7 najlepszych przykładów pisarstwa biznesowego: przewodnik dla pisarzy biznesowych

Pismo biznesowe ma wiele kształtów i rozmiarów. Zapoznaj się z tymi 7 przykładami pism biznesowych, aby dowiedzieć się, jak korzystać z komunikacji pisemnej w Twojej firmie.

Pisanie biznesowe jest częścią codziennych operacji biznesowych, niezależnie od wielkości firmy. Struktura zdania, dobór słów i formatowanie komunikacji biznesowej są specyficzne dla typu wysyłanego dokumentu. Pracownicy poproszeni o sporządzenie dokumentu biznesowego muszą rozumieć różne rodzaje pisma biznesowego, które istnieją. Kilka ogólnych wskazówek dotyczących pisania ma zastosowanie do wszystkich rodzajów pisania biznesowego, w tym:

• Pisz głosem czynnym, a nie pasywnym
• Bądź zwięzły i bezpośredni w swojej komunikacji
• Zobowiązuj się do unikania literówek poprzez sprawdzanie i używanie programów do sprawdzania gramatyki i pisowni
• Unikaj żargonu i sloganów
• Oszczędnie używaj skrótów

Ponadto każdy, kto pisze dla firmy, musi zobowiązać się do bezbłędnej pracy. Większość firm będzie dysponować przewodnikami dotyczącymi stylu i tonu ich pisemnych dokumentów, a pisarze również powinni się z nimi zapoznać. Mimo to istnieje pewna różnorodność w różnych typach pisma używanych w biznesie. Oto lista przykładów pisarstwa biznesowego, które możesz przestudiować, aby stworzyć lepiej napisane prace dla swojej firmy lub organizacji.

1. Listy biznesowe

Listy biznesowe są formą transakcyjnego pisania biznesowego. List biznesowy to formalny dokument pisemny wysyłany od jednej osoby w organizacji do drugiej. Istnieje wiele sytuacji, w których ktoś może potrzebować skorzystać z tego rodzaju komunikacji biznesowej, w tym:

• Listy z propozycjami biznesowymi: Listy te proponują porozumienie biznesowe między dwiema stronami i określają warunki tego porozumienia.
• List polecający: List polecający jest wysyłany do potencjalnego pracodawcy, aby polecić kandydata na dane stanowisko.
• Listy uzupełniające: po rozmowie kwalifikacyjnej lub innej komunikacji osobistej profesjonaliści zazwyczaj wysyłają list uzupełniający, który obejmuje rozmowę lub rozmowę kwalifikacyjną oraz wszelkie pytania, które pojawią się później.
• List ofertowy: List ofertowy określa warunki oferty biznesowej, zwykle gdy oferta pracy jest na stole.
• List motywacyjny: List motywacyjny towarzyszy CV lub podaniu o pracę.
• List z rezygnacją: Ten list informuje firmę, że rezygnujesz z pracy. Większość firm wymaga listu z rezygnacją w ciągu kilku tygodni od daty zakończenia.

Oto szablon, którego możesz użyć podczas pisania listu biznesowego. Pamiętaj, że pominiesz linię między każdą sekcją:

• Twoje Informacje Kontaktowe
• Data w formacie miesiąc, dzień, rok
• Stanowisko odbiorcy, nazwa firmy i adres
• Zwrot grzecznościowy, zwykle w formacie „Imię drogiej osoby”.
• Treść listu z pojedynczym odstępem dla każdego akapitu ze spacją między nimi.
• Wezwanie do działania, aby zakończyć treść listu, który zawiera adres e-mail i numer telefonu, jeśli to konieczne.
• Zamknięcie w formacie „Z poważaniem”
• Odręczny podpis
• Wpisane imię

Oto jak to może wyglądać:

John Smith
123 Drury Lane
Nowy Jork, NY 12345

20 kwietnia 2021 r

Sarah Collins
Dyrektor ds. Zasobów Ludzkich
ACME Tech
Droga Biznesowa 123
Nowy Jork, NY 12345

Szanowna Pani Collins,

Piszę, aby poinformować Cię o naszym nadchodzącym wydarzeniu technologicznym w Nowym Jorku i zaprosić Cię do roli głównego mówcy. Wydarzenie odbędzie się w dniach 15-18 września w hotelu Raddison.

Przez ostatnie pięć lat obserwowałem Twoją wiedzę z zakresu zasobów ludzkich, gdy rozwijałeś ACME Tech i wdrażałeś nowych ludzi. Wierzymy, że będziesz atutem dla naszych uczestników, którzy szukają sposobów na lepszą integrację swoich nowych pracowników w swoich firmach technologicznych.

Pakiet Twojego prelegenta obejmuje zakwaterowanie, wyżywienie i skromne honorarium.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się skontaktować ze mną pod adresem [email protected] lub zadzwoń pod numer 444-444-4444. Czekam na wiadomość od Ciebie.

Z poważaniem

(Podpis)

John Smith

2. E-maile biznesowe

E-maile biznesowe mają podobną strukturę do listów biznesowych. Jednak zawierają one również wiersz tematu. W tej formie profesjonalnej komunikacji będziesz chciał, aby wiersz tematu informował, od kogo pochodzi e-mail i dlaczego został wysłany. W wiadomości e-mail będziesz mieć ten sam format, co list biznesowy, ale pominiesz informacje kontaktowe i datę u góry. Struktura listu powinna być podobna. W podpisie zamknij list swoim imieniem i nazwiskiem, tytułem, numerem telefonu i adresem e-mail. Oto jak możesz dostosować poprzedni list biznesowy do formatu e-maila:

Temat: Zaproszenie na wrześniowego prelegenta

Szanowna Pani Collins,

Piszę, aby poinformować Cię o naszym nadchodzącym wydarzeniu technologicznym w Nowym Jorku i zaprosić Cię do roli głównego mówcy. Wydarzenie odbędzie się w dniach 15-18 września w hotelu Raddison.

Przez ostatnie pięć lat obserwowałem Twoją wiedzę z zakresu zasobów ludzkich, gdy rozwijałeś ACME Tech i wdrażałeś nowych ludzi. Wierzymy, że będziesz atutem dla naszych uczestników, którzy szukają sposobów na lepszą integrację swoich nowych pracowników w swoich firmach technologicznych.

Pakiet Twojego prelegenta obejmuje zakwaterowanie, wyżywienie i skromne honorarium.

Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się ze mną pod adresem [email protected] lub zadzwoń pod numer 444-444-4444. Czekam na wiadomość od Ciebie.

Z poważaniem

John Smith, koordynator marketingu, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Notatki

Notatka lub memorandum to krótka, zwięzła forma komunikacji, zwykle wysyłana do grupy osób w firmie. Zwykle jest używany do ogłaszania czegoś członkom organizacji. Notatki mają określony szablon nagłówka, który jest następujący:

• MEMORANDUM
• DO: (pełne nazwiska czytelników i stanowiska)
• OD: (imię i nazwisko oraz tytuł nadawcy)
• DATA: (pełna data)
• TEMAT: (Krótki temat, który dokładnie wskazuje główny punkt notatki)

Sama notatka ma wstęp, który ponownie przedstawia temat w zdaniu. Akapity treści zawierają powody ogłoszenia lub inny cel notatki. Kończy się akapitem końcowym, który podsumowuje punkty i przypomina czytelnikom, co mają zrobić z zawartymi w nich informacjami. Oto przykład praktycznej notatki:

Do: Zespół HR

Od: John Smith, kierownik

Data: 20 kwietnia 2021 r

Temat: Niewłaściwe korzystanie z aplikacji na telefon w czasie pracy w firmie.

Zespół HR,

Zwrócono mi uwagę, że niektórzy w biurze spędzają zbyt dużo czasu na graniu na zegarze na swoich telefonach.

Ostatnie badania statystyczne wykazały, że ludzie spędzający czas na grach telefonicznych kosztują przeciętną firmę około 1 miliona dolarów rocznie. To strata, na którą nie możemy sobie pozwolić.

Nie chcemy wprowadzać niepotrzebnych zasad, więc prosimy o bardziej świadome korzystanie z telefonu. Pamiętaj, że jesteś w czasie firmowym.

Dziękuję Ci,

John Smith, kierownik

4. Podręczniki

Podręczniki dostarczają informacji, których pracownicy potrzebują, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Obejmuje to regulamin biura lub firmy oraz procedury, których należy przestrzegać, aby pracować dla firmy. Podręczniki pracownicze są niezbędne z punktu widzenia legalności zatrudnienia. Jeśli coś nie jest jasno określone w podręczniku, pracownicy nie mogą ponosić odpowiedzialności za te działania. Muszą być również jasne i zawierać instrukcje, aby pracownicy mogli je przeczytać i jasno zrozumieć oczekiwania. Chociaż każda firma będzie miała swoje własne zasady, niektóre elementy większości podręczników dla pracowników obejmują:

• Misja i historia firmy
• Deklaracje prawne
• Kod ubioru
• Godziny i wynagrodzenie
• Zasady dotyczące nadgodzin
• Korzyści
• Obowiązki i oczekiwania
• święta firmowe i płatny urlop
• Możliwości awansu
• Zasady podróży i zwrotu kosztów

Pokazanie przykładowego podręcznika jest niemożliwe ze względu na jego długość, ale oto fragment pokazujący, jak mógłby brzmieć podręcznik. Ten przykład pochodzi z witryny Indeed.com.

2. Kod ubioru

Otrzymasz od nas cztery koszulki z naszym imieniem i cztery białe fartuchy do pasa. Możesz wybrać swoje koszulki w trzech kolorach i rozmiarach. Jesteś odpowiedzialny za zabranie koszul i fartuchów do domu i wypranie ich po swojej zmianie. Można je bezpłatnie wymienić, jeśli zniszczą się w pracy lub w innym miejscu. Pracownicy mogą nosić dżinsy bez dziur, spodnie i spódnice oraz szorty nie wyżej niż sześć cali nad kolanem. Legginsy i inna odzież do ćwiczeń są niedozwolone. Możesz nosić dowolne buty, ale ze względów bezpieczeństwa musisz mieć zakryte palce.

