12 najlepszych wskazówek dotyczących pisania w biznesie, z których każdy może skorzystać

Jeśli dopiero zaczynasz karierę biznesową lub jesteś doświadczonym profesjonalistą, te wskazówki dotyczące pisania biznesowego pomogą Ci przenieść komunikację w pracy na wyższy poziom.

Kiedy zajmujesz stanowisko, które wymaga tworzenia komunikacji biznesowej na wysokim poziomie, kluczem jest ciągła praca nad rozwijaniem umiejętności pisania biznesowego. Niezależnie od tego, czy ulepszasz strukturę zdań, aby tworzyć dobre pisanie biznesowe, czy też próbujesz częściej używać aktywnego głosu zamiast biernego, aby zwiększyć przejrzystość swojego pisania, podnoszenie swoich umiejętności może pomóc w tworzeniu bardziej efektywnego pisania biznesowego, które dociera do twojego przekazu przez.

Tutaj przyjrzymy się kilku wskazówkom, których możesz użyć, aby stworzyć skuteczniejszą komunikację i opracować lepsze techniki pisania biznesowego.

1. Poznaj swoich odbiorców

Bez względu na rodzaj pisania, nad którym pracujesz, znajomość odbiorców jest kluczem do korzystania z odpowiednich umiejętności komunikacyjnych, które pozwolą ci przekazać swój punkt widzenia. Jeśli piszesz notatkę z wyszczególnieniem najnowszych zmian w badaniach dla swoich przełożonych, przyjmiesz inne podejście niż pisanie kwartalnej aktualizacji dla członków zarządu. Znając swoich odbiorców, możesz dostosować swój dokument biznesowy do ich poziomu wiedzy, uwzględniając terminy techniczne, które są im znane, lub poświęcając im czas i miejsce, aby byli na bieżąco z najnowszymi zmianami w Twojej branży .

2. Dokładnie zbadaj tematy

Kiedy pracujesz nad szybkim opracowaniem komunikacji biznesowej, kuszące może być przeprowadzenie badań tylko na poziomie powierzchownym. Zamiast tego poświęć trochę czasu na zagłębienie się w kwestie, które omawiasz. To nie tylko sprytne posunięcie, które pomoże ci stać się lepszym pisarzem biznesowym, ale także dostarczy ci potrzebnych informacji, gdy przełożony lub członek zarządu nieuchronnie zatrzyma cię na korytarzu, aby omówić punkt z twojego artykułu.

Jeśli uważasz, że potrzebujesz więcej czasu, niż pozwolił ci twój przełożony, na ukończenie badań wymaganych przez twoje pisanie biznesowe, nie wahaj się z nim skontaktować i wyjaśnić, w jaki sposób przesunięcie terminu byłoby korzystne zarówno dla ciebie, jak i dla firmy.

3. Poznaj swój cel

W przypadku niektórych rodzajów pism biznesowych główny punkt jest jasny. Być może piszesz do swojego zespołu aktualizację dotyczącą konkretnego problemu, nad którym pracujesz, lub dostarczasz zarządowi aktualizację finansową za kwartał. Tego rodzaju komunikacja pisemna ma jasny cel, dzięki czemu możesz łatwo być na bieżąco podczas pisania.

Jednak w przypadku innych rodzajów komunikacji przejście do sedna może być trudniejsze — zwłaszcza jeśli nie masz pewności, o co chodzi. Jeśli piszesz aktualizację dla wyborców lub dostarczasz swojemu szefowi raport z postępów, postaraj się wyjaśnić kwestie, które chcesz omówić, zanim zaczniesz pisać. Twoja praca będzie bardziej przystępna, a Twoi odbiorcy docenią Twoje zwięzłe podejście.

4. Przewiduj pytania

Kiedy skończysz pisanie biznesowe, poświęć chwilę, aby wyobrazić sobie, że jesteś członkiem swojej publiczności. Staraj się zakładać ich poziom wiedzy na temat Twojej pracy. Teraz wróć do początku swojego listu i spróbuj przeczytać go ich oczami. Jakie pytania prawdopodobnie mieliby? Jakie części twojego pisma byłyby dla nich trudne do zrozumienia? Przewidując pytania, które mogą mieć twoi odbiorcy, i pracując nad odpowiedziami, możesz stworzyć bardziej precyzyjny i skuteczny przekaz.

5. Zarys przed pisaniem

Gdy już znasz cel swojego pisania biznesowego, pomocne może być opracowanie konspektu przed rozpoczęciem faktycznej pracy pisarskiej. Przelanie głównych punktów na papier może ułatwić zagłębienie się we wstęp do pisania i może pomóc w podjęciu decyzji, ile czasu i miejsca poświęcić na każdy obszar zainteresowania. Jeśli masz trudności z ukończeniem konspektu, nie martw się — nawet zapisanie jednego lub dwóch głównych punktów i kilku dodatkowych szczegółów może pomóc Ci podążać we właściwym kierunku, gdy nie masz pewności, od czego zacząć.

6. Unikaj nadmiernego komplikowania

Pisząc dla biznesu, może być kuszące popisywanie się swoją wiedzą branżową, ale oprzyj się pokusie przesadzania z żargonem technicznym podczas pisania. Jeśli istnieje prosta alternatywa dla skomplikowanego słowa, użyj jej. Kiedy piszesz prosto, ułatwiasz odbiorcom zrozumienie twoich pomysłów.

Podczas gdy twoi odbiorcy będą prawdopodobnie czytać na wysokim poziomie, zaleca się, aby w twojej pracy dążyć do poziomu czytania w szkole średniej lub średniej. Wysyłając komunikat biznesowy, nie próbujesz uczyć na zajęciach w college'u — starasz się szybko, skutecznie i sensownie przekazać pomysł swoim odbiorcom. Nie martw się próbą zaimponowania ludziom w świecie biznesu fantazyjnym słownictwem. Będą pod znacznie większym wrażeniem twojej zdolności do wyrażania swoich punktów w prosty, ale dokładny sposób.

7. Przeczytaj to

Kiedy czytasz swoją pracę na głos, może być łatwiej znaleźć punkty z niezręcznym sformułowaniem lub niepoprawną gramatyką. Często nasze oczy prześlizgują się po tych kwestiach podczas procesu korekty. Jeśli czujesz się komfortowo, poproszenie przyjaciela o przeczytanie Twojej pracy na głos może dać Ci większą perspektywę na to, jak Twoje pisanie spotka się z odbiorcami. Staraj się nie być dla siebie zbyt surowy z powodu prostych błędów podczas słuchania swojej pracy – wróć i wprowadź niezbędne poprawki, zanim przejdziesz do przodu z wysyłaniem wiadomości do innych.

8. Wyeliminuj wypełniacz

Wypełnianie treści e-maila lub innej komunikacji biznesowej słowami uzupełniającymi może być kuszące, zwłaszcza jeśli próbujesz pokazać, że dogłębnie rozumiesz zadanie. Jednak w świecie biznesu niepotrzebne gadatliwość jest mile widziana. Będziesz chciał, aby twoje pisanie było jak najbardziej zwięzłe. Zadaj sobie pytanie, czy Twoi odbiorcy otrzymują informacje, których potrzebują z Twojej komunikacji, a jeśli tak, zakończ na tym. Jeśli musisz wypełnić miejsce w biuletynie lub innym rodzaju aktualizacji i nie masz odpowiednich informacji, zapytaj swojego przełożonego, czy możesz skontaktować się z innym działem w celu połączenia aktualizacji.

9. Zapomnij o biznesowym żargonie

Po zakończeniu pisania biznesowego poświęć chwilę, aby wrócić i poszukać słów, których większość ludzi nie zrozumie. Nie stanowi to jednak problemu, jeśli masz warunki branżowe, których nie możesz zmienić. Jeśli niepotrzebnie użyłeś żargonu, wyrzuć go i użyj mniej skomplikowanego słowa.

Modne słowa nie przekonają odbiorców, że wiesz, o czym mówisz, i mogą odebrać profesjonalny ton, do którego chcesz dążyć w komunikacji biznesowej. Chcesz, aby osoby czytające Twoją komunikację biznesową były tak proste, jak to tylko możliwe, aby zrozumiały, co próbujesz powiedzieć. Utrzymywanie prostego słownictwa może sprawić, że czytanie Twojej komunikacji będzie bardziej efektywne.

10. Poproś o pomoc

Jeśli jesteś nowy w pisaniu biznesowym, ustalenie, jak dokładnie zorganizować komunikację biznesową, może być trudne. Może to być szczególnie prawdziwe, jeśli Twój styl pisania jest zazwyczaj bardziej odpowiedni dla mediów społecznościowych lub pisania perswazyjnego lub jeśli nigdy nie pracowałeś jako profesjonalny pisarz w charakterze biznesowym.

Prosząc innych o opinie na temat pisania Twojej firmy, daj im znać, że nie prosisz tylko o pomoc w przypadku literówek. Zamiast tego powiedz im, że potrzebujesz opinii na temat tego, jak sprawić, by Twoje pisanie było bardziej zwięzłe i odpowiednie dla odbiorców. Sprytnym posunięciem jest prowadzenie pierwszego szkicu listów biznesowych i innej komunikacji przez swojego przełożonego lub dyrektora ds. komunikacji, zwłaszcza jeśli wciąż nie przyzwyczajasz się do przewodnika stylistycznego swojej firmy.

11. Zaangażuj się w doskonalenie

Kiedy dopiero zaczynasz pisać biznesowo, sensowne jest, że będziesz czuł się niepewnie i nerwowo, czy komunikujesz się ze współpracownikami i przełożonymi we właściwym stylu i formacie. Jak w przypadku każdej nowej umiejętności, rozwijanie technicznego pisania może zająć trochę czasu. Dążenie do doskonalenia się nie tylko przyciągnie uwagę przełożonego, ale także pomoże zwiększyć pewność siebie. Korzystanie ze sprawdzania pisowni, branie udziału w kursach pisania online lub osobiście oraz korzystanie z narzędzi do sprawdzania gramatyki (takich jak Grammarly i edytor Hemingwaya) może pomóc zwiększyć wiarę we własne umiejętności pisania biznesowego.

12. Użyj narzędzia do sprawdzania gramatyki

Dobry moduł sprawdzania gramatyki to najprostszy sposób na szybkie znalezienie i naprawienie błędów gramatycznych i interpunkcyjnych w raportach, wiadomościach e-mail i dokumentach biznesowych. Możesz zainstalować moduł sprawdzania gramatyki jako aplikację komputerową lub wtyczkę do preferowanego narzędzia do pisania wiadomości e-mail lub edytora tekstu. Powinien wykryć te błędy niemal natychmiast. Następnie możesz znaleźć i naprawić więcej błędów gramatycznych, niż wykryje wbudowany moduł sprawdzania gramatyki w systemie operacyjnym.

Grammarly to jeden z naszych najlepszych programów do sprawdzania gramatyki dla profesjonalistów. Dowiedz się, dlaczego w tej recenzji Grammarly.