Zwroty żargonowe, których należy unikać w pisaniu biznesowym

Piszesz notatkę do kolegi, prosząc o „szybką synchronizację”, aby podjąć „decyzję w czasie gry” w sprawie kandydata na „gwiazdę rocka”, z którym jesteś pewien, że „dasz z siebie 110 procent” tej pracy.

Niewiele rzeczy jest tak potencjalnie zagmatwanych (lub drażniących) jak żargon w pisaniu biznesowym. To prawda, że ​​żargon może czasami być wygodnym skrótem, gdy szybko komunikujesz się z osobą, co do której masz pewność, że cię zrozumie. Ale nawet jeśli tak się stanie, istnieje ryzyko, że Twoje pisanie będzie wyglądać jak technobełkot w grupie. Z tego i innych powodów należy unikać używania wyrażeń żargonowych w pismach biznesowych.

Co to jest żargon?

Żargon to termin lub fraza używana przez określoną grupę lub dyscyplinę. Słowa w wyrażeniu żargonowym często przekazują ideę różniącą się od ich dosłownego znaczenia. Na przykład „dawanie z siebie 110 procent” nie ma nic wspólnego z matematyką i jest metaforycznym językiem oznaczającym „bardzo ciężką pracę”.

Żargon jest przeciwieństwem prostego języka, który jest bezpośrednim, przystępnym językiem, którego celem jest proste przekazanie idei. Żargon różni się od terminologii branżowej, ponieważ jest sposobem powiedzenia czegoś, co można powiedzieć w prostszy i bardziej bezpośredni sposób.

Żargon w komunikacji biznesowej

Żargon może pojawić się w dowolnym miejscu komunikacji biznesowej: w formalnym e-mailu do klienta, w wewnętrznej propozycji projektu, w streszczeniu białej księgi lub w innym miejscu. Używanie żargonu może być kolorowym sposobem przekazania koncepcji. Częściej jednak żargon może sprawiać, że Twoje teksty będą wydawać się niejasne i pretensjonalne.

Żargon może sprawiać wrażenie, jakbyś próbował zaimponować innym, co powoduje sprzeczny z intuicją efekt, sprawiając wrażenie mniej utalentowanych. W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazało, że mniej doświadczeni pracownicy naukowi używali więcej żargonu niż ci z większym doświadczeniem. Często ci, którym brakuje prawdziwej wiedzy, używają żargonu, aby sprawiać wrażenie, że wiedzą, o czym mówią.

Niezależnie od Twojej wiedzy, żargon może zniechęcić lub zdezorientować innych, którzy nie rozumieją tego wyrażenia przenośnego, zwłaszcza tych, dla których angielski nie jest językiem ojczystym oraz – biorąc pod uwagę mnogość zwrotów sportowych w żargonie biznesowym – tych, którzy nie są fanami sportu. Jeśli ktoś nie rozumie, co piszesz, oznacza to, że nie udało ci się z nim porozumieć. Żargon czasami kryje w sobie niewrażliwą postawę lub sprawia wrażenie bezmyślnego, modnego lub banalnego. Wreszcie, żargonu można użyć, aby ukryć lub osłodzić niezbyt przyjemny pomysł, co może sprawiać wrażenie, jakbyś unikał trudnego tematu. Pomyśl o wyrażeniu „redukcja zatrudnienia”, gdy firma musi zwolnić grupę ludzi.

Z tych wszystkich negatywnych powodów żargon jest niepotrzebny. Jeśli Twój pomysł może zostać przekazany prościej i przystępniej, bez używania żargonu, powinien tak być. Rzadko popełnisz błąd, mówiąc wyraźnie i bezpośrednio.

Pięć popularnych zwrotów żargonowych

Oto popularne zwroty żargonowe często używane w pismach biznesowych:

Myśl nieszablonowo

To sformułowanie jest niejasne i niejasne. Sugeruje, że prosisz kogoś o przedstawienie nowych pomysłów, ale nie określa parametrów tej prośby ani tego, jakiego rodzaju pomysły chciałbyś mieć. Nie mówi im, czym dokładnie jest to pudełko. Co więcej, był nadużywany i utracił swój wpływ, jaki kiedyś miał. Dlatego ludziom trudno jest zrozumieć to wezwanie do działania lub odpowiedzieć na nie. Bardziej przejrzysta dyrektywa brzmiałaby „wymyśl trzy nowe slogany” lub „przeprowadź burzę mózgów na temat czterech nowych sposobów, w jakie nasz zespół może cotygodniowo pracować z tym drugim”.

