Jak sformatować list biznesowy w 7 krokach

Napisanie oficjalnego listu biznesowego może wydawać się zastraszającym zadaniem, ale nie musi być trudne. Istnieją ustalone zasady dotyczące układu i tonu, których można łatwo przestrzegać, aby stworzyć dopracowaną korespondencję.

Podczas gdy większość listów biznesowych jest obecnie wysyłana jako dokumenty cyfrowe, nadal można je wydrukować w staromodny sposób. Listy biznesowe mogą służyć do informowania interesariuszy, dostarczania listu referencyjnego, potwierdzania zatrudnienia lub udostępniania oferty pracy, a także innej ważnej korespondencji biznesowej.

W tym przewodniku omówimy, jak sformatować list do celów biznesowych za pomocą formularza blokowego. (Inne opcje formatowania obejmują zmodyfikowany blok, półblok i formularze z wcięciem).

Przejdźmy do interesów.

Formatowanie listu biznesowego

List biznesowy to formalnie napisany dokument, który służy oficjalnemu celowi. Zwykle jest wysyłany z jednej firmy do drugiej lub do klientów, interesariuszy lub pracowników. Odpowiednio sformatowane litery przedstawiają strukturę, jednolitość i organizację.

Oto, na co należy zwrócić uwagę podczas formatowania listu biznesowego.

• marginesy
• rozstaw
• rozmiar czcionki
• adres
• blankiet firmowy
• uzasadnienie

Jak sformatować list biznesowy

Formatowanie listu biznesowego nie musi być zniechęcające. Istnieje prosty sześcioetapowy proces, który powstał w XII wieku. To było dziewięć wieków temu! Postępuj zgodnie z tą sprawdzoną metodą, aby wydajnie i efektywnie uporządkować formalną korespondencję.

1 Ustawienia dokumentu

Zanim zaczniesz pisać list biznesowy, ustaw czcionkę na Times New Roman lub Arial, rozmiar czcionki 12. Wyrównaj tekst do lewej i upewnij się, że tekst jest pojedynczy, z pustą linią między akapitami. Na górze i na dole dokumentu powinien znajdować się dwucalowy margines oraz jednocalowy margines po obu stronach.

2 Informacje kontaktowe i data

Na samej górze listu umieść nagłówek firmowy, który zawiera imię i nazwisko osoby lub firmy oraz dane kontaktowe. Nagłówek papieru firmowego jest często wyśrodkowany lub wyrównany do lewej górnej części dokumentu z nazwą i logo firmy (jeśli dotyczy) w górnym wierszu oraz innymi istotnymi informacjami, takimi jak lokalizacja i dane kontaktowe, w wierszach poniżej, chociaż informacje te są opcjonalny.

Pod nagłówkiem umieść informacje kontaktowe zarówno dla siebie, jak i dla odbiorcy. Poniżej znajdują się informacje, które należy umieścić na górze listu, w kolejności, w jakiej powinny się pojawiać.

• Twoje imię
• Twoje stanowisko
• Twoja firma
• adres Twojej firmy
• numer telefonu Twojej firmy
• Twój firmowy adres e-mail

Pomiń linijkę na końcu informacji i wstaw datę pisania listu. Następnie pomiń kolejny wiersz przed dodaniem informacji o odbiorcy.

• imię odbiorcy
• tytuł odbiorcy
• firmę Twojego odbiorcy
• adres firmy odbiorcy

Jeszcze raz pomiń wiersz i pogrubioną czcionką dodaj temat listu.

3 Powitanie

List biznesowy powinien być dokumentem formalnym. Pozdrowienie powinno pasować do profesjonalnego charakteru listu.

Oto kilka zwrotów grzecznościowych, których możesz użyć w liście biznesowym.

• Do tych których może to dotyczyć
• Szanowny Panie / Pani / Mx. / dr [nazwisko]
• Drogi [Imię] (jeśli masz nieformalny związek z odbiorcą)

4 Ciało

Teraz czas na pisanie. Używając pojedynczych wierszy z dodatkowym odstępem między każdym akapitem, naszkicuj treść listu biznesowego. Treść większości listów biznesowych składa się z trzech części. Staraj się, aby list mieścił się na jednej stronie, co jest preferowane.

• Wstęp: Przedstaw cel swojego listu.Wyjaśnij, dlaczego to piszesz, co masz nadzieję osiągnąć, oraz krótki przegląd ważnych informacji, które omówisz.
• Tekst główny: Podaj szczegółowe informacje na temat ważnych informacji przedstawionych w akapicie wprowadzającym. Może to być od jednego do pięciu akapitów.
• Wniosek: Podsumuj wszystko, co omówiłeś. W stosownych przypadkach dołącz wezwanie do działania lub kolejne kroki.

5 Zamknięcie i podpis

Zakończenie listu może wydawać się niezręczne. Jednak nadużywane, banalne zamknięcie może w rzeczywistości idealnie pasować do profesjonalnego listu. Niezależnie od tego, czy wybierzesz formalne, czy nieformalne zamknięcie, zachowaj profesjonalizm. Oto kilka możliwości.

• Z poważaniem
• Z szacunkiem
• Serdecznie
• To, co najlepsze
• Dziękuję
• Pozdrowienia

Pod zamknięciem pozostaw cztery do sześciu wierszy pustych, aby można było podpisać dokument po wydrukowaniu lub za pomocą aplikacji do podpisu elektronicznego. Po tych czterech wierszach wpisz swoje imię i nazwisko oraz tytuł w wierszu poniżej swojego imienia i nazwiska.

6 Obudowy (opcjonalnie)

Jeśli masz dokumenty, które chcesz dołączyć do listu, takie jak formularz lub życiorys, możesz to zapisać, pisząc „Załącznik(i):”, a następnie listę innych dokumentów, kilka wierszy poniżej zamknięcia.

7 Recenzja

Zanim wyślesz list, poświęć trochę czasu na jego sprawdzenie. Profesjonalny list jest nie tylko poprawnie sformatowany, ale jego gramatyka, interpunkcja i ortografia również powinny być wolne od błędów. Przeprowadź kontrolę gramatyczną i rozważ swój ton, aby upewnić się, że brzmisz profesjonalnie.

Przykłady formatów listów biznesowych

1 Przykład listu biznesowego w formularzu blokowym

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 listopada 2023 r

Pan Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Temat: Logistyka Świąt Bożego Narodzenia

Szanowny Panie Grinch,

Piszę, aby poprosić Cię o pomoc w sprawieniu, aby nasze obchody Bożego Narodzenia były większe i jaśniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Ponieważ w przeszłości pomagałeś nam w organizacji obchodów, mamy nadzieję, że w tym roku ponownie zechcesz się zaangażować.

Wyobrażam sobie 84-metrową białą jodłę na naszą tegoroczną choinkę, jedną z Auburn w Pensylwanii. Będzie to wymagało pewnej logistyki transportu. Dodatkowo mamy nadzieję na kulig z prawdziwymi reniferami. Podobnie jak w zeszłym roku, towarzyszyć nam będzie szyld miasta. Dodatkowo chcielibyśmy ustawić mobilny amfiteatr w centrum miasta ze światłami, ognie i wytwornicą mgły, aby rozpocząć przedstawienie.

W tym roku poszukujemy funduszy na choinkę i jej transport do Whoville. Chętnie jednak przyjmiemy każdą inną pomoc, jaką możesz zapewnić. Daj mi znać, w czym chcesz pomóc, a ja skontaktuję się z Tobą, aby uzyskać więcej informacji.

To, co najlepsze,

[podpis]

Cindy Lou Who Główny organizator świąt Whoville, Inc.

Załączniki: arkusz kosztów choinki, lista możliwości wolontariatu

2. Przykład listu biznesowego w formie bloku

 WŁAŚCIWOŚCI DUŻEGO NIEDŹWIEDZIA 

SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 marca 2023 r

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Temat: Dowód zatrudnienia

Droga Amando,

Twój pracownik, Hayley McPhee, złożył wniosek o mieszkanie w jednym z naszych apartamentowców. Zwracam się do Państwa o potwierdzenie zatrudnienia.

Aby jej wniosek mieszkaniowy został zatwierdzony, potrzebuję zaświadczenia o zatrudnieniu i informacji o wynagrodzeniu. Prosimy o jak najszybsze przesłanie tego na adres podany na górze niniejszego listu. Mogę również przyjąć te informacje pocztą elektroniczną, jeśli możesz je załączyć w formacie PDF.

Oto krótkie podsumowanie informacji, których szukam w tej aplikacji.

• List potwierdzający jej zatrudnienie
• Podsumowanie wynagrodzenia

To, co najlepsze,

[podpis]

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC