Jak napisać e-mail z zapytaniem biznesowym z przykładami

Czy kiedykolwiek uważałeś, że pisanie zapytania biznesowego jest trudne? Nie jesteś sam. Może to być żmudne, ale pisanie uprzejmych i profesjonalnych e-maili z zapytaniami biznesowymi jest podstawową umiejętnością we współczesnym życiu zawodowym.

Dobrze napisane zapytanie biznesowe, które jest jasne i zwięzłe, skutecznie przekaże Twoją prośbę. Powinno to zapewnić szybką odpowiedź ze wszystkimi informacjami potrzebnymi do wykonania pracy.

Aby Ci pomóc, podzieliliśmy proces, opisując podstawowe elementy tworzenia skutecznej wiadomości e-mail dla zapytań biznesowych. Udostępniliśmy zestaw wskazówek i sprawdzonych metod, które pomogą każdemu stworzyć idealne zapytanie. Zapoznamy Cię również z formatem wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym, dostarczymy próbki i pokażemy, jak bezpiecznie je wysyłać – i szybciej – dzięki naszemu szablonowi wiadomości e-mail z zapytaniami biznesowymi.

Zanim przeczytałeś ten wpis na blogu, zdobyłeś wiedzę i umiejętności, które dają Ci największe szanse na zdobycie potrzebnych informacji, kiedy tego chcesz i rozpoczęcie każdego nowego związku z właściwą nogą. Kąt

Co to jest zapytanie biznesowe?

Zacznijmy od zdefiniowania, czym jest zapytanie biznesowe.

Zapytanie to prośba o informacje.

Zapytanie biznesowe to formalna prośba o informacje od organizacji.

Oto niektóre z powodów, dla których możesz chcieć wysłać wiadomość e-mail z zapytaniem biznesowym:

• Pytanie o katalog, wycenę lub informacje o produkcie
• Żądanie szczegółów usługi
• Chcesz próbkę produktu
• Pytanie o dostępność miejsca, np. w hotelu lub na wystawie.

To tylko kilka powodów, ale istnieje prawie nieograniczony zakres sytuacji, w których potrzebne jest uzyskanie informacji od innej firmy.

W pewnym sensie zapytanie biznesowe można zdefiniować jako pierwszy krok nawiązania relacji z biznesem. W końcu piszesz go, aby dowiedzieć się więcej o usłudze, produkcie lub firmie, z której korzystasz, kupujesz lub współpracujesz z nią. Główną cechą jest to, że komunikacja ta ma na celu pozyskanie od firmy bardziej szczegółowych informacji.

OK, więc musisz złożyć zapytanie biznesowe. Jasne, możesz po prostu wysłać komuś wiadomość i powiedzieć: „Czy możesz wysłać mi XXX” lub „Chcę YYY”. Może to jednak zaszkodzić Twojej reputacji i firmie, którą reprezentujesz.

Naukowcy odkryli, że podczas pisania online wielu z nas ma tendencję do pisania konwersacyjnego. Chociaż takie podejście może być odpowiednie podczas pisania do przyjaciela, bycie nieformalnym może być postrzegane jako niegrzeczne, niegrzeczne, a nawet nieprofesjonalne w komunikacji biznesowej.

Istnieją również zauważalne różnice, szczególnie w przypadku komunikowania się z przedsiębiorstwami w różnych krajach lub kulturach. Na przykład Amerykanie są bardziej skłonni do komplementów. W przeciwieństwie do tego naukowcy odkryli, że Koreańczycy od razu przechodzą do rzeczy, porównując nawyki e-mailowe obu krajów. Trzymając się ustalonej struktury, unikasz potencjalnego zamieszania międzykulturowego.

Podstawową zasadą poczty elektronicznej jest komunikowanie się z „jasnością i empatią”, mówi ekspert ds. komunikacji i współpracownik Harvard Business Review, Erica Dhawan. Jej rada jest taka, że ​​powinieneś zwolnić i skupić się zarówno na tym, co mówisz, jak i na tym, jak to mówisz, w przeciwnym razie możesz wpłynąć na postrzeganie ciebie przez firmę.

Całkowicie się zgadzamy. Dlatego stworzyliśmy nasz kompletny przewodnik na ten temat. Pozostała część tego wpisu na blogu pomoże Ci uniknąć problemów i typowych pułapek podczas tworzenia wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym.

Jak napisać e-mail z zapytaniem biznesowym – kompletny przewodnik

Czas zacząć pisać. Każde zapytanie biznesowe powinno być zgodne ze standardowym formatem, który dyktuje jego strukturę oraz zestawem wytycznych kształtujących jego treść. Poniższe trzy części pomogą Ci poruszać się po tych niuansach w każdej sytuacji.

Do kogo jest adres e-mail z zapytaniem biznesowym?

Zanim przełożymy pióro na papier i poprowadzimy Cię przez proces pisania e-maila z prośbą o informacje, zacznijmy od określenia, kto go otrzyma.

Kluczowe pytanie brzmi: czy piszesz na osobiste konto e-mail czy na firmowe?

Wiele organizacji ma ogólny adres e-mail do zapytań (taki jak hello@ lub info@). Pisząc na takie adresy e-mail, powinieneś być formalny i bezpośredni. W zasadzie zwracasz się do organizacji.

Osobisty e-mail umożliwia bezpośrednie zaangażowanie osoby, zwracając się do niej jej imieniem i nazwiskiem. Używanie czyjegoś imienia może stworzyć natychmiastowy kontakt, ale może być kulturowo nie do przyjęcia w świecie biznesu.

Nasza rada to być ostrożnym. Lepiej być formalnym niż nieformalnym. W ten sposób unikniesz ryzyka zdenerwowania lub urażenia kogokolwiek.

Potrzebujesz więcej wskazówek dotyczących etykiety e-mail? Następnie nasz przewodnik po zasadach i etykiecie e-mail.

Standardowy format wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym

Profesjonalne zapytanie biznesowe odbywa się w tradycyjnym formacie, który jasno określa, czego chcesz. Jest w tym pięć kluczowych aspektów:

1. Temat wiadomości e-mail do zapytania
2. Powitanie
3. Ciało
4. Zamknięcie
5. Podpis/podpis

Przyjrzyjmy się szczegółowo różnym częściom idealnego formatu wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym.

1. Temat wiadomości e-mail do zapytania

Pisząc wiadomość e-mail z zapytaniami biznesowymi, postaraj się, aby wiersz tematu wiadomości był krótki, miły i bezpośredni. Najlepszy temat wiadomości e-mail do kopii zapytania jest krótki, uprzejmy i profesjonalny.

W dalszej części opiszemy kilka przykładów wiadomości e-mail z zapytaniami biznesowymi, ale skupiamy się na tym, aby ograniczyć je do jak najmniejszej liczby słów.

2. Powitanie

Kluczem jest tutaj przestrzeganie formalności. O ile nie jesteś z daną osobą po imieniu, unikaj „Cześć”, „Hej” lub „Cześć” i trzymaj się sprawdzonych formalnych powitań, takich jak „Kochanie”.

Używanie terminów zawodowych może poprawić postrzeganie Ciebie i organizacji, którą reprezentujesz. Opisujemy, dlaczego tak się dzieje i wyjaśniamy, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail w naszej funkcji.

3. Ciało

Ciało jest mięsem twojej wiadomości, w której prosisz. Podstawową zasadą przy tworzeniu wiadomości e-mail do zapytań biznesowych jest przejście od razu do sedna.

Powodem jest to, że wszyscy toniemy pod ciężarem komunikacji cyfrowej, a wielu z nas nie czyta całej wiadomości e-mail, mówi Matt Plummer. Zamiast tego skanujemy go w poszukiwaniu niezbędnych informacji.

Utrzymywanie zwięzłości, słodyczy i konkretów ma kluczowe znaczenie dla uzyskania odpowiedzi. Zmniejsza również ryzyko nieporozumień.

Załóżmy, że w wiadomości e-mail z zapytaniem prosisz o podanie kilku informacji naraz, takich jak prośba o szczegółowe informacje dotyczące asortymentu produktów. W takim przypadku możesz użyć wypunktowań, aby Twoje żądania były jaśniejsze, a liczba słów na niskim poziomie.

4. Zamknięcie

Po złożeniu wniosku prześlij krótkie oświadczenie końcowe w wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym. W tym miejscu warto opisać, w jaki sposób będziesz korzystać z informacji, a także kolejne kroki. Na przykład, jeśli prosisz o katalog, możesz wyjaśnić, że wkrótce chcesz złożyć zamówienie.

Na zakończenie zarządzaj oczekiwaniami. Jeśli potrzebujesz informacji w określonym terminie, powiedz to. Wyjaśnij także odpowiednie kanały komunikacji. Jeśli martwisz się zimnymi telefonami, powiedz ludziom, w jaki sposób mogą się z Tobą skontaktować.

5. Podpisanie/podpis

Nie zapomnij dodać odpowiedniego podpisu (wiernego, szczerego lub podobnego) oraz podpisu zawierającego wszystkie Twoje dane, w tym imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe.

Jeśli prosisz kogoś o przesłanie Ci czegoś pocztą, upewnij się, że Twój adres jest poprawny.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wysłać wiadomość e-mail z zapytaniem? Przeczytaj nasz przewodnik, jak profesjonalnie zakończyć e-mail.

