Nakazy i zakazy biznesowej etykiety e-mailowej

Niewiele rzeczy może zrujnować Twoją profesjonalną markę tak, jak źle napisany, chybiony e-mail. Jedno kliknięcie przycisku „wyślij” może być różnicą między udaną wymianą biznesową a potencjalnym problemem HR lub konfliktem ze współpracownikami. I chociaż Amerykanie wysyłają setki tysięcy e-maili dziennie, nie należy tego brać za pewnik.

Niezależnie od tego, czy jesteś starszym specjalistą, czy nowicjuszem w biurze, oto 13 ważnych nakazów i zakazów dotyczących etykiety biznesowej poczty e-mail.

Zwróć uwagę na wiersz tematu

Napisz jasny, zwięzły temat, który odzwierciedla treść e-maila. Unikaj wierszy tematu zawierających ogólne słowa, takie jak „Cześć”, „Dotykanie bazy” lub „FYI” i nie pozostawiaj pustego wiersza tematu.

Stosuj właściwe pozdrowienie

„Cześć” i „Hej” komunikują brak profesjonalizmu i dojrzałości. Rozpocznij e-mail słowami takimi jak „Dzień dobry”, „Dzień dobry”, „Dobry wieczór” lub „Cześć”. „Dzień dobry” lub „Pozdrowienia” to inne zwroty często używane na arenie międzynarodowej.

Korzystaj z wstępu

W kulturach takich jak Stany Zjednoczone najlepszą praktyką jest, aby nadawca przedstawił się imieniem i nazwiskiem z pewnymi informacjami w kilku pierwszych wierszach. Na przykład: „Droga Pani Mandell: Nazywam się Sharon Schweitzer, założycielka Access to Culture. Zostałem skierowany do Ciebie przez . . ”. lub „Nazywam się Sharon Schweitzer i jestem Międzynarodowym Ekspertem Biznesowym, piszącym do Ciebie na temat . . ”. Jest to szczególnie ważne, gdy przedstawiasz się nowym kontaktom, potencjalnym klientom, klientom i pracodawcom, którzy chcą wiedzieć, w jaki sposób otrzymałeś ich dane kontaktowe.

Poznaj kulturę

Wysyłając e-maile do osób z kultur pośrednich, jest to właściwy protokół i najlepsza praktyka do badania zwyczajów krajów. Na przykład w Japonii grzecznościowe, stosowne i zwyczajowe jest zapytanie o pogodę w pierwszym zdaniu biznesowej wiadomości e-mail. W przeciwieństwie do tego, wysyłanie e-maila przedstawiającego potencjalnemu japońskiemu kontaktowi byłoby niewłaściwe. W kulturach pośrednich, ze względu na zwyczaj, wprowadzenia dokonywane są wyłącznie przez wzajemnie szanowane strony trzecie; zimne wiadomości e-mail są ignorowane, usuwane, blokowane i/lub oznaczane jako śmieci.

Nie uwzględniaj humoru i sarkazmu

Wiadomości e-mail można łatwo błędnie zinterpretować za pomocą tekstu bez kontekstu. Humor jest specyficzny dla kultury. Unikaj zarówno humoru, jak i sarkazmu w e-mailach, ponieważ odbiorca może być zdezorientowany lub, co gorsza, urażony.

Sprawdź dokładnie swoje załączniki

Gdy załączasz plik, poświęć kilka dodatkowych sekund na wklejenie go również do treści wiadomości e-mail. To pokazuje odbiorcy uwagę, oszczędzając mu czas i ryzyko przy otwieraniu załączników. Czy to jest dla Ciebie bardziej czasochłonne? TAk. Czy warto? TAk.

Nie klikaj „Odpowiedz wszystkim”

Unikaj używania „Odpowiedz wszystkim”, chyba że wszyscy muszą o tym wiedzieć. Kiedy C-Suite (CEO/COO) lub asystent administracyjny wyśle ​​e-mail do 10 członków personelu z prośbą o wolontariuszy do projektu prac społecznych, odpowiedz administratorowi, a nie wszystkim 10 członkom. Po co zmuszać dziesięciu innych do usunięcia Twojego adresu e-mail? Odpowiedz wszystkim to funkcja do bieżących rozważań na określony temat.

Odpowiedz szybko

Odpowiadanie w ciągu 24 godzin jest zwykłą uprzejmością. Zostaw kogoś w zawieszeniu na dłużej, a nie tylko będziesz postrzegany jako niegrzeczny — może to kosztować cię na dłuższą metę. Jeśli przypadkowo kazałeś komuś czekać dłużej niż 24 godziny lub zaistniały okoliczności łagodzące, uprzejmie wyjaśnij sytuację i przekaż przeprosiny.

Nie używaj emotikonów

Te małe, mrugające, uśmiechnięte ikony służą do wysyłania wiadomości tekstowych. Są nieodpowiednie i nieprofesjonalne w biznesowej wiadomości e-mail. Emotikony mogą przekierowywać wiadomości e-mail do filtra antyspamowego lub skrzynki z wiadomościami-śmieciami, co może wyglądać na niedojrzałe i nieprofesjonalne.

Chroń prywatność

E-mail jest publiczny. Nawet jeśli wiadomość e-mail zostanie usunięta, usługi online i programy mają dostęp do wiadomości na dysku twardym. Zanim klikniesz „wyślij”, zastanów się, co może się stać, jeśli kolega biznesowy, konkurent, pracodawca, FBI lub jakikolwiek niezamierzony odbiorca przeczyta Twoją wiadomość e-mail. Pomyśl o tym w ten sposób: jak wyglądałby mój e-mail, gdyby został opublikowany na Facebooku?

Nie bądź negatywny

Wysyłanie negatywnych komentarzy w wiadomości e-mail jest niewłaściwe. E-mail pisany wielkimi literami kojarzy się z gniewem w wiadomości e-mail. Te antagonistyczne wiadomości powodują niezręczność długo po wysłaniu i odebraniu wiadomości e-mail. Jeśli musisz przekazać złe wieści przez e-mail, użyj obiektywnych słów i przedstaw fakty. W przypadku przekazywania złych wiadomości najlepsza jest komunikacja twarzą w twarz.

Wykonaj korektę

Sprawdź i ponownie sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych i gramatycznych. Błędy te sprawiają, że wydajesz się nieprofesjonalny i zmniejszają prawdopodobieństwo, że wiadomość e-mail zostanie potraktowana poważnie. Oprogramowanie do poczty e-mail zawiera wiele profesjonalnych narzędzi, takich jak sprawdzanie pisowni — używaj ich.

Nie zapomnij o rozmowie bliżej

Powiadamiając odbiorcę, że odpowiedź nie jest potrzebna, cykl e-mailowy nie jest kontynuowany w nieskończoność. Zakończ słowami „Odpowiedź nie jest konieczna”, „Jeszcze raz dziękuję”, „Do zobaczenia na wtorkowym posiedzeniu zarządu” lub „Proszę o informację, czy mogę jeszcze pomóc”. Zakończ wiadomość e-mail zamknięciem, takim jak „Najlepsze”, „Z poważaniem”, „Z poważaniem”, „Dziękuję” lub inną odpowiednią frazą.