Nisko wiszące owoce

Wyrażenie to odnosi się do czegoś, co jest łatwe do osiągnięcia, ponieważ łatwo jest zerwać pomarańczę wiszącą na niskiej gałęzi. Jest stosunkowo jasne, co to oznacza, ale ma problematyczne skojarzenie i podobnie jak inne omówione tutaj wyrażenia, obecnie brakuje mu wpływu. Jeśli masz na myśli „łatwe do osiągnięcia” lub „szybkie zwycięstwo”, dlaczego by tego nie powiedzieć?

Podnieś stawkę

Oznacza to ulepszenie czegoś lub włożenie w coś więcej wysiłku, ale nie jest jasne, w jaki sposób. Czy doliczamy więcej godzin? Przemyśleć ponownie część propozycji? A może współpracować z innym zespołem, z którym jeszcze nie współpracowaliśmy?

Rozgrywający w poniedziałek rano

Odnosi się to do kogoś, kto ogląda mecz w niedzielę i następnego dnia decyduje, jak powinien on zostać rozegrany. W zastosowaniach biznesowych odnosi się do osoby, która wątpi w decyzję podjętą przez siebie lub inną osobę w biurze. Podobnie jak inne wyrażenia w żargonie sportowym, może to być niejasne, zwłaszcza dla wielu Twoich kolegów, którzy nie są fanami futbolu amerykańskiego.

Z kieszeni

Oznacza to, że będziesz niedostępny. Nie jest jednak jasne, skąd to się wzięło i co kieszenie mają wspólnego z harmonogramem pracy. Lepszym sposobem, aby to powiedzieć, byłoby bardziej bezpośrednie stwierdzenie, że nie będziesz dostępny za pośrednictwem poczty e-mail lub Slacka — lub po prostu, że będziesz poza biurem, jeśli tak jest.

Terminy techniczne a żargon: Zrozumienie różnicy

Terminy techniczne to specjalistyczne słowa lub wyrażenia, które odnoszą się do czegoś konkretnego w danej dyscyplinie. Różnią się od żargonu, ponieważ są niezbędnymi zwrotami do przekazania bardzo konkretnej idei, której nie można łatwo sparafrazować na prostsze słowa. Jednym z przykładów terminu technicznego w marketingu jest „kwalifikowany potencjalny sprzedawca” lub „SQL”. Jest to termin odnoszący się do osoby, która wyraziła zainteresowanie Twoją firmą („potencjalny klient”), co do której zespół sprzedaży uznał, że jest dobrym potencjalnym klientem („wykwalifikowanym”). Nie ma prostszego, zatwierdzonego przez branżę sposobu, aby to powiedzieć.

Żargon różni się od terminów technicznych tym, że często jest bardziej konwersacyjnym zwrotem lub wyrażeniem, które można wyrazić w inny, łatwiejszy sposób. Powiedzieć, że ktoś jest „gwiazdą rocka w generowaniu SQL”, jest żargonem. Zamiast tego możesz powiedzieć, że ta osoba doskonale identyfikuje osoby zainteresowane Twoim produktem.

Czy żargon jest kiedykolwiek odpowiedni?

Żargon jest czasami odpowiedni w pewnych kontekstach. Jednym z przykładów jest rozmowa z osobami, które używały tych wyrażeń w przeszłości, ponieważ możesz być całkiem pewien, że je rozumieją. (Oczywiście istnieje ryzyko, że sami nie rozumieli żargonu, kiedy go używali!) Innym sposobem, w jaki żargon może być odpowiedni, jest służenie jako wygodny skrót, gdy Ty i Twoi odbiorcy już wiecie, co oznacza. Na przykład, gdy w toczącej się dyskusji stanie się jasne, na czym polega „dezintermediacja”, możesz oszczędzić słów, opierając się na tym określeniu.

Rola odbiorców w pisaniu biznesowym

Twoi odbiorcy mają wpływ na wszystkie aspekty pisania tekstów biznesowych, od tonu, jaki używasz, po słowa, których używasz. Żargon może być odpowiedni do użycia, gdy komunikujesz się z rówieśnikami, co do których możesz być pewien, że zrozumieją dane wyrażenia. Jeśli jednak przemawiasz do szerszego grona odbiorców, w skład którego wchodzi wiele osób na różnych poziomach, najlepiej zachować ostrożność i unikać żargonu w pisaniu biznesowym.

Popraw przejrzystość i czytelność dokumentów biznesowych

W przypadku tekstów biznesowych – niezależnie od tego, czy piszesz e-mail, czy formalną propozycję – ważne jest, aby były jasne i bezpośrednie, aby czytelnik zrozumiał zamierzoną wiadomość. Najlepszym sposobem, aby to zapewnić, jest używanie prostego języka zamiast żargonu. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:

Unikaj skrótów

Jedną z najprostszych zasad jest pisanie skrótu zamiast używania liter. Na przykład wpisz „potencjalny klient posiadający kwalifikacje marketingowe” zamiast „MQL”.

Parafrazuj i upraszczaj

Podejmij wyzwanie, aby powiedzieć prościej, parafrazując żargon, którego masz ochotę użyć. Udawaj, że rozmawiasz z dzieckiem. Zamiast więc mówić: „Nie warto wyciskać soku”, powiedz: „Nie warto”.

Sprawdź, a następnie wymień

Jeśli nie masz pewności co do dokładnego znaczenia wyrażenia, nie używaj go. Zamiast tego sprawdź wyrażenie, którego masz ochotę użyć, aby zobaczyć, co ono oznacza. Następnie użyj alternatywnego wyrażenia, które jaśniej oddaje to, co naprawdę chcesz powiedzieć.

Załóż, że czytelnik nie ma wiedzy o Twojej okolicy

To założenie zachęca Cię do używania jasnych i prostych słów, a nie słów lub zwrotów, które możesz usłyszeć.

Kluczowe wnioski

• Żargon to termin lub fraza, która oznacza coś innego niż dosłowne znaczenie słowa lub słów.
• Używanie żargonu w pismach biznesowych może sprawić, że będziesz postrzegany jako pretensjonalny, wykluczający i niepewny siebie.
• Używanie żargonu może również dezorientować osobę, której udzielasz wskazówek. Mogą nie rozumieć, czego od nich oczekujesz.
• Aby zapewnić skuteczną komunikację, pisarze powinni zawsze stawiać na pierwszym miejscu przejrzystość i prostotę i powinni starać się unikać żargonu w większości przypadków, gdy piszą w miejscu pracy.

Często zadawane pytania dotyczące żargonu

Czy żargon może być kiedykolwiek odpowiedni w pisaniu biznesowym?

Tak, żargon może czasami być odpowiedni w pisaniu biznesowym, jeśli masz pewność, że czytelnik rozumie wyrażenie, którego używasz, lub jeśli może służyć jako wygodny skrót czegoś, co już wyjaśniłeś. Jednak nadal powinien być ograniczony, ponieważ zbyt duża ilość żargonu w jednym tekście może zirytować czytelnika.

Skąd mam wiedzieć, czy dany termin jest żargonem, czy niezbędnym językiem technicznym?

Jednym ze sposobów sprawdzenia, czy dany termin jest żargonem, czy niezbędnym językiem technicznym, jest próba sparafrazowania go prostszymi słowami. Jeśli jest to łatwe, prawdopodobnie jest to żargon i powinieneś użyć prostszego wyrażenia.

Jakie są najlepsze strategie upraszczania pisania zawierającego dużo żargonu?

Najlepsze strategie upraszczania tekstu zawierającego dużo żargonu polegają na prostym przeformułowaniu tego, co chcesz powiedzieć, założeniu, że odbiorcy nie mają doświadczenia w Twojej dziedzinie i unikaniu używania skrótów.

Jak sprawić, by teksty o mojej firmie były bardziej dostępne dla ogółu odbiorców?

Tekst biznesowy powinien być jasny i zwięzły, a jeśli to możliwe, powinien używać prostych słów. Możesz także założyć, że odbiorcy, którzy będą czytać Twoje teksty, nie mają wiedzy specjalistycznej w Twojej branży lub obszarze i że Twoim zadaniem jest im to wyjaśnić tak jasno, jak to możliwe.