Najlepsze praktyki dotyczące pisania zapytania biznesowego

Czerpiąc inspirację z Harvard Business Review, opracowaliśmy pięć najlepszych praktyk dotyczących pisania wiadomości e-mail z zapytaniem w celach biznesowych. Postępuj zgodnie z nimi, a każda prośba o informacje zostanie przekazana w sposób jasny i skuteczny.

1. Dostosuj wiadomość
2. Wyjaśnij kim jesteś
3. Jasno określ, czego chcesz, kiedy i dlaczego
4. Niech to będzie krótkie i słodkie
5. Sprawdź to (a następnie sprawdź ponownie)

Przyjrzyjmy się tym wskazówkom bardziej szczegółowo.

1. Dostosuj wiadomość

Ludzie w biznesie są pod presją, więc im szybciej i bardziej konkretnie dojdziesz do sedna sprawy, tym większe prawdopodobieństwo, że otrzymasz odpowiedź.

Jak wyjaśniliśmy powyżej, zapytania biznesowe są formalną komunikacją, więc bądź uprzejmy i profesjonalny, a nie staraj się być przyjazny.

Korzystanie z szablonu do wycinania plików cookie zaczerpniętego ze strony internetowej może nie komunikować się lub przekazywać pożądanej wiadomości.

Zaawansowane narzędzia wspomagające pisanie, takie jak Flowrite, mogą pomóc Ci znaleźć swój autentyczny głos. Umożliwia tworzenie dopasowanych zapytań biznesowych, które są uprzejme, profesjonalne i z większym prawdopodobieństwem generują szybką odpowiedź.

2. Wyjaśnij kim jesteś

Podczas pisania e-maila z zapytaniem biznesowym lub prośby o informacje, kim jesteś, ma znaczenie. Nie wchodź od razu do swojej prośby. Zamiast tego powiedz czytelnikowi, kim jesteś.

Dzięki temu czytelnik zrozumie osobę, z którą się komunikuje, i dlaczego powinien Cię traktować poważnie.

3. Jasno określ, czego chcesz, kiedy i dlaczego

Naukowcy odkryli, że nadawcy wiadomości e-mail przeceniają, jak szybko nadawcy oczekują odpowiedzi. E-maile z zapytaniami biznesowymi wysyłane poza godzinami pracy mogą wydawać się pilniejsze, powodując presję na odpowiedź, która może powodować stres.

Kluczowym wnioskiem jest: wysyłając wiadomość e-mail z zapytaniem biznesowym, jasno określ informacje, o które prosisz, kiedy ich potrzebujesz, a przede wszystkim dlaczego.

Według Avery Blank w Forbes, jasne określenie, czego potrzebujesz i dlaczego, zmniejsza zamieszanie i znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że otrzymasz odpowiedź. Bonus polega na tym, że zaoszczędzisz czas, wysiłek i potencjalne zakłopotanie związane z wysyłaniem prośby o dalsze działania.

Przejrzystość może również uniemożliwić otrzymywanie setek zimnych e-maili lub telefonów. Jeśli chcesz otrzymać odpowiedź e-mail, powiedz to. Jeśli spodziewasz się telefonu, poproś o jeden.

Nie zostawiaj osoby, która się zastanawia.

4. Niech będzie krótki i słodki

Profesjonaliści biznesowi są zajęci, więc prośba powinna być zwięzła.

Jak długo powinna trwać Twoja wiadomość?

Eksperci z Hubspot zalecają, aby Twój e-mail zawierał od 50 do 125 słów. Chociaż ograniczenie wiadomości do 125 może nie być możliwe, najlepiej, aby zawierała mniej niż 200 słów.

5. Sprawdź to (a następnie sprawdź ponownie)

Dokładność jest niezbędna podczas pisania biznesowego e-maila, więc upewnij się, że przejrzysz i udoskonalisz swoje wiadomości przed ich wysłaniem. Jeśli wysyłasz wiele e-maili jednocześnie, dokładnie sprawdź krytyczne informacje, takie jak imię i nazwisko odbiorcy oraz jego organizacja.

Jeśli komunikujesz się w języku, który nie jest twoim pierwszym, zachowaj szczególną ostrożność. Darmowe narzędzia do sprawdzania pisowni online mogą mieć problemy z kontekstem lub nie rozumieć określonych terminów technicznych lub zawodowych, więc nie zawsze ufaj ich rekomendacjom bez sprawdzenia.

Aby uniknąć problemów, wypróbuj narzędzie do pisania AI, takie jak Flowrite, które rozumie, do kogo się zwracasz i intencje wiadomości.

Kiedy powinienem kontynuować zapytanie biznesowe?

Jeśli zastosowałeś się do naszych rad i wskazówek powyżej, prawdopodobnie otrzymasz odpowiedź. Jeśli jednak nadal czekasz, możesz wysłać e-mail z przypomnieniem.

Omówiliśmy tutaj, jak tworzyć wiadomości e-mail z przypomnieniem, ale pozostaje pytanie: kiedy wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem o zapytaniu biznesowym?

Jeśli Twoja prośba nie jest pilna, daj tej osobie co najmniej kilka dni na odpowiedź. W pilnych przypadkach możesz wysłać e-mail lub nawet zadzwonić wcześniej.

We wszystkich przypadkach warto być uprzejmym, gdy zastanawiasz się, jak napisać e-mail uzupełniający. Prawdopodobnie istnieje prawdziwy powód, dla którego ktoś mógł nie odpowiedzieć na Twoją wiadomość.

Przykłady wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym

Przedstawiliśmy więc podstawowe zasady tworzenia idealnego e-maila z zapytaniem biznesowym. Mimo to zawsze warto zobaczyć je w praktyce.

Aby pomóc wyjaśnić niektóre z podstawowych kwestii, poniżej utworzyliśmy kilka przykładów wiadomości e-mail z zapytaniami biznesowymi.

Dokładność i autentyczność są niezbędne podczas tworzenia zapytania e-mail. Chcesz, aby ludzie zrozumieli, że mówisz poważnie, a nie uzyskasz tego, używając szablonu, w którym wypełniasz puste miejsca. Zamiast kopiować i wklejać, użyj ich jako inspiracji do tworzenia wiadomości e-mail.

Co więcej, korzystanie z Flowrite to najłatwiejszy i najszybszy sposób na pisanie e-maili z zapytaniami biznesowymi. Dzięki najnowszym osiągnięciom sztucznej inteligencji nasze narzędzie może generować autentyczne i spersonalizowane wiadomości e-mail, które zapewniają, że otrzymasz potrzebne informacje.

Wyślij e-mail do organizacji

Jeśli wysyłasz ogólny adres e-mail, zachowaj formalność. W tym przykładzie wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym prosimy o przesłanie nam katalogu. Jest szybki i łatwy, wyjaśnia, czego chcesz, kiedy chcesz i dlaczego.

E-mail do osoby fizycznej

Format tego przykładowego e-maila z zapytaniem biznesowym jest zasadniczo taki sam jak pierwszy, ale jest dostosowany do odbiorcy. Kiedy tworzysz osobiste połączenie, zwiększasz szanse na odpowiedź. Ponownie zobaczysz, jak w uprzejmy, ale stanowczy sposób radzimy sobie z oczekiwaniami na końcu wiadomości e-mail.

Pytanie o szczegółowe informacje

W tym przykładzie chcemy uzyskać więcej informacji, które umożliwią nam podjęcie decyzji o zakupie. Tak więc zamiast długiej, przeciągającej się wiadomości, punktory wyjaśniają, czego potrzebujemy, kiedy i dlaczego.

Pisanie za pomocą szablonu e-maila z zapytaniem biznesowym Flowrite

Flowrite to narzędzie do pisania AI, które zamienia krótkie punkty w pełnoprawne e-maile i wiadomości. Po prostu zapisujesz kilka zdań jako instrukcje, wybierasz odpowiedni szablon i obserwujesz, jak e-mail sam się pisze.

Kiedy mówimy o szablonach wiadomości e-mail, nie mamy na myśli niczego wstępnie napisanego, co trzeba skopiować i wkleić. Zamiast tego nasze szablony prowadzą sztuczną inteligencję do napisania od zera odpowiedniego typu wiadomości e-mail do Twoich celów. Oto przykład naszego szablonu zapytania biznesowego w akcji.

Jak widzisz, wiadomość e-mail, którą generuje dla Ciebie Flowrite, jest spersonalizowana i kontekstowa. Co więcej, nie musisz mieć obsesji na punkcie tego, jak odbiorca może postrzegać dobrane słowa lub frazy, ponieważ możesz wybrać ton generowanego e-maila. Błędy ortograficzne i gramatyczne? Jest też płynnie w języku angielskim. Syndrom pustego ekranu? Wybierz szablon bez wpisywania żadnych wypunktowań, a Flowrite wygeneruje dla Ciebie przykładowy e-mail.

Co powinienem z tego wynieść?

Powinieneś teraz zrozumieć, czym jest zapytanie biznesowe (a czym nie jest), prawidłowy format wiadomości e-mail z zapytaniem biznesowym oraz kilka najlepszych praktyk dotyczących tworzenia korespondencji korporacyjnej. Teraz powinieneś wiedzieć, jak napisać e-mail z zapytaniem biznesowym.

Przedstawione przez nas przykłady pokazują, w jaki sposób można tworzyć bezpośrednie i szczegółowe zapytania biznesowe, które dają pewność tworzenia własnych.

Naszą ostatnią radą jest powstrzymanie się od kopiowania i wklejania oraz nadanie charakteru swojej komunikacji zawodowej.