Jak sformatować list biznesowy w 7 krokach

Napisanie oficjalnego listu biznesowego może wydawać się zastraszającym zadaniem, ale nie musi być trudne. Istnieją ustalone zasady dotyczące układu i tonu, których można łatwo przestrzegać, aby stworzyć dopracowaną korespondencję.

Chociaż obecnie większość listów biznesowych jest wysyłana w formie dokumentów cyfrowych, nadal można je wydrukować w staromodny sposób. Listy biznesowe mogą służyć do informowania interesariuszy, dostarczania listu referencyjnego, potwierdzania zatrudnienia lub dzielenia się ofertą pracy, a także do innych ważnych korespondencji biznesowej.

W tym przewodniku omówimy, jak sformatować list do celów biznesowych przy użyciu formularza blokowego. (Inne opcje formatowania obejmują zmodyfikowane formy blokowe, półblokowe i wcięte.)

Przejdźmy do rzeczy.

Formatowanie listu biznesowego

List biznesowy to formalnie napisany dokument, który służy celom oficjalnym. Zwykle jest wysyłany z jednej firmy do drugiej lub do klientów, interesariuszy lub pracowników. Prawidłowo sformatowane litery ukazują strukturę, jednolitość i organizację.

Oto, na co należy zwrócić uwagę podczas formatowania listu biznesowego.

• marginesy
• rozstaw
• rozmiar czcionki
• adres
• blankiet firmowy
• uzasadnienie

Jak sformatować list biznesowy

Formatowanie listu biznesowego nie musi być trudne. Istnieje prosty, sześcioetapowy proces, który powstał w XII wieku. To było dziewięć wieków temu! Skorzystaj z tej sprawdzonej metody, aby skutecznie i skutecznie strukturyzować formalną korespondencję.

1 Ustawienia dokumentu

Zanim zaczniesz pisać list biznesowy, ustaw czcionkę Times New Roman lub Arial, rozmiar czcionki 12. Wyrównaj tekst do lewej i upewnij się, że piszesz z pojedynczymi odstępami, z pustą linią między akapitami. Na górze i na dole dokumentu powinien znajdować się dwucalowy margines oraz jednocalowy margines po obu stronach.

2 Informacje kontaktowe i data

Na samej górze listu dodaj nagłówek listu, który będzie zawierał imię i nazwisko osoby lub firmy oraz dane kontaktowe. Papier firmowy jest często wyśrodkowany lub wyrównany do lewej strony u góry dokumentu, z nazwą i logo firmy (jeśli dotyczy) w górnym wierszu oraz innymi istotnymi informacjami, takimi jak lokalizacja i dane kontaktowe w wierszach poniżej, chociaż informacje te są fakultatywny.

Pod nagłówkiem firmowym dodaj dane kontaktowe zarówno Ciebie, jak i odbiorcy. Poniżej znajdują się informacje, które należy umieścić na górze listu, w kolejności, w jakiej powinny się pojawić.

• twoje imię
• Twój tytuł zawodowy
• Twoja firma
• adres Twojej firmy
• numer telefonu Twojej firmy
• Twój firmowy adres e-mail

Pomiń wiersz na końcu informacji i wstaw datę pisania listu. Następnie pomiń kolejną linię przed dodaniem informacji o odbiorcy.

• imię i nazwisko odbiorcy
• tytuł odbiorcy
• firma odbiorcy
• adres firmy odbiorcy

Jeszcze raz pomiń wiersz i pogrubioną czcionką dodaj temat listu.

3 Pozdrowienia

List biznesowy powinien być dokumentem formalnym. Powitanie powinno odpowiadać profesjonalnemu charakterowi listu.

Oto kilka zwrotów, które możesz wykorzystać w liście biznesowym.

• Komu to może dotyczyć
• Szanowny Panie / Pani / Mx. / Doktor [Nazwisko]
• Drogi [Imię] (jeśli masz nieformalną relację z odbiorcą)

4 Ciało

Teraz czas na pisanie. Używając linii o pojedynczych odstępach z dodatkowym odstępem między każdym akapitem, przygotuj treść listu biznesowego. Treść większości listów biznesowych składa się z trzech części. Staraj się, aby list nie zajmował jednej strony, co jest preferowane.

• Wprowadzenie:Przedstaw cel swojego listu. Wyjaśnij, dlaczego to piszesz, co masz nadzieję osiągnąć, i krótki przegląd ważnych informacji, które będziesz omawiać.
• Tekst główny: Podaj szczegółowe informacje na temat ważnych informacji wymienionych w akapicie wprowadzającym. Może to być od jednego do pięciu akapitów.
• Wniosek: podsumuj wszystko, co omówiłeś. Dołącz, jeśli to konieczne, wezwanie do działania lub kolejne kroki.