5. Raporty biznesowe

Raporty biznesowe to pismo informacyjne, które pokazuje wyniki organizacji lub informacje o projekcie. Zazwyczaj raporty te zawierają dane i badania i są wysyłane do kierownictwa lub interesariuszy, aby pomóc im w podejmowaniu decyzji dotyczących firmy. Istnieje wiele rodzajów raportów, które firma może sporządzić, w tym raporty dotyczące:

• Zgodność
• dochodzenia
• Wykonalność
• Rekomendacje dla biznesu

Częściami raportu biznesowego są:

• Streszczenie wykonawcze
• Spis treści
• Wstęp
• Treść, która może być punktorami zamiast akapitów
• Wniosek
• Bibliografia
• Opcjonalny dodatek

Oto przykład fragmentu raportu biznesowego:

W 2021 roku ACME Tech pozyskała dziesięciu nowych klientów, a media społecznościowe były niezbędne do pozyskania tych klientów. Ten raport podsumowuje zasięg naszej obecności w mediach społecznościowych, przedstawiając wyniki, które mogą pomóc nam zwiększyć nasze działania marketingowe w nadchodzącym roku.

6. Porządki spotkań

Chociaż byłoby idealnie, gdyby każdy pracownik uczestniczył w każdym spotkaniu, czasami nie jest to możliwe. Programy spotkań to krótkie przewodniki po tematach poruszanych na spotkaniu biznesowym. Jest to również jedna z informacyjnych form pisania biznesu. Porządki spotkań są pisane przed spotkaniem i wyznaczają kierunek spotkania. Są one napisane w formie konspektu lub punktorów, dzięki czemu lider spotkania może łatwo zobaczyć, co musi się wydarzyć. Po spotkaniu agendę można przesłać osobom, które nie mogły uczestniczyć, aby wiedziały, co się stało. Oto przykład porządku obrad:

PROGRAM SPOTKANIA

Data: 20 kwietnia 2021 r
Czas: 12:00
Lokalizacja: sala konferencyjna

SZCZEGÓŁY Agendy

Cele: Celem spotkania jest omówienie strategii marketingowych w mediach społecznościowych do wdrożenia w nadchodzącym roku podatkowym.

Przejrzyj poprzednie kampanie w mediach społecznościowych

Czas: 15 minut
Cel: Dostarczenie informacji
Lider: John Smith

a. Pokaż przykłady kampanii w mediach społecznościowych
b. Sprawdź skuteczność tych kampanii
c. Zidentyfikuj kampanie, które były najskuteczniejsze.

7. Komunikaty prasowe

Komunikaty prasowe są wysyłane do głównych serwisów informacyjnych w celu ogłoszenia zmian lub nowości w organizacji. Mogą być pomocne w marketingu, ponieważ utrzymują nazwę firmy przed jej potencjalnymi klientami, a także mogą pomóc wzbudzić zainteresowanie dobrymi zmianami dla firmy. Jednak komunikaty prasowe są rzadko używane do przekazywania złych wiadomości, mając na celu poprawę marketingu za ich pomocą. Komunikaty prasowe używają profesjonalnego tonu i dobrych technik pisania biznesowego. Nigdy nie są dłuższe niż 500 słów i zwykle zawierają cytaty z kierownictwa lub interesariuszy. Kończą się szablonową treścią „o nas” wskazującą na firmę. Oto przykład komunikatu prasowego:

ACME Tech ogłasza nowego dyrektora generalnego

Nowy lider pojawia się w okresie bezprecedensowego rozwoju nowojorskiej firmy technologicznej.

NOWY JORK, NY, 20 kwietnia 2021 r. — ACME Tech, nowojorska firma technologiczna, ogłosiła w środę, że zatrudnia nowego dyrektora generalnego. Gerald Fitzgerald dołączy do firmy we wrześniu na początku roku podatkowego.

Tymczasowy dyrektor generalny wyraził podekscytowanie dodaniem. „Jestem zachwycony, że w okresie bezprecedensowego rozwoju naszej firmy sprowadziłem do naszej firmy tak silnego lidera. Nie mogę się doczekać współpracy z Geraldem, aby wynieść ACME Tech na nowy poziom”.

Oczekuje się, że pan Fitzgerald będzie mocno koncentrował się na obecności firmy w mediach społecznościowych i wprowadzaniu na rynek nowych, innowacyjnych produktów.

O firmie ACME Tech

ACME Tech to firma technologiczna z Nowego Jorku, która koncentruje się na innowacyjnych produktach B2B. Są znani w szczególności ze swoich produktów oprogramowania CRM.

Szukasz więcej? Sprawdź nasz artykuł na temat najlepszego przewodnika po stylu pisania biznesowego!