zwroty często używane na arenie międzynarodowej.

Skorzystaj ze wstępu

W kulturach takich jak USA najlepszą praktyką jest przedstawienie się przez nadawcę za pomocą imienia i nazwiska, a w pierwszych kilku wierszach należy podać podstawowe informacje. Na przykład: „Szanowna Pani Mandell: Nazywam się Sharon Schweitzer, założycielka Access to Culture. Zostałem do Ciebie skierowany przez. . .” lub „Nazywam się Sharon Schweitzer i jestem ekspertem ds. biznesu międzynarodowego. Piszę do Ciebie w sprawie . . .” Jest to szczególnie ważne podczas przedstawiania się nowym kontaktom, potencjalnym klientom, klientom i pracodawcom, którzy chcą wiedzieć, w jaki sposób otrzymałeś ich dane kontaktowe.

Poznaj kulturę

W przypadku wysyłania e-maili do osób z kultur pośrednich właściwym protokołem i najlepszą praktyką jest badanie zwyczajów danego kraju. Na przykład w Japonii grzeczne, właściwe i zwyczajowe jest zadawanie pytań o pogodę w pierwszym zdaniu biznesowego e-maila. Z drugiej strony niewłaściwe byłoby wysyłanie wiadomości e-mail z przedstawieniem się potencjalnemu japońskiemu kontaktowi. W kulturach pośrednich prezentacji dokonują wyłącznie wzajemnie szanowane osoby trzecie, ze względu na zwyczaj; zimne e-maile są ignorowane, usuwane, blokowane i/lub oznaczane jako śmieci.

Nie uwzględniaj humoru i sarkazmu

Wiadomości e-mail można łatwo błędnie zinterpretować poprzez tekst pozbawiony kontekstu. Humor jest specyficzny dla danej kultury. Unikaj w e-mailach humoru i sarkazmu, ponieważ odbiorca może być zdezorientowany lub, co gorsza, obrażony.

Dokładnie sprawdź swoje załączniki

Załączając plik, poświęć kilka dodatkowych sekund na wklejenie go również w treści wiadomości e-mail. Oznacza to dbałość o odbiorcę, oszczędzając czas i ryzyko związane z otwieraniem załączników. Czy jest to dla Ciebie bardziej czasochłonne? Tak. Czy warto? Tak.

Nie klikaj „Odpowiedz wszystkim”

Unikaj używania opcji „Odpowiedz wszystkim”, chyba że wszyscy muszą o tym wiedzieć. Kiedy dyrektor naczelny (CEO/COO) lub asystent administracyjny wysyła wiadomość e-mail do 10 pracowników z prośbą o ochotników do projektu prac społecznych, odpowiedz administratorowi, a nie wszystkim 10 członkom. Po co zmuszać dziesięć innych osób do usunięcia Twojego e-maila? Odpowiedz wszystkim to funkcja umożliwiająca bieżące rozważania na dany temat.

Odpowiedz szybko

Odpowiedź w ciągu 24 godzin jest powszechną uprzejmością. Pozostaw kogoś w spokoju na dłużej, a nie tylko będziesz postrzegany jako niegrzeczny, ale na dłuższą metę może to kosztować Twoją firmę. Jeśli nieumyślnie kazałeś komuś czekać dłużej niż 24 godziny lub zaistniały okoliczności łagodzące, grzecznie wyjaśnij sytuację i przeproś.

Nie używaj emotikonów

Te małe, mrugające i uśmiechnięte ikony służą do obsługi wiadomości tekstowych. Są one niewłaściwe i nieprofesjonalne w firmowej wiadomości e-mail. Emotikony mogą przekierowywać wiadomości e-mail do filtra spamu lub skrzynki na śmieci, przez co mogą wyglądać niedojrzale i nieprofesjonalnie.

Chroń prywatność

E-mail jest publiczny. Nawet jeśli wiadomość e-mail zostanie usunięta, usługi online i programy mogą uzyskać dostęp do wiadomości na dysku twardym. Zanim klikniesz „wyślij”, zastanów się, co może się stać, jeśli Twój współpracownik, konkurent, pracodawca, FBI lub inny niezamierzony odbiorca przeczyta Twój e-mail. Pomyśl o tym w ten sposób: jak wyglądałby mój e-mail, gdyby został opublikowany na Facebooku?

Nie bądź negatywny

Wysyłanie negatywnych komentarzy e-mailem jest niewłaściwe. Wiadomość e-mail napisana wielkimi literami oznacza złość w wiadomości e-mail. Te antagonistyczne wiadomości powodują niezręczność długo po wysłaniu i odebraniu wiadomości e-mail. Jeśli musisz przekazywać złe wieści e-mailem, używaj obiektywnych słów i przedstawiaj fakty. Komunikacja twarzą w twarz jest najlepsza, gdy przekazujesz złe wieści.

Zrób korektę

Sprawdź i sprawdź ponownie pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych. Błędy te sprawiają, że wyglądasz na nieprofesjonalnego i zmniejszą prawdopodobieństwo, że wiadomość e-mail zostanie potraktowana poważnie. Oprogramowanie poczty e-mail zawiera wiele profesjonalnych narzędzi, takich jak sprawdzanie pisowni — korzystaj z nich.

Nie zapomnij o rozmowie bliżej

Dzięki powiadomieniu odbiorcy, że odpowiedź nie jest potrzebna, cykl wiadomości e-mail nie będzie ciągnął się w nieskończoność. Zakończ słowami „Nie ma potrzeby odpowiadania”, „Jeszcze raz dziękuję”, „Do zobaczenia na posiedzeniu zarządu we wtorek” lub „Proszę dać mi znać, jeśli mogę w dalszej pomocy”. Zakończ swój e-mail zakończeniem, takim jak „Najlepszy”, „Z poważaniem”, „Z poważaniem”, „Dziękuję” lub innym odpowiednim wyrażeniem.