5 Zakończenie i podpis

Zakończenie listu może wydawać się niezręczne. Jednak nadużywane, banalne zamknięcie może w rzeczywistości idealnie pasować do profesjonalnego listu. Niezależnie od tego, czy wybierzesz formalne, czy nieformalne zamknięcie, zachowaj profesjonalizm. To są pewne możliwości.

• Z poważaniem
• Z szacunkiem
• Serdecznie
• To, co najlepsze
• Dziękuję
• Pozdrowienia

Poniżej zamknięcia pozostaw cztery do sześciu wierszy pustych, aby móc podpisać dokument po wydrukowaniu lub za pomocą aplikacji do podpisu elektronicznego. Po tych czterech wierszach wpisz swoje imię i nazwisko oraz tytuł w wierszu pod imieniem i nazwiskiem.

6 obudów (opcjonalnie)

Jeśli masz dokumenty, które chcesz dołączyć do swojego listu, takie jak formularz lub życiorys, możesz to zanotować, wpisując „Załącznik(i):”, a następnie listę innych dokumentów, kilka wierszy poniżej zamknięcia.

7 Recenzja

Zanim wyślesz swój list, poświęć trochę czasu na jego korektę. Profesjonalny list jest nie tylko poprawnie sformatowany, jego gramatyka, interpunkcja i ortografia powinny również być wolne od błędów. Sprawdź gramatykę i zastanów się nad swoim tonem, aby mieć pewność, że brzmisz profesjonalnie.

Przykłady formatu listu biznesowego

1 Przykład listu biznesowego w formularzu blokowym

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 listopada 2023 r

Pan Ethan Grinch Kradnie Boże Narodzenie, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Temat: Logistyka obchodów Bożego Narodzenia

Szanowny Panie Grinch,

Piszę, aby poprosić Cię o pomoc w uczynieniu naszych obchodów Bożego Narodzenia większymi i jaśniejszymi niż kiedykolwiek wcześniej. Ponieważ w przeszłości pomagaliście nam w przygotowaniu uroczystości, mamy nadzieję, że w tym roku zechcą Państwo ponownie do nas dołączyć.

Wyobrażam sobie wysoką na 25 metrów białą jodłę na naszą tegoroczną choinkę, pochodzącą z Auburn w Pensylwanii. Będzie to wymagało logistyki transportu. Dodatkowo mamy nadzieję na zorganizowanie kuligu z prawdziwymi reniferami. Podobnie jak w zeszłym roku, będziemy mieli ze sobą tablicę miejską. Dodatkowo chcielibyśmy ustawić w centrum miasta mobilny amfiteatr ze światłami, iskrami i wytwornicą mgły, aby rozpocząć przedstawienie.

W tym roku zabiegamy o dofinansowanie choinki i jej transportu do Whoville. Chętnie jednak przyjmiemy każdą inną pomoc, jaką możesz zapewnić. Daj mi znać, w czym chciałbyś pomóc, a skontaktuję się z Tobą, aby uzyskać więcej informacji.

To, co najlepsze,

[podpis]

Cindy Lou Who Główna organizatorka świąt Bożego Narodzenia Whoville, Inc.

Załączniki: Arkusz kosztów choinki, lista możliwości wolontariatu

2. Przykład listu biznesowego w formularzu blokowym

 WŁAŚCIWOŚCI DUŻEGO NIEDŹWIEDZIA 

SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, Kalifornia 90001 310-555-2788 [email protected]

17 marca 2023 r

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, Kalifornia 90401 310-555-3474 [email protected]

Temat: Dowód zatrudnienia

Droga Amando,

Twoja pracownica, Hayley McPhee, złożyła wniosek o mieszkanie w jednym z naszych apartamentowców. Zwracam się do Państwa z prośbą o zaświadczenie o zatrudnieniu.

Aby jej wniosek o mieszkanie został zatwierdzony, potrzebuję dowodu zatrudnienia i informacji o wynagrodzeniu. Prosimy o jak najszybsze przesłanie tego listu na adres podany na górze niniejszego listu. Mogę również zaakceptować te informacje pocztą elektroniczną, jeśli możesz załączyć je w formacie PDF.

Oto krótkie podsumowanie informacji, których szukam w związku z tą aplikacją.

• Pismo potwierdzające jej zatrudnienie
• Podsumowanie wynagrodzeń

To, co najlepsze,

[podpis]

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC